外貿企業飾品出口訂單生產流程及品控策略——以發圈、發箍為例

左瑞瑞　

外貿企業飾品出口訂單生產流程及品控策略——以發圈、發箍為例

左瑞瑞

（廣西工商職業技術學院，廣西 南寧 530008）

面臨國際貿易激烈的競爭態勢，外貿企業嚴控質量，把關每個訂單的所有生產流程，切實提高外貿企業出口競爭力尤為重要。文章基于外貿企業飾品出口訂單生產流程的詳細分解，以發圈、發箍為例，重新梳理飾品生產流程的每個環節，提出針對性的品控策略，重點設定關鍵品控點，期望達到提高外貿企業產品品質，增強外貿企業核心競爭力的目的。

品控策略；生產流程；出口訂單

引言

外貿企業出口訂單形成步驟為：外國客戶發來采購訂單PO（Purchase Order），外貿企業根據PO繕制銷售合同S/C（Sales Contract）或者形式發票PI（Proforma Invoice）發回給外國客戶簽字回傳，該公司出口訂單即為正式確認。訂單確認之后，外貿企業具體生產流程——以制造發圈、發箍等飾品為例：原材料到工廠—生產樣品—測試—織造（備紗染色、織造下機）—后整（車縫、車標、整燙等）—包裝—驗貨—出貨[1]。以上生產流程可以概括為以下階段：樣品確認階段、大貨生產階段、包裝驗貨階段，其中品質管控貫穿在生產流程中個每一階段?，F以外貿企業出口發圈、發箍等飾品為例分析其出口訂單的生產過程和品控管理策略。

1 樣品確認階段

為了加快生產速度，避免重復打樣，外貿企業收到訂單后，需要盡快弄清楚訂單確認樣的要求，比對留底或推銷樣（款式、花型、顏色、尺寸、手感、做工細節等），并聯系原打樣工廠，要求工廠參照留樣盡快做出產前樣（Pre-Production Sample），收到產前樣后拍照存檔，然后再寄送給外國客戶，客戶確認后方可投入大貨生產。

1.1 找出留樣

訂單之前一般外貿企業會給客戶寄送開發樣（Develop Sample）或者推銷樣（Sales Sample），同時留底亦稱之為留底樣（Keeping Sample）。所以，訂單確認之后，當天外貿公司業務員需要找出留存樣品和客戶要求等核對標準，同時，查看留樣吊牌，留樣均有掛牌或標簽，掛牌顯示有做樣工廠、尺寸、克重、顏色、材質、上樣日期，如果發圈、發箍在公司做過烘泡或者其他處理才寄給客人的，也會在掛牌上注明。

1.2 生產PP樣

產前樣（Pre-Production Sample）是大貨生產前的樣品，主要是讓外國客戶確認大貨生產用的。此樣是做大貨的完全參照樣，所有指標均要符合要求，否則大貨可能會出錯，也可能造成外貿企業經濟損失。發圈、發箍等飾品工廠一般1～2天生產出6個左右的PP樣，外貿業務員需要在兩天內對留樣的顏色、款式、規格、材質、工藝、美觀度等進行全面詳細核對。核對顏色，和色卡（Pantone）、留底色樣核對；核對款式是否是按照圖稿或者原樣打的，上樣是否正確；核對樣品的材質，紗線粗細、尺寸、克重等是否與留樣相符；核對樣品的組織結構、密度、手感、樣品的整體風格是否符合打樣要求；最后核對發圈、發箍是否平整、美觀，干凈度是否合格。各方面確定沒問題后，PP樣生產符合要求，即可進行下一步。

1.3 拍照寄送

產前樣生產完畢后，外貿業務員拍照留底，盡快寄送給客戶，前后不超過3天。拍照要求在燈箱里拍，背景要干凈。發圈、發箍的拍法，一般至少拍三張照片，多角度細節拍照，要求照片能夠看得出花型或者格型。寄樣掛牌也必須拍照，將掛牌和樣品一起拍進去，避免以后出現查找互不對應等問題。掛牌內容包括發圈、發箍款號、尺寸、克重、顏色、材質、日期、公司名稱、收樣人等信息。同時，寄樣品質以及留樣品質必須詳細記錄清楚，以備生產大貨時使用，并提醒大貨生產注意事項。書寫寄樣單，書寫完畢之后，要求寄件地址、對應的收件人和電話面單要拍照留存，以防包裹不能寄達，也可查看書寫是否有誤。寄樣后，電腦里歸檔，以合同號作為文檔名稱，將核對記錄單（核對過的樣品顏色、款式、材料及規格、工藝、風格平整度的檢查記錄）、產品及吊牌照片、寄件日期、快遞單號等全部歸檔留存。寄樣當天要求發貨通知（Delivery Notice）給客人，寫清楚寄的是產前確認樣及其數量。

1.4 樣品管控

為了保證客戶滿意和減少糾紛，外貿公司必須將產前樣按照大貨樣的標準制作，即使之后再寄送大貨樣，產前樣和大貨樣也必須前后吻合，因此產前樣做工要好，工藝要和大貨一致，代表整批大貨的質量[2]。用大貨布做，主要是看工藝、尺寸、縮率、所需機器等在大貨生產時有沒有問題，車間做出來后就交給驗貨員檢查款式、尺寸、做工等，然后驗貨員把檢查報告發給紙樣、車間、洗水部等相關部門參考，如果洗后或燙后尺寸有問題，就要在紙樣上做相應的修改。產前樣會同時送去檢測機構進行檢測，針對發圈、發箍等紡織品飾品，客戶會要求做基本測試，主要測試洗水、顏色、環保方面是否符合要求。為了保證寄樣萬無一失，必須進行后續跟蹤，即樣品寄出后，預估寄達時間，按照快遞號跟蹤包裹進度，直到包裹被簽收。另外，如果產前樣有任何缺陷，一定要在郵件里事先告知，不能讓客人收到后發現問題再來投訴。

2 大貨生產階段

外國客戶確認產前樣之后，外貿企業立即安排測試，并訂購輔料，注意不同產品輔料是不一樣的，業務員需要跟外國客戶確認輔料圖稿；然后外貿業務員與工廠根據產品生產流程一起排出訂單生產流程和周期，嚴格按照周期進行準備、生產和后整，整個大貨生產過程需要專人（跟單員）進行跟蹤管控。

2.1 安排測試并訂購輔料

由于PP樣是按照大貨樣做的，PP樣確認后要馬上安排測試，主要測試發圈、發箍等產品的pH值、甲醛含量、色牢度、偶氮AZO、成份測試等。發圈、發箍的所有主輔面料都要進行偶氮項目和分散性染料項目測試，要求不含偶氮和分散性染料等有毒、致癌物質。測試常規4～5個工作日出結果，加急項目需要在測試申請表上勾選對應項目，但會按照加急費用結算。測試合格后，訂購大貨主輔料，如原材料、洗標、卡頭、成分信息和條形碼、防盜條、箱貼（訂艙之后才出，可以自行打印，如果不是常規標準建議讓輔料廠打?。┑?。一般洗標3～4個工作日，掛牌10個工作日左右。

2.2 按照生產程序排出生產周期

根據接單工廠信息，與下游工廠（會染廠、輔料、織造、原材料）直接對接，可以核對到最準確的訂單進程信息，并列出不符點清單。根據清單，查對原接單工廠產生的原因，并與工廠一起落實措施，確保交期不延誤。根據原材料的準備、相關工藝時間、機器的安排以及工廠的實際情況確定所需時間，并讓工廠確認。按照發圈、發箍生產程序安排生產周期的基本原則是備料加染色5天，上機3天，織造7天，梭織是以每臺機1 000米排，確保工廠找到并安排足夠的機器針織，以10天完成全數量倒排機器，后整連包裝5天，以上是按照10 000件發圈或發箍的量制定的生產周期。

2.3 大貨生產及管控策略

工廠嚴格按照制定的大貨生產周期進行生產，外貿公司根據最新訂單控制表，盯牢每個環節，尤其是不符點清單，如果在預定時間出現延誤，馬上前往工廠，與工廠面對面解決落實。安排專職跟單員每天一到崗核對訂單控制表，逐點核對并備注更新，每周五下班前實行電腦更新，打印出最新訂單控制表以備下周使用，出現不符點時要求發現當天務必落實到解決方法，若24小時內未落實，業務員則必須到工廠落實。同時，安排的專職跟單員必須每天與工廠聯系以確認進度，并核對大貨每一步驟的正確性。原料和輔料的規格和品質、成品的面料和工藝是否與原樣、與產前樣一致。

3 包裝驗貨階段

包裝是產品必不可少的部分，裝箱過程中容易出錯的問題有裝箱搭配出錯、箱內數量與裝箱單不吻合、嘜頭辨別有誤、外箱嘜頭印錯等。驗貨分為初期、中期、末期驗貨，主要驗大貨產品的色差、尺寸、重量、手感、包裝輔料、掛牌、主標、洗標、標嘜位置，以及包裝后成品整體外觀、外箱、箱嘜、裝箱合理性等。

3.1 產品包裝

產品包裝一般由工廠采購后完成包裝，發圈、發箍飾品的包裝工廠按照合同紙箱裝即可。但紙箱尺寸要求是內外牛皮紙不低于140 g/m2，瓦楞紙重量不低于125 g/m2，無釘箱，無打包帶，五層雙瓦楞出口專業紙箱，每箱毛重不超過25 kg。發圈、發箍要求包裝方法是單色包裝，一個PE袋裝2套，內放一張白色紙板，白色紙板最大不能超過28 cm×26 cm，最小不能小于16 cm×20 cm，紙板圓角，吊牌條碼朝外；膠袋要求要環保、可循環、可降解，無任何印刷；封箱方式是透明封箱帶封箱，側嘜一面貼箱貼，封箱帶不能封住箱貼，箱頂工字出頭型封箱，封箱膠帶距離箱邊7～10 cm，箱邊不封箱，箱底工字型封箱，但是封箱膠帶封在箱邊。

3.2 驗貨準備

外貿驗貨QC（Quality Control）要了解大貨生產周期，安排驗貨時間，提前了解飾品種類以及發圈發箍生產要求、檢測重點，大貨可能存在的瑕疵點，比如花型、色差、手感、縮水率，以及由于故障出現間斷性的跳針；起、落針時沒打回針引起的脫線；因疏忽大意漏針；技術操作問題引起的寬窄高低不對稱；裁剪時未清除粉跡、印跡等。準備好驗貨的卷尺、相機、密度儀、驗貨表、計算器等。按照外貿業務員提供的工廠資料和聯系地址，提前與工廠確認是否完工，熟悉廠家作息時間、途經路線與車程時間，再確定驗貨日期[3]。

3.3 驗貨標準

驗貨依據一般主要以外國客戶確認樣為準，并按照批次貨物合理外觀檢驗標準實施檢驗。當買賣雙方無特殊約定時，則按照國際通用標準或者中國國家標準或行業標準。比如飾品行業，為保證發圈發箍質量，QC將需要按AQL（LEVEL?II）對產品進行隨機抽檢，AQL表對外貿公司的產品檢驗要求是：致命性的缺陷（Critical defect）=0，主要的缺陷（Major?defect）=2.5，細微的缺陷（Minor defect）=4.0。致命性缺陷也就是嚴重瑕疵，破壞飾品本身的功能，影響外觀和使用安全，構成發圈發箍致命缺陷。凡是發生此類缺陷的，均判斷該批飾品不合格。所以不管訂單數量多少均要求致命性缺陷為零。主要缺陷是飾品的主要瑕疵，雖然可以修補，但會被降級。細微缺陷是不必再加工、稍微修整即可，視為輕微瑕疵。具體抽檢按照AQL標準進行，按照訂單數量決定抽檢數量。

3.4 實施驗貨

首先按照以上AQL二級標準平均抽樣和取樣。其次核對產品，檢查產品的外觀是否與合同或確認樣一致，比如尺寸、顏色、重量、手感、包裝輔料、掛牌、主標、洗標、標嘜位置等；對產品進行可靠性測試，比如拉力、扭力等測試。接著核對箱嘜，根據箱嘜資料檢查箱嘜是否正確，檢查箱嘜條碼貼紙所貼的位置是否符合要求等。外箱條碼貼紙不能貼在紙箱縫隙上，不能被封箱膠蓋著，若發現貼紙已磨損或有污漬，必須要更換。最后注意檢驗產品時必須拍照，拍產品的圖片要拍齊所有款式的圖片，款式太多可以分開來拍；拍箱嘜的正嘜和側嘜，均要看到整個紙箱的圖片；拍貼在箱嘜上的條碼貼紙，要清楚看見條碼號碼。在驗尾期產品時，要求工廠盡量統一排放有貼條碼的箱嘜，確保每箱產品的箱嘜貼在正確的位置。開箱拍裝箱情況，要看見產品是怎樣排放在紙箱內的；驗完產品時，把次品用箭頭貼紙貼上再拍照。

3.5 驗貨報告及歸檔

根據驗貨具體情況，外貿驗貨QC填寫驗貨報告，并如實填寫檢驗結果，同意出貨時需要QC和工廠負責人簽字，并加蓋工廠合同章。出貨后訂單完成，外貿業務員應將文件歸檔，訂單、合同、PI、產前樣、確認樣、大貨樣、輔料訂單、測試報告、驗貨報告等全部歸檔管理，以便后續查找。

4 外貿企業飾品出口訂單的品控策略

4.1 品控前必須要有管理和預防思維

整個外貿飾品出口流程中每個環節均需進行品控管理，但是產品質量是在生產過程中控制出來的，就意味外貿企業對整個生產過程進行管控，也必須對制造者進行有效管理，質量才可能穩定和得到保障。雖然外貿企業制定了工藝標準，但是制造者的狀態和表現也會對產品質量有影響，因此企業品控前有必要對人進行合理管理或者合理調動。同時，外貿企業管理者還需要有預防思維，產品質量出現問題前一定是有原因和征兆的，是生產方法、生產手段出現偏差，還是其他原因造成，用什么工具進行識別，用什么方式進行監控，需要提前制定一套品控預防流程。

4.2 品控中必須要有量化和追溯意識

外貿產品生產環節多、細節多，飾品也不例外，品質取決于各個環節中的眾多細節，因此品控過程中必須有量化標準，并且盡量在每個環節做好數據記錄，當產品出現質量問題時，可以去追溯問題存在的主要表現以及主要因素，沒找到根源問題，飾品工藝不能輕易更改，以防掩蓋真正問題。最好的方法是通過數據分析查處根源，及時糾正不良尺寸和不良做工，從而良好高效地修正和控制產品品質[4]。

4.3 品控后必須要及時總結和設定關鍵控制點

外貿飾品完成大貨后，要對生產前的工藝標準、規程等進行核對，并及時修正。同時，外貿企業對生產樣品、半成品、成品等過程中各個環節的詳細記錄進行總結和反思，設定或者制定每個環節的關鍵控制點，所有關鍵控制點都能良好完成，品質即可有效控制。品控后重建或者完善精準的品控流程和規程也是非常必要的策略之一。

5 結束語

品控是每個外貿企業的重點，也是外貿企業的痛點，優秀產品的品質是生產出來、制造出來、管控出來。但是品控是一個復雜的系統工程，存在一定客觀規律和方式方法，如果方法不當，就很難控制，也將會給外貿企業造成巨大的經濟損失。本文闡述了外貿企業飾品出口訂單生產流程的樣品確認、大貨生產以及包裝驗貨三大階段的具體操作，其中品控貫穿于飾品生產流程的每一個階段和每一個環節，管理者在品控前應該要有管理和預防思維，品控中要有量化和追溯意識，品控后要總結和設定關鍵控制點，以達到飾品工藝技術標準、工藝規程、服務標準等。通過以上策略的實施，外貿企業緊抓品質，擴大出口，同時對接跨境電商機遇，達到提升綜合競爭力的目的。

[1]王慧. 從兩則案例看飾品出口歸類的難點及啟示[J]. 對外經貿，2021(8): 39-42.

[2]鄒格兵. 外貿實踐工作中如何做好樣品跟單及管理[J]. 對外經貿實務，2018，(9) :67-70.

[3]程欣. 外貿企業在出口業務中應如何有效進行樣品跟單: 以服裝樣品跟單為例[J]. 對外經貿實務，2016，(12): 60-63

[4]方巧云. 外貿跟單員如何做好跟蹤出口產品生產的業務與策略: 以服裝跟單為例[J]. 對外經貿實務，2015(7): 61-64.

Production Process and Quality Control Strategy of Accessories Export Orders for Foreign Trade Enterprises——Taking Hair Rings and Hair Bands as an Example

Faceing the fierce competition in international trade, it is particularly important for foreign trade enterprises to strictly control quality, check all production processes of each order, and effectively improve their export competitiveness. Based on the detailed decomposition of the accessories export order production process of foreign trade enterprises, this paper takes the hair rings and hair bands as an example, reorganizes each link of the accessories production process, proposes targeted quality control strategies, and focuses on setting key quality control points, aiming to improve the product quality of foreign trade enterprises and enhance their core competitiveness.

quality control strategy; production process; export orders

F752; F724

A

1008-1151(2023)07-0199-03

2022-10-19

2022年度廣西高校中青年教師科研基礎能力提升項目“數字化背景下廣西跨境電商企業智能運營策略研究”（2022KY1364）。

左瑞瑞（1986－），女，河南濟源人，廣西工商職業技術學院副教授，應用經濟學碩士，研究方向為國際貿易、跨境電商。