電子招標系統下招標檔案管理的問題與建議
——基于醫療設備采購領域

周聰

（中國人民解放軍總醫院醫療保障中心，北京 100036）

引言

國家鼓勵利用信息網絡進行電子招標投標，明確了數據電文形式與紙質形式的招標投標活動具有同等法律效力[1]。隨著《招標投標法》修訂的推進和國家各部委的發聲，電子招投標已經成為招投標行業發展的必然趨勢。面對日益加劇的市場競爭態勢，醫療設備采購同樣面臨著轉型升級、提升核心競爭力、促進科學發展的新形勢，檔案管理也得到了高層領導的重視，醫療設備招標采購檔案的發掘和使用要站在更高的層階，為企業的高質量發展服務，充分發揮數字化、信息化、系統化、科學化的管理水平，充分挖掘檔案管理的潛在價值。提高企業工程項目實施精細化、數字化管理水平以及工程項目的超前檔案管理能力，積極嘗試新型的管理方式。

醫療設備招標采購檔案是政府采購部門和醫療機構具有保管和利用價值的文件、圖片、影像等資料，是在招標采購醫療設備活動中直接形成的文件資料[2]。它涵蓋了醫療機構使用財政預算資金，在醫療設備引進中的所有原始記錄，包括購買計劃、購買申請、審批、設備論證、購買、安裝驗收等各個環節，既可以為政府采購部門提供資金參考，也可以為醫院設備的后期使用、維護、保養、報廢鑒定等工作提供科學依據，是醫療機構引進醫療設備的基礎。做好醫療設備采購和設備管理工作，是政府采購部門和各醫療機構的重要職責。醫療采購招標電子檔案可以跨越時間與空間的束縛，具有易保存、易傳輸、易獲取、易管理、可學習、易檢查功能，節省了空間和時間，大大提升了效率，檔案信息使用率較高。醫藥采購招標檔案電子化建設將與當代社會所倡導的“低碳環保、綠色環?！钡陌l展理念相互結合，是醫藥采購招標檔案數字化發展的必然選擇。

一、電子招標系統檔案管理方案

1.二維碼方案

利用二維碼，使每個文件（文件箱、文件袋等）都具有“身份”，同時，利用標簽、閱讀器和管理軟件，可以在后臺完成各種文件的存取、借閱、歸還、清點、銷毀等工作。主要功能包括：二維碼生成、二維碼采集、出入庫、清點等[1]。

2.RFID方案

作為一種無接觸的數據采集方式，射頻識別技術（RFID，Radio Frequency Identification）可以在特定區域實現對RFID信息的自動化采集，一秒鐘可以讀取上百條。當標簽信息量大時，可重復使用，且使用場景廣，靈活度高[1]。

3.電子檔案系統管理方案

隨著電子商務招標投標的大力推進，建立相關的電子商務檔案信息系統已越來越成為各購買單位的剛需。針對醫療采購過程中的各個組織主體來說,建立電子檔案管理時的工作重點是：（1）管理內容是線上全環節過程形成、保存的過程檔案。（2）軟件的功能包括檔案的整理、移交、接收、保存、利用、編輯和研究。（3）在基礎的組態方面，如資料庫伺服器、應用伺服器、網路伺服器等，均需組態。

二、電子招標系統檔案管理的特征

在電子招標系統下，檔案管理尤其重要，因為它涉及采購合同、付款和產品交付等核心方面。電子招標系統下檔案管理具有以下特點：

1.數字化存儲：電子招標系統將供應商資質、采購文件、評標結果、合同等所有相關文件都數字化存儲，免去了物理檔案管理的繁瑣。

2.安全性：數字化關鍵環節的數據可以設置密碼權限，以保護數據的安全和機密性。采購方必須明確，在采購過程中，所有文件都是正確的，完整的。

3.穩定性：必須確保系統穩定，并據此存檔，以減少因系統出故障而影響到文件完整性和真實性的情況。

4.可追溯性和透明性：數字化檔案具有可追溯性和透明性，包括供應商資質審核、報價受理、采購文件管理、評標過程和結果，以及簽訂合同和付款等重要環節均可以記錄和查詢。

5.管理效率：數字化檔案管理可以提高采購方的管理效率，便于合同審批和付款管理，縮短采購周期，降低采購風險和成本。

綜上所述，電子招標系統下的檔案管理是精確、透明和高效的，搭配正確的認證和措施，可以確保采購流程中關鍵環節的數據安全和真實有效性，促進采購的透明性和公正性。

三、電子招標系統檔案管理現狀分析

1.檔案管理不受重視

隨著我國信息技術的快速發展，檔案管理信息化建設在醫療采購領域中起著至關重要的作用，與此同時，各行各業都開展了不同程度的檔案管理信息化建設并取得了很大成績。雖然我國信息化程度不斷加深，但是信息化技術在醫療采購領域并沒有得到深入的應用，醫療采購領域對信息化建設的重視程度較低，這就從根本上導致醫療采購領域招標檔案管理信息化建設工作的落實效果不理想，為醫療采購領域招標檔案管理工作帶來了很多的問題。

2.檔案管理制度不完善

在過去，在醫療設備采購招投標過程中，重視對書面文字材料的存留，因此，對招投標過程的監管可以將這些程序文件資料作為重點。但是，在實施了電子化招標系統之后，招投標環節的大部分工作都是在網絡上進行的。線上招投標的開展，勢必會導致監管行為也要從常規的監管轉變成網絡化監管。對監督管理單位而言，它需要進行轉型。但是，由于技術的原因，電子化的招投標監管系統還存在著一些不足之處，這會對電子招標系統的檔案管理工作產生一定的影響。

3.信息安全管理方面

電子招投標系統作為網絡信息技術在醫療采購領域中的延伸，和其他網絡應用一樣，也存在著信息安全風險。一是數據信息的安全；二是投標文件信息的安全保存和備份；三是數據防竊取、防盜竊；四是投標人的權利設置和信息的保密問題[3]。上述問題是目前我國電子招標在醫療采購領域中存在的突出問題，亟待改進。

4.檔案管理人才缺失

隨著電子檔案系統管理的不斷推進，其對檔案管理工作人員的信息化能力也提出了更高的要求。檔案管理工作人員不僅要具備較強的檔案管理能力，還要具備熟練使用計算機的能力，同時要對信息化檔案管理系統有一個清晰準確的認識[4]。但是，現階段醫療采購領域檔案管理工作人員對計算機技術不熟悉，無法有效利用電子檔案系統開展檔案管理工作。

四、電子招標系統檔案管理的改進措施

1.構建信息共享平臺

大數據、人工智能、云服務、物聯網、各種APP報修平臺，這些都是最近幾年才出現的新技術。醫療設備的申請——計劃——采購——驗收——使用——維?！幹酶鱾€環節引入信息技術。通過細分任務、量化標準、優化流程、關鍵環節數字模塊化進行醫療設備的精細化管理。搭建設備共享信息化平臺，采用PC與手機兩類終端實現對醫療設備的信息查詢與參數監測。

為了促進電子招標系統信息共享，政府和醫療機構可以考慮建立信息共享平臺。通過這種平臺的建設，可以方便各醫療機構之間的信息共享，提高招標效率和避免資源浪費。在建設信息共享平臺時，需要關注下面幾個方面：（1）建設統一的授權管理機制：為了保證信息安全，必須建立嚴格的授權管理機制，并規定用戶的權限范圍。（2）建設完善的信息標準：政府和醫療采購機構需要制定標準化的信息共享標準，以保證不同系統間的信息可以互通。（3）建設規范的數據管理和共享流程：在平臺建設時，需要制定規范的數據管理和共享流程，確保平臺的高效運作[1]。（4）建設完善的監管機制：平臺管理員需要對數據共享過程進行監管，及時發現潛在的風險，并對問題進行處理。通過以上措施，可以建設一個安全、高效、規范的信息共享平臺，促進電子招標系統的信息共享，提高采購效率，以支持醫院、政府和企業的日常采購工作。

2.提高組織管理水平

為了確保電子招標系統信息的安全和高效共享，還需要提高組織管理水平。政府和采購機構需要加強對系統運營的監管，建立健全運營和維護機制，避免系統出現問題或出現安全漏洞。

在采購過程中，也需要嚴格按照規定程序進行，避免出現違規操作或不當行為。采購人員需要遵守職業道德和行為準則，確保采購過程公平公正、透明和規范。此外，也需要及時對采購人員和系統操作人員進行培訓和考核，提高他們的業務水平和專業素養，從而保證電子招標系統在運行過程中的合法性和效率[5]。

通過提高組織管理水平，并嚴格審查采購程序，確保采購操作規范化，才能讓電子招標系統真正發揮其作用，為醫院、政府和企業采購帶來更多的實際價值。

3.完善信息安全技術標準

在實現電子招標系統信息共享的過程中，信息安全是一個非常重要的問題。為了保證電子招標過程的安全性，需要完善信息安全技術標準，采用更加先進的技術手段進行數據加密和防護，防止數據泄漏、篡改等安全問題的發生。同時，也需要加強對系統操作人員的培訓和管理，建立完善的安全監控機制，及時發現和處理安全事件，保護招標信息的安全和完整。

要確保投標業務電子文件的安全性與保密性，就必須要有一套完善的安全性與保密性的管理制度，對收集內容的真實性和完整性、存檔方式、備份和銷毀的要求、拷貝和傳遞等進行說明。在對電子檔案進行存儲時，要注意對其進行長期保存。防止儲存設備受到外部磁場、粉塵、濕氣、有害氣體等的影響，防止細菌感染[6]。在建造儲存室時，要充分考慮到其地理位置，要注意防磁、防火、防潮、門窗的強度、安全監視系統的配置等。在對電子檔案管理軟件進行選擇時，要對其通用性、安全性、技術維護和未來發展進行全面的考量，以保證其具有可持續的應用價值。此外，在使用這類軟件時，還必須有專門的人員負責管理，并設置密碼、進入權限等，做好電子文檔的查找、復制，并進行嚴密地審核。對于機密文件，要有明確的保存、獲取條件，要有相應的保密制度。

4.完善技術基礎和培養人才

在電子招標系統下的檔案管理中應采用加密等物理和技術措施，確保信息安全與機密性，這是數字化檔案管理的基本需求。要統一字體和格式，分類存放，具體人負責管理，并備份文件等措施來防止檔案的疏漏、誤刪或被泄密的風險。需要建立系統的檔案管理制度，標準化檔案管理的過程和操作，制定明確的存檔規則和管理標準，加強數字化檔案的定義和管理，以確保整個數字化檔案管理過程的完整性和準確性。隨著信息技術的不斷發展和硬件設備的普及，電子招標系統下檔案管理的不足可以通過加強培訓和管理，改進技術選型和管理模式，不斷完善數字化檔案管理體系、規范化和信息化程度以及安全措施得到改善。

在電子招標系統檔案管理的過程中，用戶可能需要花費更多的時間和精力去學習使用新系統以及學習其操作方法，特別是對于采購機構中那些缺乏相關技術基礎和操作經驗的人員來說。因此，為了解決這一問題，需要對采購人員進行相關的培訓和指導，根據實際情況提供相關教育和培訓課程，如系統使用培訓、操作培訓等，并確保采購人員在學習過程中掌握相關技能和知識，以提高使用電子招標系統下的檔案管理的效率和準確性。

結論

電子招標系統下醫療設備采購招標檔案管理能有效提高醫療設備采購管理的工作效率，為設備招標采購、使用、維護提供科學的數據，為設備保養、維修提供支持，為醫院各項工作的進行發揮重要作用。但電子招標系統下醫療設備采購招標檔案管理還存在不足，可以通過構建信息共享平臺、提高組織管理水平、完善信息安全技術標準、完善技術基礎和培養人才等方法來彌補。