信息化時代的大地測量檔案管理

羅玉紅

當今，以信息化技術為代表的先進技術取得了質的飛躍，并在較大程度上影響了早期檔案管理與服務的方式，這使得國內地理測繪行業的檔案管理工作發生了翻天覆地的變化，開始朝著信息化方向發展。隨著大眾對大地測量信息需求量的持續增加以及相關科研領域對信息化技術依賴程度的逐漸提高，大地測量檔案資料在社會建設與經濟發展中的運用也越發關鍵。為了實現大地測量檔案管理與服務模式的優化，促進檔案資料的高度利用與高質量、高效率管理，相關部門應該加速推進大地測量檔案管理和服務模式的革新，并以信息化技術為依托，構建和完善行之有效的檔案管理系統與服務體系，在既有紙質檔案的基礎上，將早期的紙質檔案資料轉化為數字化形式[ 1 ]。如此不僅可以避免電子檔案因為一些不可抗因素遭到損壞，使既有的紙質檔案得到良好保存，還可以實現檔案資料的線上管理、線上服務以及自動化存儲。

大地測量檔案資料的管理現狀

相關資料顯示，國家測繪資料檔案館大地測量分館收藏著20世紀20年代至今近20萬冊的國內所有類型與等級的紙質大地測量資料，是現今國內僅有的一座大地測量檔案資料館。眾多館藏資料匯聚著中國幾代測繪工作者的求知和探索，是中國大地測量史發展的重要見證。隨著科技的發展，大地測量檔案資料管理與服務工作取得了顯著的成效，但其在實際工作中也暴露出許多不足。

第一，紙質檔案儲存有較大難度。傳統的大地測量檔案資料多數為紙質資料，且很多資料都是國內僅存于世的。因為儲存的時間過長，紙張不同程度地變黃、損壞，很多圖像、數據、字跡等都變得模糊不清；此外，多次、反復的借閱導致檔案資料破損程度加重，甚至出現遺失，大大縮短了檔案資料的壽命，很難保證大地測量檔案資料的全面性與完整性。

第二，檔案管理方式落后?，F今，大地測量檔案資料的管理模式依然延續著早期手工管理的模式，在實際管理工作中始終采用手工臺賬以及半手工的管理方式。關于檔案資料的機讀目錄格式盡管已經建立起來，但其實際利用比較有限；同時，只有專門的檔案管理工作人員才會使用，其他人查閱檔案資料時難如登天。并且統計方式落后，用戶所需數據的時效性與準確性難以得到保證。在檔案資料的查詢過程中，大部分情況下都使用檔案資料原件，不僅速度慢，還耗費時間和精力，也大大縮短了原始資料的儲存壽命，導致大地測量檔案資料難以得到合理的利用，阻礙了檔案資料相關價值的進一步發揮。

第三，檔案資料儲存設備老舊。隨著大地測量工程的發展，大量的成果檔案資料源源不斷地提交到檔案管理室。但檔案管理室的存儲空間有限，現今大地測量檔案資料的儲存量已超過整體儲存量的2/3，長此以往，可能導致檔案管理室接收的檔案堆積，難以進行立卷整理，入柜擺放。另外，一些儲存設備過于老舊，很多都是老式的鐵皮柜，缺少空調以及除濕機等設備，這對檔案資料的長久存儲極為不利。

第四，數據檔案管理依據欠缺。在科學技術發展的推動下，大地測量領域在測繪作業中積累了許多數字化測繪成果檔案資料，從早期的GB數據級逐漸發展到現在的TB數據級，并依舊以幾何數量級迅猛增長?，F今，在數據管理方面，檔案管理缺少規范化的依據，導致數據檔案資料入庫時（涉及移交與歸檔等）與入庫后（涉及存儲要求、條件、檢查、維護、保密、鑒定以及統計等）的管理被忽視，以往電子數據檔案資料欠缺數據說明與背景方面的信息，關于技術環境、軟件與版本、格式與類型、存儲環境以及備份方法等，都欠缺有關的說明，進而導致實際工作中存在諸多問題。

第五，檔案資料安全保障欠缺。與大地測量相關的檔案資料分為很多密級，有絕密、機密、秘密等?，F今，所有密級的檔案資料均未嚴格按照其密級程度進行差異化存儲，缺乏有針對性的技術保障，故而難以確保檔案資料的安全性。

大地測量檔案信息化管理的重要內容

對于大地測量檔案管理，其信息化建設的目的就是依托計算機技術，根據大地測量的顯著特征，使早期以紙張、磁帶、光盤等為載體的既有檔案資料的檢索體系實現優化，實現檔案資源共享、線上查詢與多媒體服務的目標。

檔案資料信息化管理系統的構建

首先，建立和完善信息采集系統，包括紙質檔案的掃描、圖像資料的處理與檔案目錄的采集等[ 2 ]。其次，建立和完善核心管理系統，其主要目的是實現檔案資料管理的信息化與標準化，包括研究和構建綜合管理系統，開發和建立檔案數據庫與大地測量成果數據庫。最后，建立和完善檔案資料利用系統，旨在完成網絡服務和資源共享的目標。要針對社會大眾發布信息，針對內網用戶與共享用戶主動提供網絡數據服務。

檔案資料信息化管理系統的功能

對大地測量檔案信息管理系統來說，在功能設計方面，設計者應該仔細斟酌大地測量資料所具有的特征[ 3 ]。首先，全面斟酌大地測量包含的資料類型以及面向的受眾，優化界面，使其應用便利。其次，全面斟酌大地測量檔案資料的安全性，針對密級程度的不同，有針對性地應用加密策略。大地測量檔案信息化管理系統由3個部分構成：檔案資料管理系統、檔案資料查詢系統、網絡發布系統。其中，檔案資料查詢系統和網絡發布系統均與檔案資料管理系統進行數據交換。檔案管理系統中既有針對單位用戶的檔案查詢系統，還涉及單位內部的自動化辦公，能夠實現檔案資料數據如案卷級與文件級著錄項目等的歸檔采集，圖紙資料的掃描，圖像資料的處理，檔案資料的接收、錄入、借用以及儲存。

以交換中心為依托的線上檔案資料查詢系統能夠促進政府相關部門之間進行數據查詢與共享的政務網的構建，為受眾實時、精準地提供全面、有效的檔案信息服務。使用者憑借授權能夠對所有大地測量檔案資料進行查詢、網上調閱與下載。搭建開放的大地測量信息共享平臺，創建信息查詢窗口，實現檔案資料線上檢索應用的目標，同時實時公布面向社會大眾的檔案目錄以及全文信息，自主公布公益性信息，最大程度地實現檔案資料的共享。

檔案信息化管理系統硬件和軟件建設

數字化檔案中包含海量的信息資源，要想充分發揮其作用，就要構建能大量儲存分布式檔案資料的數據庫與能承受大訪問量的服務系統。而不可缺少的硬件設施包括檔案資料數字化設備和輸入設備（涵蓋各種掃描儀、視頻音頻數字化設備、數碼攝像機等）、互聯網設備（涵蓋臺式計算機、高速交換機、工作站高效服務器等）、儲存設備（涵蓋高端硬盤、存儲器、光盤等）、輸出設備（涵蓋各類打印機等）。

檔案信息化管理的安全建設

在大地測量檔案資料信息化建設中，工作人員必須重視檔案資料的安全性與保密性，制定并嚴格落實安全管理制度，提高職業素養，采用專業化的管理方式。首先，對檔案進行多次備份，保證檔案資料的安全性。其次，結合檔案資料的密級情況設置用戶權限等級。最后，應用物理手段合理分離內部網、政務網以及公眾網。其中，內部網、政務網以及公眾網要利用脫機存儲設備來交換數據，實現檔案資料安全保密的目標。在軟件設施的建設中，要以有針對性的軟件基礎作為依托。比如系統軟件和應用軟件，前者涉及監控、調試、數據庫管理/通信等程序以及操作系統，在選型方面必須遵循通用、可靠以及維護便利等原則；后者主要是結合實際應用問題而制定的程序，例如擁有文檔統一化以及圖紙資料管理功能的檔案資料管理軟件以及成果數據庫管理軟件等。以系統軟件為依托的應用軟件需要具備較高的實用性、兼容性與擴展性，同時要具備操作界面友好、應用語言規范、實際操作簡單、用戶應用方便等特點。

加強大地測量檔案資料信息化管理工作的有效策略

建立健全標準化的管理機制

任一檔案資料的管理，均要具備完善的管理體系，大地測量領域的檔案資料管理同樣如此。我國檔案法對檔案資料的管理有明確規定，簡單來說就是檔案資料管理工作在實際落實中一定要嚴格遵循統一領導與分級管理的原則，有效保證檔案資料的安全性與完整性，從而為社會各界的應用提供便利。另外，相關內容在《中華人民共和國保密法》等諸多與測繪地理檔案資料管理有聯系的法律、法規中也有涉及，大地測量檔案管理工作者必須嚴格按照測繪法等相關法律、法規來開展。在檔案資料管理過程中，必須針對具體情況試運行一些行之有效的管理規章和制度，促進大地測量檔案管理的系統化與制度化，確保所有管理環節中的責任均能夠落實到個人，切實做到有規可守，有章可循，逐層把關，全面保障大地測量檔案的安全[ 4 ]。

有效篩選與培訓檔案資料管理人員

第一，提高檔案管理者的職業素養。在大地測量檔案資料管理過程中，工作人員對檔案管理工作的效率與效果有決定性影響，對測量成果的存儲以及后續的應用也有深遠的影響。所以，從事大地測量檔案資料管理工作的人員既要具備基本的從業品德與專業素養，具有愛崗敬業、安全保密的職業精神，還應該積累相應的大地測量知識，提高專業能力，始終圍繞保密法、檔案法、測繪法以及相關的規章制度來展開管理工作，如此才可以承擔起大地測量檔案資料管理的重任[ 5 ]。

第二，定期組織檔案資料管理工作者參加專業知識與技能的培訓，建立完善、專業、系統的培訓機制，通過持續的學習與培訓，使檔案資料管理工作者不斷積累專業知識和實踐經驗，通過人才培養加速推動大地測量檔案資料管理的信息化建設。首先，應該側重提高從業人員的責任心、職業素養以及對相關法律法規的認知水平，培養其愛崗敬業的職業操守。其次，針對既有工作人員，對其進行本單位科技項目內容與服務對象實際需求等的科普工作，保證工作人員能夠全面深入地了解本單位的具體情況。再次，聘請專業人員定期開展相關知識與理論的授課，并開展業務方面的培訓，制定有針對性的考核門檻，定期進行業務考核，保證工作人員具有較高的積極性。最后，在互聯網時代，大地測量檔案資料管理工作者應該進一步提升計算機等信息化技術與手段的應用能力，憑借信息化技術更好地開展檔案資料管理與信息化檔案庫建設的工作，促進大地測量領域的發展。

大地測量檔案在社會經濟建設中的應用

現今，信息化技術已經得到普及，各個領域均憑借信息化技術來提供或獲取便捷、精準與高效的服務，大地測量檔案管理同樣如此。大地測量行業的從業人員要精準掌握各領域的具體需求，利用信息化技術為社會經濟建設提供精準、高效的服務。第一，為社會發展提供有針對性的資源，推動大地測量檔案相關知識的推廣和應用，組織與大地測量檔案相關的主題展覽活動，實現檔案服務的創新，從而實時、精準、高效地為社會主義經濟建設服務。第二，通過新媒體平臺以及移動端等進行檔案信息檢索，實現大地測量檔案應用的便捷性、精準性與高效性。隨著信息化技術的發展與測繪技術的應用，大地測量成果的作用愈發突出，涉及社會的方方面面，比如推動西部經濟發展的西氣東輸工程、實現生態環境保護的塔里木河流域工程以及協調南北經濟發展的南水北調工程等。大地測量檔案的信息化建設為社會各行各業的測繪測量工作提供了保障性服務。

綜上所述，大地測量檔案資料信息化管理系統的建設屬于高科技建設工作，信息化管理系統的建立和應用將全面取代早期的手工檔案管理方式，完成智能化管理的目標?；ヂ摼W與計算機技術的有效應用能夠打破時間與空間的桎梏，實現大地測量檔案資料的實時共享與快速交換，促使檔案資料具有的各項功能得到充分發揮，為大地測量結果的應用提供全面、高效的信息化服務。

（作者單位：福建省196地質大隊）

[1]康維達，王昊，李偉峰.信息化時代的大地測量檔案標準化工作[J].科技創新導報，2018，15（08）：186-187.

[2]馬潤霞.信息化發展中大地測量電子檔案與紙質檔案并存的思考[J].測繪技術裝備，2017，19（01）：67-68.

[3]陳欣，徐佳垚，高艷龍.大地測量檔案信息管理系統的初步分析與設計[J].辦公自動化，2019，24（08）：50-51+25.

[4]陳俊勇.面向數字中國 建設中國的現代測繪基準——對我國“十五”大地測量工作的思考和建議[J].測繪通報，2001（03）：1-3.

[5]楊曉琴，王建民.大地測量成果管理信息系統的設計與實現[J].礦山測量，2017，45（06）：80-83.