工程項目建設竣工檔案管理和驗收的實踐研究

劉喬曼 廣東省科學院南繁種業研究所

1 前言

隨著目前工程項目的不斷增加，需要收集和整理這些項目的資料，并做好相關竣工檔案管理及驗收工作，為后續工程項目管理、維護及改建提供重要依據。因此，對工程項目建設竣工檔案管理和驗收的實踐加以研究，結合研究結果，制定相應的措施，建立完善的制度，創新檔案的管理方式，落實監督制度，以此保障驗收工作的有效性，提高建筑工程質量，推動建筑行業的進一步發展。

2 建立工程項目的服務制度

在實際的工程項目開展過程中，需要合理劃分項目竣工檔案。（1）前期文件：收集和整理項目立項過程出現的各種文件材料和審批文件以及申報文件，還有招投標文件和合同等；（2）竣工驗收資料：主要包括項目設計和施工以及設備安裝制造等方面出現的設計圖紙和設備出廠文件等內容；（3）正式驗收檔案：整理收集建立檔案和驗收簽證以及單位工程驗收報告等。其中的前期文件和正式的驗收檔案都應該以項目的建設單位為主，在管理的過程中，也要以建設單位的管理方式為主；在收集竣工驗收資料的時候，不但其中涉及的資料和數據較多，同時對竣工檔案管理質量有著直接的關系。在這種情況下，要針對這個方面，制定相應的管理服務制度。

第一，制定高效的項目管理制度。在這個過程中，要把項目的檔案管理內容與工程項目建設管理的制度有效融合，因為項目的文件資料就是竣工檔案前身，所以，在建設單位開展竣工項目管理的過程中，要結合自身的特點，制定相應的工程檔案管理制度，其中最為常見的有：①《施工文件管理的制度》，②《施工圖紙發放的登記制度》，③《竣工驗收管理制度的實施細則》，④《設備資料開箱驗收資料的管理制度》等多個方面內容，為各個工程項目建設單位制定明確的檔案管理目標提供依據和助力，為后續竣工檔案管理工作的開展奠定基礎[1]。

第二，結合項目工程建設進度，開展合適的管理工作。在收集項目文件資料的過程中，發現該類型文件會隨著施工進度的加深，數量不斷增加，所以為了保障檔案管理的效果，要結合工程項目建設的進度，以建設單位的特點為基礎，開展單位工程文件包管理的方式。通過這種方式，合理分類工程項目中的文件資料，以單位工程的編制要求為依據，合理排列文件包進，同時要在文件包上標明相應的流水號和單位工程分類的規則等內容。然后按照專業分工的不同，對資料進行合理分配。重視專業技術人員的作用，因為這類人員與項目資料的形成呈現零距離狀態，對于文件的形成和竣工檔案目標的轉標有著密切的關系[2]。

第三，制定并且實施嚴格的工程驗收程序。在對工程檔案管理劃分的過程中，主要分為“分項”、“單位”以及“全部”等多個等級工程。其中的單位工程是工程管理的基礎內容，需在每一個工程結束之后，成立建設與監理等單位、驗收施工單位，主要發揮保障工程建設質量的作用，并對比竣工圖和設計圖的一致性，確定是否在工程施工過程中出現工程變更的問題，且工程變更的文件是否處于完整的狀態，是否在竣工驗收之中，對開工、交工以及竣工等方面材料的完整性和合理性等進行驗收。最后，檢查驗收過程中的所有材料，尤其要對表格填寫的格式和文件工程名稱一致性以及會簽和蓋章的要求，還有組卷設立的合理性和照片的要求，以及竣工圖等多個方面內容進行檢查，以此保障項目文件可以變為竣工檔案的目標，保障竣工檔案的合理性和完整性[2]。

3 創新檔案管理的管理方式

3.1 提升檔案管理人員的工作水平

不同的工作人員都有著不同分工，但是在檔案管理工作的過程中，需要從兩個角度看待檔案管理的工作。一方面，要求檔案管理人員站在竣工檔案的角度，以項目檔案管理為主；另一方面，站在項目資料過渡和轉變的角度，重視資料管理的作用，發現其作用遠大于檔案工作者的作用。在這種情況下，建筑單位要重視檔案管理質量的培訓活動的開展（圖1），促使竣工檔案管理效果顯著提高。并且為資料檔案管理制定完善的管理方式，幫助工作人員熟悉新環境和工作流程等內容，保障資料管理的效果。

圖1 建筑單位開展竣工驗收培訓會的圖片

因此，工作人員在竣工檔案管理的過程中，要做到以下幾方面：首先，熟悉現行文件管理的程度，主要對管理表格的模板和填寫規范與標準以及管理事項等；其次，掌握項目文件的資料原流程，主要對接收和登記以及發放資料，還有保管和收集以及整理資料，并且統計資料等多個方面的流程要求進行掌握；最后，學習基本的操作步驟，主要是安排項目工程的進度，對檔案進行定期和分步歸檔的工作。

3.2 明確檔案管理的范圍

通常情況下，在項目工程完工之后，要以工程竣工的時間表編制審核文件包，整理竣工前的檔案內容。在這種情況下，要求檔案管理人員熟悉掌握項目資料、工程管理階段以及具體的技術人員等多個內容，結合工程管理的特點，指導建筑單位的資料管理人員，使其可以建立符合要求的項目資料文件包，具體從以下幾方面開展。

首先，明確文件包的專業特點；其次，確定文件包的基本要求；再次，對竣工檔案的質量要求加以明確；最后，確定項目資料收集范圍與管理責任等。通過這樣的方式，有效提升竣工檔案管理的科學性、規范性以及準確性。

3.3 重視單位信息交流工作的開展

為了保障竣工檔案管理的效果，要重視單位信息交流工作的開展。因為在實際的工程建設過程中，由于建筑規模較大，需要多個專業進行交叉施工，進而增加設計變更的概率，并受到多套設備同時到貨的影響，導致項目管理的難度不斷增加，造成建設單位之間的信息出現斷層，最終不但影響工程建設的質量，而且還會極大程度地降低建筑工程檔案管理準確性。因此，需開展以下幾方面工作[4]。第一，以項目工程的進度為依據，定期檢查項目文件，總結前階段的建立情況，并對下階段的管理要求進行確定；第二，以單位工程的交工時期為依據，開展相應的檢查工作，借鑒參建單位的檔案管理方式，按照“以點帶面”的原則，總結與推廣管理新方法；第三，檢查竣工資料，審查資料符合工程實際的程度，并對于其中的問題提出整改意見。以此發揮檔案管理的作用，保障工程建設的效果。

4 保障檔案管理和驗收工作的效果

4.1 檢查工程項目變更的文件資料

在對工程項目變更文件檢查的過程中，應按照圖2的步驟進行，主要是檢查圖實相符程度、目錄和內容的一致程度；檢查圖紙的版本，對舊版圖紙的處理是否選擇合理的方式；檢查圖紙上工程和設備的名稱以及圖號；最后檢查設計變更通知單和工程聯系等方面的合理性。

圖2 變更設計方案及費用審查的流程圖

4.2 檢查設備出廠的資料

設備出廠資料檢查主要是檢查到貨情況、設備的合格證與說明書以及檢驗報告，還有圖紙等；另外，要對合同與協議的內容進行對比，核對其中項目和設備以及資料等方面的名稱，檢查廠家現場安裝和調試的資料收集程度。

4.3 檢查施工安裝材料質量

在對施工材料檢查的過程中，主要對圖紙發放情況和設計變更通知單以及竣工圖，還有“開、交、竣”等工作的記錄齊全程度；項目資料的歸檔規范；設計變更的體現等方面內容是否符合國家的要求，以此保障項目建設竣工檔案管理的效果[5]。

5 開展程序化的驗收工作

5.1 以竣工檔案驗收流程檢驗工作

為了保障項目工程的驗收工作開展效果，要以竣工檔案驗收的流程為依據，開展合理的驗收工作。這時需要開展自檢工作，參建單位對自身的資料進行檢查。尤其是檢查竣工檔案是否符合國家要求和行業規定等，及時發現和糾正其中的不規范之處；之后對項目建設過程中的技術和監理以及調試等多個方面的文件展開檢查，檢查其中的安全性和質量合格程度，保障數據獲得和填寫的真實性和有效性，保障移交文件的完整性和系統性。最后，在上述工作完成之后，監督部門需確認簽字，之后移交檔案部門進行審查。通過這樣的方式，既可以保障竣工方案管理的合理性，還可以顯著提高驗收工作的質量與效率，保障工程項目的建設與使用效果。

5.2 復核竣工材料

工程項目建設的竣工檔案管理工作在開展之后，要結合檔案管理的要求，開展復核工作，對檔案卷宗的完整度、齊全度以及材料的規范性與耐久性，還有閉環管理的實施程度等予以核對。另外，檢查文件的手續和簽字以及蓋章等流程的完整度，對于對核對結果不符合標準的卷宗要打回原單位。

5.3 保障檔案管理的合理性

要想促使項目工程建設的竣工檔案管理與驗收工作的效果，要按照檔案交接的制度，開展驗收工作，以此提升檔案管理的合理性和驗收工作的質量，促使工程項目的建設效果得到保障。對驗收合格的檔案，要向參建單位發放《竣工建設項目竣工檔案驗收表》，在填寫表格后，辦理竣工檔案的移交手續。

在這個過程中，建設單位要注意表格中的要求，填寫檔案資料的實際情況，涉及項目的概況和分類原則以及竣工檔案編寫的原則，還有電子檔案提交情況、軟件情況以及機讀目錄等內容。另外，填寫表格過程中，對檔案整理時需要說明的問題，要附加相應的附錄。在所有資料整理完成之后，按照一式三份的方式打印，然后由各方負責人簽字確認，再進行存檔，如圖3所示。通過這種方式，保障工程項目建設竣工檔案管理的效果，為后續的工程資料查詢提供便利[6]。

圖3 竣工建設項目竣工檔案驗收表的內容

6 結束語

綜上所述，在國家發展的過程中，要想保障工程項目建設的效果，實現推動建筑行業發展的目標，要重視工程項目建設竣工檔案管理工作與驗收工作的開展。因此，要詳細且全面的分析這兩方面的內容，制定相應的措施，既提高竣工檔案管理的水平，還可以推動竣工驗收工作向著程序化、標準化方向發展，有效提高我國工程項目建設的質量，滿足國家、社會以及國民等多個方面的發展需求，有助于國家整體實力的提升。