信息化時代高校學生檔案管理規范化發展的機遇與挑戰

嚴竹安,冉育彭

(常州工學院 航空與機械工程學院/飛行學院,江蘇 常州 213000)

信息化時代,高校學生檔案管理工作的內容和形式都在發生深刻改變。高校應當抓住機遇,調整和優化學生檔案管理體系,促進檔案管理規范化發展,為學生的學業和就業提供保障。傳統的學生檔案一般只記錄學生的個人信息和學業情況等基本內容,便于學?；蚱髽I初步了解學生。信息化時代,為提高社會對人才的利用率,學生相關的資料和信息都被詳細記錄在案,學生檔案數量呈成倍增長趨勢,類型更加豐富,既包括基本的文字信息,也包括圖像、聲音、視頻等信息。在這樣的情況下,繼續采取傳統的管理方式會導致學生檔案發展不規范、安全性降低等諸多問題,進而影響學生的成長和發展。[1]加強學生檔案規范化管理,對于促進高校治理體系和治理能力現代化具有重要作用。利用信息技術手段,建立科學、規范、透明的學生檔案管理系統,確保學生檔案管理工作的合法性和合規性,能夠為高校的現代化治理提供有力支持。

一、加強高校學生檔案規范化管理的意義

信息化時代,高校應當圍繞規范化和標準化,推進檔案“管理”向檔案“治理”發展。檔案管理是基礎性管理工作,具有明顯的單向性和封閉性特征。而檔案治理是對管理的有效升華,能夠將封閉環境轉化為共享環境,組織多主體參與到學生檔案管理工作中。分析檔案管理與檔案治理的本質可知,管理著重于“管”,而治理強調“用”,推進學生檔案工作的轉型意義深遠。

(一)適應高等教育改革要求

利用信息技術優化學生檔案管理體系,有利于高校深化綜合改革,推進教育的現代化、信息化、智能化。2001年,高等教育學歷證書電子注冊制度已經開始實施,用戶登錄網站或相應平臺即可查閱和驗證學生的學歷證書及其他學歷基本信息。近年來,高校電子檔案體系進一步完善,管理逐步趨向規范化和科學化。隨著《國家中長期教育改革和發展規劃綱要(2010—2020年)》《教育信息化2.0行動計劃》等政策的相繼出臺,信息化建設深入融入了教育模式、教學內容和教學方法等多個層面的改革[2],學生檔案可以全面反映人才培養過程和質量,綜合利用率得到提高。

(二)加強檔案信息安全保障

隨著數據信息的增加,傳統學生檔案管理模式逐漸出現疲軟態勢。特別是在遇到一些不可控、難以預測的災害時,檔案儲存環境發生較大變化,會導致紙質檔案損壞或丟失,對學生未來發展造成不利的影響。對學生檔案進行數字化處理,上傳到數據庫,并進行備份,能夠為學生檔案提供雙重保障。即使硬件設備由于病毒侵入、操作不當發生損壞,高校也可以通過備份資料重新獲取完整的學生檔案。[3]基于信息化技術加強規范化管理,能夠更好地應對未知風險,有效提升學生檔案的安全性和完整性。

(三)發揮檔案綜合育人價值

新技術的不斷涌現和經濟社會的快速發展為高校學生檔案的儲存和管理工作帶來了新的活力。信息化背景下,任課教師可以通過檔案存儲系統更加便捷地了解學生的個人情況、在校成績和活動參與情況,制定有針對性的、個性化的人才培養方案。就業指導教師可以根據檔案對學生的求職意向和專業特長等進行詳細分析,在就業課程或活動中給予其指導性意見或建議。學生求職過程中,用人單位可以根據檔案分析與學生專業、特長等相匹配的崗位,實現人力資源的合理配置。[4]

(四)推動高校教育事業規范發展

學生檔案具有社會性、綜合性、系統性、通用性和競爭性,對其進行規范管理和存儲有助于提高教育評估、教學改革、科學研究等工作的效率和質量,提升高校的競爭力和知名度。[5]同時,學生檔案是學生發展和成長的見證者,也是學生步入社會的“敲門磚”。推進高校與企業在學生檔案管理方面的共建共享,完善信息化檔案管理體系,有助于充分發揮學生檔案的功能和作用,促進高校與企業合作的深化。信息化時代,實現學生檔案管理工作的轉型和升級,既是高校提升行政管理效能的要求,也是高校深化產教融合和校企合作、實現可持續發展的需要。

二、高校學生檔案規范化管理面臨的挑戰

學生檔案信息內容和形式的變化對傳統檔案管理的理念和方法形成了深刻的沖擊,用戶對檔案的利用、查閱、服務等方面的需求呈現出高效性、跨區域、個性化、多樣化等特征。新的管理模式尚未完全成型,在一定程度上影響了學生檔案功能的充分發揮。

(一)理念較為滯后

一些高校忽視學生檔案管理與教學工作、教育管理工作和學生未來發展的密切聯系,沒有為學生檔案建設專門的管理結構或部門,而是將檔案交給一些非專業的或兼職的教師管理。由于缺乏領導層和決策層的支持,這些高校學生檔案管理人力、財力等投入較少,缺乏專業性和規范性,存在應付差事的現象。[6]而忽視對學生檔案的價值和意義的宣傳,又導致一些學生在填寫個人信息時不規范、不全面,甚至在檔案流動過程中造成檔案遺失問題。長期處于被動狀態,被邊緣化,崗位和職能被占用,嚴重影響了高校學生檔案工作的整體發展。

(二)技術銜接不夠緊密

信息化時代,高校學生檔案管理普遍實現了利用數字技術和電子設備查閱、存儲、傳遞檔案的功能,學生或企業可以跨區域獲取檔案資料。檔案管理形式基于信息技術基礎,以電子管理、網絡傳輸為主。檔案管理環境具有隱性特征,以云空間、網絡或磁盤等為主。學生檔案類型豐富,數量眾多,且信息資源較為分散。受技術銜接不夠緊密的影響,一些高校檔案資料難以實現共享,需要進行多個復雜程序才能完成匯總,管理效率低下,信息檢索成本增加,存在重復、不全面、不規范等問題,制約了信息化建設的開展。[7]

(三)制度體系尚不完備

基于先進技術的設備設施是促進檔案管理工作向信息化、智能化、現代化方向發展的前提。一些高校以辦公室代替檔案室,既沒有引進專業的信息化管理系統,也沒有安排專業的管理人員,學生檔案存儲和查閱的難度都比較大。完備的制度體系是提高學生檔案管理規范性的重要保障。職責分工不明確,職位界限不清晰,工作開展缺乏統一的依據和規范的章程,容易使檔案管理陷入混亂的狀態。

(四)人員綜合能力不足

學生檔案管理人員的綜合能力與檔案管理質量和效率存在著直接聯系。他們信息化水平高,專業能力強,就能夠在有限的時間內迅速整理和歸納各類檔案,并將其記錄和保存好,為后續查閱、調動提供便捷。[8]一些高校沒有配備專業的檔案管理隊伍,現有檔案管理人員對學生檔案的重要性也沒有充分認識,不具備信息化管理能力,對各類活動的開展造成一定影響。此外,學生檔案管理體系激勵制度不健全,一些工作人員在長期低薪且沒有機會和途徑接受專業培訓的環境中產生消極的工作態度,習慣于被動收集和記錄檔案資料,服務意識欠缺,導致學生檔案管理工作缺乏創新,表現出不能適應時代發展需求的問題。

(五)信息基礎設施有待健全

高校學生檔案主要包括個人基本信息、學習狀況、科研能力、道德品質、日常獎罰等內容,與學院、教務處、學生處、團委等多個部門相關,分散性強。加強信息化技術的應用可以為學生檔案管理的規范化發展提供保障。受資金、理念等多重因素的影響,一些高校學生檔案管理的信息化、網絡化建設還未被提上日程,信息技術的應用較為有限,檔案形式以紙質為主,收集、分類、存儲、調動依舊采取手動方式,加大了檔案管理工作的壓力和強度,降低了工作效率。信息化基礎設施不健全,沒有專業、統一的數據庫,影響了檔案信息的共享和交流。[9]

三、推進高校學生檔案管理規范化發展的策略

充分發揮信息技術的優勢,將其應用于收集、整理、保存、查閱等多個環節,是信息化時代推進學生檔案管理規范化發展的關鍵。高校需要從提高管理意識著手,改進技術標準,完善規章制度,提高管理人員綜合素質,為學生檔案管理提供保障。

(一)提高管理意識

高校學生檔案的形成和匯總涉及多個部門。只有各個部門都能深刻認識到學生檔案對高校日常運行和學生發展的重要性,才能推動相關政策的落實。高?？梢栽O立專業的學生檔案管理組,明確劃分權責,加強統籌規劃。各部門要在專業檔案管理組的引導下進行檔案對接,提升檔案管理的質量和效率。[10]高校要積極宣傳檔案信息的重要性,引導學生正確認識檔案的價值,全面了解調動檔案的注意事項,提升檔案信息的全面性、準確性和安全性。

(二)改進技術標準

信息化時代,對高校學生檔案管理體系進行改革與優化,需要完善技術標準,加強數字化對接。要根據不同部門的業務需求建立不同的學生檔案管理標準,明確電子檔案制作和利用的要求與流程。學生檔案文件可以以學生學號命名,采用電子文檔形式存儲,按照個人信息、學習成績、獎懲記錄等進行分類管理。要建立嚴格的檔案資料對接標準,厘清學生檔案負責人和普通工作人員的權責,將具體責任和任務落實到個人,避免出現相互推諉、工作混亂的現象。建立權限管理機制,規定只有獲得授權的人員才可以訪問學生檔案,加強檔案信息的加密和防護。要對相關技術進行創新和升級,建立電子檔案管理系統,實現教學、學生、就業等部門檔案信息的自動化收集和快速查詢與共享,為后續的檔案對接提供條件。

(三)完善規章制度

2020年,十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過了修訂后的《中華人民共和國檔案法》,為信息化時代檔案管理的高質量發展提供了法制保障。高校應當加強學生檔案管理制度建設,明確收集、整理、歸檔、調動等環節的責任和權力,嚴格獎懲,推動學生檔案管理的規范化、科學化發展。[11]要彰顯檔案管理的服務性,提高檔案管理的安全性和可用性,確保學生檔案的真實性和完整性,將各項管理制度有效落實到具體的工作當中。規范學生入學、轉學、畢業等各個環節的檔案管理流程,明確各個環節的具體操作要求和相關文書材料,確保各項指令都能得到有效執行。明確學生檔案的隱私保護原則和措施,查閱、復制和傳遞必須遵守相關法律法規,嚴禁未經授權的檔案查閱和泄露。加強學生檔案的安全管理,確保檔案信息不被非法獲取和篡改。設立專門的檔案安全保密崗位,定期進行檔案信息備份和存儲。

(四)提高人員綜合素質

高校學生檔案管理工作具有很強的服務性和專業性,檔案管理人員需要具備一定的服務意識、專業知識、信息技術能力以及高度的責任感。隨著學生檔案數量和類型的不斷增加,組建專業的檔案管理團隊才能確保檔案管理工作的有序進行。高校應當組織學生檔案管理人員參加專業化培訓,要求他們明確自身職責,提高服務意識,自主收集、整理、存儲檔案,并核驗信息的真實性和完整性。學生檔案管理人員要具備良好的溝通能力,能夠利用現代化通訊工具與學生、家長、教師和其他相關人員進行有效溝通和協調,提高檔案建設效率。要引進信息技術專業人才,提升管理隊伍的綜合水平,提高適應信息技術變革的能力,掌握高效錄入、查詢和更新檔案信息的技能。學生檔案管理人員還應具備一定的數據分析能力,能夠有效地分析學生檔案中的數據,為學校和教師提供有價值的信息和建議。例如:他們可以通過分析學習成績和行為記錄,幫助學校識別學生的問題和需求,并提供個性化的學習和輔導方案。

(五)構建專業信息平臺

高校學生檔案管理向信息化、數字化方向發展是必然的。在學校合并、升級、變遷等各種環境下適應學生的流動性,確保檔案的完整性,做到信息的及時更新,必須推進學生檔案規范化管理。高?？梢酝ㄟ^購入專業檔案管理系統或自主研發檔案管理系統的方式,建設高校學生檔案信息化平臺,同時根據已形成的目錄數據庫查驗已歸檔的學生檔案,并將其存儲到信息化平臺,將不同部門的檔案管理端口鏈接到一個檔案管理系統,包括檔案信息錄入方法、標準、技術、程序等的對接,以此提升學生檔案管理的效率和規范性。在信息平臺設置使用權限,簡化信息查閱和檢索流程,學生、有權限的企業等可以跨區域檢索學生檔案資料。