日本國立國會圖書館最新版《資料收集方針書》解讀

趙 燕

(國家圖書館,北京 100081)

0 引言

日本國立國會圖書館成立于1948年[1],是日本唯一的國立圖書館,也是日本文獻信息資源的總庫。其主要職能是在保障國會議員完成任務的同時,為行政司法各部門以及日本國民提供《國立國會圖書館法》中規定的圖書館服務。文獻資源建設是所有圖書館的基礎業務,也是圖書館開展其他各項服務、履行法定職能的基石。圖書館藏書,從本質上講并不是各種類型文獻在數量上的簡單相加,而是一個經過長期規劃、精心組織的科學體系[2]。而規范科學的文獻資源建設方針是圖書館開展具體的文獻采選工作的基本依據,更是建成科學、系統的藏書體系的前提。日本國立國會圖書館作為日本的國家館,為行使其職能、完成其使命,在不同的歷史時期都制定了符合當時館情的文獻采選政策。最新版的文獻采選條例,即《資料收集方針書》,于2022年4月開始使用[3]。本文將對日本國立國會圖書館《資料收集方針書》形成的歷史進行考察,之后對最新版《資料收集方針書》的結構和內容進行解讀,進而著重對其特點進行分析,以期對我國國家圖書館的文獻資源建設起到一定的借鑒作用。

1 日本國立國會圖書館《資料收集方針書》形成的歷史考察

如引言中所述,日本國立國會圖書館成立于1948年[1]。1949年4月設立圖書收集委員會[4]176,同年6月該委員會便制定出了《圖書收集基本方針》[4]176,規定了資料收集的大致范圍及優先順序。1954年該委員會又基于幾年來圖書資料收集業務的開展情況,認為之前的《圖書收集基本方針》過于抽象、缺少實操性,加之購書經費預算減少、外國圖書購買限制放寬等實際背景變化,制定了《國立國會圖書館資料收集要領》,作為1949年版《圖書收集基本方針》的補充,基本形成了日本國內文獻依托呈繳本制度全面收集、外國文獻有選擇性地收集的文獻采選大方向[4]177。1959年6月,全館機構改革,設立收書部,成立藏書構成審議會代替之前的圖書收集委員會[4]177。該審議會根據每年的藏書情況進行調查評估并制定下一年度的文獻收集計劃。經過幾年的實踐后,藏書構成審議會認為僅制定單年度的文獻收集計劃不能滿足長期發展的需求,需要制定一個適應長期發展的文獻采選指南。于是1971年,在經過多次討論后,《國立國會圖書館圖書收集指南》面世。該指南內容簡短,共四條,對未來文獻采選的方向做出了規定。之后在此指南的指導下,每年根據當年情況制定下一年度的文獻采選計劃,名為《XX年度圖書收集實施計劃》[4]178。

1986年隨著新館舍落成投入使用,國立國會圖書館進行了大幅度的機構改革,設立了收集企劃室[5]418,開始探討未來文獻采訪的發展方向。一直到1992年成立收集企劃委員會,代替成立于1959年的藏書構成審議會[5]418。1993年便制定了新的《國立國會圖書館圖書收集指南》[5]418。新的選書指南共包括九項內容,比1971年版更加詳實具體,且充分考慮到了科學技術的發展。最重要的是在新指南的第八項中規定要制定業務工作中可操作性強的《資料收集方針書》,對作為收集對象的文獻的載體形態、優先順序、注意事項等作出具體規定,第九項規定每五年對《資料收集方針書》進行修訂[6]。

在這樣的背景下,《資料收集方針書》于1995年面世[5]419,當時是作為采選購買資料的指導手冊在館內使用。上文的歷史考察中可以看出,之前并沒有適用于長期發展的、可操作性較強的文獻采選條例,只有規定了文獻采選基本方向的《資料收集指南》和基于每年經費及館藏情況制定的單年度的文獻采選方案。之后也多次對該方針書進行了適時修訂。2009年日本國立國會圖書館對《資料收集方針書》的內容進行了大幅修訂后公開發表[7],而不再是僅作為國會館內部的業務指南,這樣便于與其他機構分工協調,促進資源的共建共享。比較有代表性的是2017年3月的修訂。在此次修訂之前,電子資源一直被視作一種特殊的載體形態的文獻資源,電子資源的采選一直是以獨立的章節存在。此次修訂基于目前紙質出版日漸衰退、電子出版不斷發展的現狀和未來趨勢,在新的《資料收集方針書》中電子資源的采選不再作為獨立章節,而是與紙質資源一樣在各個章節都有具體體現。另外,針對外國的雜志及報紙,明確指出要優先選擇電子資源[8]。2022年3月,以最新的五年發展規劃《國立國會圖書館展望2021-2025:國立國會圖書館的數字化轉型》的發布為契機,國立國會圖書館對《資料收集方針書》又進行了全面修訂并于同年4月1日啟用[3]。此次修訂以2017年修訂版為主體,延續了對電子資源的重視,同時又增加了新的內容。

2 最新版《資料收集方針書》的結構解讀

最新版《資料收集方針書》共五章,結構清晰。第一章指明《資料收集方針書》是基于《資料收集指南》中對文獻采選大方向的規定,對國立國會圖書館文獻采選的范圍、優先順序及注意事項等做了具體要求。第二章規定了文獻采選的基本方向,共七條內容。第一條指出國立國會圖書館收集國內外文獻資源的目的是服務于國會議員及行政司法各部門以及國民的知識活動。第二、三、四條對國內文獻采選的基本方向做了規定:即國內出版的文獻各載體形態都要廣泛采選;國內文獻的復本,在充分調查其必要性的基礎上采選;國內電子資源,根據必要性簽訂采選或使用合同。第五、六條指明了國外文獻采選的基本方向,即要將國外出版的日本學相關資料跟國內出版資料置于同等重要的位置,進行廣泛采選。關于國外其他文獻,注意近年來信息環境的變化,注意從紙質印刷資料向電子資料的過渡。第七條指出要與全國各級圖書館及其他藏書機構合作,從國家文獻資源建設的高度統籌協調文獻資源的采選。

以第二章基本方向的指導為基礎,第三章、第四章和第五章分別對國內出版物、國外出版物以及立法決策相關文獻的采選做了詳細要求,這三章也是本《資料收集方針書》中最核心的內容。其中,國內出版物是館藏的重中之重,在第三章中對國內出版物的采選范圍及采選級別作了詳細要求。涉及呈繳本制度范圍內的出版物、呈繳本制度實施前的出版物、電子資源(包括網絡資源、電子書、電子雜志以及數據庫等)和專題文獻(包括博士論文、議員著作文庫、東日本大地震相關資料等十幾種專題)。第四章則是對國外出版物的采選范圍和采選級別做了具體要求。涉及圖書、雜志、報紙、數據庫以及專題文獻。因國立國會圖書館隸屬于國會,其首要任務是保障國會議員工作的進行,因此第五章單獨對立法決策相關文獻的采選范圍和采選級別進行了詳細解說。

3 最新版《資料收集方針書》內容特點分析

3.1 國內文獻依托呈繳本制度“求全”

最新版《資料收集方針書》第三章開頭指出1948年開館以后,國內出版的文獻主要依托于《國立國會圖書館法》中規定的呈繳本制度進行收集。呈繳本制度是指一個國家或地區為完整地收集和保存本國或本地區的全部出版物,通過立法或建立法規的形式要求出版者或機構給圖書館或出版主管機關呈送一定份數的最新出版物的制度,這些出版物稱為呈繳本或繳送本[9]。日本的呈繳本制度是1948年2月通過的《國立國會圖書館法》中規定的,1949年6月修訂時增加了向出版社提供補償金的制度,這構成了現行呈繳本制度的主干。此時的呈繳本主要是指圖書、雜志、報紙等紙質文獻。隨著科學技術的迅猛發展,文獻載體類型不斷豐富,2000年又將CD、DVD等實體電子資源納入呈繳對象范圍[10]。2008年將每年的5月25日定為“呈繳本制度日”[10]。

近年來隨著信息網絡技術的迅猛發展,日本已將網絡信息資源的收集以立法的形式作出了明確的規定:2010年4月開始實施的《國立國會圖書館法》第二十五條中規定國立國會圖書館可對國家、地方公共團體等機關公開于網絡的資料進行收集,用于國政審議等目的;《著作權法》第四十三條中也明確規定國立國會圖書館依法對網絡資料進行收集,不需要提前得到著作權者的允許[11]。另外,《國立國會圖書館法》中對電子書、電子雜志等特殊的網絡資源的收集也作了明確的規定:2013年7月開始實施的《國立國會圖書館法》第二十五條第四款中指出,為保證文化財產的保存和利用,個人出版的電子書、電子雜志等資料需向國立國會圖書館呈繳,附則第二條中注明有償或有DRM(內容數字版權加密保護技術)的資料除外;2022年5月在《國立國會圖書館法》修訂時刪除了附則第二條,即將所有電子書和電子雜志都納入了呈繳范圍,2023年1月開始收集[12]。

呈繳本制度的不斷完善保障了國立國會圖書館國內文獻資源的全面廣泛收集,成為國內文獻采訪的主要來源。國立國會圖書館的統計資料顯示,2017年度國立國會圖書館共有約80萬種資料入藏,其中呈繳文獻59萬余種,約占全年入藏文獻總量的74%[10],呈繳本構成了國會館藏書的基礎。另外,在國立國會圖書館最新的五年發展規劃《國立國會圖書館展望2021-2025:國立國會圖書館的數字化轉型》中指出,隨著信息技術的發展以及新冠疫情的影響,日本社會的數字化轉型正在加速,網絡資源的收集是構建數字化館藏的重要途徑。呈繳本制度的與時俱進也確保了這部分資源的全面收集。

3.2 國外文獻以專題為抓手“求精”

最新版《資料收集方針書》中指出國外文獻是指在日本國以外的其他國家或地區以及位于日本國內的外國大使館出版發行的紙質文獻及電子資源。如上文所述,國立國會圖書館的首要職能是服務于國會,因此國政審議、學術調研、日本學以及其他參考咨詢相關資料成為國外文獻收集“求精”的“精”之所在,也是國立國會圖書館外文文獻采選的重點。圖書、雜志、報紙、電子資源等都在收集范圍內。國立國會圖書館將重點采選外文文獻分類形成專題,圍繞各專題不斷擴展資料群,以專題為抓手收集整合外文文獻。目前主要分七個專題,具體為:法律法規及議會相關文獻、日本學文獻、參考書、科學技術相關文獻、國際機構及外國政府相關文獻、兒童書及相關文獻、亞洲主題相關文獻。其中,日本學文獻是指日語文獻、以日本為主題的文獻以及責任者是日本人的文獻,如外國人對日本的研究、日本人作品的外語譯本等等。亞洲相關資料是指以亞洲為主題或亞洲語言寫成的文獻,包括東亞、東南亞、南亞、中亞以及中東和北非。外文文獻資源中紙質印刷型文獻主要通過購買、國際交換、接受捐贈等方式收集,數據庫等電子資源則主要通過簽訂使用合同等方式來收集。

隨著網絡信息技術的發展,法律法規及議會相關文獻、科學技術相關文獻、國際機構及外國政府相關文獻這部分資料群的電子資源逐漸增多?！顿Y料收集方針書》中明確指出在充分考慮使用的便利性、連續性和網絡電子資源的長期穩定性的基礎上,內容相同的紙質文獻和電子資源共同存在的情況下,要優先考慮收集電子資源。另外,由于國立國會圖書館是日本的政府出版物的國際交換機構,同時也是聯合國托存圖書館,國外政府出版物主要靠國際交換、國際機構出版物主要依靠托存獲取。

綜上可見,日本國立國會圖書館在外文文獻的收集方面以專題為切入點,通過購買、接受捐贈、國際交換以及托存等方式有針對性地進行收集,確保了重點文獻的系統性和完整性。

3.3 “紙電同步”促轉型

上文中曾提到,2017年以前的《資料收集方針書》中電子資源一直被視作一種特殊的載體形態的文獻資源,電子資源的采選一直是作為紙質文獻資源的補充以獨立的章節存在。2017年修訂后的《資料收集方針書》中電子資源的采選不再作為獨立章節,而是與紙質資源列于同等地位,在各個章節都有具體體現。2022年版《資料收集方針書》延續了2017年修訂版中對電子資源的重視,在第三章“國內出版物”和第四章“國外出版物”的具體規定中都將電子資源貫穿其中,對電子資源的收集范圍和采訪方式做了明確規定。電子資源的受重視程度可見一斑。2022年3月日本國立國會圖書館發布了最新的五年發展規劃《國立國會圖書館展望2021-2025:國立國會圖書館的數字化轉型》[13]。該規劃中指出隨著信息技術的發展,人類的社會活動及交流方式發生了很大變化,加之新冠疫情的影響,整個社會正加速向數字化轉型。

基于這樣的背景,日本國立國會圖書館在新一期的五年發展規劃中提出要做好數字資源的建設和利用。要完成這一目標,其中重要的一環即數字資源的收集和保存。因此作為文獻資源建設基本業務指南的《資料收集方針書》中的“紙電同步”成為必然。另外日本出版科學研究所的統計數據表明,2014年到2021年,電子出版占日本整體出版市場(包括紙質出版物和電子出版物)的比例快速提升,2014年為6.7%,2021年這一比例變為27.8%[14]。日本傳統紙質出版的沒落,新興電子出版的快速發展也敦促國立國會圖書館緊跟時代步伐,由重視傳統紙質出版物向“紙電同步”的文獻采選方針轉移。

4 啟示

4.1 依托館藏發展戰略規劃,對文獻采選條例進行適時修訂

從上文的論述中可以看出日本國立國會圖書館十分重視館藏發展戰略的制定及文獻采選政策的修訂。自2009年將《資料收集方針書》對外公開后,該館根據科學技術的發展及信息環境的變化適時對其進行修訂,以構建更為科學系統的館藏體系。以最近的兩次修訂為例:2017年3月,日本國立國會圖書館發布《第四期國立國會圖書館科學技術信息整備基本計劃》,同時依托該計劃對《資料收集方針書》進行了修訂,將電子資源的重要性提升到新的高度;2022年3月,以最新的五年發展規劃《國立國會圖書館展望2021-2025:國立國會圖書館的數字化轉型》的發布為契機,國立國會圖書館對《資料收集方針書》又進行了全面修訂,延續了2017年修訂版對電子資源的重視,同時對電子資源收集的用語進行了規范。

隨著信息技術的發展,越來越多的文獻信息資源將通過網絡采集、數字化轉換或競拍的方式獲取[15]。國內也很重視這方面的應用,如2012年中國國家圖書館將活態記憶資源納入文獻資源建設體系,中國國家圖書館館藏建設在文獻數量、載體類型、學科體系及語種結構方面越來越呈現出多元化的趨勢,已經發展成為實體館藏與虛擬館藏的有機結合體?！秶覉D書館“十四五”發展規劃》中提出了“智慧轉型”“品質提升”“開放合作”三大戰略,并指出,要完善多元立體館藏資源體系,強化國家文獻信息戰略保存保障職能[16]。因此,制定科學的館藏發展戰略規劃,并以館藏發展規劃為指南,對規定文獻采選業務具體細節的文獻采選條例進行適時修訂是十分必要的。

4.2 加強呈繳立法,促進國內文獻的全面收集

作為國家總書庫,國家圖書館的基本任務是全面系統地收集、保存國家文獻,要求國家圖書館將國內出版的各類型、各語種的出版物,全面采集入藏,以使國家圖書館成為本國書刊資料查詢和借閱的最終基地[17]。2018年1月開始實施的《中華人民共和國公共圖書館法》第二十六條規定出版單位應當按照國家有關規定向國家圖書館和所在地省級公共圖書館交存正式出版物[18]。該法的頒布為完善呈繳本制度提供了法律層面的基本依據。但目前仍存在呈繳本制度宣傳力度不夠、配套制度不完善、多頭呈繳導致出版單位壓力過重等現實問題。這些方面可酌情借鑒日本國立國會圖書館的經驗。如加大呈繳本制度的宣傳力度,使出版單位全面了解呈繳范圍、具體呈繳方式、獎懲制度等細則,如借鑒日本的補償金制度,以減輕出版單位的經濟負擔,提高呈繳率。另外,隨著科學技術的不斷進步和社會公眾信息需求的變化,文獻的載體類型不斷豐富,在智慧圖書館建設大背景下,對網絡資源及電子書、電子雜志等資源的呈繳也應加快立法進程,對呈繳范圍、呈繳主體、呈繳時效、獎懲制度等進行具體規定。努力做到以法律法規為基礎,細化呈繳本制度,為國家圖書館文獻采選條例的修訂和完善提供法律支撐,以確保各載體類型的國內出版物的全面收集。

4.3 紙電結合,鞏固外文專題館藏優勢

國家圖書館文獻采選的總原則是:中文求全,外文求精;國內出版物求全,國外出版物求精;多品種,少復本。因此,外文文獻資源建設方面注意特色文獻資源的擴充,在有價值有競爭力的專題方面注意完整性、系統性,以滿足為中央和國家領導機關立法與決策、重點科研、教育、生產單位服務的需要。國家圖書館藏有大量馬恩列斯專著、海外中國學出版物、“一帶一路”國家出版物,形成了獨具特色的外文館藏。在外文文獻經費預算有限的實際情況下,應著重鞏固優勢館藏,確保這部分外文文獻的全面收集。另外,隨著電子資源建設的日益發展和興起,對上述專題文獻的收藏途徑也應注意“紙電同步”,更多地著眼于電子數據庫等電子資源領域,努力構建多元立體的外文文獻資源體系。

5 結束語

智慧圖書館建設大背景下,要建設多元立體的文獻信息資源保障體系,須根據社會信息環境和國內外出版形勢變化對規定具體工作細節的文獻采選條例進行適時修訂。日本國立國會圖書館基于以上現狀對其文獻采選條例,即《資料收集方針書》進行了修訂并于2022年4月開始使用。文章對此版《資料收集方針書》的結構進行了解讀并詳細分析了其主要內容特點,進而對可借鑒的部分進行了深入思考,提出了建議。今后,筆者還將繼續關注日本國立國會圖書館在文獻信息資源建設方面的動態,以期為今后的對比研究及我國文獻信息資源建設提供借鑒。