企業檔案管理問題及解決措施

吳瑤

◆摘? 要：隨著中國市場經濟的迅速發展，在各個領域也取得了很大的進展，中國許多企業規模也都得到了相應的提高和發展，但同時，中國也在面對著一些嚴重的社會問題。尤其企業檔案保管方面的問題尤為明顯，這種問題的出現極不利企業檔案保管工作的順利完成，甚至很有可能影響企業未來的發展。因此，面對上述企業檔案保管問題，就要求企業管理者能主動的采取相應地處理對策，提高檔案管理水準，盡量避免不必要的問題出現，更好地推動企業的良性發展。

◆關鍵詞：檔案管理;問題研究;企業;解決措施

1 企業檔案管理的重要性

企業檔案保管是企業管理工作中的重點內容，可以說，企業檔案保管的水準也是企業能力的一部分，對企業的運營效率及未來的發展前景都有著一定的影響。做好企業檔案保管工作具有關鍵的意義。首先，企業檔案保管是企業長期發展的基石，它的水準對于企業的發展前景有著重要的關聯，對人員的招聘及選擇都會有著重要的影響，同時檔案保管工作也是知識和管理工作雙重經歷的積淀，對未來企業的發展壯大有著積極的促進作用。其次，企業檔案管理工作的高效進行還可以給企業增添生命力，盡最大的程度去創造，尤其一些技術的運用，更是促使檔案管理更加完備，可以對企業數據的管理等發揮良好的效果，從而切實適應現代發展的需要。

2 企業檔案管理中的問題

2.1 檔案管理意識不強烈

在企業檔案管理的過程中，還是會存在一些問題，而在管理者意識方面的存在問題則尤為突出，多數管理者的意識都比較淡薄，這也導致了檔案管理工作無法進行有效地實施。尤其在新時期的歷史背景下，企業檔案保管工作也更加的朝著信息化的方面發展，一些高新技術的管理手段也都在融入企業應用。

2.2 檔案管理不深刻

檔案管理中的問題還在于其管理人員的意識不夠深入，有些企業確實在檔案管理方面能夠得到關注，同時能夠運用現代化的信息技術等加以科學管理。但是，由于這些檔案管理系統的實際應用中通常僅僅停留在對個人信息的簡單錄入、檢索和查閱等方面，并沒有進一步深入發掘新功能，從而導致檔案管理系統的新功能較為簡單，無法實現與時俱進，因此要求企業管理者能進一步提高對這方面的關注程度。

2.3 檔案記錄閑置率高

有的企業已經對檔案內容實行了統計和記錄，但現有的設備和條件也無法對現有的歸檔記錄實現有效的讀取和使用。說明檔案記載的方法與表現形式并沒有為大眾所服務，應該研究出一個便于大眾查詢使用的檔案記載形式。

2.4 檔案保密工作不到位

當今社會企業已進行的檔案數據處理時代，數據可以上傳到互聯網終端上，也可以將電子檔案的形態送到各個互聯網終端用戶，同時也可能以電子檔案的形態經過優盤拷貝傳遞至其他企業，這種傳遞形式都會對企業的數據安全問題帶來很大的威脅。所以，在檔案管理存檔方面，應該針對現階段企業的實際特點對檔案保作出適當的調整完善，對檔案保管員工定期開展培訓，以增強安全意識。

3 加強檔案管理的有效對策

3.1 提高檔案管理意識

加強檔案保管意識是必要的條件，唯有加強檔案保管意識，方可切實推動企業檔案保管工作的高效實施，從而為各項經營活動的發展進行合理的決策。而這也對企業檔案保管人員提出了更高的要求，而企業檔案保管人員的業務素質以及技術創新能力一直是人們所關心的重點，同時也要求相關企業主管部門必須能夠做好對檔案管理工作人員的教育訓練，以強化員工的檔案管理意識，使其專業知識水平以及專業技能水準得以真正的提升，適應企業對檔案保管工作的需要，從而做好企業檔案信息的管理工作。

3.2 確保檔案信息的安全性

檔案管理者在進行檔案管理時必須把文檔的安全置于首位，并且在文檔發送后或交付之前，針對不同的使用對象也要給予不同的權利，對于關鍵的信息，除企業管理人員以外都不能有更改的權利。

3.3 構建了企業檔案與安全信息資源共享局域網

充分運用了現代互聯網的優點，在企業各個部門間通過組建局域網絡，把企業檔案中安全的、能夠資源共享的大數據信息，在企業內部的局域網絡中進行資源共享。同時，在資源共享的同時還應盡可能做到信息共享的多樣化。多元化對企業而言是一個共同的發展趨勢，但同時適合于企業運作的特殊性。在企業中，由于歸檔數量很多，而同時所存放的介質又不統一以及對歸檔的重要性又不盡相同，所以從不同的部門、用途、重要性程度上具體界定歸檔信息的種類，然后在通過內部安全評價以后，再實現對歸檔信息的全局域網的共享。

3.4 提高檔案的利用率

企業中進行文檔整合、管理、共享都是為了文檔的使用，更好的服務于企業的管理工作。所以，檔案管理工作人員應該符合現代化企業的特點，通過努力學習科技人文知識，熟悉管理電子文書、電子文檔的基本技能，合理地對文件信息加以分門別類、運用現代設備對其加以編排，提升信息的檢索效能，從而最大程度地發掘電子文檔的潛在價值。

4 結束語

隨著時代的進一步往前發展，人們的管理思想認識水平也有了很大的提升，近幾年，越來越多的人開始意識到企業管理的重要性，做好檔案保管工作也同樣具有很大的重要性。這也就要求企業有關部門管理人員既能夠進一步增強對檔案保管的意識，同時又能夠形成一定的服務理念，在做好檔案保管方面的創新措施，防止文檔的安全遭受危險，從而確保檔案資料可以進行合理的管理使用，進而適應企業發展的需要，從而真正達到了企業檔案管理工作水準的進一步提高。

參考文獻

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