基于新時代背景下辦公室保密工作的完善路徑

文/海洋石油工程股份有限公司 楊洋 田帥 潘志明

信息技術的快速發展使很多企業將內部的信息數據進行加密保存，但同時也給企業辦公室的保密工作帶來更加嚴峻的挑戰。一旦企業的核心文件或信息被盜取，會給企業帶來商業危機，不利于企業的生存發展，因此需要結合辦公室保密工作的情況，采取有效的措施提高保密工作水平，更好地促進企業發展。

一、辦公室保密工作泄露的危害

如果辦公室沒有做好涉密文件的保密工作，尤其是伴隨信息技術的不斷發展，如果出現涉密文件泄露情況，很容易將涉密信息泄露給競爭對手，從而影響企業的正常發展。因此在企業發展時應當做好辦公室的保密工作。除此之外，如果出現核心機密泄露情況時，不僅會降低自己的市場競爭力，也會影響企業員工的自身利益，導致企業員工出現下崗的情況。因此在企業發展中保證辦公室保密工作的水平至關重要。

二、提高辦公室保密工作水平的具體對策

（一）提高對保密工作的認識。由于辦公室屬于行政中心的樞紐，承擔著各項工作任務，保密工作是其中非常重要的工作內容。辦公室保密工作，不僅需要對領導負責，同時也需要對上級部門負責，做好文件材料的上傳下達，保證具體工作落到實處。1.應積極學習保密知識，提高保密意識。在辦公室保密工作中，辦公室主任承擔著重要責任，為了保證辦公室保密工作水平的進一步提高，辦公室主任需要積極學習保密知識，提高保密意識及能力，牢固樹立終身學習的理念，將自己所學習到的保密知識應用到實際辦公室保密工作中，同時也需要將保密工作的效果以及情況及時向上級部門匯報，做好保密工作的基礎管理工作，確保保密制度的健全，以此讓保密工作更好地促進社會經濟的發展。2.應當加強和各業務板塊之間的溝通聯系。為了方便企業將保密意識落實到各個環節中，需要讓各個業務板塊的工作人員進行充分的溝通以及交流，讓各個部門的同志認真負責，做好保密工作的第一關，對日常工作的情況進行詳細的檢查以及管理，同時工作人員也需要履行管理職責，讓保密工作能夠落到實處。3.加強對保密工作的檢查和指導。在開展辦公室保密工作時，需要對日常工作進行部署，及時召集各個業務板塊的負責人以及業務人員，讓其學習到最新的保密理念以及知識，從而提高全體干部的保密意識。同時在辦公室保密工作過程中，也需要讓上級部門定期派遣工作人員對保密工作的發展情況進行全面的檢查以及指導，及時發現問題，并且采取有效的措施保證秘密文件的安全性。最后在開展保密工作時，應配備完善的保密設施，做好技術防范以及人工防范等等，確保保密工作的順利開展。

（二）強化保密管理，認真做好保密工作。1.加強宣傳教育工作。辦公室需要讓工作人員在意識上承認保密工作的重要性，在行動中進行表現。因此應當加強宣傳教育工作，將保密法的教學內容納入年初所制定的學習計劃中，引導員工積極學習，保證教學計劃得到有效的執行。同時為了提高員工學習保密法的積極性，在日?；顒訒r可以利用例會或者集中時間學習保密法。豐富的保密知識，提高保密意識，明確自己在辦公室保密工作中應當承擔的義務以及責任，避免出現保密文件泄露的情況。2.加強對涉密人員的管理以及配置。在辦公室保密工作中，工作人員的素質以及工作水平都會影響工作的開展情況。因此在正式挑選辦公室工作人員時，企業需要對招聘的員工進行嚴格的審查，并將政治標準放在第一位。同時對于涉密文件的保管員以及計算機技術人員需要嚴格要求。除此之外還要做好備案工作，如果涉密人員出現離職或者工作調動，需要讓員工嚴格按照保密規定與相關人員簽訂保密承諾，如果員工出現違反承諾的行為，需要承擔相應的責任。3.嚴格按照有關涉密文件的交接手續開展交接。在具體交接辦公室涉密文件時，應當嚴格落實交接本的簽字制度，涉密資料做到專人保管以及專柜密存，從而確保涉密資料文件的信息得到安全處理。

（三）工作人員要具有認真負責的態度。在開展辦公室保密工作時，工作人員要具有認真負責的態度，約束自己的行為，確保保密工作的順利開展。由于密級文件的簽收，需要有一定的時限要求，因此在收到文件過后，應當讓當事人去相關部門領取文件或者進行上交文件，當收取到文件之后，需要及時向單位的領導匯報情況，并且做出及時地處理，保證處理結果的科學性以及時效性，避免出現拖延的情況。對此，在開展辦公室保密工作時，工作人員應當具有強烈的責任意識以及使命感，在工作時不怕吃苦，任勞任怨。

（四）把保密工作以及保密意識落實到日常生活中。通信技術的快速發展給人們的日常生活帶來極大的便利，同時也促進了辦公室保密工作的開展，但也帶來了極大的挑戰。因此，為了保證有關企業涉密文件的安全，在使用電腦以及網絡時，保密工作人員應當時刻將涉密材料和非涉密材料進行分離，禁止使用互聯網傳遞涉密文件。應當強化自己的保密意識以及防范意識，確保保密工作的順利開展。

（五）加強對各類涉密介質的管理。在辦公室工作時會使用大量的紙質文件，因此在對紙質涉密文件資料進行管理時，需要嚴格按照相關規定開展一系列的管理活動，比如文字的簽收和保存等等，并且在工作時也應當管理存放文件的磁盤以及光盤等等，不能夠將其隨意放置甚至丟棄。

（六）不斷完善保密制度。為了能夠讓辦公室保密工作順利開展，并且取得良好的保密效果，應當結合企業辦公室的經營情況，建立比較完善的管理制度。對此需要對辦公室的所有信息開展統一的管理，以此保證信息的安全性。在開展辦公室保密工作時，不僅應當完善保密制度，同時要確保各項制度得到有效落實，確保每一位辦公室工作人員職責都能夠得到有效的落實。如果辦公室保密工作中出現信息泄露的情況，可以在第一時間找到相關的負責人，并且對出現工作問題的負責人進行適當的處罰，以此提高保密制度的力度。除此之外，在辦公室保密工作進行時，企業需要定期檢查，需要派遣專門的工作人員對其進行監督，避免出現信息泄露的情況。隨著社會經濟的不斷發展，信息技術的發展速度越來越快，在企業發展中有很多黑客會利用信息手段來獲取有關企業發展的涉密文件，因此為了避免黑客的侵入應當不斷加強計算機防火墻的使用，在使用計算機向外界傳輸文件和信息資料的時候，應當做到與內部網絡相隔離，避免出現信息泄露的情況。最后對于涉密工作人員應當加強宣傳教育，讓其認識到保密工作的重要性，提高政治覺悟，讓涉密人員能夠和其他的工作人員站在同一個角度上思考保密工作進行的效果，確保每一位工作人員都能夠明確自己應當承擔的責任，用規則來約束自己的行為，避免泄露事件的發生。

（七）強化計算機系統以及移動設備的管理。在辦公室保密工作進行時，會使用非常多的計算機系統，因此需要對系統開展有針對性的分級，包括涉密計算機在使用時需要與企業內部的網絡進行物理隔離，以此保證信息傳輸的安全性。如果計算機出現問題時，要在第一時間對涉密計算機進行維修，并且現場需要有保密工作人員全程監督。對于一些需要淘汰的計算機，在淘汰之前對于計算機的使用情況進行詳細的調查，將所存留的信息數據進行刪除以及銷毀，確保信息的安全性。

（八）不斷強化信息技術在保密工作中的作用。

信息技術發展使得信息軟件以及技術更新換代的速度越來越快，因此為了能夠強化辦公室保密工作，提高保密工作的效果，企業在開展辦公室保密工作時需要緊跟信息技術發展的腳步，不斷更新信息系統，確保保密技術的建設完成。在開展保密工作時，工作人員應當嚴格按照國家標準要求配置計算機，不斷提高辦公室保密工作的技術水平。

三、結語

為了能夠使涉密文件或信息得到很好的保存，避免被盜取影響企業的發展，企業需要采取有效措施，不斷提高辦公室的保密工作水平。除此之外，隨著信息技術的不斷發展，為了能夠提高辦公室的保密工作水平，應當結合企業發展的情況建立完善的保密機制，加強對工作人員的教育以及管理，保證保密工作獲得良好的效果。