論如何有效提升事業單位人力資源檔案管理水平

文/劉娟（鄂爾多斯市康巴什區市場監管管理局）

事業單位綜合管理中人力資源具有重大意義，不僅對單位內部職工調配有著決定作用，同時還能促進單位內部正常勞動制度運轉，保障職工的個人權益。就目前來看，部分單位對人力資源檔案管理還沒有足夠的重視，缺少相應的支持，導致部分單位人力資源檔案管理與現代發展水平不相符，因此，事業單位非常有必要對檔案管理工作進行深入研究和分析，全面高效地開展人力資源檔案管理工作。

一、人力資源檔案管理在事業單位中的重要性

（一）保障事業單位健康發展

事業單位在轉型發展過程中離不開優秀的人才，做好人力資源檔案管理工作能夠幫助單位對職工具體情況進行充分了解，事業單位根據人力資源檔案中的資料對職工進行個性化培養，根據職工需求及特長進行適當的崗位調整，對人力資源進行優化配置，充分發揮其作用，促進事業單位持續發展。

（二）充分激發職工潛能

一般情況下，事業單位中職工競爭性不足，在具體工作中缺乏積極性。近年來，隨著事業單位不斷改革，充分調動職工的積極性，通過良性競爭幫助職工全面強化綜合能力。事業單位通過加強人事檔案管理，能夠充分掌握職工的工作履歷及工作成績，影響職工未來發展[1]。因此，事業單位加強人力資源檔案管理能夠激發職工的工作潛能，使其不斷提升自我，為單位創造更高的價值。

（三）掌握人才管理方向

人力資源管理中的重點依據是檔案管理，事業單位的檔案中不僅將當前單位所有職工的全部信息和數量包含其中，同時還通過檔案管理實現對整個單位人力資源水平的充分反映。健全的檔案管理能夠為事業單位人才選拔提供更加科學和可靠的依據，通過對人力資源檔案的分類整理及分析，能夠明確單位的人才儲備及各種信息。人力資源通過檔案管理能夠掌握內部員工的所有信息，從而明確單位人才管理的方向，保障人力資源的前瞻性和科學性。

二、事業單位人力資源檔案的特點

（一）多樣性

人力資源檔案中不僅包括了職工的基本資料及學歷、資質等方面的材料，同時還將職工的工作履歷及在過往工作中獲得的獎懲情況、工作成果等都包含進去。此外，人力資源檔案還包括職工的各項薪資資料及福利待遇等內容。

（二）階段性

事業單位人力資源檔案管理包括多個階段，首先是檔案形成階段，這個階段都是基本檔案，包括單位職工的個人信息及基本資料等。其次是發展階段形成檔案，這個階段是單位職工在就職過程中積累形成的檔案，主要包括業績考核情況、職位調動情況及職業發展情況等，在職工職業生涯中格外重要。最后是離職退休階段檔案，主要包括職工在離職或者退休后的具體資料情況。

（三）機密性

事業單位中人事檔案包含了職工所有的思想政治、任職履歷、獎懲等信息，一些信息能夠從側面反映出部分重大事件，而部分檔案信息無法向他人言及。檔案管理屬于國家的機密性工作，不能輕易泄露，人事檔案管理也具有較高的機密性，即便是在檔案管理機構的人員也無法擅自調閱自己的檔案，一旦職工檔案被隨意泄露，將會給職工帶來嚴重負面影響。

（四）流動性

人力資源檔案管理與職工的人事管理應當是統一協調的，這樣才能保障檔案管理的作用全面發揮出來。事業單位中干部工作一直處于變動的狀態，若是事業單位人事管理與檔案管理存在脫節情況，檔案還在單位管理，但人員已經不止去向，則會導致檔案管理失去意義。因此，事業單位管理中，必須要保障檔案隨著人員調動而調離。

三、影響事業單位人力資源管理水平的因素

（一）檔案管理意識有待提升

事業單位內部管理中，人力資源檔案管理極為重要，但根據實際情況來看，長期以來，部分單位缺乏對人力資源檔案管理的重要性認知，因此在具體管理中缺乏資金和技術方面的投入，沒有健全的管理人員設置，檔案管理缺乏專業的人才，管理設備不能及時更新，缺乏對先進技術的應用等都是導致人力資源檔案管理不受重視的原因，一般情況下，事業單位并不常進行人事檔案管理，只有上級檢查或者有重大人事變動時才會進行檔案管理，這給單位正常管理帶來較大影響。甚至一些單位由于對檔案管理的不重視并沒有建立相應的管理制度，難以為工作開展提供制度保障[2]。隨著新的經濟市場環境變化及國家社保政策逐漸完善，勞動保護法律法規逐漸健全，事業單位結合新的形勢構建完善的制度體系已經成為單位改革過程中的重要工作，但由于事業單位自身缺乏重視度及積極性，導致相應的制度體系不完善，因而難以發揮檔案管理的作用，對單位發展也造成影響。

（二）檔案管理制度需要完善

一些單位缺乏對檔案管理的重視，沒有結合實際需求做出正確規劃，缺乏有效的制度，導致在管理中檔案管理人員的工作積極性不高，在日常工作中容易敷衍，無法盡到應盡的崗位職責。甚至部分單位中人力資源檔案并沒有全面整合進人力資源部門，只是交由各部門進行自主管理，導致人力資源檔案管理容易出現責權不明的情況，分工不明、分工不合理的情況時有發生，導致單位在人力資源檔案管理中容易發生出現問題無法及時找到負責人的情況，對整個檔案管理工作都帶來不小的難度。事業單位人力資源檔案管理存在漏洞，缺乏健全的制度，對管理人員工作開展造成嚴重制約，不能及時在日常工作中發揮主觀能動性，嚴重影響檔案管理價值發揮，對事業單位轉型造成阻礙。

（三）管理人員專業素養不高

檔案管理人員的專業能力和職業素養極大影響著實際的檔案管理質量。所以，在具體檔案管理中，事業單位應當配備專業的管理人員，才能確保工作順利完成。但實際上，目前部分單位并沒有將管理重點放在人力資源檔案管理中，并沒有較高的覺悟，因此部分工作人員專業能力有所不足，導致部分檔案管理工作推進較慢[3]。部分工作人員由于工作態度不夠端正，導致事業單位人力資源檔案管理工作無法深入研究。此外，當前社會發展下，人力資源管理重要性越來越明顯，因此事業單位相關工作開展的價值也就更高，但事業單位并沒有組織人員參與相關培訓工作，導致檔案管理質量不高。

（四）人力資源管理系統落后

盡管信息化管理已經成為各單位管理的重要手段，但當前部分單位還缺少完善的人力資源檔案管理系統。部分單位目前的檔案管理工作還是主要以紙質檔案管理為主，將所有檔案封裝在檔案袋中，全部堆積在檔案室，且檔案室的檔案也沒有進行細化分類，并沒有做好妥善保管。甚至部分單位并沒有單獨的檔案管理室，或者一些單位盡管設置了檔案管理室，但將其放置在較為潮濕的地下室，導致紙質檔案受潮發霉等。此外，部分單位盡管實施了信息化檔案管理，但由于在信息化中的投入不足，信息技術沒有及時更新，且不同單位間的系統不統一，因此檔案管理都是屬于小規模的管理系統。一旦出現人員流動情況將無法及時對檔案信息進行更新。并且在我國的事業單位管理中，一些重要單位人力資源檔案管理一般屬于機密文件，信息系統安全性不足，因此部分單位人力資源管理系統一直較為保守落后，沒有維持良好發展。

四、事業單位提升人力資源檔案管理水平的具體措施

（一）不斷提高檔案管理意識

事業單位應當結合實際情況加強對人力資源檔案管理的重視，激發職工潛能，為單位管理及社會做出更大貢獻。首先，事業單位應當全面強化檔案管理認知，改變傳統的思想認知，從管理層開始提高重視度，明確人力資源檔案管理的重要性，并加強對當任管理人員的培訓，不斷提升管理人員的思想意識，使其在人力資源檔案管理中能夠全情投入[4]。事業單位可以開展專題學習會議或者邀請相關專家來舉行培訓講座，通過組織檔案管理人員加強檔案學習，提高其檔案管理意識，在實際工作中能夠科學利用檔案資源，提高事業單位檔案管理質量。其次，在檔案管理中提高投入比例，提高資金資源的投入，配備專業人才，將現代化信息管理技術融入檔案管理工作中，從而將傳統的人工紙質化的檔案管理工作改變為信息化線上全面管理，保障檔案管理在人力資源管理中充分發揮出重要性。最后，做好技術投入，在信息化背景下，加強信息技術投入，完善基礎設施建設。例如，事業單位要積極引進先進的信息技術和硬件設施，在檔案管理中做好技術對接，保障管理質量和效率得到大幅度提升，實現檔案管理信息化，最大程度發揮出其作用。

（二）充分發揮出管理制度的約束性

第一，針對現有制度，在結合單位具體需求的基礎上不斷對其進行完善，切實推進相關工作順利開展。事業單位通過對人力資源檔案管理制度進行完善，對各部門和崗位職責分工進行明確，全面掌握當前單位人力資源檔案管理現狀，并制定完善的崗位責任制度。在制度的約束下對相關人員的工作行為進行有效監督，確保責任落實，避免出現互相推諉的情況。第二，事業單位應當加強人力資源檔案管理規范，將人力資源管理作為單位高質量發展過程中的主要規劃方向并及時引入精細化管理模式，對人力資源檔案管理工作的實施標準及方法做出明確，保障檔案管理范圍科學和合理，對工作模式進行優化。由于部分單位對人才需求量較大，職工職位變動較為頻繁，因此人力資源檔案更新速度較快，管理人員要加強信息匯總收集，不斷增強檔案管理的時效性，對信息采集、編撰及存儲的時間進行縮短，此外，事業單位應當針對人才招聘和晉升工作需要制定專門的資料收集管理辦法，增強人力資源檔案的真實性。第三，加強對人力資源管理的監督，對相關人員的獎懲考核機制進行完善，在實際檔案管理工作中，應當完全依照國家法律制度及地方管理規定開展工作，并結合單位實際特點和需求制定相應的管理方法，做到檔案管理制度化。在對監督機制健全的過程中要重視對基礎資料的收集，對于不符合要求及基礎檔案不詳細的資料檢查拒絕，保障人力資源檔案管理工作高效執行[5]。此外，加強獎懲機制落實，通過獎懲機制充分調動職工的積極性，并且在定期的檢查后及時發現人力資源檔案管理中的不足，及時對其進行優化。針對部分違反紀律的情況，除了要及時對其進行糾正外，嚴重者要根據法律追究責任，做到獎罰分明的同時對管理人員進行不定期審查，并結合獎懲機制對工作完成質量高的職員進行獎勵，反之則應當進行懲罰，保障檔案管理工作具有秩序性。

（三）培養專業化管理團隊

為了能夠將檔案管理的作用發揮到最大化，事業單位需要一支專業的管理團隊來負責相關工作。人力資源檔案管理是一項復雜性較強的工作，對于單位管理較為重要，無法依靠個人來完成，事業單位應當加強人力資源隊伍建設，配備專業的檔案管理人才，確保管理工作能夠在單位中全面落實。首先，不斷提升人力資源檔案管理人員的專業水平積極引進專業的檔案管理人才，并開展專門的培訓學習工作。其次，擴大人力資源檔案管理隊伍，結合單位實際情況構建一支完善的人力資源檔案管理隊伍，使其專業負責單位檔案收集、輸入和保管工作，避免一人承擔多項工作，有效增強單位檔案管理工作的有效性。最后，全面提升事業單位人力資源檔案管理人員的綜合素養，單位中部分檔案管理屬于機密工作，很多檔案也關系職工未來發展，因此保障事業單位人力資源檔案管理的安全性極為重要，事業單位必須組建高專業素養的人才進行檔案管理，并對檔案管理人員進行定期考核和培訓，使其完全符合事業單位的檔案管理需求。

（四）做好檔案管理與先進技術的融合

與先進信息技術結合，不斷對現有的管理系統進行優化和改進，能夠有效提升事業單位人力資源檔案管理水平。事業單位應當結合實際管理需求，構建完善的信息化系統，建立單位檔案信息數據庫，提高單位管理水平。事業單位應當充分了解自身的實際需求，并對人力資源檔案管理信息全面收集，并結合檔案管理工作的具體流程，對數據庫中的信息進行分類建檔，實現動態化檔案管理，在日常管理匯總及時對數據庫中的信息內容進行更新。

同時，借助大數據等先進的信息技術對深層的信息數據進行挖掘并及時總結信息資料，找出其中的規律，不斷提高檔案管理工作效率的同時能夠全面保障工作質量得到提升。事業單位要明確信息化在檔案管理中的重要性并加大資金投入，結合管理需求引進先進的技術和系統，實現對人力資源檔案信息進行及時準確地鑒別和整理歸檔，保障信息管理具有時效性[6]。此外，應當充分發揮信息技術的作用，將傳統的紙質人力資源檔案管理資料及時上傳至管理系統，并將其轉變為文字、圖片及聲像等資料數據，及時保管在信息管理系統的數據庫中，方便管理人員及時調閱檔案信息，為事業單位精準匹配合適人才。

（五）保障檔案管理的安全性

信息化的全面應用使得當前社會管理更加高效，同時信息環境也日益復雜，因此，事業單位在提高對信息化的應用的同時也應當重視檔案管理的安全性。由于人力資源檔案中具有部分高價值和高私密性的信息，因此在管理中存在較大的技術威脅。在實現檔案管理數字化的同時加強風險管理，對各個層面的風險防御技術進行更新，做好對各個設備的檢測，通過先進的人臉識別及指紋識別等技術提升授權加密及時的安全性。同時，事業單位還應當做好人力資源檔案的備份工作，通過采用數字化處理和備份的方式，為檔案管理增加一份保障，提高其安全性。

五、結束語

綜上所述，人力資源檔案主要是記錄事業單位人事信息，對單位人力資源管理具有重要意義。

現階段，事業單位應當加強人力資源檔案管理，針對單位實際需求，制定針對性的管理機制，引進并培養專業人員負責檔案管理，做好先進技術的投入，定期對軟硬件進行更新，并且加強檔案安全管理，將其作用發揮到最大化，為事業單位各項工作匹配最佳人才。