圖書館還書提示功能信息快速比對策略研究

高 蕾

(平頂山工業職業技術學院 河南 平頂山 467001)

引言

平職學院是平頂山工業職業技術學院的簡稱,是國有特大型企業平煤神馬集團的下屬單位。平煤神馬集團為響應國家發展戰略,為提高企業在國際上的競爭力,為國家的發展做出更大貢獻平煤神馬集團主動進行了轉型升級,同時為保護平頂山的環境,主動放棄了高污染、高能耗的產業,而高污染、高能耗的產業確是企業收入的主要產業,這樣就使并不富裕的平煤神馬集團出現資金嚴重短缺,一方面是資金短缺,另一方面隨著企業轉型升級,集團產業 機構的調整和產業鏈的延伸,新產品的開發,平煤神馬集團又要投入大連資金來購買新設備和開發新產品,這就使并不富裕的平煤神馬集團出現資金嚴重短缺,但為了企業生存,集團公司只能采取節流措施,大幅壓縮各下屬單位的辦公經費,平職學院被壓縮了30%,這就使平職學院購買圖書的經費由原來的2——3百萬銳減為15萬,但平職學院圖書館為能滿足讀者的圖書需求,只能采取減少館藏副本量(由原來副本量3本減少為2本)和多采購讀者急需同類上圖書來彌補因副本不足而造成的圖書短缺帶來的不便,同時通過對近幾年重點專業圖書流通管理系統平臺中圖書借閱與在館保存時間的統計,我們發現,除寒暑假圖書在館保存的時間長外,每次圖書歸還后到下次圖書被再次借出在館滯留時間20多天有的甚至1個多月,再加上寒暑假,圖書的利用率極低,在與學生私下交流中我們得知,不是讀者不愿意來圖書館借書,而是由于我館圖書流通管理系統太落后,服務意識太滯后,不能滿足廣大讀者對新知識、新技術的掌握和了解,為提高我院圖書館的服務質量,提高圖書利用率,達到讀者滿意的圖書服務,為我院的教研和科研做出更大貢獻,我們提出了平職學院圖書館圖書到館提示功能的研究項目,目的就是把讀者急切需要的圖書讀者歸還后,給下一位需要的讀者一明確提示,您所需要的XX圖書已歸還,請速來將其借走,這樣就解決了第二位讀者因不知道第一位讀者何時歸還圖書而不能快速借閱,這樣就解決了因讀者信息不暢通而導致圖書滯留在圖書館,如果能及時將讀者所需圖書歸還到館的信息提供給下一位所需圖書的讀者,這樣就可以通過縮短圖書滯留在館的時間而提高圖書的利用率,彌補因圖書副本不足給讀者帶來的影響,為我院全院師生教研和科研提供力所能及的服務。

1 研究平職學院圖書館還書提示功能的意義

在日常圖書管理過程中我們發現,有些讀者急切需要的圖書,因此想給讀者明確的提示,首先就要知道讀者急切想要借閱的圖書名,而不同專業不同時間同一讀者對圖書的需求也是不同的,如何解決這一不斷變化的對圖書的需求,而始終能夠滿足讀者對圖書的需求將是我們圖書館圖書管理人員永恒的研究課題,因為我們的服務宗旨是不斷創新為每一位讀者提供優質滿意的圖書服務,而還書提示功能就是我們針對讀者提出的上一位借閱某一圖書還是能歸還圖書而研究的課題,目的就是當下一位需要閱讀某一圖書的讀者通過網上預約后,當他需要的圖書被上一位讀者成功歸還后,下一位有想閱讀該圖書的讀者就能在讀者在網上預約表格中他所經常留意的聯系方式中收到他預約的圖書被成功歸還,如他有借閱需求請來圖書館辦理借閱手續的提示,這樣就可以解決兩個問題:1.讀者間信息不流通而造成的圖書流通不暢通問題;2因圖書在館滯留時間過長而造成圖書利用率較低的問題,而要很好的解決以上問題,首先需要解決利用何種途徑獲得不同讀者那類圖書有需求,也就是說不同的讀者因為不同需求對不同的圖書有需求,也可能是同一位讀者在不同時期對圖書有不同需求,比如大一新生,由于剛開啟大學新生活,作業比較少,在上中學時聽別人說某某小說好看,但當時為了應付,中考高考,只能放棄,況且當時想看的圖書不一定好借,也可能杰布到,到大學后有圖書館,所需的圖書隨便挑,到搞課程設計和畢業設計時就需要翻閱大量的專業資料,而圖書始終堅持的原則是先到先得,第二位借閱者只能等到第一位讀者成功歸還圖書后能及時借閱,避免因信息不暢而導致的讀者急需的圖書在因為下一位急需的讀者不知道而導致的圖書在圖書館滯留時間過長問題,而為了解決了解讀者對何圖書有需求問題,及讀者想借閱那本書的問題,因為只有知道讀者實際需求后,我們才能想辦法去解決,又由于讀者的需求不是一成不變的,不同的讀者有不同的圖書需求,即使同一讀者不同時期也有不同的圖書需求,而我們的服務宗旨是滿足讀者對圖書的需求,要達到實時處處都能滿足讀者對圖書的需求,以不變能應付萬變,這就需要我們圖書管理人員不斷的學習新知識掌握新技能。

2 網上預約表單的設計、獲取及填寫

由于不同時期不同讀者因為不同原因對圖書有不同需求,而如果我們圖書管理人員能及時知道這種需求,就能給讀者提供令讀者滿意的服務,而要了解這種需求最省事的辦法就是讓讀者自己填寫我們認為科學的表單,因為我們想要了解讀者的有關信息都可以讀者通過填寫表單了解到,同時表單我們自己設計,方便于我們對有關信息進行統計;同時在表單設計中為在提示時使命必達,我們采用讀者在表單中他常用的提示方式一欄中,為防止信息的不暢帶來的不便,我們要求讀者需要填寫三種或以上方式,為了規范我們在表單中打印好只需讀者填寫自己的號即可,這樣避免因讀者與我們管理人員認識上的偏差而造成的信息不暢導致的圖書在館滯留時間長的問題。

3 網上預約庫的生成方法

就我院圖書館實際而言,圖書館可以被借閱的圖書有90多萬冊,為了能弄清楚讀者對那些圖書有閱讀需要,我們提出有對具體圖書有閱覽需求的讀者可以進行網上預約,讀者可以通過校園網進行網上預約,我們把為實現還書自動提示有關需要的信息設計成表格,讓讀者根據自身實際需要(比如是了解某一人物性格,了解專業發展的方向,某一新技術在實際生產中的具體應用)。

3.1 提示庫的生成方法

每天讀者歸還的圖書比較多,就以我院的實際通常有200多位讀者還書,有時能達到300多位讀者還書,那些需要提示,那些不需要提示,我們必須弄清楚,由于我們工作人員的記憶力是有限的,為了不遺漏、錯誤提示我們通過管理程序獲取還書成功的圖書信息與網上預約庫比對生成提示庫,通過提示庫提示也就是說,把歸還成功有讀者需求的圖書信息給有圖書需求的讀者進行提示。為提高比對效率,我們在提取信息時從圖書的中圖分類號開始,中圖分類號不同時就立即終止本次比對,進行下一條,如果中圖分類號相同再進行圖書名的比對,最后把比對成功的圖書生成提示庫,按照一天兩提示的平次進行提示,及上午12:00提示一次,下午4:30提示一次,為防止重復提示,提示一次后提示信息自動清零,即上午提示過的讀者下午不需再提示。

3.2 提示方式的選擇

雖然用移動短信、微信方式比較方便,但由于要利用移動短信微信與我們現在使用的圖書館管理系統軟件接口比較麻煩,還需要移動公司、騰訊公司授權,及相關費用等問題比較麻煩,而我校的智慧平臺上每一學生入校都有一自己唯一的賬戶,而我們將提示信息通過校園智慧推送,就不存在費用問題也不存在接口問題,而讀者就可以通過校園智慧平臺查看到提示信。

3.3 推送對象的選擇

由于我們提出還書提示的目的是當某一圖書歸還到圖書館后,讓另外一位有圖書需求的讀者提示前來圖書館辦理借閱手續,通過縮短圖書在館的閑置時間來提高圖書利用率,因此誰來借閱圖書都無所謂,只要是有圖書需求讀者提示他能及時借閱就達到目的,因此在推送對象選擇時我們是群發,既一次給所有有需求的讀者都同時提示,采取先到先得的原則。

3.4 推送信息的提取

我們對還書自動提示功能研究的目的是:1.提高我院圖書館圖書的利用率;2.通過提高我院圖書館的服務質量,來彌補我院圖書館因經費不足造成的圖書數量不足的弊病,逐步到達全國一流職業院校所應具有圖書館的服務要求。

4 平職學院圖書館還書提示功能實現的途徑

為了便于了解還書提示功能的實現過程,通過對平職學院圖書館多年來圖書借閱與館藏時間統計數據分析,由于平職學院現有教職工生2萬多人,通過對近幾年不同專業讀者對對應專業圖書借閱數量及借閱時間大數據統計分析的結果,這一問題可通過圖書館圖書流通管理系統軟件的后臺服務平臺得到(見圖1)。

5 平職學院圖書館圖書提示信息比對策略研究

由于讀者對所借閱得歸還是隨機,沒有規律可遵循,只要他認為他所借的圖書已經讀完快到歸還時間了,他就會利用他所認為的空閑時間(不上課的時間)帶上需要歸還的圖書來圖書館歸還圖書,歸還后的圖書是否是另外一位讀者急切需要的圖書,這就需要進行信息比對,即對歸還圖書的書名看預約庫內有沒有相同的如果有就需要給有網上預約需求的讀者提示,提示該讀者,他所預約的XX圖書已被歸還,請速來圖書館借閱,這樣就很好的解決了下一位讀者因不知道上一位借閱圖書的讀者何時歸還圖書而導致的因信息不暢而導致的圖書在館滯留的圖書的時間,而如何才能進行快速的比對則是本文重點討論的問題。

5.1 信息比對的原理分析

由于信息比對的目的是看在網上預約庫內有沒有讀者成功歸還的圖書的書名,如果有,按讀者在網上預約單上留的提示方式給讀者一明確提示,任務完成,因此信息比對的工作原理是通過圖書流通管理系統服務平臺獲取成功歸還圖書的書名及中圖分類號類型等信息,用獲取的信息與網上預約數據庫內圖書信息進行比對,比對成功的形成提示數據庫,通過網上預約庫內讀者提供的提示地址進行提示

5.2 快速比對信息方法策略

由于信息比對是用歸還圖書的圖書信息與預約庫內的信息進行比對,要想快速比對結束,只有兩種可能:

(1)比對成功進行提示;(2)成功歸還的圖書信息在預約庫內逐一比對后沒有成功,結束比對操作;因此預約庫數據的大小是影響比對速度的重要因素,而要開發一款比對速度快的軟件需要大量的人力和財力,因此本文僅從減少預約庫數據數據量的角度談談快速比對策略,歸納出如下幾條:①從中圖分類法的角度而言相同名字圖書的中圖分類號是相同的,如果中圖分類號不同,肯定就不是同一類圖書,因此,在信息比對時我們只需比對中圖分類號相同的圖書,因為中圖分類號相同的圖書才有可能是同一圖書,而每歸還一本圖書就在預約庫內只與中圖分類號相同的一類圖書比對,中圖分類號不同的圖書肯定不是同一圖書,沒有比對的必要,這樣就極大減少了需要比對的圖書信息的時間,提高比對信息的效率;②每成功比對信息成功后將提示信息一列中圖分類號比對不一至,就立即停止本表格下一列信息比對,直接轉至下一行信息的比對;③每比對成功一信息后就將這一行信息刪除,這樣在后續信息比對時因數據信息從還書信息里得知所還圖書分類號信息后為縮短比對時間我們只需在對應中圖分類號的預約庫中比對,因為只有中圖分類號相同的數據庫中比對才有實際意義。

結論

總之,要想達到令讀者滿意的服務,就需要我們不斷學習新知識,并把學習的新知識利用到我們服務的工作中,不斷提高讀者的新要求,力求達到令讀者滿意的服務宗旨,為我院教研和科研服務,為企業經濟能持續、快速健康發展服務。