高校財務會計檔案管理內控制度建設探討

廖秀娟

（湖北工業大學）

高校財務會計檔案管理也是學校財務管理工作的重要環節。這些檔案不只是近幾年來學校各種活動的最好見證,同時也是記錄和反映高校經濟業務發生情況的重要史料和證據，屬于重要的經濟檔案,是檢查單位過去經濟活動的重要依據。所以,有必要建立會計檔案保管的內部監控系統。所以我們應該盡早實行會計檔案保管管理制度。文章對高等學校的財務會計檔案保管狀況進行了簡要的總結分析,提出了一些比較嚴重的問題,然后根據問題對高等學校會計學檔案保管的內部監控制度建立,提供了一些可行的對策。

一、財務會計檔案管理概述

財務與會計檔案管理是一個包含了許多具體工作內容和工程量都很大的管理工作,但同時又是學校開展財務管理活動的重要前提保證。為了高校財務和會計檔案保管工作的正常開展,就需要相關管理人員嚴格按照高等學校財務和會計檔案的保管方法以及英國國家檔案館管理工作方針,嚴格規范管理工作。規范、系統化管理會計檔案,并進行裝訂、編目、存檔等管理工作,以確保會計檔案的有序、科學地管理。另外,在進行財務會計檔案管理的過程中,相關人員還必須和財務形成良性的信息溝通和互動,以及時掌握最新的會計檔案,并定期檢查存檔,認真進行檔案的日常整理和檔案管理,并提供良好的歸檔保存環境。

二、高校財務會計檔案管理在內部控制中的重要性

（一）高校財務會計檔案管理體現了內部控制的原則

高校的財務會計檔案管理,體現了高校內部的科學管理原則。行政事業單位響應了國家財政部門的號召,重視內部管理工作,在具體實施內部管理工作的過程中,應該貫徹重要性原則、適應性原則、綜合性原則和平衡性原則。同時,為了記錄各種圖像、文本等會計信息的保存價值,并突出其全面性與重要性等原則。在不同的社會市場經濟發展背景下,對高等學校財務會計檔案管理,也將采取不同的管理方式和模式。因而,在國民經濟信息化事業發展越來越成熟的大背景下,高校對財務會計工作檔案的管理方法也發生了一定程度的變化,財務會計工作檔案的記錄方法也越來越先進、科學合理,反映了企業內部管理的適應性原則。

（二）內部控制方法指導高校財務會計檔案管理

從內部的管理方式上,對財務會計制度提出了明確規定,政府事業單位應該建設健全財務管理體制、建立財務人員隊伍,并不斷提升工作人員的技術水平和崗位技能,推行會計人員崗位責任制,規范了會計基礎管理工作,特別注重會計檔案的管理工作,并對會計文書的管理、會計憑證的管理、財務會計報表的管理和會計賬簿的處理程序等進行了明確規定。高等學校財務會計工作檔案管理本身便是一項重要的內部管理技術手段與方式,它就需要對高等學校的財務會計檔案加以監督管理,以保證檔案的質量,并確保各種會計信息資源的準確性與客觀性,唯有如此方可真正實現對高等學校的內部管理。所以,學校內部管理辦法對于高等學校財務會計工作檔案的管理工作有著很大的指導作用,也為高等學校財務會計工作檔案的管理工作指明了一條重要的方向和行之有效的管理手段。

三、高校財務會計檔案管理現狀

（一）財務會計檔案存放環境更加復雜

在以往的工作環境下,傳統的財務會計檔案以紙質檔案為主。日常管理的目標主要是對檔案的收集整理,同時還必須做好檔案的日常管理以保證財務會計檔案的完整性和連續性。但是,由于現代計算機技術的廣泛應用,傳統的財務會計文檔已逐步被電子文檔所代替,且電子文檔的存放環境也較紙質文檔更為復雜,對檔案的環保要求、照明條件和室內溫度等都提出了更高的要求,同時還需要特別注意局域網和信息傳輸網絡系統的安全性,才可以更合理地預測網絡通信的安全風險,并做好了安全防護和應急處理的工作,以避免非法入侵,從而保證了檔案的完整性與安全。

（二）管理人員專業性欠缺

許多學校并沒有專門管理會計與財務檔案管理的專職人員,只有財務人員兼職管理。由于并未進行過系統的培訓,也并未專門了解業務范圍、主管職能、檔案管理規范等,使檔案的安全性和完整性都沒有保障。另外,由于部分高校會計檔案保管工作人員的平時工作量很大,會計檔案的整理與裝訂工作主要由學工助理完成，由于學工助理的流動性大，無法保證會計檔案整理、裝訂（特別是會計憑證整理、裝訂）工作的質量。從而無法確保財務檔案的真實、完整和安全。

（三）內部把控制度不完善

近年來，隨著傳媒業的不斷發展，我們已多次聽到有關大學嚴重腐敗的報道。挪用公款的行為時有發生。一些部門也加大了打擊腐敗的力度，但收效甚微，腐敗問題仍然頻繁發生。目前，許多高校已經建立了相應的內部控制制度，它還面臨著一些形式上的問題,因為這個規定只有名義上的,而缺乏約束力。所以,它根本就無法實現有效制約。這都是政府財務部門所面臨的問題,同時也是政府財務檔案管理過程中面臨的主要問題。正因為系統的不健全,檔案工作者們缺乏一種完善的管理體系能夠作為有用的依據,所以,他們無法在平時工作中對這些檔案實施科學的管理。而且一些管理人員缺乏工作責任心,還利用了管理制度上的漏洞,為方便自己,減輕了工作量,又或者以對工作任務上的不情愿勉強完成了自己的工作。這些做法都給檔案管理工作造成了非常大的困難。

（四）財務管理意識淡薄

在高校財務管理中，由于部分管理者和領導者缺乏管理意識，對有效的財務管理重視不夠，相關工作不到位，影響了財務管理的質量。學院和大學主要是學生接受教育的地方。有更多的老師、學生、外勤人員和辦公人員，他們有大量的員工流動性，大量的財務收支活動，以及更多的財務聯系。在實際會計工作中，由于領導對財務檔案管理的認識不夠，不了解財務會計檔案管理的作用，容易產生一些應付思想，甚至不配合財務人員的工作。例如，在高校的財務活動中，報銷有規定的流程和按要求提供原始票據及附件材料，但是，有人認為收集、整理這些是浪費時間和精力，不愿意參與財務檔案管理，導致會計信息部分不完整，財務檔案管理工作難以實施。

（五）信息化檔案建設不足

一些高校在開展財務會計檔案管理工作的同時，財務會計的水平仍停留在紙張管理的層面，一些會計人員的知識和技能不能適應信息化的要求，不能熟練運用現代信息軟件，導致高校會計檔案管理效率不能有效提高。特別是在當前信息化時代，會計電算化更新非常迅速，相關工作者必須不斷提高自己的專業水平和操作技能，以適應新時代的發展需要。

（六）高校會計檔案管理系統有待升級

近年來，隨著我國高等教育的大眾化，許多高校擴大招生規模，在校生數量日益增多,學校經營活動也日益多元化。所以,學校會計檔案的資料信息也日漸豐富。目前,學校會計檔案管理部門大多以文書為載體,對檔案信息與數據實施統一管理。由于計算機技術的不斷發展與提高,這種相對落后的財務檔案管理體制已經凸顯出了很多不足與缺陷,無法管理如此海量的信息數據。近年來,隨著內部管理規范的建立和不斷地發展,財務會計制度也逐漸向著電子化建設的方向發展。隨著計算機技術的介入,檔案信息系統的保存媒體也將變得越來越多樣,而目前的會計檔案系統又和其他部門的信息管理系統無法整合,產生了信息孤島和兼容性等問題。

（七）沒有專業人員保護管理 ，會計電子檔案容易泄露

隨著現代技術的發展,有的高校使用電子文件保存檔案。電子文檔信息化盡管大大提高了辦公效能,但在現代網絡環境下,也暴露了信息保密的隱患。在利用、傳遞和管理過程中,電子文檔也可以被盜取或者刪除,這也表明了電子文檔信息泄露的危險性更大。常用的泄密途徑有:利用多個電腦終端實現拷貝,如usb、藍牙等;計算機病毒可以進行文檔的拷貝與銷毀;利用互聯網傳輸實現拷貝。電子文檔的泄露嚴重危害高校檔案事業發展,甚至帶來一定的損失。

四、會計檔案管理的內控制度建設

（一）建立會計財務內控制度規范

要使會計內部控制制度取得一定的成效,就有必要形成內部控制制度的標準系統與機制約束。所以,大學要按照其長期發展的目標,針對自己的發展特色,形成切實可行、合理的內部財務管理體系。隨著高校招生規模的不斷擴大，我國高校的管理規模非常龐大，相關單位和個人需要協調的水平較高、規模也比較大。因此，有必要利用調查的基礎數據，做好檔案、證件、圖書、賬單的分類和匯總工作，建立內部控制制度的基礎數據庫。利用計算機信息技術編制業務平臺，建立檔案數據庫，建立數字化會計內部控制系統，可以在一定程度上減輕會計和財務的工作量，提高檔案管理的質量和效率，為科研和管理提供便利。

（二）正確認識財務會計檔案管理

根據《檔案法》的要求，高校領導應認識到財務會計檔案管理建設的重要性。并由專業的檔案管理人員對財務檔案資料進行收集、整理、歸納、查詢利用和存儲。加強領導干部的檔案管理意識，嚴格依法管理，保證會計檔案管理價值的充分發揮。必須重視和加強會計檔案的管理，進一步規范高校財務會計檔案的管理，提高會計檔案的管理水平，充分發揮高校財務會計檔案在各項事業中的重要作用。

（三）轉變財務檔案管理人員的觀念、提升其業務水平

提高財務檔案管理人員的專業水平主要有兩個方面，一是提高財務檔案人員的會計和財務檔案管理的理論知識和實踐水平。在實施內部控制時，業務流程可以根據每個人員的績效評估進行重組并分配到新的流程中。培訓財務檔案人員的會計內部控制理論和財務記錄及相關技能，逐步提高業務水平。要特別注意培訓應循序漸進，在掌握基礎的技能后，才能進行較難的技能培訓。在進行培訓的同時，我們還可以聽取他們的建議，充分發揮他們的主動性。另一方面。提高檔案管理人員的職業道德水平，掌握相關法律法規，在檔案管理人員的工作中突出職業道德。

（四）創新財務會計檔案管理模式

在全新的時代背景下,隨著電子文檔的產生和廣泛應用,學校傳統的財務管理和會計文檔存儲管理模式已經無法滿足現代管理的需求,高校也必須進行更有效地變革和技術創新,以順應時代變革,適應檔案保管的技術發展需要,以提高檔案保管的有效性。所以,高校在構建全新的財務會計工作檔案保管模式時,一定要堅持嚴格按照《內部會計控制準則》的有關規定和明確劃分不相匹配職責范圍的原則,對財務會計工作檔案管理人員實行授權審批管理,既明確了財務會計檔案保管業務的職責范圍和管理權限,又確定了管理責任與法律責任,按照要求嚴格管理。同時,高校財務會計工作檔案管理人員要靈活運用現代化的管理手段和軟件,進一步優化管理流程和方式,建立科學完善的財務會計工作檔案管理內部質量監測系統,實施精細化管理,營造良好的管理環境,從而實現自己的管理目標。

（五）完善監督機制

首先，內部控制監督檢查機制的前提是初步建立和完善監督管理機制，而衡量監督管理機制是否符合內部控制的評價標準是是否包括所有環節，是否能夠形成一個完整的證據鏈，所有違規行為都記錄在案，形成一個客觀的評價指標。其次，監督管理機制的各個控制環節應能夠在現有標準的基礎上進行監督和控制，實施結果不應偏離學校的實際情況。內部控制和監督機制的目標應與高校的整體發展目標相一致。內部控制機制必須作為實現高校發展目標的工具。另外，內部控制監督評價機制應確保內部控制監督評價機制的經濟效益，不能在內部控制監督評價工作中花費大量的人力物力。如果成本過高，從長遠來看，內部控制機制將失去其初衷，不能提高高校檔案管理的經濟效益。

（六）重視檔案管理的鑒定工作

高校因為建校的時候已經比較長了,并且財務會計檔案也積累了這么久的時間,所以在學校的庫房里已經容不下更多的檔案了。而盡管多年前的檔案已經不存在價值意義,但是它還是占用了很大的庫房面積。開展歷史財務會計檔案的鑒定工作也迫在眉睫，這也給管理人員們增添了相當大的工作量。

（七）優化財務會計檔案管理手段

高校會計檔案管理有很大的專業性,應由專業技術人員加以嚴格管理。學校還應落實專門會計檔案專項制度。首先，加強高校財務會計軟硬件設施管理，及時更新財務會計檔案管理現代化設備，只有完善硬件和軟件設施，才能促進檔案工作的快速發展。此外，高校財務會計檔案管理應盡快實現信息化發展，充分利用大數據、人工智能等現代高新技術，充分體現檔案信息的價值，為高校財務會計檔案管理工作的有序、健康發展提供重要支持。

（八）會計檔案管理實現專人專管

高校財務會計檔案管理有很大的專業性,須由專業技術人員實施監督管理,因此學校也應當實施財務會計檔案的專項管理。在管理實務中,會計檔案的收集和整理首先可由會計部門的工作人員完成,在裝訂、編目后,歸檔工作就將由專門管理人員承擔。在對會計檔案系統實施專業化管理工作的過程中,需要全面整合會計檔案管理,并進行具體的管理工作,而針對于會計檔案的管理工作,則需要確立崗位責任制,以明確檔案管理者工作職能與管理工作所要求的各個環節。為達到更良好的管理效果,我們還可以設置評價激勵機制,通過獎懲制度來充分調動會計檔案管理者工作的積極性與責任感,以便更高效地進行具體的管理工作。

（九）更新高校會計檔案管理的基礎設施

高校會計檔案管理要跟上科技進步的步伐，更新各種硬件設施。隨著會計檔案的增加，庫房建設也應不斷完善。做好配套設施配套工作，擴大面積。在這種不斷優化的環境中，檔案的完整性和安全性可以得到更大程度的保障。這提高了檔案管理本身的效率和準確性，在一定程度上也有利于后續需要使用的會計檔案工作。

五、結束語

綜上所述,我國面臨著越來越強烈的國際高等教育市場資源爭奪以及越來越錯綜復雜的政府財政關系,我國各個高校應該完善財務管理,改變傳統觀念,不斷創新,發揮財務的核心作用,以推動中國高等教育的健康發展。