醫院檔案收集過程中面臨的問題及對策

文·劉寶恒

檔案收集工作是醫院檔案管理的重要環節，是完整保存反映醫院發展過程原始記錄的前提。然而在醫院檔案管理工作中，很多都存在檔案收集不及時、不全面等問題，需要引起檔案部門的足夠重視。

一、醫院檔案收集存在的問題

（一）檔案收集的數量不夠、質量不高

從數量上看，粗略估算醫院每年形成的檔案應該在980卷（件）左右，而實際上每年能收集上來的檔案只有641卷（件），只占應產生檔案的65.4%。且歸檔材料載體單一，只注重紙質材料歸檔，其它如聲像、電子、實物載體的檔案則收集的很少，遠達不到“應收盡收、應歸盡歸”的檔案收集原則。

從質量上看，有的醫院內部文件沒有發文稿、草稿；有些上級來文沒有辦理單；有些上行文只有請示，缺少批復；有些缺乏公章，有些合同類檔案缺少日期；有些卷內文件缺頁；有些不按要求立卷，紙張大小不統一，缺少頁碼，沒有目錄，卷內順序有誤，等等，不符合檔案立卷歸檔標準。還有些醫院仍采用“雙套制”檔案管理的模式，年底各科室集中上報紙質檔案，由檔案室統一分類、整理、掃描、歸檔，基本做的都是檔案信息化前處理工作，不符合目前電子檔案單套制管理要求。

（二）檔案收集的規范性差、時間跨度長

有些醫院沒有制定檔案收集范圍、保管期限和合理的收集時限，也有些醫院雖然制定了歸檔范圍和保存期限，但沒有結合實際，仍然缺乏指導性的實施辦法。導致一些部門科室檔案門類劃分不科學、保管期限界定不準確，規定時間內完不成檔案移交任務，造成檔案收集過程拖沓漫長，對后續的檔案整理、保管、利用工作都造成很大影響。

二、產生問題的原因

（一）思想上不夠重視

醫院每年都有年度重點工作任務，但很少有醫院把檔案工作列入年度重點工作任務中，或寫入職代會報告里，導致檔案工作在醫院里自上而下都重視不夠。檔案收集通知下發后，各部門科室也不認真對待，工作上拖拖拉拉，質量上應付了事。

（二）機制上不夠健全

很多醫院檔案室的機制就不夠健全，檔案人員沒有按照檔案業務環節進行分工協作，導致檔案收集工作責任不清，沒有專人主抓檔案收集工作。同時，醫院其他科室的檔案工作機制更加不健全，比如在職能部門沒有設置檔案工作第一責任人，沒有建立起科室檔案員隊伍，一些行政后勤科室僅辦公室、人力資源部等個別部門設有兼職檔案管理員。這種檔案管理職責不清、人員不穩的機制，客觀上也延緩了檔案收集工作的有效開展。

（三）資金投入上力度不夠

很多醫院有完善的HIS、LIS、PCS系統、OA辦公系統、人力資源管理系統、財務管理系統，以及微信公眾號服務、電子就診卡、預約診療服務，等等，但在檔案管理方面，卻缺乏相應的資金投入，既沒有建立獨立的檔案信息化管理系統，又沒有在醫院信息化系中設置或預留檔案管理端口，導致信息化醫院管理中的檔案收集依然靠手工運作，收集到的檔案既跟不上醫院現代化管理的腳步，也無法真實反映出醫院發展的節奏。

（四）業務指導上欠缺

傳統的檔案管理模式，讓檔案室人員養成了坐等上門的職業習慣。即使偶爾下沉到科室收集檔案，也僅僅是通知性的，缺乏業務上的指導幫助，導致科室人員因不懂得檔案的收集范圍、整理標準、歸檔原則而對檔案工作產生畏難情緒，思想上不積極，工作上不負責。這種主觀因素是檔案收集數量不夠、質量不高的重要原因。

（五）督導考核上薄弱

目前醫院對檔案工作還沒有建立完備的督導考核機制和常態化的督導制度，因此醫院考核部門在考核時，對檔案收集工作沒有具體的考核細則，沒有獎懲措施，也沒有將其與考核等次、職稱評聘、評先樹優等工作掛鉤，形不成有效的激勵機制。督導考核上的薄弱，從客觀上更加弱化了科室部門對檔案工作的重視程度。

三、解決檔案收集問題的對策

（一）加強宣傳教育，提高檔案意識

檔案管理人員首先要提高自身的檔案意識，充分了解檔案工作的重要性，并以優異的工作成效印證并宣傳檔案工作對醫院發展的重要作用，爭得醫院領導層及各科室對檔案工作的認識和支持，齊心協力地做好醫院檔案收集工作。

（二）加強業務指導，提升檔案質量

檔案管理員人員要加強自身的業務修養，成為檔案工作內行人、明白人，要走出舒適區，積極主動地沉淀到各個科室的檔案業務工作中，通過調查研究，弄清檔案門類，明確收集范圍，制定整理規范，并認真指導科室檔案收集工作開展。要對科室檔案員進行常態化培訓，比如每年至少開展一次集中培訓，傳授檔案業務實操技術；借助OA辦公系統，進行檔案知識視頻講座；建立醫院兼職檔案管理員微信群，隨時隨地幫助檔案員，解決工作中困惑和問題。

（三）加強督導檢查，夯實主體責任

醫院要將檔案收集工作職能落實到各個科室，明確科室檔案工作主體責任，科主任是檔案管理第一責任人，配備專人兼職從事檔案收集整理工作。要制定嚴格的獎懲措施，并安排專人負責督導檢查。綜合檔案室要依據各科室具體情況，做好溝通協調和業務指導工作，幫助各科室保質保量按時完成檔案收集整理移交工作。