淺談檔案資源建設與開發利用

張靜

◆摘? 要：隨著社會不斷發展進步，信息海量增長，從而對檔案資源開發和利用也提出了新的挑戰。本文從檔案信息資源開發的涵義、特點和現狀進行分析，提出了做好檔案資源開發利用工作的對策和建議。

1 檔案不僅僅是記錄 也是一種資源

1.1檔案資源涵義

檔案是一個人、一個單位、一個地區甚至是一個國家在發展過程當中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是它的本質屬性。它是一種重要的信息資源，具有歷史再現性，對后人具有很強的參考和研究價值。這就好像石油、煤炭等能源將其開發后可以轉化為電能、熱能，從而可以制造更多的有價值的物品。因此這些檔案資料的珍貴記錄都是具有豐富開發利用的資源。

1.2檔案資源開發利用的意義

具有佐證參考價值。檔案是人類發展史上的珍貴財富，涉及范圍廣泛，具有重要的信息價值，在歷史沉淀中扮演著重要的角色。檔案是社會實踐最原始的資料，是積累的寶貴經驗，它記錄的信息數據在滿足廣大群眾對信息的需求同時，也為科學決策研究提供有價值的參考資料。比如一個人的人事檔案，對確定其工齡、身份等有重要佐證作用。某個地區檔案承擔著記錄和傳承的職責，對于研究這個地區的文化經濟等有重要的參考作用。還有天文、氣象等方面的檔案，一方面能夠提供大量的數據以供后世借鑒，吸取其中正確的經驗，避免重復的錯誤。

潛在的內涵價值。檔案的形成有極大的偶然性、隨意性和離散性。不同的時間和空間中，所呈現的價值會有所區別。比如一些建設老照片，可能在短期時間內它的價值不太明顯，但是隨著時間的延長，30、50年甚至時間更長，它展現出的是不僅僅是時間的變遷，更是一個時代的縮影，對其建筑學、經濟學、地域文化等都具有很強的參考價值。

因此需要盡可能的全面展示檔案資源豐富的價值內涵，要充分利用好檔案價值的時效性，讓其在一定的時期內發揮最大的價值。

2 新時期檔案資源開發和利用的特點

不同時期，檔案工作呈現出不同的特點。新時期隨著科學技術地不斷發展，社會大環境也發生著巨大變化，檔案資源也呈現出速度快、形式上向電子化邁進等不同的特點。

2.1速度和形式不斷更新

現代社會日新月異，各項事業發展迅猛，傳播速度加快，信息量增大， 變化加快，技術含量增大，復雜性增加。在這樣的社會環境下，產生的檔案資源也隨即跟增長，從而對檔案資源開發也提出了新的挑戰。檔案在形式上由原來的紙質、實物照片等擴展為電子檔案。目前檔案信息化數字化成為檔案工作發展的主流，它的出現讓檔案信息覆蓋面實現擴大化、共享化和快速傳播化。推進數字化工作，通過互聯網實現檔案資源的整合和互動，改變信息“孤島”狀態，打破地域行業壁壘、地域限制，從而實現讓群眾享受檔案電子信息網絡化帶來的便捷。

2.2功能擴大化

進入21世紀后，為貫徹“以人為本”的執政理念，檔案工作則提出了實現“兩個轉變”、建立“兩個體系”，簡而言之就是轉變檔案工作重事、物輕人，重機關團體利用服務，輕個人利用的觀念，建立為人民群眾利用、覆蓋全民的檔案資源體系。檔案館開展的歷史檔案展覽、通過網絡向群眾展出史時資料等，說明了檔案由原來的記錄存儲功能向宣傳教化功能延展?，F在很多單位實施的政務公開，將一些文書文件置于本單位網站上，以方便群眾查詢。目前檔案的服務功能呈現出不斷擴大化的趨勢，特別是民生檔案的出現，有些地區已經實現通過網絡信息幫助群眾查找諸如出生、房屋、婚姻等與個人密切相關的信息。服務人民大眾成為檔案工作新職能。如何整合檔案資源、保障共享過程中的數據安全，使檔案工作更好地服務人民大眾已經成為檔案工作新的發展趨勢。

3 檔案資源建設開發和利用的現狀

3.1開發內容不夠廣泛。隨著檔案事業的發展，各級檔案部門通過征集整理大量的檔案信息資源，多為企事業單位、歷史資料等檔案 這些檔案往往一入館內就“束之高閣”，而儲藏保管“以備不時只需”仿佛成為其最大的價值。由于受檔案部門自身因素影響，檔案資源信息發展緩慢，究其原因一是沒有將現有的檔案信息進行有效地整合，編研材料內容單一，存在著重文書、輕科技的現象，二是檔案征集途徑還不夠廣泛和有效。

3.2利用方式不靈活。為民所用是檔案存在的最終價值，查閱檔案、知曉佐證成為實現其價值的路徑之一。隨著檔案事業的發展，很多檔案館開辦網上查閱功能，筆者瀏覽了幾個不同地區的檔案館網站，發現很多地方網站輸入想查詢的內容后卻什么也查找不出來。進入“河南省檔案全省數字檔案信息資源共享系統”，網站整體設計看上去分類完整，打開“開放檔案”，各個地市的檔案館數據基本上都是空的?！皯艏畽n案”沒有任何信息，令使用者感覺比較迷茫。目前現場查檔仍是檔案利用的主模式，從而限制了利用者獲得檔案信息的時間和空間，也致使一部分接收的檔案塵封，這必然導致檔案資源的閑置和浪費，使不少有價值的檔案資料成為滄海遺珠。

3.3宣傳和知曉程度不夠。就檔案部門來說，對館藏資料的宣傳不夠，對外宣傳的手段和方法途徑都跟不上形勢，致使群眾根本就不知道檔案館內究竟有什么有價值的資料，從而導致館藏資料被擱淺。就群眾來說，部門群眾還停留在檔案館是一個比較神秘的部門，館內主要是歷史資料，供展覽用的思想上面，沒有將個人需要查證的檔案資料和檔案館聯系在一起。

4 檔案資源建設與開發的對策

4.1檔案資源開發要多渠道重質量

4.1.1加大現有檔案資源的整合工作。首先要轉變觀念，樹立由檔案保管向服務人民轉變的意識，根據當地的政治、經濟、重大活動等實際需要，開展檔案整合編研工作，可以以三年或者五年為時間間隔，有計劃地將現有檔案資源進行再加工，不能只顧資料積累貯存而不重視利用和推廣。其次將檔案進行分門別類整理?？梢砸詫W科類進行分類，比如文化類、音樂類、時政類、科研類等。密切結合社會需求，特別注重民生檔案的整理和收集，將民生檔案的開發利用作為新時期檔案資源開發利用工作的重點，及時將涉及民生檔案的醫療、保險、戶籍、婚姻等信息資料積極整合，為民所用。第三要注意調研分析研判。定期開展調研活動，了解社會上各個單位、各行各業對檔案信息的需求和發展方向，從而有針對性的調整檔案資源建設工作的重點。

4.1.2檔案接收和征集工作注意渠道和質量。首先加強單位之間的聯動機制。創建單位檔案工作聯動制度，定期交流研討，及時將有價值有深度的檔案共享歸檔。創建檔案征集小組，調動各個單位積極性，建立合作關系，充分發動單位的合力，共同進行檔案資料的收集，促進檔案價值的發揮。其次重大事件資料收集要及時。以新鄉市為例，7月17日至22日，新鄉市經歷了有歷史記錄以來的特大暴雨災害，暴雨中氣象資料、救援資料等是當時的真實記錄，具有珍貴的保存價值，要及時深入災情指揮部、醫院、災民收置點等收集相關的文字、圖片、影音的記錄。第三偏重檔案質量。注重在浩瀚的檔案資料中，深挖出具有價值和意義的資料，針對不同類別的檔案，可聘請此領域的專家學者給予指導，從而能夠更容易找出亮點。

4.1.3建設優質檔案資源服務平臺。一是推進電子檔案精細化。目前各個單位檔案基本實現了電子化歸檔，內容大致上是當年資料電子化的儲存，沒有細致的縱向橫向分門別類的整理?？梢詫⒁恍﹥热荼热缇裎拿鹘ㄔO、黨建、婦女工作專門列出，將文字、照片等檔案資料進行延續性整理，從而為充實檔案資源作準備。二是運用新媒體征集檔案資料和線索。微信利用廣泛，成為群眾獲取信息的重要途徑之一。檔案部門可以借助微信進行檔案資料的收集和線索征集。但是一些檔案線索征集的公告一般都發布在檔案部門自己的微信或者網站上，知曉率較低?？梢酝侣劽襟w部門聯合，通過新聞媒體傳播廣和快的特點推廣檔案信息的征集。

4.2增強服務意識 提升檔案利用率

4.2.1加強行業間溝通融合，構建信息利用一體化。十九大報告中指出，我國社會的矛盾已經轉化為人民日益增長的美好生活需求和不平衡不充分之間的矛盾，新時期人民群眾對檔案信息的需求也變得越來越多，越來越細化。因此要將重心轉入滿足人民群眾對更多檔案信息的需求上來。信息時代，檔案工作已經滲透至各個領域，因此要樹立“大檔案”工作意識，將社保、醫療、住房等各行各業的信息進行聯合聯動，能夠相互查證、互相給予信息支持，從而實現檔案資源共享和便捷利用。

4.2.2不斷優化電子數字化建設，方便查閱。一是打造檔案部門優質電子查詢系統。目前多數檔案部門都擁有自己的網站，應該加強自身網站的建設，要本著服務的理念開展業務工作，除了自我日常工作的展示，把工作重點放在檔案信息開放目錄的更新維護及線上檔案的查閱功能上。網站專門設置查閱服務功能頻道，同時將該頻道再細化，比如婚姻信息查詢、企業信息查詢、文化信息查詢等，將可以開放的檔案電子文檔及時錄入，借助科技手段，群眾只要輸入想查詢資料的關鍵字即可看到想查閱的檔案信息，用電子化手段逐步代替群眾“跑腿”查檔案。比如安陽市檔案館網站中，設置了檔案查閱、館藏介紹、查檔預約、數據中心幾個大項。在數據中心中，上傳了歷年開放的檔案目錄，方便群眾利用網絡查閱。二是展示特色檔案資源。檔案具有教化的功能，要注重紅色檔案資料的利用，可以在門戶網站上建立網上展廳，要注重做出特色，比如利用3D技術、角色扮演等形式，弘揚革命文化。各個地區有各個地區的特色，比如河南新鄉的牧野文化、比干文化、南太行山水風光等都可以設置專欄進行展示，推動傳統文化更好地得到關注保護和加以傳承。三是打造上下聯動查檔系統?！凹蟪伞钡臋n案資源共享系統是實現檔案數字化、提升檔案利用率的重要途徑，要通過不斷充實檔案內容、完善技術手段，有效提升該系統的利用率。重點是做好二級檔案部門的信息收集、整理和分類工作，最終讓群眾通過“母艦”級的查詢系統迅速找到想要查找的信息內容。

5多渠道做好宣傳，提升公眾參與度

一是不僅僅對檔案主題內容進行宣傳，要對檔案存在的意義、檔案發揮的社會作用進行宣傳，可以通過實際案例來宣傳。二是抓住重要時間節點。利用檔案宣傳日、建黨百年、“9.18”等特殊的時期，策劃一些主題鮮明、極富特色的宣傳活動。三是與群眾互動?？梢酝ㄟ^微博、微信等新媒體平臺，運用形式活潑的錄段子、展示可開放的檔案資料等喜聞樂見的形式進行宣傳，可以專門制作一個“檔案說”的系列連續節目，使得宣傳更具持續性。設置一些群眾趣味答題等活動，提升大眾的關注度。

6結語

總之，新形勢下，檔案工作要牢固樹立服務創新意識，強化“大檔案”工作格局，加強行業間溝通融合，構建信息利用一體化，在自身數字化網絡化建設上下足功夫，不斷深入推進檔案資源共享系統的建設，拓寬檔案工作宣傳渠道，才能有效做好檔案資源的開發和利用工作，提高檔案服務現代化水平。

參考文獻

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