基于綠色現代數智供應鏈體系的協議庫存電力物資執行管控研究

孟 陽,張正男

(國網黑龍江省電力有限公司物資公司,哈爾濱 150001)

0 引 言

隨著科學技術的不斷發展,信息化物資管理廣泛應用在各行各業,借助于信息化系統工具,可以更加精準高效地獲取數據信息。協議庫存,即由需求方根據物資需求單位未來一定時期內物資需求的預測,應用統一的物料編碼及技術規范,將所需的物資分類匯總,通過招標或其他采購方式確定供應商,并與其簽訂框架采購協議。待具體物資需求申請產生后,按照先前制定的匹配規則和操作流程,將實際需求計劃提報物資匹配給中標供應商。按照協議內容,將物資實際需求計劃優先匹配給該協議中本地區供應商。當匹配金額達到該框架協議承諾采購總金額的下限時,在確保整體指標的完成或避免以往供應商投訴的情況下,才考慮將部分物資需求匹配給該批次其他地區供應商或以往批次的中標供應商。采用協議庫存相當于采購貨物已經提前在倉庫備好,可以縮短采購供應周期,為工程建設爭取時間,同時可減少需求方自身的庫存,節約運營成本。但是,目前輸變電協議庫存匹配環節自動化程度并不高。2019年初,按照國網公司工作安排,將35 kV以上工程設備類、材料類物資納入協議庫存采購實施,由國網公司總部負責統一組織實施協議庫存招標采購。各省(自治區、直轄市)供電公司作為協議庫存物資合同簽約與履行主體,負責合同執行的業務管理與實施。但因輸變電協議庫存計劃申報和招標策略與省招協議庫存存在明顯差異,應用省招協議庫存自動匹配系統開展輸變電協議庫存匹配工作存在手工調整比例過高的情況。從業務角度講,手工調整訂單耗費業務人員大量精力,嚴重影響工作質效;從合規角度講,手工調整訂單由業務人員隨機匹配,隨意性較大,整個過程不可控因素較多。

針對電網協議庫存電力物資存在的協議執行比例不到位、匹配自動化程度不高、業務合規風險較大等問題,提出基于綠色現代數智供應鏈體系的協議庫存電力物資執行管控,對協議庫存自動匹配、協議庫存特殊業務、協議庫存執行監控、協議庫存資源可視等內容進行詳細闡述,并從國網公司、省公司、地市公司三個層次給出解決協議庫存執行管控的建議。

1 協議庫存執行管控功能

國網公司綠色現代數智供應鏈體系,通過跨行業、跨平臺、跨企業的專業化協同整合,促進能源電力全產業鏈供應鏈綠色低碳、數字化智能化轉型,深化數字新技術和供應鏈創新融合,迭代升級現代智慧供應鏈“五E一中心”數字化平臺,加快推進供應鏈的數字化、網絡化、智能化,助力構建多元替代保障體系,提升公司供應鏈的安全性、穩定性和競爭力。

1.1 協議庫存自動匹配

在國網公司綠色現代數智供應鏈體系下,針對管理過程中薄弱環節,梳理輸變電協議庫存匹配業務流程,整理匹配工作難點,分析問題產生原因,研討解決困難方案,細化合規管控措施,按照“業務流程規范+信息系統監控”的主體思路,通過“前期配套原則、優先消納原則、地域原則、進度均衡原則”四項匹配原則,實現輸變電協議庫存系統全自動匹配,降低手工調整訂單比例。將具體風險管理目標和風險控制要求嵌入到輸變電協議庫存匹配業務流程中,實現物資風險管理與流程管理有機融合,有效提升管理水平、提高工作效率、完善企業管理。

在業務流程上,結合本省輸變電協議庫存匹配業務實際,全面梳理匹配業務流程,根據業務流程明確管控措施,制定管控方案。按照物料號、技術規范書ID兩個維度,實現輸變電協議庫存物資協議數據抓取,通過完備的匹配規則實現對協議供應商的合理分配,從理論上實現輸變電協議庫存全自動匹配,降低人為因素干擾。針對確需手工調整匹配條目,設置嚴格的審批流程,加強對關鍵節點的過程監控,確保手工調整訂單的公正性和可追溯性。在信息系統上,按照優先級順序將前期配套、優先消納、地域匹配、進度均衡等詳細匹配規則固化在輸變電協議庫存自動匹配系統中,利用信息系統實現對匹配業務的全流程監控。匹配原則如下:

1)前期配套原則。對于擴建改建類項目確需配套應用的物資,需求方提供前期工程項目的物料號、中標批次、工程項目名稱、供應商信息,并說明需要配套的原因,再按照同一物料實際需求優先匹配給前期為該項目供貨的中標供應商的方式予以匹配。

2)優先消納原則。對于協議執行時間超過設定時間閾值,且協議執行比例仍不滿足執行比例最低要求時,將該協議包含物資納入全省資源池,實行全省共享優先匹配,確保該協議執行比例滿足要求,保證供應商訂單份額。

3)地域原則。按照“誰提報、誰使用”的原則,系統設定同一物料實際需求計劃優先匹配給此計劃需求單位對應區域的中標供應商。

4)進度均衡原則。對于同一批次、同種物資、同一需求單位,中標供應商不同時,按照供應商執行進度均衡的原則,優先匹配至執行比例較低的供應商,以保證供應商之間的匹配結果差值在合理范圍內。

輸變電協議庫存匹配條目統計如圖1所示,輸變電協議庫存匹配金額統計如圖2所示。自該系統上線以來,手工調整條目數由17.66%降至0.2%,手工調整金額由19.60%降至1.7%,實現了匹配全過程無人為干預,操作全過程系統監控,有效保證匹配結果的準確性、公正性和可追溯性,切實防控物資管理風險,提高工作效率。

圖1 輸變電協議庫存匹配條目統計

圖2 輸變電協議庫存匹配金額統計

同時,協議庫存匹配功能可以實現匹配數據結果實時更新、供貨單簽訂進度實時查詢的共享模式,打通從協議匹配到合同簽訂之間的專業壁壘,為地市公司更快捷更準確掌握訂單情況提供便利。

1.2 協議庫存特殊業務

因協議庫存計劃需求預測存在偏差,無法完全按照地域原則實現自動匹配。針對需跨地域匹配的訂單,積極開展協議庫存特殊業務線上審批工作,將原來匹配申請單線下人工簽字蓋章改為線上審批,有效解決各需求單位因預測能力不足造成的緊急物資需求無法提報的困境,特別是在新冠疫情大面積侵襲,業務人員出行受阻、物資保供緊急的關鍵時期,起到了至關重要的作用。提高應急物資響應速度,提升應急物資保障水平,為后續物資供應保障打下堅實基礎。同時,該功能解決了紙質單據不易流轉和容易丟失、破損的問題,業務辦理時間由原來的一周縮短至一小時,大幅提高物資辦公效率,有效節約物力人力資源,減少紙質資源損耗,實現物資降本增效。

輸變電協議庫存特殊業務審批如圖3所示。據統計,自協議庫存特殊業務功能上線以來,已累計完成了全省22家需求單位、219個工程、1 305條特殊業務審批工作。按照一個工程最少辦理一次協議庫存特殊業務需求申報,累計減少差旅次數219次,以辦理一次業務需1人、差旅費每天400元、耗時3天、全省各地市單位到哈爾濱的平均里程357 km、黑龍江省高速公路客車車輛通行費收費標準0.45元/km、轎車高速平均油費0.6元/km計算,累計可節約成本42.70萬元,以轎車每千米碳排放量0.27 kg計算,累計節能減排42 218.82 kg,為實現“雙碳”目標作出物資貢獻。

圖3 輸變電協議庫存特殊業務審批

1.3 協議庫存執行監控

通過對協議庫存執行、物資訂單合同簽訂、供應商執行比率等情況的分析,動態掌握協議庫存執行率統籌。制定對訂單執行、物資匹配、供應商執行的數據監測,對執行比例不在此范圍的協議庫存進行記錄,對供應商協議庫存執行的有效性數據進行多維度的比對,分析并結合數據指標掃描結果數據圖形化展示。輸變電協議庫存執行比例監控如圖4所示。協議庫存有效期屆滿時,監控協議執行比例應在80%～120%之間。其中,雖然協議庫存有效期屆滿,但在180天有效延展期內,執行比例不足80%的,不屬于異常行為;延展期結束后,執行比例仍不足80%的屬異常行為。

圖4 輸變電協議庫存執行比例監控

若框架協議有效截止日期與框架協議有效起始日期之差小于等于370,且框架協議有效截止日期與系統當前日期之差小于等于60,或者框架協議有效截止日期與框架協議有效起始日期之差大于370,并且框架協議有效截止日期與系統當前日期之差大于等于0,框架協議匹配比例小于0.8或大于1.35,系統則顯示預警。

若框架協議有效截止日期與框架協議有效起始日期之差小于等于370,且框架協議有效截止日期與系統當前日期小于0,或者框架協議有效截止日期與框架協議有效起始日期之差大于370,且框架協議有效截止日期與系統當前日期小于0 ,框架協議匹配比例小于0.8 或大于1.35,系統顯示異常,否則顯示正常。

1.4 協議庫存資源可視

在資源優化配置職能基礎上,拓展實物資源、物力資源、人力資源以及需求資源的統籌。結合輸變電協議庫存工作需要,在運營平臺建立協議庫存可用協議“資源池”,實現協議庫存物資資源在線共享;滿足公司對實物資源(實體庫庫存、專業倉庫存、在途訂單、協議庫存、專區物資、供應商庫存等)、物力資源(檢測資源、運力資源、評標基地、供應商產能、合同資源等)、人力資源(計劃審查專家、現場監督專家、合規監督專家、評標專家、資質業績核實專家、供應鏈運營專家等)、需求資源(項目儲備資源、年度需求資源、采購批次資源、原材料資源等)、系統資源(ECP、ELP等系統流量調配)的統籌,確保全域資源實時可查、可視。輸變電協議庫存資源查詢如圖5所示。

2 協議庫存執行管控建議

輸變電協議庫存由國網公司總部負責統一組織實施協議庫存招標采購,各省(自治區、直轄市)電力公司作為協議庫存物資合同執行管控和分配主體,地市電力公司是物資實際需求報送、領用的具體執行者。因此,需要國網公司、省公司和地市公司協同聯動,不斷完善本級管控措施管控流程,方可有效解決協議庫存執行管控難題,提升協議庫存執行管控整體水平。

2.1 國網公司側

1)優化招標策略。通過近三年輸變電協議庫存執行結果發現,協議包含的物資規格、型號、種類越多,協議金額越大,整體協議執行難度越低,應盡量避免小金額協議存在。

2)完善物料主數據體系。因協議庫存合同執行時限的特殊性,應盡量避免頻繁變換協議庫存物料主數據,若數據需要變更,應結合協議執行期限預留出充足的消納時間,或給省公司側提供明確的對應關系。協議庫存物料組映射關系應充分考慮價格因素,同一物料組下各種規格、型號最高價與最低價差值應控制在10%以內,避免出現中標結果與需求計劃完全一致,而協議執行比例卻不達標或超限的情況。

3)明晰協議庫存價格聯動規則。近年有色金屬原材料波動較大,價格聯動時限由每月縮短至每周,致使價格聯動頻次和金額增加,因此應進一步明確價格聯動規則,設置協議總金額聯動機制,確保協議執行比例統計維度一致,規避供應商投訴風險。

2.2 省公司側

1)優化采購計劃物資品類?，F階段國網公司批次招標與協議庫存招標物資間存在交集,建議優化計劃申報物資品類,對于物資通用性不強、消納困難的物資品類,盡量采取批次為主、協議庫存為輔的方式進行物資計劃申報。

2)完善合同協議擴展變更制度。按照國網公司協議庫存范圍變更相關工作要求,完善協議庫存范圍變更工作制度,對于物資技術參數發生重大變更、影響工程使用的情況,通過協議庫存供貨范圍變更的方式來滿足現場需求。

3)堅持省市兩級聯動機制。經過省市兩級聯動機制的高效運轉,輸變電協議庫存協議執行得到有效管控,消納能力大幅提升,存量物資逐步減少。物資公司業務部門間橫向聯動、統籌協調,針對國招批次計劃逐條核實、統一核減,明確核減方案、制定消納措施;物資公司地市公司間縱向貫通、剛性執行核減方案、直接應用存量物資,既節省招標時間,又提升執行進度。

4)加強物資項目溝通協調。定期組織召開協議庫存物資項目分析會,物資部門定期梳理存量情況,項目部門定期反饋工程進度,按照提前謀劃盡早解決的總體思路,針對痛點難點問題制定措施方案,自上而下地解決存量問題。

5)加大協議庫存考核力度。按照輸變電協議庫存考核機制,進一步加大考核力度,制定協議庫存匹配計劃準確率和協議執行率兩個指標,通過對指標考核來提升地市公司協議庫存管理理念,督促地市公司認真分析本單位存量協議庫存產生的原因,制定相應管控措施,提升全省協議庫存管理質效。

2.3 地市公司側

1)建立輸變電協議庫存臺賬。地市公司應根據物料組維度,分批次、分項目建立輸變電協議庫存執行臺賬,掌握本單位各批次、各項目協議庫存物資應用情況,避免出現人員溝通不暢、物資計劃重復報送、重復招標的情況。

2)提高招標計劃完成度。地市公司根據輸變電協議庫存臺賬,做好做實物資同各專業的溝通協調信息共享工作,定期督促項目部門完成需求計劃提報,按照要求完成本單位協議庫存份額。

3)積極配合消納全省存量物資。根據輸變電協議庫存工作群組中定期下發的全省存量物資明細,地市公司要積極接收梳理,結合存量明細做好本公司國招批次計劃核減工作;針對省公司統一核減的國招批次計劃,地市公司要按照核減方案要求及時修改上報需求計劃,使核減物資及時完成匹配,保證存量物資按期動態清零。

4)提升需求計劃準確率。針對各單位實際需求物資與報送招標物資存在不符的情況,地市公司應強化協議庫存需求計劃審核工作。報送需求計劃時先進行核對,確保與招標物資一致后再行上報,避免出現需求計劃無法匹配的情況。

3 結 語

對綠色現代數智供應鏈體系下輸變電協議庫存執行管控功能的建設開發、成果應用及效益效果進行了詳細的介紹。系統闡述了協議庫存自動匹配、協議庫存特殊業務、協議庫存執行監控、協議庫存資源可視等內容,并從國網公司、省公司、地市公司三個層次給出解決協議庫存執行管控的建議,解決了協議庫存執行比例不到位、匹配自動化程度不高、業務合規風險較大等問題。隨著綠色現代數智供應鏈體系的不斷建設,協議庫存執行管控手段將進一步完善,協議庫存執行將越來越規范,協議庫存優勢將得到更充分的發揮。