文書檔案管理優化策略的研究

魏書樺

（魚臺縣教育和體育局，山東 濟寧 272300）

引言

文書檔案管理工作是單位對內部信息資料進行高效整合管理的工作，是單位穩定、健康發展的重要保障因素。文書檔案不僅反映文書檔案單位發展歷史與改革變化情況，同時能幫助單位領導者依據文書檔案中潛在內容對單位未來發展方向與具體實施方式提供精準、有效的參考依據，幫助單位應對社會發展中存在的風險挑戰。因此，對文書檔案管理進行創新、優化十分關鍵，可從文書檔案管理制度、管理人員素質、管理技術以及信息化建設等方面考慮，幫助單位構建規范化、現代化、科學化的文書檔案管理制度，進而推動單位的可持續發展[1-2]。

一、問題的提出

文書檔案涉及社會發展進程，可在生產管理、管理決策、問題管理、研究和創新等領域提供相對客觀的成果。文書檔案管理是整個檔案項目的一個組成部分，具有政治、技術和服務特點。確保文書檔案管理的正常運作是業務單位發展的重要先決條件，也是提高工作質量和效率的必要條件。在目前情況下，案例檔案的內容通常準確地反映了公司的業績，并為研究單位的業績狀況和科學發展方向的研究提供了依據。文書檔案管理可以幫助決策者制定更科學的商業戰略，促進企業的穩定和長期發展。因此，在新時代的背景下，有必要強調文書檔案管理的改革和創新，以便在市場經濟環境中有效提高企業的競爭力。在新時代的背景下，必須不斷改進文書檔案管理，并提供系統、準確和最新的文書檔案信息，以滿足社會發展的多種需要[3]。

二、事業單位文書檔案管理工作的意義

1.提升工作效率

從本質上說，企業的文件和檔案管理是企業內部管理的一個重要組成部分，也是企業過去發展的最有力證據和保存。對文書檔案進行詳細分析和整合，將為新時代企業發展和相關管理系統的發展提供明確、可靠的數據庫在這方面，行政股管理層和全體工作人員應加強文件文書檔案管理，優化該股的文件文書檔案管理程序和規則，同時在該股內建立一個計算機化的文件文書檔案管理系統，將文件文書檔案管理與信息技術充分結合起來。

2.更好地保護珍貴的原始檔案材料

傳統的檔案管理工作，利用最多的還是原始的紙質文件資料，這是檔案工作的基礎。對于一些重要的、珍貴的，特別是一些孤版的紙質檔案，經歷時間的洗禮，再經歷人為的多次翻閱，就容易出現原始資料的損毀、丟失等情況。如不采取及時的補救措施，就只能看著珍貴的文獻資料逐漸消失。在數字化時代，將紙質文件通過一定方式轉化為數字檔案信息，不但能形象、本真地展現出原始紙質檔案的風采，同時對珍貴的原始紙質檔案也能做到安全的保管和全面保護，為國家、社會留下寶貴的歷史印記，這是檔案工作的根本目的之一。

3.增強文書檔案運用效率

文書檔案是單位寶貴的文獻資源，是單位日常工作的綜合體現，通過對文書檔案資源的整合、收集、匯總、分類、歸檔、編碼，實現文書檔案良好存儲，便于日后運用文書檔案。而進一步加強文書檔案管理能力，可提升文書檔案管理重視度，使職工明確文書檔案運用的價值，良好地存儲、管理檔案，促進文書檔案管理部門與其他部門工作合作，為他們提供針對性的文書檔案資源，增強文書檔案管理及服務成果，既提升文書檔案資源運用效率，又可為單位整體工作的科學化實施提供支撐。

4.滿足檔案工作高質量發展的需要

計算機信息技術的飛速發展，計算機信息化現代化辦公要求在日常工作中的推廣，為檔案信息化規范管理提供了必要的技術支持和保障。利用檔案信息化規范管理開展檔案工作，不僅充分發揮了計算機網絡信息技術的作用，也為檔案管理人員日常的檔案管理工作帶來了便利，滿足了檔案工作高質量發展的需求。國家對檔案工作的規劃要求不斷提高，數字化時代檔案規范管理也是當下檔案管理工作的必然發展趨勢。

三、文書檔案管理中存在的問題

1.單位文書檔案數字化工作制度不完善

當前事業單位普遍的文書檔案管理規定對數字化方面的工作要求針對性不強，內容較為宏觀，沒有著眼于單位實際情況，缺乏具體實施細則，無法有效應用到文書檔案數字化工作的各個環節中。所以，在開展文書檔案數字化工作時，沒有詳細的文書檔案數字化工作要求和規范，工作人員在參與文書檔案數字化的具體工作時，對于文書檔案管理規定中沒有明確說明的地方，在實際操作時會感到困惑，對于問題的處理上會存在差別，這會使事業單位文書檔案管理工作走向數字化，形成比較大的阻礙。

2.文書檔案管理專業人才匱乏

首先，單位管理者的思想認知與綜合能力直接影響文書檔案管理在單位內部發展，決定文書檔案管理工作制度的完善性、業務執行的效率性以及各部門間的協調性等。如果單位管理者綜合能力不足，就導致文書檔案管理綜合質量難以符合標準規范，在實際工作中存在管理混亂的現象，進而致使文書檔案管理工作難以順利、穩定進行；其次，單位管理人員專業素養不足導致相關政策與業務執行效果無法得到保障，新時期發展中，各行業都在積極引用現代化技術進行管理，因此需工作人員對計算機系統、互聯網技術、信息技術等具有良好的綜合使用能力，但部分單位文書檔案管理人員由于受到傳統觀念等因素的影響，并未有效掌握信息技術，對計算機系統操作并不熟練，進而降低文書檔案管理效率，影響單位內部管理綜合質量。

3.重視程度比較低

隨著信息技術在各行各業中的廣泛應用，人們對信息技術的認識也在不斷增強。同時，信息技術也為人們的生活和工作帶來了較大的便利。但目前事業單位文書檔案管理工作信息化建設效果并不好，存在一定的問題。如文書檔案信息化程度比較低，信息化建設不科學等，這些問題都會對文書檔案管理工作的效率產生直接的影響。而事業單位文書檔案管理信息化建設水平比較低，主要是因為領導層的重視程度比較低，對信息化建設沒有正確的認知，文書檔案管理工作資源投入不足，文書檔案信息化建設效果不好，進而影響文書檔案管理工作信息化建設質量。

4.文書檔案管理方法單一

在新的一段時期，文書檔案管理水平總體上有所提高，但在一些部門，實際問題妨礙了文書檔案的管理，妨礙了文書檔案的多部門使用。首先，一些單位對文書檔案的使用不感興趣，文書檔案的管理并不十分重要，這影響到文書檔案管理的科學實施。其次，文書檔案管理方法是統一的或傳統的，缺乏現代思想的應用，導致文書檔案管理方法和模式過時，無法滿足單位的發展需要。最后，對管理問題的進一步思考導致文件文書檔案管理水平低下，從而影響到文件文書檔案管理在組織單位發展中的地位。

四、事業單位文書檔案管理的優化策略

1.設置專門的文書檔案室

單位應按照相關檔案法規定，配備保證文書檔案安全的專門檔案裝具，以及防盜、防火、防光、防有害生物的必要設施，以保證檔案的完整和安全，并配備先進的檔案管理設施和設備，實現檔案管理的現代化。同時，要加強文書檔案的分類收集。要統一規范文書檔案的載體、字跡要求，對文書檔案類目進行分門別類整理，按單位分類、按部門分類、按類別分類、按會議分類等，并在平時做好分類整理工作，年終做好歸檔存檔工作。要嚴格把關、統一管理，規范收文、行文程序。對文件選用、文件編發、發文范圍、發文內容格式等作詳細規定，嚴格執行。對上級事業單位來文，要在登記辦理、傳閱、歸檔、保密等環節上做到手續齊全。收集、鑒定、保管、統計工作是文書檔案的物質基礎和前提條件，因此不僅要善于收集整理文件資料，還需要用心整合檔案資源，對其進行分析、篩選、研究和綜合整理，有效發揮檔案信息功能，不斷豐富檔案資源建設。

2.構建完善的數字化工作制度

目前，涉及文書檔案數字化工作主要依照國家標準《中華人民共和國檔案法》《事業單位檔案工作條例》、行業標準《紙質檔案數字化規范》、單位內標準《事業單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》《事業單位檔案管理規定》《文書檔案整理工作要求及做法》等各級標準規范來開展數字化加工工作。各單位應基于各級標準規范，根據本單位的實際情況，構建并完善本事業單位內文書檔案數字化工作制度和工作流程，例如，文書檔案電子數據安全保密制度、文書檔案電子數據歸檔制度、文書檔案電子數據安全保管和備份制度、文書檔案數字化實施方案、文書檔案數字化加工操作流程及規范等，明確細化此項工作，保證文書檔案的數字化工作有規可依。

3.構建文書檔案網絡鏈接

在事業單位文書檔案管理過程中，為了保證文書檔案的管理效率，應該構建文書檔案專項網絡，設置專門的文書檔案網絡鏈接，包括區域網、互聯網等。文書檔案在事業單位的發展、經營過程中具有十分重要的參考價值。事業單位的文書檔案資源管理和開發的目的，就是為了給事業單位內部以及外部提供數據查詢和利用?？梢岳眯畔⒓夹g來構建新型的文書檔案管理模式，進而能夠創新多種文書檔案服務，為用戶提供多元化的檔案查詢便利服務。例如，利用網盤等技術幫助客戶查詢和保存相關的文書檔案。為了保證用戶的文書檔案數據安全，可以借助先進的技術對文書檔案進行追蹤。事業單位針對文書檔案構建網絡鏈接的同時，還要考慮檔案管理人員的素質，能否支撐文書檔案的信息化發展。要為文書檔案管理人員提供一定的培訓、實踐平臺，幫助文書檔案管理人員提高自身的專業素質，從而適應信息化時代的管理標準。

4.提高管理人員個人素質

我國各事業單位在數字化、現代化的管理模式下，促使以往簡單的文書檔案管理工作同樣也變得更具技術性，而這便需要事業單位儲備大量能夠熟練操作計算機技術、電子技術的人才，以便更好地開展文書檔案掃描、錄入、排序、調取等工作。想要達成此目標，首先，事業單位應該與所在地區各高校建立合作關系，重點培養現代化檔案管理人才，確保其能夠快速適應崗位工作，利用數字化技術高效管理各類文書檔案。其次，事業單位應該建立激勵機制，鼓勵在崗人員參與到有關數字化管理文書檔案的培訓活動中，提高個人素質，增強自身的工作技能，轉變原始的工作模式為技術性模式，共同促進數字化管理文書檔案的發展。

5.優化流程增強協同

各組織單位的文書檔案管理是一個系統的項目，要求各組織單位的高級管理人員充分注意這一問題，根據文書檔案管理問題提出改進措施，要求文件管理單位與其他組織單位保持密切聯系，建立一個強有力的合作制度。此外，必須優化文件歸檔過程，并迅速吸取經驗教訓和差距。隨著文檔的增長，服務會生成大量文檔，如果不及時處理，不僅會浪費大量空間，而且會增加檔案管理員的工作量。在一些組織中，工作人員不足、文件管理不善以及許多文件不完整和格式不一致，使全面和順利地監測和使用文件變得困難。因此，有必要加強各組織單位文件管理標準化的勢頭。在對現有文件進行徹底重組的基礎上，必須認真核查和統一文件的內容和格式，登記和歸檔文件，登記和銷毀超過保存期限的文件，重新安排和合并某些文件，使其內容更加明確。

6.建立檔案管理數字化平臺

建立數字文書檔案管理平臺有助于提高文書檔案管理的效率，優化文書檔案管理，并協調所有內部環節。協調各部門之間的溝通和溝通，優化對文書檔案的訪問，優化檔案管理處內部資源配置，利用數字和信息技術建立內部網絡。確保有效的文書檔案數字化管理，實現文書檔案信息資源的實時共享，實現文書檔案的在線存檔和查閱，提高各部門對檔案信息的利用，推動文書檔案數字化管理的進展，解決檔案存取效率低下、檔案借用程序煩瑣、檔案隱私喪失以及檔案存取權配置不當。

結語

新時代信息技術的迅速發展直接促進了工業改革，信息數字化是指導文書檔案管理的主要指標。在信息時代優化文書檔案管理需要一個長期和不斷變化的過程，國家必須重視信息建設，檔案管理等利益攸關方必須認識到優化檔案管理的必要性和緊迫性。文書檔案管理必須堅持綜合規劃原則，加強文書檔案信息技術的應用，促進檔案管理現代化的發展。