基于財務共享模式的企業預算管理問題及優化路徑

宋麗娟

摘要：高速發展的社會經濟，在一定程度上催動企業業務場景發生“質變”，國內企業為更好地順應時代發展，加大對財務管理模式、內容等要素的創新力度。作為相對先進管理模式的財務共享服務，因能集中管理企業各方面數據，得到國內眾多企業的青睞，且獲得了很理想的效果。而作為企業基礎管理工作的預算管理，其實際管理成效直接關乎企業內部管理效果，是當前一項常見的內部管理舉措?；诖?，文章立足財務共享模式，結合企業預算管理存在的主要問題，簡要分析具體的問題并提出解決問題的建議，旨在優化企業預算管理。

關鍵詞：預算管理；財務共享；問題；優化建議

現階段，國內企業之間的市場競爭愈發激烈，企業管理人員在這樣的背景下極為關注企業預算管理。將預算覆蓋到企業的各個經營發展方面，建立健全的預算管理機制，科學分解與細化經營目標，增進各企業部門的數據溝通與信息交流，在減少運營成本支出的同時，為預算管理質量提供保障。引入財務共享模式后，在預算管理工作中，擴大采集數據的范圍并科學制訂預算編制目標，真正實施有效預算，成為企業預算管理的重點和難點。

一、財務共享模式概述

（一）基本內涵

關于財務共享模式的內涵和定義，當前研究人員提出很多觀點，可是各觀點傳遞出的實質大致相同。筆者認為，財務共享模式應該是這樣一種現代化管理模式：企業與技術公司雙方簽訂協議，并且由技術公司依據當前企業情況，協助企業建立自己的業務處理中心，企業各個部門中產生規模效益且重復程度較高的財務業務，被傳輸到財務共享中心，然后通過流程再造進行集中化管理，實現業務數據與企業財務之間的對接，從而突破原本的“信息孤島”效應并優化企業內部資源配置，降低成本負擔，提高管理效率，為企業經營發展提供服務，幫助企業達成戰略目標。

（二）重要作用

1. 降低企業運營成本

優化財務流程以及企業組織結構，一方面實現財務人員的精簡，另一方面替代一定的組織機構，減少企業固有開銷與人力成本支出，從而達到降本增效的效果。

2. 為企業財務決策提供支持

運用財務共享模式，突破各企業部門間原本存在的壁壘，以“流動”信息增進彼此交流。同時，權責界限明確的財務共享，在提升工作效率的同時有利于保障信息數據被及時傳輸，從而為企業經營決策奠定基礎。另外，運用該模式，能隨時對總部或是各個分支機構有關信息進行查詢，既方便溝通，還使數據更具時效性，方便企業相關管理人員結合市場實際變動情況有效調整決策。

3. 優化組織結構與財務流程

以往采用的財務管理模式，財務部門之間因為是獨立辦公，所以交流溝通頻率較低。而面對經濟全球化以及不斷發展擴大的企業規模，很多企業由于分支機構較多，在管理中逐漸發現傳統的財務管理模式存在局限性。而新型財務管理模式的出現，將繁雜或簡單的財務基礎業務融入財務共享服務中心，依據統一的規范及標準處理問題，在確保處理質量和提高工作效率的基礎上，實現了有關財務人員的精簡，再結合對一些組織結構的優化與調整，大幅提升了企業財務的整體運轉效率。

二、企業預算管理運用財務共享模式的重要性

（一）有助于預算編制質量的提高

預算編制結果與財務管理之間的關系十分密切，同時在很大程度上決定著預算管理目標能否實現。高水平的預算編制工作，一方面要求企業相關人員對以往業務開展的實際情況有全面的了解，另一方面要求能夠精準把控市場的未來發展形勢。但想完成上述任務，均要求大量信息數據作為參考。而企業財務共享服務中心，既能滿足信息共享要求，還能傳遞信息，通過財務共享，相關工作人員花費最少的時間就能了解市場動態，進而有利于提高預算編制工作質量。

（二）有助于預算管理效率的提升

雖然經濟全球化加劇了企業之間的競爭程度，但也提高了傳播先進模式與理論的速度。為了在市場中占據一席之地，很多企業會學習世界知名企業的管理經驗，它們清楚地認識到預算管理的現實價值，全面預算管理已是眾多企業當前的戰略選擇之一。全面預算管理的“全面”指需要全體企業成員參與，全方位覆蓋企業經營生產的全部流程與環節，全面了解企業內部、外部環境及所有資源。財務共享恰好能滿足需要大量、充足信息的要求，一方面能夠節約企業必然要消耗的物力和人力，另一方面會大幅提高預算管理工作的質量。

（三）有助于激勵和預算評價效果的增強

企業運用財務共享模式，能為預算評價及后續有關環節的推行提供保障。首先，預算評價，是由指定部門全方位考察之前的所有環節，有利于及時發現其中存在的問題。在財務共享模式下，可以完整、清晰地采集所需的經營數據，同時將其妥善保存，待實施評價時將上述數據信息作為參考，有利于提高預算評價結果的精準性。其次，提高企業信息的透明度以及激勵效果，企業各部門在財務共享模式下，不僅能清晰體現績效，還方便了解企業其他部門的績效情況，再配合相應的獎懲體制，會達到相對較理想的激勵效果。

（四）有助于控制預算執行

總公司依托財務共享模式，可以全面了解各子公司的經營情況，進而提高對子公司的管控力度。預算執行在預算管理中的重要性毋庸置疑，其能直接體現企業預算的真實水平，為此，企業要對預算執行的整個過程嚴格把控。而財務共享，恰恰能為全程監督工作提供快捷高效的通道。相比以往，在這一模式下，信息溝通效率大幅提高，總公司制定的各項決策能盡快落實，還能及時找出并糾正實際執行中出現的錯誤，避免出現預算執行偏差。

三、基于財務共享模式存在的企業預算管理主要問題

（一）未形成共享意識，企業發展和預算目標脫節

當前很多企業的預算主要用于壓制成本，通常情況下，企業在每年的年底會將次年的成本預算編制出來，其主要目的為約束各個企業部門成本。從具體執行情況來看，在客觀層面經常會出現一些特殊情況，同時在主觀層面由于一些人為因素及預算之外的費用列支，會導致預算工作無法發揮原有作用。一些企業長期忽視執行、管理等維度的提升，比如，僅僅將產量產能的高低視作評判企業經濟效益的標準，這種傳統的管理意識很難在短期內扭轉，但這和企業制定的長遠戰略目標不符，在這種情況下，即使采用財務共享模式，思想層面不轉變也很容易在預算編制工作中出現短視行為，從而影響到企業的可持續發展。

（二）復合型人才相對匱乏

筆者認為，復合型人才應是在企業經營、企業生產等很多環節均可以獨當一面，并且在思維模式、知識儲備、綜合能力等方面均達到較高水準的專業人才。雖然當前社會分工愈發細致，但為了發揮財務共享模式的實用性，企業依然亟須引入大量的復合型人才。對于企業而言，想要將人才留住，則應拿出適當的薪資待遇和提供適配的崗位，但一些企業，內部存在嚴重的老齡化現象，缺少吸引人才加入企業的亮點，而要構建科學、合理的晉升體系和薪資體系，既要求企業領導轉變意識，也要求全體員工積極參與。

（三）缺乏溝通且預算執行與考核效果不理想

部分企業各部門往往是各自為政，比如企業生產部門關注產量忽視管理；安全部門單純重視安全問題，認為只要確保每月生產安全不發生事故即達成管理指標；財務部門忽視企業生產經營情況，而且部門間存在著互相推諉的弊病，一旦出現問題，無法進行及時交流、協商。另外，企業部門之間缺少溝通，并且向心力與執行力不足，這也會影響到預算執行效果，在這種情況下，全面預算的考核分析也只能是流于形式。

四、基于財務共享模式優化企業預算管理的相關建議

（一）提高對現金預算管理的重視

針對企業閑置資金，應進一步提高資金使用率，筆者建議將以下方面作為切入點：首先，高層管理人員要革新對此方面的管理理念。因為企業會面對各種各樣的市場風險及非市場風險，加之資金具有成本，若是資金投資未得到匹配項目的收益，很容易導致負收益與經營利潤相互抵消，為此，企業管理者要對閑置資金進行有效的投資管理，如果當前沒有合適的投資項目，需要繼續尋找適宜的理財項目。其次，設置資金管理委員會。該委員會要受董事會領導并對其負責，其的級別不僅要和預算管理委員會的級別相同，還要強化雙方合作，從而在財務共享模式下更好地管理資金預算，充分運用企業閑置資金。具體工作中，相關人員可以在已知或是應知的投放資金途徑范圍內，通過大數據選出滿足企業當前情況的產品并提出投資建議，理財產品在買入后要隨時關注，防止突發性風險且應實施對風險的隨時、及時評估，若資金安全受到威脅或是發生收益變化，應聯合企業預算管理委員會做好補充與糾偏，在不超越授權的基礎上實現最大化的資金收益。

（二）企業預算目標協同企業戰略

企業戰略，其屬于具體化的企業愿景及使命，也是企業結合內部環境與外部環境制定的一套長遠規劃。為了落實企業戰略，要求企業預算提供支持，全面預算涉及企業所有的經濟活動，囊括各個經營環節，企業全體人員都要積極參與。放下老舊思想并接受先進理念，這樣在財務共享模式下才能降低在預算執行期間受到人為因素影響的概率，才能推進企業戰略和企業預算目標的協調、統一。

（三）從業人員進一步提高自我意識

在財務共享模式下，之所以會出現預算管理問題，相當一部分原因和從業人員的自我意識相關。企業應將人才的多維價值挖掘出來，在優化企業管理的同時，順利推進企業升級轉型。如果未能精準、全面地掌握財務共享信息，沒有形成信息化思維，則難以順應時代發展而主動求變。財務共享模式通過對信息資源的整合，在企業實際運行過程中能夠強化管理控制。但為達到以上目標，需要發揮相關工作人員的能力效用。對于企業預算管理，一方面，要清楚認識到財務共享模式的突出優勢，在平時工作中主動運用財務共享服務平臺。另一方面，要有效運用信息化技術，事前整理預算管理數據信息，事中進行數據采集與監控，并在事后進行數據分析，以確保各環節工作順利開展。完成上述內容同樣要求工作人員具有較強的自我意識，而為了增強自我意識，建議采取以下方法：

第一，組織企業內部交流。在交流會上邀請行業專家，以專題的形式宣講財務共享模式的功效性與重要性，在專家的講解中提高工作人員認知水平。

第二，科學建立并完善獎勵機制。借助知識培訓與培養個人綜合素養的方法提高工作人員的意識水平，通過合理的獎勵機制，調動相關工作人員的自發性。所建立的獎勵機制，不僅要能核查員工培訓效果，還要能獎勵企業優秀員工。要利用這種方法，調動工作人員積極性，讓其他人形成競爭意識，進而起到一定的激勵效果。

第三，組織平臺實操活動。先以講座的形式使企業各層級人員均清楚使用財務共享平臺的基本方法，再由專業人員運作財務共享系統，也可以讓基層員工運用共享平臺完成數據傳輸。另外，要間隔一定時間綜合評估線上平臺的實際使用情況，以找出存在的使用問題并優化財務共享平臺，在后續使用財務共享平臺時更加便捷高效。

（四）構建并優化企業預算控制體系

1. 優化預算編制流程

要求企業對預算編制形成一個正確的認識，即預算編制是合理配置內部資源的過程，具有動態性與復雜性的特征。預算編制應轉變以往采取的“自上而下”方法，在做到“上下結合”的同時兼顧管理層與基層員工的要求，以此保證預算工作獲得企業全體員工的支持和認可。利用“上下結合”的預算編制方法，可使預算編制更有效率。各企業部門應依據實際預算編制與下一年度的目標要求，提交符合企業發展需要的預算目標，如果吻合則通過審批，未能通過則在提出調整意見的基礎上讓企業各部門繼續調整，在協調溝通后執行最終確定的預算方案。利用這一模式，能保障預算工作和全體員工具體情況相符，也有利于讓預算管理工作更加公正公平。

2. 構建并完善全面預算管理體系

結合企業實際情況，可以專門設置預算管理委員會辦公室，主要成員是企業各個部門的主要負責人員，具體職責如下：對企業各部門的全面預算編制提供指導，匯總預算初稿并且提出具體的修改意見；全程跟進預算工作，在預算執行期間解決出現的問題，而且委員會在此模式下應提高權限。針對企業各部門是執行全面預算主體的這一情況，要求它們提供基礎的預算資料，將其編制完成后上報給委員會，再將預算指標詳細分解到每個工作崗位。企業各部門在財務共享模式下，應具備預算編制和提出調整的相關權限。

（五）提高對全面預算執行與考核的重視程度

1. 預算分析機制

（1）反饋機制。針對預算管理體系，應及時匯總預算執行中出現的各種問題的差異性，在此基礎上確定差異的可接受范圍，如果偏差較大，要引起高度重視，同時制定具體的解決措施，建立分析系統。例如，在每個月10號前，要求辦公室詳細分析上一月度各部門的預算執行具體情況，重點檢查在預算執行中是否出現偏差，而且要對存在的問題加以梳理，以優化并完善本月的預算管理體系。

（2）經營預測機制。對預算進行事后分析只能是事后糾偏，單一的事后差異分析無法達到預期目標，為此應通過事前控制動態化檢驗、管控各個預算環節。通過完整的管理流程，再結合企業整體經營環境與企業各部門特點，著重分析、預測可能引發預算誤差的因素。如果發現，一定要及時調整當前的工作狀態。將預測機制由事后管理向事前管理轉換，動態地完善企業管理體系，有利于順利達成企業預算目標。

2. 預算調整機制

實際上，預算執行期間很可能由于一些不可抗力，致使難以繼續執行企業預算，為此，企業要發揮調整機制的作用，規避這一問題的發生。

（1）確定調整條件。建立預算調整機制，主要是為適應預算管理指標一旦確定無法隨便更改提出的要求。當出現不可抗力無法執行預算時，預算調整機制可以適時提供一定的補救方法，但是企業需要先明確預算調整的基本條件。

（2）確定調整權限。對于預算調整來講，應保證調整的效率性和權威性，依據預算調整的本質屬性，確定相應的審批權限。實際中需要企業結合預算調整特征展開分析，例如，生產、銷售方面應突出預算調整的靈活性，可以調整預算限額，委員會審批之后交由總經理簽字通過。如果需要大幅調整或者是剛性較強的預算項目，委員會在通過審批后應將其遞交給董事會，待通過審批后再執行。與此同時，應提高對全面預算考核的重視度，其作為預算管理最后一個環節，若是考核工作不到位，則難以彰顯全面預算的現實作用，因此應制定相應的考核管理制度，實施周期化考核工作，依據年度、季度與月度預算具體執行情況進行分析，并且編制考核報告及提出相應的改進意見，而年度考核報告可以作為對企業各部門進行獎懲的重要參考依據。

（六）建立標準化的預算流程

預算流程標準化是在財務共享模式下保證預算管理流程順利實施的基礎，而且因為日益增長的企業規模，特別是對于存在異地項目的企業來說，標準化的預算流程也是對資源進行動態化整合的一個過程，在進行相關業務處理時，應有一定的業務處理流程，而不能朝令夕改，為此企業應該建立統一、規范的流程處理制度，而且要將其歸入財務共享服務中心，一方面輔助處理業務流程，另一方面幫助企業落實實時監督，避免發生舞弊現象。由于財務共享服務中心的每一系統均是彼此交叉和互相接入的，這樣通過系統之間的合作，可以有序完成操作的整個流程，而若想更好地保障預算管理系統有效運行，則有必要對其他流程加以完善。比如，流程當中的報銷系統和影像系統，應該和預算管理模塊相對接，讓工作小組能及時掌握費用的報銷及具體使用情況。類似的問題實際上還有很多，因此應及時處理系統對接存在的問題?？傊?，財務共享服務中心系統的靈活性較強，能滿足企業全面預算工作的需求，密切連接信息系統，形成滾動性的預算編制，可以充分地發揮預算編制的重要作用。

（七）以信息化技術支持企業全面預算管理

依托信息管理系統，實現集中化統籌。利用信息技術，將各部門之間的信息化管理系統相互連通，強化數據信息共享效果，有利于將預算信息的實用性價值發揮到最大，并且實現賬務的高效處理。在財務共享模式下，為提高企業預算管理質量，有必要實現實時監控功能，對每一個預算管理環節進行管控與監督?？梢栽O置執行報表，結合崗位具體職責實現費用歸口管理，而且報表要能及時反饋預算執行進度，若不符合預算進度要求，應及時上報。與此同時，財務共享平臺的共享信息數據功能，能為各部門間的預算調整創造可能性條件。例如，將月度或者是季度作為周期，相關管理人員通過查看預算執行表，并以大數據進行測算，在臨近周期末尾時，若測算某部門的周期內預算出現剩余，則可以提出將一定的剩余預算分撥給有追加預算要求的單位的建議。這樣在預算內部可以完成資源調節，能夠避免臨近期末將剩余預算“突擊”花掉的問題。

五、結語

綜上，通過實施預算管理，能進一步提高企業管理水平?，F階段，國內許多企業對財務數據進行統一管理，依托創建的財務共享服務平臺，提高了企業數據內容處理效率。面對財務信息化的時代發展趨勢，企業預算應有效運用財務共享系統，強化對預算管理的決策能力、分析能力，在此基礎上，落實企業發展戰略規劃與經營目標，從而為企業發展提供強有力的支持。

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（作者單位：北控清潔熱力有限公司）