淺議檔案管理現代化現狀與優化對策

董恩政

摘 要：在新的社會發展形勢下，檔案管理工作正朝著信息化、數字化的方向邁進，并不斷融合新方法和新手段?；ヂ摼W、計算機技術、大數據技術等新興科技改變了檔案管理的工作模式，大幅度提升了檔案管理工作的效率，促進了檔案資料的應用。然而，當前的檔案管理現代化建設還存在一些問題，無法滿足新形勢下社會對檔案管理工作的要求，需要從思想認知、技術、設備設施、人才等方面進行改善，促進檔案管理工作走向現代化。文章立足于新的社會發展背景，闡述了檔案管理現代化的基本要求，對檔案管理信息系統的基本結構進行研究，從問題出發，提出了優化策略。

關鍵詞：檔案資料；現代化管理；優化對策

當今社會，國家高度重視檔案工作對各項事業建設的重要作用，修訂完善了《檔案法》，檔案管理工作正朝著規范化、數字化的方向發展。當前，我國檔案資料中的數據信息呈爆炸式增長，檔案管理的難度越來越高，這就要求檔案管理部門引入新型的管理理念和管理手段，全面提高檔案資料查找、記錄、整理的效率，使整個流程朝著一體化方向發展，提高檔案管理水平。通過采取現代化的檔案管理模式，檔案管理部門能夠與其他部門實現信息資源高效共享，全面改善檔案工作的開展情況，對檔案資料的價值進行深度挖掘，因此，對現代化的檔案管理工作進行研究非常有必要。

一、檔案管理現代化的基本要求

1.引入信息化管理手段

現代化的檔案管理是相對于傳統管理模式而言的，信息化管理手段是檔案管理現代化的基本要求，工作人員需要在檔案管理方面引入現代信息技術，積極搭建信息化檔案管理平臺，完善檔案資源建設，為檔案管理工作奠定堅實基礎。例如，在檔案資料收集中，檔案室對相關資料的接收可以通過光盤、軟盤等來完成，如果檔案管理部門和其他部門可以共享檔案數據，且單位內部實現計算機聯網，就可以通過互聯網完成檔案資料接收，全面提高檔案管理的信息化程度?？傊?，檔案管理部門需要在檔案管理手段上進行改進，優化硬件設施和軟件，強化信息共享，促進檔案資料的應用。

2.制定標準化管理要求

在以往的檔案管理工作中，有關部門忽略了檔案管理制度的重要性，導致檔案管理工作比較混亂，主要體現在檔案資料收集不全面、檔案分類保管不清晰等方面。在新形勢下，檔案管理工作的標準必須更加清晰、明確，管理人員需要在檔案管理標準的制定方面與時俱進，引入新思想，讓檔案收集、整理、鑒定、保管等工作依照全新的標準開展，全面優化管理效果。在具體操作中，領導者需要制定規范化的檔案管理標準，不但要對檔案管理人員進行管理，還要對信息化平臺的使用、存儲設備等進行管理，提高檔案管理流程的規范化水平。例如，在檔案資料存儲上，工作人員需要了解檔案存儲制度，運用磁帶、光盤、軟盤等工具科學保管不同的檔案資料。此外，管理者還需要對電子檔案的專用庫房制定管理制度，配置除塵、防塵、防高度磁場的設施，對內部的溫度和濕度進行控制，避免電子檔案損壞。

3.應用自動化管理模式

在信息技術的支持下，檔案管理工作的自動化程度越來越高，很多需要人工處理的事務都可以通過信息科技實現自動化處理，不但提高了檔案收集和整理效率，還能增強檔案資料的應用效果。例如，在檔案資料整理中，計算機可以自動完成案卷質量檢查、全宗內單份文件分類、排列，大幅度提高檔案管理的自動化程度，降低工作人員的負擔。另外，在檔案編目與檢索方面，電子檔案可以任意進行分類和排列，可以大大簡化編目工作，工作人員可以利用計算機設備考錄每份文件的著錄條目，自動形成數據庫，方便后期的檔案檢索。

二、檔案管理信息化系統的結構

為推動檔案管理工作的現代化發展，管理部門需要充分利用現代信息技術和新型的硬件、軟件設備，構建信息化管理平臺，將存儲管理、查詢管理、安全管理結合起來，方便各類檔案資料的收集、整理、檢閱，提高檔案應用效果。為融合現代信息技術，推動檔案管理方式走向智能化、數字化，技術人員需要積極開發檔案管理系統，并對系統進行不斷優化和更新，做好前期準備工作。

1.檔案存儲管理系統

檔案存儲管理系統能夠為檔案資料提供集中存儲平臺，簡化管理操作，提高檔案存儲效率。檔案存儲管理系統的功能包括文檔信息收集、檔案移交、檔案借閱等，工作人員可以利用該系統對檔案資料進行自動編碼、自動分配以及自動歸檔，全面提高檔案存儲工作的自動化水平。檔案存儲管理系統擁有龐大的存儲空間，能夠收集海量信息，對不同的檔案進行分類，突破傳統的檔案存儲方式，為工作人員帶來更多便利。此外，依靠存儲管理系統，檔案管理人員可以第一時間發現檔案資料中的問題，快速糾正錯誤，最大程度避免工作失誤。

2.檔案查詢管理系統

在現代化的檔案資料管理中，檔案查詢管理至關重要，只有從技術層面構建檔案查詢管理系統，為檔案利用奠定堅實基礎，提高查詢速度和準確性，才能充分利用檔案，發揮檔案資料的價值?；跈n案查詢系統，管理人員可以結合具體的工作需求快速調閱檔案資料，實現快速查詢。在具體操作中，工作人員需要利用計算機平臺登錄檔案查詢管理系統，然后進入要查詢的檔案庫，輸入檢索條件，選擇查詢方式，通過題名、文號、時間等進行檢索，最終瀏覽或下載檔案資料。

3.檔案安全管理系統

檔案安全管理系統在整個信息管理平臺中處于重要地位，該系統能夠提高檔案資料的安全性，對檔案資料管理平臺進行實時監控，及時發現問題并發出警報。在檔案管理現代化的進程中，很多資料都通過互聯網進行傳輸，加大了檔案管理工作的不安全因素，一旦檔案管理部門內部的計算機、網絡受到病毒或者黑客的攻擊，就容易造成重要檔案資料泄露。因此，檔案管理部門需要高度重視檔案資料的安全管理工作，通過維護檔案安全管理系統、設置安全管理員等方法，對檔案數據進行監督。為避免黑客或病毒攻擊，檔案管理人員還需要運用防火墻技術、身份認證技術等，對檔案資料進行防護。

三、檔案管理現代化的現狀分析

1.缺乏現代化的檔案管理意識

當前，我國基層單位在檔案管理方面缺乏現代化的思想認知，依然采用傳統的檔案管理理念和管理方法，將檔案管理與資料總結、記錄等同起來，忽視了檔案的應用，難以充分發揮檔案資料的價值，這種思想會阻礙檔案管理的現代化發展。此外，部分檔案管理部門不能真正理解“現代化管理”的內涵，認為檔案管理現代化就是使用計算機、光盤等進行檔案資料存儲、整理，忽視了信息技術在檔案鑒定、保管、編目、檢索等方面的應用。思想對行動具有重要的指導作用，如果不能從根本上解放思想，就無法真正打破落后的檔案管理模式，信息技術只能以輔助工具的形式存在，“互聯網+”的理念也難以融合到檔案管理體系中。

2.檔案管理的設備和技術落后

先進技術和設備在檔案管理現代化建設中至關重要。當前，一些基層單位尚未配置智能化、信息化的檔案管理設備，計算機的數量不足，其他方面的基礎條件太差，存在工作不規范、不標準的問題，直接影響檔案管理工作的現代化發展，甚至還會阻礙檔案事業的健康運轉。在檔案管理工作現代化發展中，管理部門不但要完善相關設備，還要對管理技術進行優化，搭建完善的信息化管理平臺，如果資金、設備、技術存在不足，就只能紙上談兵，無法將檔案管理現代化建設付諸實踐。

3.檔案管理的標準化程度不足

在檔案管理工作現代化發展中，標準化、規范化的管理要求至關重要，只有制定明確的檔案管理標準，完善規章制度，才能為檔案管理工作的現代化發展奠定堅實基礎，合理劃分管理責任，解決以往檔案管理中的問題。當前，很多基層的檔案管理部門尚未制定管理標準和管理規范，在檔案管理工作中還存在很多問題，主要體現在資料存儲不合理、分工不明確、檔案調用過于隨意等方面，這些問題會給其他工作帶來不利影響，甚至還會造成一定的經濟損失。在檔案管理的實踐工作中，管理制度模糊、部門責任不清晰、管理方式混亂等都會阻礙檔案管理工作的現代化建設，需要進行調整和改善。

4.缺乏檔案管理的現代化人才

檔案管理工作的現代化發展對人才的要求較高，管理人員不但要掌握基本的檔案管理知識和業務技能，還需要具備高超的信息素養，在工作中科學應用各類軟件，對檔案信息資料實施安全防護。當前，很多負責檔案管理的工作人員缺乏信息化意識和信息技術操作能力，對計算機以及檔案管理軟件不夠熟悉，抗風險的意識較差，工作效率較低，容易產生工作失誤。在人員培養方面，很多檔案管理工作者沒有經過系統化的培訓，只簡單接受了檔案收集、整理方面的培訓，理論知識和實踐能力有所欠缺，在工作中經常出現專業性錯誤，阻礙了檔案管理工作的現代化發展。

四、提高檔案管理現代化水平的有效策略

1.解放思想，樹立現代化管理意識

在新形勢下，基層檔案管理部門必須要解放思想、實事求是，樹立現代化、信息化的檔案管理意識，讓“互聯網+”融合到檔案管理工作的各個流程中，實現全流程的現代化建設。在以往，部分檔案管理部門的領導者忽略了現代信息技術對檔案管理的輔助作用，在思想認知上沒有充分認識到檔案管理信息化發展的重要意義，滿足于檔案不丟不損的狀態，造成檔案管理工作嚴重落后，不利于新型工作方式的推進。面對傳統檔案管理中的不足，領導人員需要審視新情況，轉變思想觀念，建立檔案管理新模式和新方法，在傳承基礎上進行發展，一方面，要保留傳統工作中的有利思想和寶貴經驗，另一方面，還要更新工作方法和工作模式，從宏觀角度規劃檔案管理現代化建設?？傊?，基層單位需要打破傳統認知，創新思維模式，對檔案管理工作的模式進行創新，從不同的管理環節出發，加強檔案管理工作的現代化建設。

2.加大投入，優化管理技術和設備

為提高檔案管理的現代化水平，檔案管理部門需要對信息技術進行革新，引入先進設備，提高檔案管理效果。首先，管理人員需要按照檔案管理工作的實際需求購入計算機、U盤、智能密集柜等設備，完善現代化管理的庫房，這是做好檔案管理工作的基礎。其次，管理人員還需要構建完善的“智慧數字檔案館系統”，搭建檔案管理現代化平臺，通過智慧平臺做好檔案資料的收集、存儲、整理、查詢、調用等工作，改進檔案管理的工作方式，提高工作效率。最后，管理人員還需要加大技術投入，從技術上重點突破檔案信息保護難題，全面做好檔案資料防護，避免重要數據丟失。為達到這一目標，技術人員需要致力于新型防火墻技術的開發，應用不同類型的病毒查殺軟件，對重要的檔案資料信息進行加密，從技術層面進行全面優化，確保各項檔案保護措施的落實?？偠灾?，檔案管理工作的信息化發展離不開新技術和新設備的支持，管理人員需要加大資金、設備、技術的投入，既要提高檔案管理工作效率，又要做好檔案數據防護，提高檔案管理成效。

3.思維革新，制定現代化管理標準

為更好地發揮現代化管理模式在檔案管理中的作用，提高檔案資料管理水平，檔案管理部門需要做好總體規劃，堅持走標準化道路，著眼于當下存在的檔案資源重復開發、檔案管理標準不統一等問題，從制度方面進行調整，全面提高檔案管理工作的現代化水平。當前，我國已經制定了《檔案著錄規則》，檔案管理單位可以在此基礎上制定檔案管理信息化平臺的操作規則、檔案安全防護規章制度等，結合新的檔案管理系統制定相關要求，提高檔案整理效率，規范檔案資料的使用。在實踐中，領導人員可以結合檔案管理現代化工作的具體要求制定相關制度，規定不同部門分工，完善檔案管理流程，為檔案資料的收集、整理、調用等工作提供指導。作為檔案管理部門的領導，需要提高對檔案管理工作的重視力度，制定完善的檔案管理機制，迎合現代化的檔案管理趨勢，構建富有實效性的檔案管理系統。

4.培育人才，打造高標準人才隊伍

人才是檔案管理現代化發展的基礎，只有高度重視人才培訓，提高人才的檔案管理能力和信息技術水平，才能更好地發揮現代信息技術在檔案管理工作中的作用，推動二者有機融合。為此，基層檔案管理部門需要對檔案管理人員開展系統化培訓。在培訓工作中，可以聘用專業的檔案管理專家，通過理論知識講授、現場培訓教學、實操訓練等方法對基層工作人員進行培訓和考核，確保工作人員的理論知識達標。另外，檔案管理單位還需要在培訓中強化檔案人員的風險防范意識和信息安全意識，通過案例講授、經驗交流等方法提高其維護檔案信息安全的能力，避免檔案管理人員在實踐工作中出現專業性錯誤。此外，培訓工作還需要重點抓住工作人員的信息技術，聘用專業的信息技術教師，從“互聯網+”的理念出發，開發線上信息技術課程，還可以開展線下比賽，全面提高檔案管理人員的信息素養，確保檔案管理工作正常運轉?？傊?，有關部門需要做好檔案管理人才的培訓工作，不斷提高人才的綜合素質，促進人才全面發展。

五、結束語

在新時代背景下，我國的檔案管理工作還存在較多弊端，主要體現在檔案管理意識落后、信息技術應用水平不足、制度和標準欠缺、人才匱乏等方面，這些問題都會阻礙檔案管理現代化的發展，不利于檔案價值的發揮。檔案管理現代化是新形勢下檔案管理部門的工作重點，作為基層的檔案管理機構，必須從思想意識、工作思維、技術設備、人才隊伍等方面入手，推動檔案管理工作的現代化發展。

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（作者單位：鄆城縣人力資源和社會保障局）