基于AHP的甘肅省高校檔案信息化指標體系研究

劉英

摘 要：本文對檔案信息化建設的大背景和甘肅省高校檔案信息化建設現狀進行了梳理，針對現階段檔案信息化績效評估過程中出現的問題，依據國家信息化發展相關要求，采用德爾菲法和層次分析法進行指標確立和權重賦值，旨在構建一個較為科學、完善且實用的評價指標體系。

關鍵詞：檔案信息化建設；績效評估；評價指標體系

基金項目：本文系甘肅省檔案局2021年科技項目，項目編號（GS-2021-X-02）

1 檔案信息化建設現狀分析

1.1 我國檔案信息化現狀分析

自20世紀80年代信息產業革命以來，信息化水平已成為衡量一個國家和地區現代化水平的重要標志[1]。黨的十七大報告首次鮮明地提出了信息化與工業化融合發展的嶄新命題，賦予了我國信息化全新的歷史使命。黨的十八大提出“促進四化，兩化深度融合”，再一次明確在經濟建設和轉變經濟發展方式的戰略抉擇下，信息化是主戰場之一。檔案是重要的信息資源，面對全國信息化的發展潮流，檔案信息化也必然成為檔案事業發展的戰略選擇。2002年國家檔案局頒布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，該綱要對檔案信息化的各個方面提出具體的目標和要求[2]。通過近些年的探索和實踐，檔案信息化工作已初見成效。2014年中國檔案學會檔案自動化管理技術委員會發表的《中國檔案信息化發展的現狀與趨勢》中提到，檔案信息化發展過程中需要解決的問題很多，其中相關標準體系的建設尤其重要，迫切性尤為突出。

1.2 甘肅省高校檔案信息化建設現狀分析

甘肅省各級政府對檔案信息化工作非常重視。檔案局曾多次在工作會議中強調要按照檔案工作“走向現代化”要求，順應信息化發展趨勢，加速數字檔案館（室）建設和檔案信息資源共享平臺建設，加快推進檔案信息化戰略轉型。先后頒布的相關政策法規有《甘肅省檔案局網絡與信息安全應急預案（試行）》《甘肅省紙質檔案數字化操作規范（試行）》《關于加強和改進新形勢下高等院校檔案工作意見》《甘肅省檔案整理細則》《甘肅省機關檔案工作規范化管理標準》等。在省教育局和省檔案局的領導下，甘肅省各個高校也在積極進行檔案信息化工作的探索和研究。目前加入甘肅省高校檔案協會的31所高等院校里，已有檔案管理軟件的單位有28家，已經開始實施檔案數字化的有25家。然而由于缺乏科學統一的評價測度系統，檔案信息化的進度、水平、實施效果、社會效益等具體參數無法客觀評價。

2 指標及其重要性確定

本文確定信息化指標的方法是德爾菲法，也稱專家調查法。德爾菲法的主要流程是：根據已有政策法規及相關研究確定信息化指標的主要內容；選擇具有專業性和代表性的專家成員；輪番征詢專家意見，先提出問題，再修改問題，最后給出最終判定；整理調查結果，形成報告。

2.1 專家確定

根據研究需要，在全省范圍內選擇10名經驗豐富的專家。所選專家具有廣泛的代表性，既熟悉業務，有特長，還有一定的聲望以及較強的判斷和洞察能力。其中2名來自甘肅省檔案局，3名來自各高校領導層，還有5名來自各高校檔案館從事檔案信息化工作的一線工作人員。

2.2 調查問卷設計

調查問卷是德爾菲法的主要工作。本文確定指標的主要依據是《全國檔案信息化建設實施綱要》和甘肅省高校檔案信息化現狀。設計出的指標體系有三級，一級指標包括檔案信息化基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案管理應用系統建設、檔案信息化政策法規建設、檔案信息化人才隊伍建設、檔案信息安全保障體系建設六個方面；二級指標在一級指標基礎上繼續細化出18項內容；三級指標在前兩項基礎上進一步細化出52項內容。調查問卷設計流程：本次研究進行了三輪調查問卷。第一輪主要通過搜集資料的方式得到指標相關內容，然后匯總資料向專家進行咨詢，最終得出與高校檔案信息化密切相關的指標。第二輪問卷進行一級指標和二級指標重要性調查?；厥諉柧砗笙冗M行數據匯總分析，然后給出第三次問卷。第三次問卷主要調查三級指標重要性。三次問卷完成后，對數據進行相關計算，得出指標權重以及測評細則。

2.3 調查表分析

調查問卷中將指標重要性分四個等級，分別是A：非常重要（評價檔案信息化最重要的標準）；B：重要（評價的重要內容）；C：一般（使評價更全面）；D：不重要（不需要的指標）。通過分析調查問卷返回數據得到指標重要性調查表，然后再將指標重要性調查表轉化為指標等級和調查表，得到各指標在本級別中的重要性排序。本系統指標重要性調查采用4分制，其中A表示為1分，B為2分，C為3分，D為4分。對問卷返回調查表進行評價等級和操作處理，公式如下：， 其中Sj表示指標j的評價等級，Rij是專家i對指標j的評價等級，是專家總數。評價指標和的數值越小，說明本指標越重要。下表是一級指標等級排序表：

3 指標的權重賦值

本文采用層次分析法確定指標權重。層次分析法，簡稱AHP，是根據問題的性質和要達到的總目標，將問題分解為不同的組成因素，并按照因素間的相互關聯影響以及隸屬關系將因素按不同層次聚集組合，形成一個多層次的分析結構模型，從而最終使問題歸結為最低層（供決策的方案、措施等）相對于最高層（總目標）的相對重要權值的確定或相對優劣次序的排定[3]。層次分析法主要分為四個步驟：一是建立層次結構模型，將決策的目標、考慮的因素（決策準則）和決策對象按它們之間的相互關系分為最高層、中間層和最低層，繪出層次結構圖。二是構造兩兩判斷矩陣，讓元素進行兩兩相互比較。三是層次單排序和一致性校驗，計算出同一層次因素對于上一層次因素某因素相對重要性的排序權值，再進行一致性檢驗，通過校驗才能具有滿意一致性。四是層次總排序和一致性校驗[4]。本文不存在方案層，因此不做層次總排序。

3.1 建立層次評價模型（層次分析圖）

在這個層次評價模型里面，我們需要確認整個決策事件的目標層、準則層、子準則層、指標層。目標層：建立科學合理的檔案信息化評價體系；準則層：六個指標；子準則層：基于準則層進一步細化的詳細準則；指標層：每個指標的具體參數，簡要結構圖如下：

3.2 構建兩兩比較的判斷矩陣

在確定各層次各元素之間的權重時，采用一致矩陣法，就是不把所有元素放在一起比較，而是兩兩相互比較，從而盡可能地減少性質不同諸因素相互比較的困難，提高準確度。本文遵循AHP指標權重確定方法，采用“1-9標度法”構造兩兩判斷矩陣。

對于準則層A，我們可以構建一個如下的矩陣，

矩陣aij是元素ai和aj相對于準則重要性的比例標度。它必須同時具備如下特征：①aii=1；②aji=1/aij；③aij>0，如此才具有一致性。這里以一級指標為例，得出一級指標判斷矩陣，以此類推，直到構建完成一個完整的判斷矩陣。

3.3 層次單排序

層次單排序是指對于上一層某因素而言，本層次各因素的重要性的排序。它是本層次所有因素相對上一層而言的重要性進行排序的基礎[5]。本文采用求和法計算，具體步驟如下：

3.3.1列歸一化處理。即先將求出矩陣各列和，再將矩陣中每個元素除以元素所在列的和得到該元素的一般項，使用公式：（其中i，j取自然數）；

3.3.2計算歸一化矩陣行和。即求出列歸一化的矩陣每行的和，使用公式：（其中i，j取自然數）；

3.3.3行歸一化。即對上面計算出的行和進行歸一化處理，使用公式（其中i，j取自然數），得到的即為所求相對權重向量。

3.3.4近似計算最大特征根，求得最大特征根，公式：，（AW）i表示向量（AW）的第i個元素（其中i取自然數）。

3.4 一致性校驗

在進行層次單排序時，因為人們對客觀事物的判斷受個人主觀意識的影響比較大，產生的判斷結果也會有誤差，為了保證利用層次分析法得到的結論基本合理，必須進行定量的一致性校驗，一致性校驗公式如下：， 由C.I.的計算公式可知，一致性指標的值與指標偏離完全一致性的程度成正比[6]。為度量不同階判斷矩陣是否具有滿意的一致性，在這里引入平均隨機一致性指標R.I.，對于一階、二階矩陣，判斷矩陣是完全一致性的，不必計算一致性指標。當矩陣大于或等于三階時，計算出隨機一致性比率，記做C.R.，即：，當C.R.<0.1時，即認為判斷矩陣具有滿意的一致性。當C.R.≥0.1時，認為判斷矩陣不一致，應對判斷矩陣做適當調整，使其滿足C.R.<0.1，從而是判斷矩陣具有滿意的一致性。

本文給出一級指標的層次單排序和一致性校驗全過程：

隨機一致性指標C.R.<0.1，則判斷矩陣A1具有一致性。同法可依次得出其他指標的相對權重，他們分別是：A1：0.245，A2：0.377，A3：0.147，A4：0.094，A5：0.094，A6：0.044。同理可得出判斷矩陣B和C的相關值以判斷矩陣是否通過一致性校驗。

3.5 指標權重確定

通過判斷矩陣一致性的計算，我們可以得出各級指標的相對特征向量，相對特征向量再經過如下計算才能得到指標最終權重：

①一級指標最終權重=一級指標相對向量；②二級指標最終權重=二級指標相對向量×一級指標權重；③三級指標最終權重=二級指標最終權重×三級指標相對權重。

4 甘肅省高校檔案信息化指標體系的應用

本文針對甘肅省高校檔案館設立測評系統，開展調查問卷時確定的專家大部分來自省內各高校，研究結果也主要應用在甘肅省高校范圍內。通過對省內各高校的情況了解，最終篩選確定了十所高校作為測評對象。筆者借助甘肅省高校檔案協會向被選的十所高校發出測評表，由各高校對照參數進行自評，然后再將結果與2021年檔案事業統計年報數據進行對比，結果表明本文提出的測評系統是相對科學的。

本文采用基于定性分析的專家調查法和基于定量分析的層次分析法，構建了一個具有6個一級指標、18個二級指標和52個三級指標的檔案信息化指標評價體系。本體系以《全國檔案信息化實施綱要》為基礎，著眼于甘肅省各高校檔案信息化建設，指標體系滿足一致性。本測評系統為每個指標給出了權重，并給出了評分細則，它可以對高校檔案信息化建設工作給出客觀的評價，同時為檔案信息化建設工作做出指導，并指出改進的方向。

5 結語

檔案信息化評估是一個復雜的過程，其中最核心的工作是指標體系的構建和指標權重的確定[7]。本文只是做了一個初級階段的研究，在指標的選取上還可能存在諸多考慮不周的情況，需要在今后進一步實踐加以完善。由于研究工作的局限性，獲得全面廣泛的研究數據很困難，這導致指標體系無法得到有效的驗證，希望可以在今后的工作中將它運用在實際的測評活動中，通過不斷地修正，使其變得更合理。

參考文獻

[1]張照余.檔案信息化建設測度指標體系研究[J].中國檔案，2007（09）：55-57.

[2]鄭麗.檔案信息化建設測度標準體系探索[J].檔案與建設，2007（02）：20-23.

[3]許樹柏.實用決策方法：層次分析法原理[M].天津大學出版社，1988.

[4]郭金玉，張忠彬，孫慶云.層次分析法的研究與應用[J].中國安全科學學報，2008，18（5）：148-153.

[5]張炳江.層次分析法及其應用案例[M].電子工業出版社，2014.

[6]劉菁.檔案信息化指標體系研究——基于實證和定量方法的分析[D].浙江大學：浙江大學公共管理學院，2009.

[7]劉坤.檔案信息系統評價指標體系研究[J].現代情報，2011（02）：155-158.

作者簡介：劉英（1979— ），碩士研究生學歷，蘭州城市學院檔案館副研究館員，研究方向：檔案信息化。