文書檔案數字化管理策略初探
——以青海省地震局為例

徐愷暉

(青海省地震局,青海 西寧 810005)

0 引 言

在我國經濟發展日新月異的背景下,數字中國成為一項關鍵的國家戰略。青海省地震局內部,OA系統的應用已經實現辦公自動化,可以快速、有效解決與中國地震局、其他省局單位以及省內各相關單位的公文流轉處理。通過網絡流轉實現辦公自動化,使公文操作和處理更加便捷,流轉效率大幅提升。但目前省局文書檔案管理模式還處于傳統載體管理模式為主的階段[1],亟需向數字、智能管理階段轉變。

1 文書檔案數字化管理模式的現實意義

1.1 實現文書檔案資源的共享化

紙質文書檔案在操作過程中,會有大量文件放置于專門的文件柜中,日積月累,占據大量空間的同時也造成了資源的浪費,若要查詢年代久遠的文件既費時又費力。而文書檔案通過掃描入庫后,存儲到專門的電子文件數據庫中,需求者只需通過相應的操作就可以查找所需的文件信息。不但節省了很多人力物力,也打破了傳統文書檔案在傳閱中的時間與空間限制,還能促進各部門之間的信息交流,實現各部門以及各單位之間檔案的便捷共享,提高文書檔案的利用率[2]。

1.2 保證文書檔案資源的安全性

目前大部分機關、事業單位處于紙質檔案為主、電子檔案為輔的階段,對于傳統紙質文書檔案而言,電子文書檔案保存效果更佳。隨著文書檔案數量的不斷增加,各種環境因素都有可能造成紙質文書檔案的損毀,檔案“八防”不到位[3],如環境潮濕、蟲蟻啃噬,或者借閱復制過程使用不當等都會對紙質文書檔案造成不同程度的損壞,導致文件信息內容有不同程度的缺失。牽扯到一些涉密文件,若文件信息內容損毀會給單位帶來不可挽回的損失。在這方面電子文書檔案就凸顯優勢,不僅信息辨識度更高,損壞的可能性也更小,文書檔案的安全性也更高。

1.3 提升文書檔案管理的工作效率

文書檔案所涉及的內容龐雜,在傳統紙質檔案管理模式下,一是編輯困難,二是檢索困難。傳統文書檔案的編輯和檢索幾乎完全依賴手工操作,繁瑣且效率低。數字化管理后,只需要在專門的文件數據庫中輸入檢索信息就可以編輯或檢索所需的文檔。不僅可以實現編輯靈活、查詢便捷的目的,更能大幅提升工作效率[4]。

2 文書檔案數字化管理的現狀及所面臨的問題

2.1 文書檔案的質量不高

文書檔案存放時間過久,會存在字跡模糊、文檔缺失、重復記錄等問題,在數字化過程中,就會增加整理、加工的難度,而我局目前的情況是缺少相關設備以及專業技術人員,文書檔案數字化的處理過程主要依靠外包單位進行,在這一過程中很可能會對原件造成損壞甚至會導致文件檔案的丟失,同時文書檔案數字化管理模式對數字化后的管理軟件、硬件設施也有一定的要求,這就導致了文書檔案整體質量不高的問題。

2.2 文書檔案管理制度的缺失

在數字時代背景下,文書檔案數字化管理的具體模式,需要與相應的管理制度相輔相成。依據文書檔案數字化的管理特性,管理人員需在貼合實際的管理及操作制度下開展系統性、針對性的文書檔案數字化工作。但從當前我局文書檔案的管理現狀看,相關的文書檔案管理缺乏完整的規章制度,現有的制度粗疏且實用性不強,制度體系無法滿足實際的工作需求,遲滯了文書檔案管理工作的發展,使我局文書檔案管理的數字化進程不能全面、深入的推進[5]。

2.3 文書檔案管理專業人員的缺乏

影響文書檔案數字化建設和管理的重要一環就是人才,當文書檔案實現數字化管理后,對從業人員的職業技能和素養提出了更高的要求。隨著文書檔案數量的不斷增加,我局從事檔案管理的專業人員卻沒有相應增加,存在任務重、人員少且流動過于頻繁的問題,工作人員對數據庫、數字掃描等技術等缺乏專業的了解和熟練的操作,部分還局限于傳統的紙質文書檔案管理模式中,無法適應檔案數字化管理要求,專業人員的缺乏嚴重影響了文書檔案數字化發展的進程[6]。

2.4 文書檔案數字化管理平臺建設滯后

文書檔案數字化管理平臺系統的開發涉及方方面面的專業技術問題,例如文件信息內容的區分,文件公開程度的不同,管理模式的設定,信息檢索的功能等,所有環節都需要進行科學驗證[7]?，F實情況中,我局文書檔案數字化建設缺乏一個完善的工作管理平臺,未能建設統一、有效的檔案管理軟件,同時缺少相應的設備未能讓OA辦公系統與數字化檔案相聯通,無法有效收集數字檔案。主要還是沒有引起足夠的重視并加大資金的投入,相應的軟硬件設備無法配備到位,不能及時對工作人員進行專業的培訓學習。平臺建設的滯后,也拖慢了數字化管理的進程。

3 文書檔案管理實現數字化的提升措施

3.1 加強重視,提高文書檔案整體質量

為提高文書檔案的整體質量,就要轉變對文書檔案管理的錯誤認知[8],首先文書檔案所在部門負責人和分管領導應提高對文書檔案數字化的必要性和重要性的認可;其次可以加大宣傳力度,將單位公告、宣傳欄利用起來,宣傳文書檔案管理的重要性,能夠讓單位各人員配合文書檔案管理人員,在查閱過程中自覺保護文書檔案的完整性;最后對于現階段只能進行的外包工作,要加強外包公司的審核,簽訂保密協議等措施。在此前提下,才能讓文書檔案數字化工作得到認可,從而提高文書檔案的整體質量,給電子檔案建設工作夯實基礎。

3.2 建章立制,優化管理

文書檔案管理工作不僅僅是簡單的資料收集和保管,它是單位各項工作穩定、有序、可持續開展的關鍵所在,而在文書檔案管理工作中,管理理念起著決定性的作用[9]。一方面依托現有的傳統紙質文書檔案管理制度,增加、刪減或修改相應的管理辦法和具體實施細則,增強管理機制的針對性;另一方面,完善電子檔案管理所需要的各項管理制度和細則,與文件檔案形成周密結合,優化對數字檔案庫的查詢、借閱管理流程,使文書檔案數字化的合理使用達到最優標準[10]。從多角度出發整合思路,在完善各項管理機制的基礎上,明確權責關系,減少人員流動,探索全流程的跟進式管理模式,增加文書檔案數字化的安全性與可靠性。

3.3 培養人才,提高綜合素質

在書檔案管理工作中,文書信息資源的收集、分類、匯總、保存都是文書檔案管理中的重要環節,做好這項工作需要一支責任心強,專業素養過硬的檔案管理隊伍[11],實現文書檔案數字化信息的無障礙傳遞,提高專業人員的水平和管理能力是重中之重。首先要加強對管理人員的專業技術培訓,優化培訓方式,專業性、多角度的培訓模式和自主學習有機結合;其次在提升數字檔案管理專業素養的同時,還要加強對數字化軟、硬件操作的基本技能培訓,提高數字檔案管理人員的實際操作能力,能夠獨立完成電子文書檔案文字、圖像的校對與識別工作;最后還需加強文書檔案管理人員的思政教育工作,樹立正確的崗位觀,將自身工作習慣與崗位相融合,將先進的管理理念與當前檔案管理工作相融合,使之更契合檔案管理工作的實際需要。

3.4 加強平臺建設,強化信息技術

要實現文書檔案數字化的發展創新,必須加強管理平臺的智能建設,但此工作也并非一朝一夕就可完成,在經費緊張不能重新開發系統的前提下,可以先做好兩個基本工作:首先在加強、統一紙質檔案與數字化檔案的雙重管理的基礎上,盡快配置文書檔案數字化所需的計算機、打印機、掃描儀等設備,在單位內部開展文書檔案文字、圖像的校對與識別工作,確認無誤后再進行妥善保管,可以有效防止外包工作所產生的失、泄密情況;其次可以應用物聯網RFID更新系統[12],將物聯網按功能劃分成感知、通訊、應用三大核心部分,運用傳感器等采集和識別檔案信息,為每份電子文檔建立標簽,通過電子標簽、閱讀器體現信息獲取功能,這樣不僅簡化了很多工作,也可以讓管理更為智能化。

4 結 語

綜上所述,在信息時代迅速發展的背景下,文書檔案數字化的管理模式對于機關、事業單位有巨大的應用價值。青海省地震局文書檔案數字化工作起步較晚,要在做好提高文書檔案質量的基礎上,積極探索和應用先進的技術手段,從制度、人才、軟硬件平臺上下功夫,切實提高文書檔案數字化的水平,在新時期防震減災事業征程中發揮出應有的價值,幫助防震減災工作更好的朝著現代化、數字化、規范化的方向發展。