“互聯網+”時代文書檔案管理工作方法探究

孔霞

摘 要：信息時代，相關單位的檔案管理工作方式發生了較大的變革，尤其是在“互聯網＋”時代背景下，單位的文書檔案管理應從傳統紙質管理模式朝著電子化、信息化以及智能化等方向不斷轉變，以此促進單位文書檔案管理工作水平的提高。因此，本文以“互聯網＋”時代文書檔案管理工作開展的意義為切入點，結合此項管理工作的原則、現狀與不足，進一步提出相關方法及策略，旨在全面提升單位文書檔案管理工作的質量和效率。

關鍵詞：“互聯網＋”時代；文書檔案管理；管理工作；方法策略

引言

近年來，在社會經濟穩步發展背景下，我國事業單位建設呈現了快速發展的勢態。值得注意的是，在單位日常工作開展過程中，檔案管理是一個較為重要的環節，做好單位檔案管理工作有助于前期工作的分析和總結，還有助于后續工作的預判和決策制定提供參考依據等。從目前來看，單位文書檔案管理工作仍存在不足，如文書檔案管理工作缺乏規范性、文書檔案信息化建設滯后以及文書檔案管理人員素質水平有待提升等。此外，在“互聯網＋”時代背景下，對單位檔案管理工作提出了更高的要求。因此，為做好單位文書檔案管理工作，本文圍繞“互聯網＋”時代文書檔案管理工作方法展開分析，探究價值意義顯著。

一、“互聯網＋”時代文書檔案管理工作開展的意義

相關單位文書檔案管理工作受“互聯網＋”時代背景的影響，應全面進行革新，此項管理工作的開展具備多方面的意義。

1.有助于文書檔案管理成本控制

傳統工作模式下，單位文書檔案管理主要采取紙質管理方式，工作人員的工作量較大。隨著單位文書檔案資料數量逐漸增多，在很大程度上增加了文書檔案管理工作的成本。在“互聯網＋”時代背景下，對單位文書檔案管理工作提出了更高要求，在革新過程中，需從傳統紙質檔案管理朝著電子化、信息化以及智能化方向發展，這一發展可對單位的文書檔案進行數字化處理，實現電子化管理及無紙化辦公，有助于文書檔案管理成本的控制。

2.有助于單位檔案管理工作轉型發展

在“互聯網＋”背景下，單位檔案管理從傳統紙質管理模式逐步朝著電子化、信息化及智能化方向發展，有助于提高單位檔案管理工作質量水平。與此同時，在信息技術、大數據技術和計算機技術等支持下，還有助于提升單位文書檔案收集、分析、整理、存儲、開發和利用全過程工作質量成效，能夠為單位檔案管理工作轉型發展提供有效幫助，進一步帶動單位整體管理事業的進步及發展。

3.有助于提升文書檔案資料的安全性

傳統紙質檔案管理模式存在一定的安全性，如檔案破損、遺失和燒毀等。在“互聯網＋”時代背景下，對單位文書檔案采取電子化和信息化管理，可對檔案資源備份處理，避免發生檔案破損、遺失和燒毀等風險。此外，在大數據分析技術、安全密鑰技術和防火墻技術等支持下，還進一步提高了文書檔案資料的安全性，尤其是一些機密檔案資料，提升其安全性顯得至關重要。

二、“互聯網+”時代文書檔案管理工作的基本原則

“互聯網＋”時代背景下，開展文書檔案管理工作的意義顯著，但從此項管理工作質量水平提升角度考慮，需在實際管理工作開展期間遵循一些基本工作原則。

1.法制規范基本原則

在單位文書檔案管理工作開展期間，受“互聯網＋”的影響，應遵循法制規范基本原則。一方面，在單位文書檔案朝著電子化和信息化等方向發展的過程中，需嚴格遵守相關法制規范要求，樹立單位檔案管理工作人員的法制意識。在文書檔案管理工作過程中嚴守法律底線，以此加強單位文書檔案管理工作的權威性。另一方面，以文書檔案管理相關法律法規為依據，對單位日常工作的數據信息進行全面記錄，形成真實有效的文書檔案信息，并依法存儲管理和利用，以此促進單位文書檔案管理質量水平的提高。

2.高效、實用的基本原則

在單位文書檔案管理工作開展過程中，應結合“互聯網＋”的特點，遵循高效和實用的基本原則，既要確保文書檔案信息的精準性及真實性，又要控制文書檔案管理工作的成本，使用戶的使用需求得到有效滿足，將文書檔案在其他工作中的輔助作用得到有效體現。與此同時，為體現文書檔案高效和實用的價值，應合理和科學地應用“互聯網＋”衍生的信息技術和檔案管理信息化系統平臺等，有效提升文書檔案收集、分析、整理、存儲、利用及開發全過程的工作效率，使具備權限的用戶能夠通過檔案管理信息化系統平臺，快捷及高效地查詢所需的信息資源，滿足用戶利用檔案資料的基本需求。

3.分階段管理原則

文書檔案管理工作需遵循分階段管理的基本原則，即分為未處理階段、處理事項階段和廢除階段?？偨Y起來，這三個階段主要管理內容為：

（1）未處理階段，需明確文件保管地點，并保證責任落實到個人，遵循“誰使用，誰負責保管”的基本原則。

（2）處理事項階段，對于文書檔案資料來說，在使用完或者和文書相關的事項處理完以后，需進入文書歸檔過程，在此期間需做好文書檔案的保管，將文書檔案移交至部門共同的文件柜當中，通常個人保管文件不能超過2年，需遵循“1年移交1次”的基本原則。在文書檔案保存過程中，紙質檔案需遵循紙質檔案保存原則，電子檔案則需遵循電子檔案保存原則。此外，無論是紙質文書檔案，還是后期形成的電子文書檔案，均需移交到中央檔案庫集中保存，以此體現文書檔案保存的統一性及規范性。

（3）廢除階段，對于各部門上交的文書檔案，檔案庫管理工作人員需做好分類編輯歸檔工作，并規范編排索引；確保檔案文書保存及借閱的規范性；針對保存期滿的文書，需根據一定程度做廢除或者銷毀處理，避免文書檔案資料堆積和無用文書檔案資料過多等狀況的發生。

4.創新發展基本原則

“互聯網＋”背景下，單位文書檔案管理工作有待進一步革新。在革新過程中，則應遵循創新發展的基本原則，從檔案管理方式方法著手，認清傳統紙質檔案管理的不足。在保留傳統紙質檔案管理方式的基礎上，通過創新發展開辟全新的檔案管理模式，如電子化管理、信息化管理及智能化管理等，使單位的文書檔案形成“雙線”管理模式。尤其是一些圖片、音頻及視頻信息資源，紙質文書檔案管理難以載入，更需要重視電子化和信息化管理模式的應用，使文書檔案的載體更加豐富，保證單位文書檔案資源的全面性、真實性及有效性，為順利、有序開展其他工作提供有效的檔案信息資源支持。

三、“互聯網+”時代文書檔案管理工作現狀

由于單位文書檔案管理是一項系統化工作，從現狀來看，受“互聯網＋”時代背景的影響，使得單位文書檔案管理工作存在不足。

1.文書檔案管理工作不規范

“互聯網＋”時代背景下，在單位文書檔案管理工作中，傳統單一化的紙質檔案管理模式不再適用，應革新思路，發展電子化管理模式。但由于部分單位文書檔案管理工作規范性不足，如文書資料整理目標不夠明確和缺乏整體規劃，未能結合文書檔案資料的性質和內容進行分類管理，使文書檔案管理的效率難以得到有效提高。與此同時，個別單位文書檔案管理缺乏完善的制度體系支持，在文書檔案管理制度缺失的情況下，難以保證文書檔案從收集，到分析整理、存儲管理及利用開發全過程工作的規范性及有效性，且無法制約檔案管理工作人員的工作行為，難以提高檔案管理工作人員的責任意識，易出現工作態度消極怠慢，最終影響單位文書檔案管理工作的質量成效。

2.文書檔案信息化建設滯后

受“互聯網＋”時代背景的影響，單位在文書檔案管理工作開展期間，勢必積極加強信息化建設。目前，部分單位的文書檔案信息化建設呈現滯后現象。究其原因，一方面，單位管理工作內容較多，在文書檔案信息化建設方面的投入不足，包括人力資源、物力資源及資金資源投入等，在各項資源投入不足的情況下，文書檔案信息化建設則會流于形式，缺乏實效性。另一方面，單位領導層及管理人員未認識到“互聯網＋”時代背景下文書檔案信息化建設的重要性，存在信息化建設所需軟硬件設備設施引進不足、技術應用不足及管理工作人員對信息化技術應用掌握程度不足等情況。因此，難以保證單位文書檔案管理信息化建設工作的質量，進而影響了單位文書檔案管理工作的創新發展。

3.文書檔案管理安全性不高

在單位文書檔案管理工作中引進及應用先進技術，有助于提升檔案資料安全性。但其安全性提升主要體現于傳統紙質檔案管理，可以規避傳統紙質檔案管理存在缺損、遺失及燒毀等安全性問題。然而，受“互聯網＋”時代背景的影響，在單位文書檔案電子化、信息化、智能化管理過程中，又會衍生一些新的安全性問題，如文書檔案信息化管理系統在缺少現代化科學技術支持的情況下，容易受到黑客入侵和病毒感染等，從而降低文書檔案信息資源的安全性。

4.文書檔案管理人員綜合素質不高

對于文書檔案，無論是紙質管理，還是現代化管理（電子化、信息化及智能化管理方法等），其中檔案管理工作人員發揮的作用至關重要。但從目前來看，在“互聯網＋”時代背景下，部分檔案管理工作人員的綜合素質有待提升。一方面，部分檔案管理工作人員對信息技術掌握不足，難以勝任文書檔案管理崗位工作。另一方面，單位未針對檔案管理人員開展定期培訓，使部分檔案管理人員的傳統管理思維理念固化，難以及時革新，對新的檔案管理思維理念接受力度不足，且管理業務能力水平低下，則會影響單位文書檔案管理工作質量和效率的提高。

四、“互聯網+”時代文書檔案管理工作方法策略

在“互聯網＋”時代背景下，為充分做好文書檔案管理工作，應結合現狀不足，落實有效的方法策略。

1.加強制度建設，規范文書檔案管理工作

提高文書檔案管理工作的規范性，才能夠使單位的文書檔案管理工作與“互聯網＋”時代背景相契合。因此，一方面，在單位文書檔案管理工作開展期間，需了解“互聯網＋”時代背景的特點，單位領導及管理人員應加強自身法制意識。在檔案資源電子化和信息化管理期間遵循相關法律法規，嚴格落實崗位責任制，以相關標準為依據，對單位各部門的文書檔案管理職責進行合理劃分，確保檔案管理人員能夠明確自身崗位職責，嚴格規范做好文書檔案管理崗位工作。另一方面，針對單位各部門存儲的公眾文件和保密文件，嚴格遵循網絡安全防護管理制度，依照制度加以管理，以此促進文書檔案網絡安全防護等級的提升，最大限度地降低文書檔案信息資源泄露風險。

2.增加投入，加快文書檔案信息化建設

在“互聯網＋”時代背景下，針對單位文書檔案管理工作，應加快信息化建設。一方面，增加各項資源投入，包括人力、物力及資金等，使文書檔案信息化建設所需設備設施得到有效引進及應用，如掃描儀、計算機設備、攝像機、打印機及電子檔案室等，以此為文書檔案信息化建設提供有效保障。另一方面，在文書檔案信息化建設過程中，需重視檔案管理信息化系統的完善，融合利用該系統和OA辦公系統，通過數據傳輸和數據共享，使文書檔案信息共享效率得到有效提升。

3.引進現代化科學技術，提高文書檔案管理安全性

在文書檔案管理工作開展過程中，為提高其安全性，還有必要引進現代化科學技術，以“互聯網＋”為依托，積極引進大數據分析技術、安全密鑰技術及防火墻技術以及各類殺毒軟件，使文書檔案信息化管理系統能夠高效和安全地運行。以法治研究中心單位的涉密文書檔案信息資料為例，為確保其安全性，應重視安全密鑰技術在其中的應用，即對此類涉密文書檔案信息資料進行加密處理，對于具備權限的人員可以通過賬號和密碼登錄系統獲取涉及文件信息；對于不具備權限的人員，則拒絕訪問，以此提高文書檔案信息資料的安全性，進一步在防火墻技術及各類殺毒軟件的應用下，保證涉密文件檔案信息資料不被竊取。

4.開展培訓教育，提高文書檔案管理人員綜合素質

檔案管理人員在單位文書檔案管理工作中發揮著至關重要的作用。在“互聯網＋”背景下，為提高文書檔案管理工作人員的綜合素質，單位應定期開展培訓教育活動，組織在崗檔案管理人員積極參與，通過培訓提高其檔案管理能力水平，掌握“互聯網＋”背景下信息技術的應用方法與技巧。培訓后還應對參與培訓人員進行考核，考核達標方可持證上崗，不達標則繼續考核，直至考核達標為止，以此確保檔案管理人員能夠勝任文書檔案管理崗位工作。此外，單位要加強與當地高校之間的合作，從高校定期引進檔案管理現代化人才，滿足單位對檔案管理專業人才的需求，為文書檔案管理工作進步及發展提供有效的人才保障。

五、結語

綜上所述，在“互聯網＋”時代背景下，積極開展單位文書檔案管理工作的意義顯著，應在實際管理工作開展過程中，遵循法制法規、高效實用及創新發展等基本原則。同時，結合單位文書檔案管理工作現狀與不足，加強制度建設和增加資源投入?，F代化科學技術的引進和培訓教育活動的開展，使文書檔案管理工作的規范性得到有效提高，加快了文書檔案的信息化建設速度，提高了文書檔案管理的安全性。同時，進一步提高了文書檔案管理人員的綜合素質，并全面提高了單位文書檔案管理工作的質量和效率。

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（作者單位：濱州市法治研究中心）