淺談新時代文書檔案管理工作的改革和創新

趙亞娟

（朝陽市婦幼保健計劃生育服務中心，遼寧 朝陽 122000）

引言

文書檔案是社會發展過程的載體，可以較客觀地反映出企事業單位的生產經營、管理決策、問題處理和研究創新。檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分，具有技術性、服務性等特點。保障檔案工作的順利進行是機關和企事業單位提高工作質量和效率的一個重要前提。從目前的情況來看，檔案內容一般是以企事業單位取得的有關成果，為研究單位績效發展和探索科學的方向提供依據。通過文書檔案管理，可以為相關組織制定更加科學的發展戰略形成有力的支持，從而促進組織的可持續發展。因此，結合新時代的背景，探討文書檔案管理工作的改革和創新路徑也極具現實意義[1]。

一、新時代文書檔案管理工作存在的問題

1.管理制度不健全

隨著新時期的發展，檔案管理系統必須不斷優化，如果缺少管理制度缺乏創新，就很難達到科學的管理要求。在文書檔案管理工作中，如果沒有全局意識，就會導致機構改革滯后，不能適應新的形勢。根據以往的工作經驗，機關、企業、事業單位的領導要承擔起相關的文書管理工作。然而，在現實生活中，卻難以對具體的文件進行修訂，使其難以反映出規范化、法制化、科學化的特征。此外，由于受傳統文書檔案管理方式的制約，目前仍有“重藏輕用”的觀念。從事檔案管理工作的人把大量的精力集中于檔案的整理、收集和鑒定方面上，忽視了“用”這一重大功能。實際上，檔案管理與其他業務或工作是互相融合的，它在實踐中體現了服務的價值。不重視檔案管理，也會導致檔案的價值無法得以充分的體現，從而無法對其他工作的開展形成有力的支持。

2.信息化水平低

新技術、新方法的運用，為文書檔案管理工作的開展提供了方便。過去的工作方法比較陳舊，已經不能適應現代社會的需要，很多機關、事業單位的檔案工作人員智慧應用一些簡單的儀器，只能通過單機編目等形式實現檢索。在實施文書檔案管理的時候，由于整個檔案管理工作的信息化水平較低，基本的知識資源不能得以很好的整合。企業和事業單位仍然采取傳統的管理方式，不但會造成人力、物力、財力的浪費，而且會影響到檔案工作的效率。從總體上看，目前各企事業單位文書檔案管理工作的開展，仍需要在信息化的角度進行提高[2]。

3.文書檔案管理人員專業素養不足

當前，各企事業單位對文書檔案管理人員的培訓還不夠重視，檔案管理人員的素質普遍不高。由于他們沒有接受過專門的訓練，在檔案的分類、立卷等方面的知識還不夠全面，專業技術水平也不高。一些文書檔案工作人員在培訓后也獲得上崗證，但是由于沒有繼續進行在職培訓，導致他們不能及時理解新時期的文書檔案工作的理念和方法。此外，一些單位也沒有打造專門的文書檔案管理隊伍，甚至出現由文秘人員兼任的現象，從而導致文件的立卷不規范，材料收集不及時，真偽無法判定，影響到檔案的質量，甚至會對后續的運營管理產生誤導。

4.文書檔案歸檔不健全

文書檔案必須確保資料信息得以完整、準確的存檔，從而為今后的工作打下堅實的基礎。檔案資料的完整性直接影響到檔案的價值，如果檔案信息的精確度不足，則不能充分發揮檔案的效能。一般企事業單位在整理檔案資料時，都會將其打印出來，再通過電子辦公平臺進行溝通，這樣就能大大提高工作效率。但是，通過互聯網傳播的文書檔案與文書材料之間若是不能形成有效的聯系，就不能確保文件的完整性。而且無論是硬盤傳輸還是網絡傳輸，都有可能造成文書材料在傳輸的過程中存在安全風險，比如被竊取或者是遺漏等現象，由此導致文書檔案無法得以全面的歸檔[3]。

二、新時代文書檔案管理工作面臨的機遇

隨著我國經濟社會的改革與發展，我國的文書檔案工作也進入了一個新的發展階段，尤其是大數據技術的形成和應用，也為文書檔案信息的挖掘提供了極大的方便。在傳統的檔案管理工作中，往往相對被動，基本都是基于沉淀下來的資料和信息進行管理，而缺少深入的分析和挖掘，所以檔案的利用價值也比較有限。而在大數據時代，利用網絡信息技術可以對大量的結構化數據進行挖掘，使其使用效率顯著高于傳統的文檔形式。管理人員在搜集了大量的數據信息之后，可由信息調查者與使用者共同來建構需求模型。以數據模型為起點，對大數據進行整理、歸類，然后根據關聯度展開分析判斷，從而提高檔案的使用價值。在這樣的發展趨勢下，從原來的“死檔案”到現在的“活信息”。另外，隨著信息化時代的來臨，對檔案工作的效率要求也越來越高，因此利用信息化的技術進行檔案內容的挖掘和整理，也更加有利于保證檔案內容的完整性[4]。

具體來說，信息化的時代可以為文書檔案管理工作提供現代化的技術工作環境，大數據的理念可以實現書籍信息的深度挖掘。傳統的紙質文件大多采用“件”“卷”等單位來描述，但隨著大數據時代的到來，整個文件系統的管理工作大多集中在“數據庫”和“字段”上。文書檔案工作人員應注重收集、整理電子文件，注重檔案的應用價值。通過應用更多的時間來監督電子文件，保證了文件的可讀性和安全性。在檔案資料和信息不斷增加的情況下，利用云計算技術建立云文件等方式，可以有效地進行資源計算的統籌。作為企事業單位中的一個重要機構，檔案管理部門需要負責收集、整理和分析信息，并對其進行數據化的流轉和利用，實現信息共享。

三、新時代文書檔案管理工作的改革和創新路徑

1.創新工作機制

在新時期，檔案工作的整體運行機制必須與檔案法的發展趨勢相一致，更要堅持開放性和實際性的原則。根據企事業單位的有關部署和階段性工作安排，大力宣傳檔案工作的重要性，把檔案制作質量納入企業主體工作之中，使之與企業的中心工作有機結合，充分體現檔案工作的重要性，從而形成良性互動。在實施檔案管理方面，要充分考慮到企事業單位改革和發展的現狀，注重整合企業資源，優化和調整檔案工作的運作方式，建立相對完善的專業檔案管理機構，并根據職責劃分，確保檔案管理工作的順利進行。在管理方面，要提高創新意識，打破傳統的“等靠要”局限，使檔案工作更好地為企事業單位服務。根據檔案工作的全過程，將其融入事前介入、事中參與、事后跟進的工作中，從而體現檔案工作的科學性。目前，由于信息資源的開放性和文書檔案的顯性需求，所以也需要進一步對文書檔案管理工作進行規范，使整個檔案體系由相對封閉向開放進行轉變。當然，開放性的原則并不意味著將具有保密性的信息進行公開，而是需要定期公開對應的成果，方便使用者根據自己的需要進行瀏覽。在這種情況下，大家才能真正認識到檔案的作用，并積極地利用檔案，使其發揮出預期的價值，以適應社會的需要[5]。

2.推進文書檔案管理工作的信息化發展

目前，我國的文書檔案管理方式已經從傳統的紙質文件管理向電子文件管理模式過渡。所以，檔案管理部門必須更新現有的信息平臺，建立一個綜合性的、系統化的檔案管理平臺。在系統硬件的更新和完善中，注重平臺的信息網絡狀況和運行速度，使整個網絡平臺與文書檔案的管理相結合，確保所選的網絡平臺可以為文書檔案的管理提供保障。檔案信息與互聯網保持同步，文書檔案所獲得的信息應符合其真實性特征，以反映信息技術的效能，并能為使用者提供即時有用的資料。

3.強化檔案管理人員的綜合素質

首先，需要更新檔案管理人員的觀念。管理思想驅使著人們在實踐中作出一定的調整和改變。作為一位檔案管理員，必須要腳踏實地、盡心盡力，同時，還必須具有創造性的思想，不斷開拓自身的視野，在閑暇的時候，去認識世界上的新變化，吸收新的思想，并將其應用于檔案管理工作中。只有兼具腳踏實地的敬業精神和創造性的工作思維，才能真正提升檔案管理工作的成效。當然，檔案管理思想觀念的創新和改革，并不意味著要盲目地進行，而是需要按照檔案管理工作的內在要求，在一個更大的思想和價值觀的框架指導下來進行。檔案管理人員每天都要與檔案工作保持著緊密的聯系，其必須要深入到一線工作之中，總結工作中出現的問題，并積極進行探索，以更加新穎的方式來解決問題，并形成一套完善性和創新性的工作體系。

其次，需要強化檔案管理人員的業務能力。檔案管理人員要適應新時期檔案工作的需要，不斷提高自己的專業能力和專業素質，這樣才能在新的歷史條件下，不斷地進行改革和創新。檔案管理既具有業務的性質，又具有管理服務的性質。所以檔案管理人員既要有深厚的專業技術基礎，又要有良好的管理能力，還要有一種為人民服務的精神。檔案管理人員的專業技能，除了包括傳統的分類、整理等工作技巧外，還包含對新需求、新技術的掌握。隨著信息網絡與人工智能的迅速發展，人們的工作和生活方式也隨之發生了變化，文書檔案管理也逐漸走向了信息化的進程。近年來，隨著信息網絡技術和人工智能技術的迅速發展，檔案信息管理已成為一項基礎性的工作，因此，在信息資源的建設、管理和系統建設等方面，都對檔案工作人員提出了新的技術要求。檔案管理人員需要從觀念上進行調整，主動的接納新技術，從而滿足新的工作需求，這樣才能真正地投身到檔案管理工作中去，真正的學會新的技術，最終讓文書檔案管理的價值得以最大程度上的發揮和體現[6]。

最后，還需要促進檔案管理人員形成終身學習的觀念。如果檔案管理人員能夠形成終生學習的精神，那么，他們就會主動的突破自己的思維局限性，緊跟時代步伐。新時代的到來，也改變了傳統的生活和生產的方式，很多領域都發生了變化，而且未來還會繼續變化，整個社會和各個行業都處于動態的發展形勢之下。所以檔案管理人員必須要建立起終身學習的意識，結合工作的需求變化不斷地學習，拓寬自己的知識面和文化，做一個有創造性的管理者。因此，檔案管理工作者不僅要進行技術創新，還要有新的理念支撐，在思想上積極地調整負面的觀念，樹立敬業精神，調整不平衡的心理，主動提升自己的能力[7]。

4.健全文書檔案管理制度

要使檔案工作真正地得以改革和創新，首先要解決檔案管理制度的問題，建立健全的檔案管理制度，讓檔案管理工作的開展更有依據，更加具有規范性。在此基礎上，還應統籌規劃文書檔案管理工作中的各個環節，并與有關的體制架構相結合，使之能適應各部門的需要。然后，對各部門的工作內容、工作職責進行進一步的劃分，使各部門管理人員能夠清楚地了解自己的責任，并對其中的問題進行改進和補充。此外，要保證各部門之間的工作銜接，對工作內容進行歸類、核查，確保文書檔案管理工作的流暢性。在新形勢下，各企事業單位要充分利用信息化技術，切實提高檔案管理水平，健全檔案管理制度，使之真正實現檔案工作的改革與創新，從而保證企事業單位健康平穩發展[8]。

結語

在新的發展階段，我國傳統的文書檔案管理工作模式也暴露出很多問題，難以滿足新時期的發展需求。比如管理制度不健全、信息化水平低、文書檔案管理人員專業素養不足以及文書檔案歸檔不健全等，這都對文書檔案管理工作帶來了極大的挑戰。不過與此同時，企事業單位也需要抓住發展的基于，積極地進行改革和創新，不斷創新工作機制，推進文書檔案管理工作的信息化發展，強化檔案管理人員的綜合素質，并健全文書檔案管理制度。