高校檔案管理的技術創新探析

趙雪飛

摘 要：檔案管理工作是高等院校重要的基礎性工作，也是衡量一個高校管理水平和服務水平的標志。檔案工作記錄了學校的發展歷程，是學校評價辦學水平的窗口，是學校教學、科研、管理等必不可少的資料，反映了一個學校的辦學水平、文化水平、發展進程。隨著新的科學技術的產生與發展，高校檔案管理也需要不斷發展與創新，適應信息時代的需求。本文對高校檔案管理的發展狀況和存在的問題進行分析，探析高校檔案管理的技術創新，并分析創新型檔案管理模式的特點。

關鍵詞：檔案管理；技術；創新

中圖分類號：G271 ?文獻標識碼：A ?文章編號：1673-260X（2023）07-0058-04

隨著科技的發展，時代的變化，產生了各種新的科學技術，改變了人們生產和生活的方方面面。高校檔案管理也要緊跟時代的步伐，進行科學和創新管理，使得檔案管理更加科學化、規范化、技術化、現代化?？茖W是第一生產力，創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的動力，運用科學技術創新檔案管理方法，使檔案的發展適應信息社會發展的需要，使檔案管理工作更好地服務于高等教育事業的發展。

近幾年來，學者們對高校檔案管理有了一定的研究，但研究內容主要體現在管理層面上和服務方式上的創新，對于技術層面的研究相對較少。近期，5G網絡時代下的檔案管理工作的創新發展研究、大數據時代下的檔案管理與服務的創新研究、高校檔案云技術的應用研究、人工智能技術在檔案管理中的應用探索研究等等，雖然取得了一定的研究成果，但有待于進一步探究和論證。而多種新技術的綜合應用，對檔案管理工作來說是一個新的嘗試，會給檔案管理的發展帶來新的契機，使高校檔案管理工作再上一個新的臺階。本文就檔案管理的技術層面綜合應用進行分析，提出檔案管理的技術創新方法。

1 高校檔案管理的發展狀況

高校檔案管理指高等學校從事招生、教學、科研和管理等活動形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文案、圖表和聲像等不同形式載體的歷史記錄。1993年，國家教委頒布了《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》，2008年國家教育部和國家檔案局頒布施行了《高等學校檔案管理辦法》，使高校檔案工作的標準化、規范化程度大大提高。從檔案的收集、整理、歸檔和入庫，每一個環節都嚴格執行高校檔案管理辦法與檔案實體分類法，讓檔案管理工作細節有規可循、有法可依。

目前的高校檔案管理有以下幾個特點：第一，檔案過程累計比較緩慢；第二，檔案管理活動對檔案形成者有依附性；第三，檔案管理活動具有階段性；第四，檔案管理活動對社會有封閉性。高校檔案管理辦法中指出，高校檔案管理要促進檔案信息化建設，組織實施信息建設和電子文件的歸檔工作，開展檔案管理人員的業務培訓，使檔案管理人員更加適應信息化檔案管理的要求，使得檔案管理更加信息化、現代化。目前，我國高校檔案的管理水平還沒有跟上高校事業的發展，大部分高校還處于傳統的管理階段，還需不斷解決和完善檔案管理工作中存在的問題。

2 高校檔案管理存在的問題

2.1 對檔案的重視程度不夠

在日常檔案工作中，很多管理人員缺乏對檔案管理工作的正確認識，忽略了檔案管理工作的重要性。還有一些高校更重視教學和科研工作，而將檔案管理工作附屬化，在管理理念上依然停留在傳統檔案管理觀念上，對檔案的信息化管理沒有系統認識和理性的思考，檔案工作發展緩慢，無法適應學校的建設與發展。

2.2 檔案管理的分散性和不規范性

由于檔案資料形成的時間不一樣，部門來源不一樣，因此會形成檔案資料的分散性。由于檔案的要求不一樣，會出現檔案填寫不規范的現象，主要體現在檔案資料的收集、整理、錄入不規范；文書制作格式及歸檔不統一；立卷工作不規范；檔案存放和保護不當。比如說，各類檔案排列順序和編號混亂，就會給檔案查閱和利用等工作帶來很大的困難；對電子文檔，如光盤、軟盤等介質檔案保護措施不當，還會造成重要檔案數據丟失或機密檔案泄露的嚴重問題；對失效檔案管理比較滯后，對過了有效期的檔案資料沒有及時處理，就會形成大量的冗余檔案，給檔案管理工作帶來了負荷和成本。

2.3 檔案管理技術落后

大多數高校的檔案管理均用手工管理方式，通過手工方式實現檔案的分類、整理、歸檔、收發和查詢等工作。隨著高校的發展，檔案材料也隨之增多，這樣的管理方式已經不適應現代化社會的需求。首先，檔案管理是動態的，因此需要不斷地更新和完善檔案信息，紙質檔案管理方式很容易出現檔案不及時、不完整的現象。其次，傳統的紙質檔案會占用大量的空間，收發和查找也有一定的難度，隨著時間推移和自然影響，使得檔案的保存有一定的難度，可能會帶來檔案信息的缺失。雖然，有些高校已經采取了計算機管理方式，但存在著信息管理水平不均衡，系統管理軟件不統一的現象；有些高校雖然建立了電子檔案，但在管理技術上還比較落后；有些高校因資金問題，檔案管理建設沒有太多的發展，信息化設備有限，管理軟件水平不高，缺乏通用性和統一性。

2.4 管理人員業務水平有待提高

檔案管理水平的高低和質量的好壞，取決于管理人員的思想素質和技術水平。在思想素質方面，檔案管理人員仍存在著對本職工作重視程度不夠的現象，只注重檔案的基礎性工作，對檔案的服務性工作認識不夠；還有一部分檔案管理人員是兼職人員，對檔案管理工作不夠重視。在管理技術方面，現有的檔案管理人員大多數都沒有經過系統和專業的培訓，對檔案管理的標準不夠統一，技術和方法有一定程度的落后。管理人員的理解不統一，使得檔案分類不準確；檔案管理人員的調動，在一定程度上也會影響檔案的管理；檔案管理人員隊伍不穩定，會造成檔案的不連續性，對一些檔案資料不清楚和了解。還有一部分檔案人員對計算機操作不熟練，缺乏專業知識的功底，又缺乏學術研究、史料研究等，導致其在檔案服務能力上缺乏活力，工作效率和質量得不到提高，這與目前檔案管理工作的現代化要求相距甚遠。

2.5 檔案的宣傳和開放力度不夠

隨著信息時代的到來，勢必會形成檔案管理的信息化高潮。然而由于檔案管理部門管理方式比較保守，對檔案的內容和查檔方式、途徑宣傳很少，加上檔案保密性的舊觀念沒有改變，使得保守檔案機密與開放、利用檔案信息資源的想法對立起來，從而限制了檔案事業的發展。

2.6 缺乏統一的管理機制

高校檔案工作是一項復雜的工程，需要建立起一套嚴格完整的管理制度。隨著檔案法的頒布實施，地方檔案條例規定的出臺，高校檔案管理體制逐步建立，檔案工作將發揮越來越重要的作用。但有部分高校還存在著體制不夠完善，整體功能發揮欠佳，對檔案工作缺乏監督指導等問題。檔案管理工作缺乏系統化、長期化、專業化的管理機制。

3 高校檔案管理的技術創新

信息化是當前社會發展的一大趨勢，它對檔案管理工作提出了新要求?；谀壳案咝n案管理存在的一些問題，結合當代新科學技術的應用，可以提高檔案的管理水平，實現檔案管理的現代化。

3.1 云技術應用于高校檔案管理

云技術是基于云計算商業模式應用的網絡技術、信息技術、整合技術、管理平臺技術和應用技術的總稱，可以組成資源池，按需所用，具有應用靈活便利的特點。早在2008年，EMC公司就與清華大學、復旦大學開展合作，針對云技術在高校的推廣應用進行研究，最初是在高校實驗室的優化和配置上的研究。目前高校檔案數據比較多，管理起來有較大的工作量，涉及到各個方面，在保存時要耗費大量的時間和空間，而且傳統的檔案管理模式的信息管理成效也不明顯。云技術可以直接將相關的數字檔案信息上傳到網絡，無需各種存儲設備，實現大容量云端存儲。云技術的應用還有較強的抗災能力，傳統的紙質檔案很難積極應對火災及地震的危急情況，云技術的應用在很大程度上改善了這一問題。云技術利用網絡讀取時，能快速讀取文件，避免檔案資源的重復，更增加了檔案資源的共享性，借助于手機和電腦終端，實現檔案資源的合理利用。云技術可實現檔案資源的共享，打破了信息孤島現象，極大地滿足了用戶的需求。云技術給檔案管理工作帶來的變化是顯而易見的，通過兩者有機融合，能更好地發揮檔案管理的作用。

3.2 大數據技術應用于高校檔案管理

大數據技術是以容量大、類型多、存取速度快、應用價值高為主要特征的數據集合，最早應用于計算機行業，目前正在快速地發展。大數據技術可以對數量巨大、來源分散、格式多樣的數據進行采集、存儲和關聯分析，它采用分布式架構，對海量數據進行分布式數據挖掘，對數據進行專業化處理，實時交互式的查詢和分析。隨著大數據時代的到來，傳統的檔案管理已不能適應現代社會的發展，因此需要改變高校的檔案管理模式，實現數據的共享與應用，數據共享及數據應用已成為行業發展的重要支撐方式。隨著高校的發展，檔案資料的不斷增多，人工錄入、提取和保存檔案時，有時會使檔案資料損壞或是流失，錄入過程有時也缺乏嚴謹性和準確性。使用大數據技術，不僅能使檔案資料進行科學分類，自動地生成編目和檢索條件，還可以實現高級檢索，滿足多元化檔案管理的需要。使用大數據技術，更加有利于收集信息資源，有利于檔案價值的提取，更好地發揮檔案的作用。大數據應用于檔案管理主要表現在檔案信息資源的管理、服務的創新及風險的管控。高校檔案管理人員可以通過大數據對師生檔案、教務數據和學術報告等數據進行采集和處理，分析檔案數據的價值，同時可以利用大數據提供個性化的服務，比如，學生信息和成績的查詢等等。大數據技術應用于高校檔案管理是具有前瞻性的，高校檔案管理工作是一項復雜的工作，而且正在逐漸向精細化方向發展，運用大數據等現代化技術管理已成為必然。

3.3 5G技術應用于高校檔案管理

5G技術，即第五代移動通信技術，是具有高速率、低時延等特點的新一代寬帶移動通信技術，是實現人、機、物互聯的網絡基礎設施。5G時代的到來，為我們構建一個新的網絡環境，社會中各行各業都將迎來一次深度的變革。5G網絡技術的出現，使得檔案管理逐漸向數字化、信息化和人工智能化方向發展。隨著時間的推移，高校檔案資料也隨之不斷增加，傳統的檔案管理已無法適應時代發展需求。運用5G網絡技術，不僅能實現對檔案資料進行高量存儲，還能對檔案資料進行備份，提升了檔案管理的效率；運用5G網絡技術，可以實現檔案資料的快速查詢，減少了檔案管理工作者的工作量，提高了檔案管理的服務水平，提高了檔案管理的能力；運用5G技術，還可以使高校之間檔案數據的信息快速傳輸，實現信息資源的共享。隨著5G網絡的全覆蓋和高速發展，為檔案管理工作提供了良好的網絡環境，利用5G網絡優勢，可開發出多樣化的檔案管理軟件，利用管理軟件對檔案進行科學化管理。5G時代給檔案創新管理帶來了新的可能，實現檔案的創新管理與創新服務。

3.4 超媒體技術應用于高校檔案管理

超媒體是超文本利用引用鏈接其他不同類型的文件，包括聲音、圖片、動畫、文字等文件類型，這些具有多媒體操作的超文本和多媒體在信息瀏覽環境下的結合，就形成了超級媒體。超媒體技術包括超文本和超鏈接，超文本是用超鏈接的方法，將各種不同空間的文字信息組織在一起的網狀文本，用以顯示文本及與文本之間相關的內容。將超媒體技術應用于高校檔案管理可以實現檔案資料的超鏈接，超媒體技術不受空間限制，用戶只要將查找的檔案資料中的關鍵信息找出來，就可以通過超鏈接查到相關的全部檔案信息，顯著提高了檔案資料的查找速度和效率，同時還可以根據需求查找檢索檔案資料，實現檔案信息的智能化檢索。超媒體技術在檔案管理中的應用比較廣泛，音視頻的壓縮與存儲技術能為檔案的存儲和傳輸提供可靠的方式，超文本和超鏈接技術能使分散的檔案數據進行有效地組織，建立起鏈接關系，從而方便查找與利用，遠程協作技術可實現檔案管理的異地協同工作，動畫技術可使檔案資料更加形象化、生動化，拉近了檔案與用戶之間的距離。超媒體技術與高校檔案管理的有機融合使檔案工作在技術上提升了一個層次。

3.5 虛擬現實技術應用于高校檔案管理

虛擬現實技術是仿真技術的一個重要方向，是仿真技術與計算機圖形學、人機接口技術、多媒體技術、傳感技術、網絡技術等多種技術的集合，主要包括模擬環境、感知、自然技能和傳感設備等方面。模擬環境是由計算機生成的、實時動態的三維立體逼真圖像；感知是指理想的應該具有一切人所具有的感知；自然技能是指人的頭部轉動，眼睛、手勢及其他人體行為動作，由計算機來處理與參與者的動作相適應的數據，并對用戶的輸入作出實時響應，并分別反饋到用戶。目前，虛擬現實技術多應用于實物檔案的展示，并能充分地發揮實物檔案的展示作用。實物檔案是一種特殊的檔案形式，是對發生過的活動和事件進行具體生動的反映，實物檔案存儲有一定難度，因此，虛擬現實技術的應用，使得實物檔案在虛擬環境中得到展示，使觀看者有身臨其境的感覺。虛擬現實技術創新了檔案展覽形式，可以吸引人們參加檔案展覽，擴大檔案的文化傳播影響力。虛擬現實技術的出現為檔案工作帶來了新的發展契機，豐富了檔案宣傳教育的手段，提高了檔案工作的服務質量。

3.6 射頻識別技術應用于高校檔案管理

射頻識別技術是當前最重要的識別技術之一，是一種無線通信技術，可以通過無線電訊號識別特定目標并讀寫相關數據，而無需識別系統與特定目標之間建立機械或者光學接觸。射頻識別系統由射頻電子標簽、讀寫器或閱讀器以及天線三部分構成，是集編碼、載體、識別與通訊等多種技術于一體的綜合技術。射頻識別技術是物聯網應用技術的核心基礎技術，該技術的原理是通過射頻識別發射器發射無線電波，激活射頻識別標簽震蕩電路，產生電流，進而對芯片中的存儲信息進行讀寫的新一代標簽身份識別技術。在技術應用上，其具有承載信息量大、無需接觸式識別、可一次識讀多個標簽、讀寫速度高的特點。將射頻識別技術應用于高校檔案管理，將簡化檔案使用者的借閱流程，提高檔案的流通效率，大幅度降低檔案清點和查找的工作量，將檔案管理人員從繁雜的重復性的勞動中解放出來，更加有針對性地提供個性化服務，提升檔案工作的服務質量。

3.7 人工智能技術應用于高校檔案管理

人工智能技術也為稱機器智能，指由人制造出來的機器所表現出來的智能。通常人工智能是指通過普通計算機程序來呈現人類智能的技術。人工智能技術應用于檔案管理，在很大程度上降低了檔案管理的出錯率，特別是指紋識別技術、人臉識別技術、語音識別技術和虹模識別技術，提高了檔案管理的安全性。目前，人工智能技術發展迅速，引起了很多領域的改革，已深入人們生活和工作的方方面面。在高校檔案管理方面，人工智能技術可實現檔案的數據化、分類與歸檔、檔案影像的修復著色、智能安防等。人工智能技術可將照片、錄音和錄像等檔案資料存儲在計算機內，形成可分析、編輯、處理和檢索的數據信息，通過綜合應用語音識別和人臉識別技術實現語音和圖像的數字化。分類和歸檔一直是檔案管理工作的重要組成部分，通過人工智能技術的輔助管理，能更好地提升檔案分類與歸檔的準確性和高效性。隨著時間的推移，有些圖片、影像資料會改變原貌或者不太清淅，采用人工智能技術進行著色修復處理，可以提升檔案的質量。人工智能技術采用集人臉識別、步態識別、人體特征識別、語音識別等于一體的多模態識別技術，構建智能安防系統，為檔案的安全安防工作提供更好的技術保障。

4 創新型高校檔案管理方式的特點

隨著信息化技術的不斷發展，高校檔案的信息化進程將不斷加快，不斷改進檔案的管理模式，形成創新型檔案管理模式。創新型檔案管理模式有以下幾個特點：

4.1 準確性

新技術的應用，可根據檔案管理的內容自動完成檔案信息的錄入，讓檔案工作者從繁忙的勞動中解脫出來，還能實現檔案質量的自動檢測，對人工錄入的檔案信息進行比對，發現錄入錯誤的信息并及時更正，確保檔案信息的準確性。

4.2 安全性

新技術的應用，可以定期自動化備份檔案數據，并對檔案數據進行自動監控，確保電子檔案數據不被纂改，同時還確保紙質檔案的安全性，實現了檔案的安全化管理。

4.3 多樣性

新技術應用，可以實現檔案格式的相互轉變，便于檔案資料的保存與管理，可以實現檔案管理流程的多樣化，根據個人的實際需求，自定義檔案的業務流程和檔案查找工具，滿足多樣化的業務需求，實現檔案的個性化服務，提高檔案管理的服務水平。

4.4 共享性

新技術的應用，打破了原有高校檔案信息的封閉狀態，使高校之間的檔案資源進行快速傳輸，實現了檔案資源的共享，增強了檔案資源的開放性、互通性與共享性。

信息化時代給檔案管理工作帶來了很多的機遇與挑戰，檔案工作者需要掌握時代的節拍，積極探索新的管理方法，升華管理理念，學習管理知識，改進管理方法，不斷尋找檔案管理的創新之路。隨著信息化進程的不斷推進，現代管理技術的快速發展，檔案管理者要與時俱進，不斷提高檔案管理水平和服務水平，使檔案管理更加規范化、信息化、科學化和現代化。

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