國有資產檔案管理工作存在的問題分析及解決措施研究

黃尊嚴

摘 要：在當下開展國有資產管理工作的過程當中，不僅要確保各項工作能夠有序開展，還要提高檔案管理工作的重視程度。為了能夠讓國有資產實現增值，避免出現資產流失的現象，應該對目前所開展的國有資產檔案管理工作進行完善與調整，現階段在開展檔案管理工作的過程當中還存在著一些問題，所以根據實際情況制定相應的解決措施尤為關鍵。對此，本文針對國有資產檔案管理工作存在的問題及解決措施進行深入的探究，望有借鑒意義。

關鍵詞：國有資產；檔案管理工作；問題；解決措施

國有資源檔案管理工作的開展是現如今相關管理部門的重中之重?，F階段要積極打造“集中管理、統籌使用”的工作格局。但是從當下的實際情況來看，在開展管理工作的過程當中并沒有充分發揮檔案資源所具備的優勢，時常會遇到各種各樣的問題，進而在一定程度上降低了檔案管理效果。在新的時代發展環境下，為了能夠充分發揮檔案資源的價值，必須要對檔案資源實施有效管理，制定相應的解決措施，以此來推動各項工作能夠有序進展[1]。

1 國有資產檔案概述

國有資產檔案，是目前國有企業以及相關部門持有一定股份的企業中一種專門設置的檔案，是相關部門在進行投資以及通過投資所產生收益的資產記錄。在實際開展生產經營時，在相關的規章管理制度下所形成的文件、圖表、影音等真實記錄國有資產管理及運營狀況的各類材料。設立國有資產檔案，對于相關部門來說能夠對現有的國有資產的產權起到監督管理的作用，對于相關企業來說，能夠更好地和保護相關經營者的合法權利，對于生產者來說，能夠使全體工作人員的自身利益得到有效的保障，從而最終的目的是讓國有資產實現增值[2]。

2 國有資產檔案的收集范圍及其分類

國有資產檔案主要涵蓋了相關部門在進行投資初始時所形成的檔案、國有資產在進行運營與管理的過程中建立的檔案、在實際工作當中所形成的無形資產檔案等。對此，收集范圍也主要包含了以下幾個層面：首先，相關部門在進行投資初始時所形成的檔案，主要是指企業內部的固定資產類的相關檔案，如工廠、相關設備以及一些重要工具的記錄等；其次，國有資產在進行運營與管理的過程中建立的檔案，根據日常開展的工作內容，其中包含了清產核資、產權界定、產權登記、國有資產的統計與核算、資產評估、產權交易以及根據相關要求向上級相關部門所遞交的有關材料等；最后，也包括了企業在生產與經營過程當中所建立的無形資產檔案，其中涵蓋了企業的商標、專利、用于宣傳與推廣的廣告、非專利技術、商業秘密、特許權、土地使用權、商譽等相關層面的資料。

隨著當下經濟的飛速發展，市場經濟已經開始邁向知識經濟，在企業的經營與發展的過程當中還會涌現出更多無形資產檔案。因此，要對日常所開展的實踐活動提高重視程度，并且積極吸納。在企業檔案中國有資產檔案是新增的一類，所以就需要在不破壞原有檔案管理制度的基礎上，新增一個一級類目：國有資產管理類。然后將國有資產檔案分為二級類目[3]。

3 強化國有資產檔案管理的意義和作用

隨著當下經濟的發展，市場競爭也開始漸漸朝著國際化的方向發展。國有企業作為國內經濟的主體，現如今也來到了改革與發展的重要時期。在企業改革的過程當中，根據企業內部實際發展情況，要當下創建一套相對完善、科學的現代企業制度。在這種大環境下，注重國有資產檔案管理具有深遠的意義。當下，在企業發展與經營的過程當中要提高對國有資產檔案管理的重視程度。企業作為獨立的法人和市場競爭的主體，在形成市場主體多元化，規范企業行為，讓運營方式變得更加具有競爭性之后，國有資產檔案成為了讓國有資產實現增值，避免出現流失的一項重要工作內容。與此同時，讓國有資產檔案涵蓋有型資產價值以及無形資產價值，不但能夠大大提升企業在市場當中的核心競爭力，還能夠加快企業各項生產經營活動、技術研發、內部決策等環節的有序進展。相關部門也頒布了與檔案管理工作相關的規章管理制度。這些都為國有資產檔案管理工作的開展打下了扎實的基礎[4]。

不僅如此，當下現代企業制度的創建與完善，使得企業在生產與經營的過程當中始終圍繞著市場在不斷發展與調整。因此，對于企業來說，應該注重信息資源的采集，建立相對完善、健全的資產檔案管理體系，提升企業在市場中的競爭力。根據所掌握的資產檔案進而開發與創新順應市場的新產品，調整產業內部結構，改變以往的生產、經營模式，讓企業更加順應時代的發展。通過企業資產互通，能夠讓企業在明細產權的同時，盡快實現資產重組，對現有的資源配置進行優化，提升國有資產的整體地位，完善現有的企業內部產業結構，推動企業的發展。

4 當下國有資產檔案管理工作存在的問題分析

目前國內個別的企業由于缺少相應的管理意識，使得內部在開展管理工作的過程當中過于注重資產的購置，而忽略了檔案管理工作的開展，使得內部很多部門以及企業只是對資產開展相應的管理工作，沒有建立相應的檔案管理制度，導致檔案管理工作的開展沒有顯著的成效。因此，需要對國有資產檔案管理工作存在的問題進行查擺和分析，為今后企業發展提供更加真實可靠的檔案資料。

4.1 資產檔案不完整，管理不被重視

企業內部相關部門沒有提高對檔案管理工作提高重視程度，檔案管理工作人員的任命也只是臨時指派，隨意調整，并在人員調動的過程當中也沒有開展相應的交接工作。對于一些資料的填寫、轉移時，沒有仔細核實，做好相應的記錄，時常就會出現檔案資料損壞、丟失、錯項等各種問題，導致個別企業的一些國有資產出現了閑置的情況，并且也沒有相關檔案記錄在冊，沒人管理。企業內部所開展的財務管理工作并沒有與資產管理進行緊密的聯系，在開展資產處置、權屬轉移時沒有做好相關手續的辦理工作，對于資產不能夠及時進行記錄，即便進行記錄與資產相關的信息也不夠具體、全面，所繪制的資產報表數據與內部財務報表數據在數據上存在著很大的出入，所呈交的紙面報表數據與實際檔案也不能一一對應，不能夠有效保障資產的真實性、完整性[5]。

4.2 檔案管理人員匹配不合理

從目前來看，很多企業在開展國有資產檔案管理的過程當中都缺少專業性的檔案管理相關工作人員，不了解檔案工作基本規則和管理檔案的實際情況，對于資產檔案未按照相關法規、規范辦法進行集中管理，應收集歸檔的檔案資料處于企業各個部門分散管理，這就使得日常在開展檔案管理工作的過程當中相關的監管工作不到位。當下多數企業一些檔案管理工作人員在業務能力、工作素養以及所開展的資產管理工作上并沒有達到上級相關部門所制定的崗位工作標準和要求。

4.3 原檔案資料隱瞞、不及時上交

現階段國內很多企業在開展國有資產檔案管理的過程當中正是從以往相對分散的管理模式朝著集中式管理的方向發展。因此，有些時候也為了保護各部門的利益，對于原檔案資料可能會出現隱瞞，或者是不能夠在規定日期內如期上交的現象。

4.4 產權檔案不完整，存在糾紛

個別企業內部由于資產的形成相對復雜，起初基本都是靠無償劃撥等方式取得，很多企業認為通過這種方式得到的資產都是國家資產，以此是否進行登記與辦理證件都無掛緊要。有些資產甚至連最初進行報批報建的相關文件都沒有保存。再加上以往對于國有資產的檔案管理普遍采用分散式的管理模式，即由各個企業自行保管檔案資料，由于當時企業內部沒有注重檔案管理工作的意識。因此，檔案資料丟失的現象頻頻發生，甚至有些時候企業之間、企業與個人之間由于相關檔案的缺失查詢不到相關的檔案，造成一些資產產權存在著相關法律糾紛以及權屬界定不清等具有爭議性的問題。還有個別企業將企業內部的車輛登記在企業或者企業內部的相關工作人員名下，并且相關的票據、發票、手續、資料等應該留檔保持的資料一直沒有進行集中、統一的管理。

4.5 資產處置方式隨意，不能及時更新

個別企業由于在生產與經營的過程當中由于出現了撤并、拆遷以及資產調入、劃撥、處置等情況，導致有些時候并沒有根據上級相關部門的規定對檔案資料進行及時的更新與記錄，形成了賬外資產。還有一些企業的賬務管理不規范、不合理、不齊全，使得沒有辦法查詢到相關的原始檔案。

4.6 檔案信息無共享，資產利用效率低

當下在開展國有資產檔案管理工作時基本上都是分散管理，沒有在國有企業之間建立一套相對完善、健全的共享機制。有些企業的國有資產在企業內部總資產的占比較高，但是從實際使用的情況來看，相對低。有些企業在開展臨時性工作的過程中，由于檔案信息不能在各部門之間實現共享，沒有經過合理的分析與探究就隨意購入資產，在工作中也沒有開展相應的管理工作，使得所購入的資產經常會閑置、丟失等現象，很容易造成公共資源的浪費[6]。

5 做好國有資產檔案管理的對策與建議

5.1 加強隊伍建設，夯實管理基礎

由于檔案管理工作具有一定的專業性與技術性，因此，企業內部要想有序開展檔案管理工作需要聘用相對專業，可以長期從事檔案管理工作的專業人員。在管理工作中要明確的職責、做好分工，制定高效人員管理網絡。對相關國有資產檔案管理人員，要定期開展資產檔案管理的業務培訓工作，聘請業界知名的專家、學者，或者行業內優秀的企業管理人員，與企業檔案管理人員研討工作中常見問題的解決辦法和經驗交流。這樣能夠有助于企業檔案管理人員提升工作經驗、完善自身的專業技巧，提升自身的工作能力以及自身的業務水平。企業還要拓展檔案管理人員的晉升渠道，提升薪資待遇，增強檔案管理人員在工作中的積極性、主動性和創新性。在開展檔案管理的過程中，還要加強與財務管理、實物管理之間的聯系，建立完善的檔案管理制度，并且在日常工作中要注重動態監管工作的開展[7]。

5.2 改進管理模式，加大清產核資力度

根據有關國有資產檔案管理條例的要求，企業內部要針對國有資產檔案開展集中管理。針對權屬問題要進行統一登記、統一保管。提升清資核檔力度，對于權證不齊、沒有按照相關規定就擅自出租、出借的國有資產要分類核實，了解原因，調查背景，解決以往在開展國有資產檔案管理工作過程當中所遺留下來的問題，確保每一份進行移交的檔案都要做到精準無誤、有據可查。對于企業內部像車輛等國有資產問題，要設立相對完善、健全的信息管理檔案，分別設立資產總臺賬、分類資產分臺賬，進而實現賬實相符[8]。

5.3 創新管理機制，提高使用效益

首先，要創建相應的信息化管理平臺，推動國有資產信息化網絡平臺的建設。通過國有資產數據登記、動態檢測信息化檔案，設立相關的檔案監管對象，所開展的監管內容、事項以及監管環節等進行全方位的管理，實現管理平臺數字化，創建動態監管機制以及能夠實現檔案資源共享的數據庫。利用“互聯網+國資”管理系統對國有資產進行動態管理，全面推動檔案管理信息化發展。其次，隨著信息時代的迅猛發展，國有資產檔案管理工作應該注重電子檔案管理規范、工作制度的建設，通過電子檔案體系的構建能夠改變傳統的國有資產檔案資源管理方式，可以及時將傳統國有資產的檔案數據進行數字化處理。數字化處理后的檔案數據能夠被上傳到管理中心，這樣能夠對國有資產檔案數據進行永久保存，避免在國有資產檔案管理工作中所遇到的問題。在使用電子檔案管理模式后可以融入智能化技術和自動化技術，對國有資產檔案信息進行整合和分類，評估其價值，為國有資產檔案管理工作提供了重要的參考依據。國有資產檔案信息會隨著企業日常生產與經營工作活動的變化而有所增加，利用電子檔案體系可以隨時對國有資產檔案資源進行及時的更新，可以確保檔案信息的應用有效性。同時，利用該種模式還會避免以往在開展國有資產檔案管理過程當中時常出現的檔案丟失、缺項、損壞等問題，保證檔案資料填寫的完整性[9]。

結束語

綜上所述，在新時代下確保國有企業檔案管理工作開展的規范性，已經成為了當下企業在開展管理工作過程當中一項重要的工作內容。開展檔案管理工作關乎到人民群眾自身的整體利益。從目前所開展的工作內容來看，還存在著不小的問題，因此企業要根據自身的實際情況采取相應的解決措施，通過企業內部以及社會各界的多方努力下使國有資產檔案管理工作的開展能夠滿足相關要求，使檔案管理工作朝著長久、穩定、高效的方向發展，進而讓企業在發展與建設的過程當中發揮自身的經濟和社會效益。

參考文獻

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