數字化技術在社保檔案管理中的應用及展望

秦莉莉

摘要：近幾年來，隨著我國社保數據的不斷增加，對社保檔案管理工作提出了新的需求，要想全面提高設備檔案管理的質量及效率，應當科學合理應用先進的數字化技術，通過建設完善、統一、規范的社保檔案管理數字化平臺，全面推進我國社保檔案管理數字化建設。本文對數字化技術在社保檔案管理中的應用及展望進行研究分析。

關鍵詞：數字化技術；社保檔案管理；應用及展望

在我國檔案數字化管理過程中，應當積極引進先進的數字化技術，全面推進我國檔案管理數字化建設進程。在應用數字化技術時應當從多角度考量，綜合性分析，建立完善、全面的社保檔案管理體系，保證當前的工作滿足實際需求，并能夠與時俱進，根據外部環境的變化對現有的體系進行動態調整、迭代。

一、社保檔案數字化管理的應用優勢

（一）對征管信息進行預測

當前情況下，社保檔案涉及的內容豐富多樣，項目較多，其主要包括文書檔案、社保業務檔案等相關內容。通過科學合理應用數字化技術，能夠對征管信息進行預測，通過統籌規劃的方式，建立參保人員社保數據檔案數據庫，能夠隨時檢索參保人員的姓名、時間等相關信息，降低人工檢索難度的同時，也能夠對未來參保人員需要繳納的項目及內容進行詳細精確預測，為后續制訂更加科學合理的檔案管理規劃方案提供重要的數據依據。

（二）強化機構內控管理

通過科學合理應用數字化技術能夠建立數字化社保檔案庫，可以對所有的業務信息以及經辦機構的信息進行詳細記錄、存儲，并對各項業務的數據來源以及數據流向進行詳細的分析研究。在對參保人員的社保檔案進行審批、審核的過程中，可以保證所有信息高效呈現、快速展示，為后續建立健全完善、統一、規范的管控體系奠定重要基礎，使得后續檔案管理工作能夠順利開展。同時，應用數字化技術也能夠避免社保檔案管理過程中人工操作導致的數據錯誤問題，可以對當前的流程及操作方式進行優化、完善，保證數據更加具備精確性、可靠性。此外，工作人員可以利用數字化技術對社保管理的全生命周期進行有效監督、管理，能夠對管理人員的行為進行約束、規范，從而可以貫徹落實盡職盡責、愛崗敬業、廉潔自律的基本原則。[1]

（三）對經辦事務進行事后監督

通過科學合理應用數字化技術能夠降低當前社保檔案管理工作中存在的低級錯誤發生頻率，同時也能夠對整個經辦事務的事后狀態進行實時監測監督，通過以各項社保業務為基礎，保證監測點更加具備科學性、合理性。同時，也可以根據原有的檢測規劃要求，對社保檔案管理過程的操作及流程特征進行變更記錄，全方位呈現變更數據，結合實際的工作需求，貫徹落實系統開發。此外，在開展社保檔案管理工作的過程中，通過科學合理應用數字化技術，能夠及時發現工作中存在的問題，從而制定更加科學合理的解決方案，對當前的經辦管理流程進行完善、優化、革新、升級。通過科學合理應用數字化技術，能夠搭建數字化檔案，可以為后續事后監督管理工作順利開展奠定基礎，從而全面提高我國社保檔案管理工作的效率及質量。

二、社保檔案管理存在的問題分析

（一）基礎工作不完善、不全面

要想全面提高社保檔案管理工作的效率及質量，應當落實基礎性工作，通過建立健全完善、統一、規范的社保檔案管理體系，以及對現有的檔案管理基礎設施進行完善、優化。有關部門應當對參保人員的相關信息及數據進行高效采集，科學合理分析，保證整個管理工作更加具備精確性、可靠性。然而當前情況下，大部分社保檔案管理部門在工作過程中，依然采用傳統、落后、單一的管理方式，并沒有結合社會的實際需求對現有的檔案管理流程進行優化、完善、革新，沒有建立健全完善、統一、規范的檔案管理體系，也不具備完善、全面的管理標準，即使已經積極引進了較為先進的管理軟件，也沒有安排專業人員對其進行定時更新。

（二）管理人員的水平有待提高

要想在社保檔案管理工作中科學合理應用數字化技術，需要檔案管理人員具備較高的專業水平以及技術水平，能夠在掌握檔案管理基本方法的過程中熟練掌握各項數字化技術應用相關理論知識及實踐知識。然而，即使我國部分檔案管理部門已經結合實際需求開設了專門的檔案管理專業，但由于專業起步較晚，開設時間較短，在人才培養過程中沒有建立完善、統一、規范的人才培養體系，導致培養出的人才無法滿足社會的需求，無法在崗位工作中發揮出自身的價值。同時，由于大部分從事社保檔案管理的人員年齡偏大、學歷較低，在學習先進的數字化技術知識的過程中無法真正地掌握并應用數字化技術，無法真正吸收先進的檔案管理工作理念。此外，部分檔案管理人員并不具備相應的責任意識、檔案管理意識，沒有全身心投入數字化技術的學習

過程中。[2]

（三）數據安全沒有得到保障

通過科學合理應用數字化技術，能夠降低社保檔案管理的工作難度及壓力。在應用數字化技術的過程中，也應當認識到安全問題的重要性。具體來說，要想保證整個社保檔案數據更加具備安全性、可靠性，應當安排具備較高專業素養、綜合素養的專業人員開展相應的管理工作。同時，也應當對現有的配套設施進行優化、完善，積極引進先進的管理理念以及管理軟件，才能夠保證整個社保數據更加具備安全性、穩定性。然而，由于我國社保檔案數字化建設工作起步較晚，大部分人并沒有認識到數字化技術帶來的安全問題，在應用管理軟件管理設備的過程中沒有采取相應的保護措施。

（四）統籌規劃不完善、不全面

要想全面推進我國社保檔案數字化建設工作的不斷發展，應當統籌規劃，在對社保檔案相關信息及數據進行收集、處理的過程中，需要社保檔案管理部門與其他部門進行有效合作、高效交流，讓全體員工全體部門參與到整個社保檔案管理過程中，貫徹落實合作分工、相互協調的管理機制。要想保證社保檔案管理工作順利開展，應當通過頂層分析、統籌規劃，全面提高社保檔案管理的水平及質量。然而，大部分社保管理部門并沒有通過統籌規劃的方式實現各個部門的有效協調、高效溝通，導致信息孤島的現象存在。

（五）社保檔案數量多、內容復雜

在開展社保檔案管理的工作中，其對數據的真實性以及人員的專業性有較高的要求，通過數據檔案管理能夠真實地反映出當前參保單位以及參保人員的真實社保狀況。然而當前情況下，隨著我國參保人數不斷增加，要想對參保人員的所有數據進行詳細的記錄分析，會在一定程度上增加社保管理單位的工作壓力及難度。要想為廣大人民群眾提供更加優質、高效的社保管理服務，應當不斷提高社保管理單位的效率及質量，同時也應當提高全體檔案管理人員的專業素養、綜合素養。

此外，由于在社保檔案管理數據中包含了大量的圖表、資料、文字、圖像以及各個參保單位的資料，其中涉及的數據類型復雜多樣，數據來源也存在差異性，要想能夠對社保檔案管理數據進行科學分類、仔細甄別，應當要求管理人員在工作中嚴格按照操作流程以及操作規范完成相應的管理工作。同時，工作人員應當及時剔除無效信息，保證有效信息。然而，社保檔案管理人員并不具備較高的專業素養、綜合素養，無法對有效信息進行甄別處理。

（六）檔案無法得到長期保存

在傳統的社保檔案信息管理過程中，主要是通過紙質的方式對所有數據及資料進行保存，然而由于紙質檔案保存周期短，一旦面臨火災、水災的問題，會導致社保檔案數據不具備真實性、可靠性。此外，紙張的老化、受潮也會導致信息缺失、遺漏。通過科學合理應用數字化技術，能夠將傳統的紙質社保檔案轉變為數字化檔案數據，有效解決以上問題，保證數據更加具備真實性、完整性、可靠性，并且可以為后續社保檔案管理工作的順利開展奠定基礎。然而當前情況下，大部分部門并沒有開展相應的社保檔案電子化建設，依然采用傳統、落后的紙質方式對社保檔案進行保存、存儲。

三、數字化技術在社保檔案管理中的應用

（一）提高檔案管理標準化水平

由于沒有制定完善、統一、規范的管理標準，不同區域在開展社保檔案管理工作中對檔案數字化的理解存在一定差異，也會使得不同地區的檔案管理數字化建設進程存在不同。為了解決以上問題，有關部門應當結合自身的實際運行狀況，通過建立健全完善、統一、規范的檔案數字化操作流程，明確操作規范及標準，才能夠保證檔案管理工作有序開展、有法可依。同時，只有保證檔案數字化，才能全面促進社保檔案管理標準化、規范化，通過全面推進社保檔案數字化建設才能夠使得我國檔案管理工作走向規范化、標準化、統一化發展的道路。[3]

（二）明確數字化技術的優勢

具體來說，在推進檔案數字化建設時，應當將社保檔案管理的財務系統、辦公系統、業務系統有效結合，使得社保檔案信息能夠適用于不同的系統，從而避免重復工作、反復操作的問題出現，全面提高我國社保檔案管理的效率及質量，并最大化發揮出社保檔案管理體系的積極性作用。

（三）對電子數據文件進行收集

通過在檔案管理過程中科學合理應用數字化技術，能夠將傳統的紙質資料及數據轉變為數字化數據，可以將錄音信息、照片信息、紙質檔案轉變為數據。然而，大部分管理部門在貫徹落實檔案管理工作的過程中，只是通過對原有的紙質檔案進行掃描、加工，從而建立相應的檔案管理數字化平臺。然而，要想建立健全完善、統一、規范的檔案管理數字化平臺，應當最大化發揮出檔案管理部門的積極作用，在對傳統紙質檔案進行數字化轉型的過程中，也應當對現有的數字化檔案進行高效存儲分析，從而全面推進我國檔案數字化建設。此外，只有保證社保信息及數據更加具備規范性、準確性、可靠性，才能夠提高社保信息的質量，為后續檔案數字化建設提供重要的數據依據。具體來說，在對傳統紙質檔案進行掃描的過程中，應當建立相應的索引信息，才能夠保證整個數據更加精確、可靠，從而能夠在數據庫中嚴格按照關鍵字查詢到實際的資料目標。同時，在檔案掃描的過程中，應當嚴格按照規范的操作流程完成掃描工作，全面提高數據的精確性、可靠性，保證數據質量不斷提高。

（四）促進信息化管理水平提升

檔案管理人員的專業素養、綜合素養會直接決定當前我國檔案管理數字化建設的進程，只有保證檔案管理人員的業務水平、技術水平達到標準，才能夠全面促進檔案信息化建設。社保檔案管理的領導人員應當具備相應的數字化意識、信息化意識，通過轉變傳統的工作理念，認識到數字化建設的重要性。社保管理部門應當定時、定期開展相應的數字化技術培訓，能夠對員工的知識架構及工作理念進行革新、優化、迭代，保證管理人員能夠與時俱進，符合時代發展的需求開展相應的檔案管理工作。此外，檔案管理的領導人員應當樹立良好的學習榜樣，通過對自身知識架構進行完善、優化、更新，緊跟時代步伐，從而帶動一線工作人員，全面推進我國檔案管理數字化建設。

四、結束語

為了將數字化技術科學合理應用于社保檔案管理過程中，檔案管理人員應當不斷學習，通過培養自身的數字化意識、信息化意識，最大化發揮出數字化技術在檔案管理過程中的積極作用。

參考文獻：

[1] 姜楠.數字化技術在社保檔案管理中的運用及啟示[J].勞動保障世界，2017（34）：60.

[2] 張孟瑀.數字化技術在社保檔案管理中的應用及展望[J].勞動保障世界，2016（06）：55.

[3] 趙明瀅.社保檔案管理中數字化技術的應用分析[J].才智，

2019（35）：233.