談RPA在會計和審計中的應用

楊潔

摘要：隨著技術的發展和企業數字化轉型的需求，機器人流程自動化（RPA）被認為對于應對會計流程自動化轉型十分重要，特別是它可以自動化的進行系統診斷和判斷何時系統需要人工參與。因此它在會計審計工作中是一個全新的項目，在此類系統的持續開發過程中有著巨大的前景。迄今為止，理論未能充分解釋如何進行此類部署。為了填補這一空白，本文概述了不斷發展的 RPA 生態系統，并確定了在會計和審計中成功采用 RPA 系統必須克服的基本困難。這些困難構成的挑戰主要包括但不限于：首先是構建RPA系統步驟的繁瑣。在實際應用中，構建RPA系統需要繁瑣的步驟，包括流程設計，腳本編寫和測試等。這需要有專業的技術團隊進行支持，同時也需要充分了解業務流程和系統需求。其次是構建系統過程中的如何與現有系統的兼容問題。這需要對現有系統進行深入的了解，以便在構建RPA系統時可以正確地與其進行兼容。RPA系統的精度和可靠性也是一個關鍵問題。RPA系統的準確性和可靠性是實現自動化的關鍵因素。因此，需要對系統進行不斷的監測和更新以確保其精度和可靠性。同時，也需要對RPA系統的應用進行充分的測試和驗證，以確保其符合業務需求。

關鍵詞：機器人流程自動化（RPA）；會計審計；系統診斷；兼容性

隨著科技的不斷發展，機器人流程自動化（RPA）被越來越多地應用于企業的各個領域，尤其是在會計和審計領域。RPA可以大大提高企業的生產效率和準確性，減少人為錯誤和重復工作。

一、RPA在會計和審計中應用的重要性

機器人流程自動化RPA在會計方面，RPA可以快速診斷和處理財務數據，提高數據處理的速度和準確性，并大大減少了人工干預的必要性。

RPA在審計領域的應用同樣具有巨大的潛力和前景。首先，RPA系統可以快速準確地處理海量數據，使得審計工作更加高效，準確性更高。其次，RPA系統可以在不影響正常業務運行的情況下，實現自動化的系統診斷和判斷，從而實現自動化的財務風險管理，提高了企業的風險控制能力。此外，RPA系統還可以大大減少人工干預的必要性，從而減少了人為因素對數據處理的影響，并且可以將人力資源重新分配到更重要的任務中去，如策略規劃和決策制定等。

雖然RPA系統在會計和審計工作中廣泛應用是一種趨勢，但是RPA 系統在企業中的應用仍處于起步階段。到2017年，只有 15%的公司認為他們已經掌握了 RPA 使用（PWC 2017）。從2017年以后隨著四大會計公司（德勤，普華永道，安永，畢馬威）相繼推出各自的RPA系統，RPA在會計工作中的應用也得到了蓬勃的發展。盡管自動化有許多好處，但大多數公司尚未充分利用它們。這說明在RPA的使用中存在著諸多問題。而且只有正確實施RPA，才能讓公司從技術進步中獲益。

公司在實施 RPA 系統時面臨許多問題，其中主要困難在于需要牢記一些重要的關鍵步驟，需要解決系統的可靠性，以及如何維護系統等等。這些挑戰也都出現在從上世紀末開始曾大量研究和推薦過企業資源計劃（ERP）系統實施過程中。到現在為止，ERP系統的使用也是喜憂參半（田玉山，2013）。此外，也有一些對會計行業對 RPA 的使用及其帶來的困難和可能性進行了一些研究（戚蓓蓓，2018）。迄今為止，會計和審計 RPA 系統缺乏對如何正確使用 RPA 系統的全面概述。

二、RPA在會計和審計中應用的現狀和面臨的問題

（一）安裝RPA過程中的現狀和挑戰

由于繁瑣和緩慢的會計和審計系統，許多公司和單位在分配稀缺資源和做出有針對性的決策方面面臨困境。由于人工操作的大量參與，當前使用的電子表格中存在相當大的延遲、不準確和過時數據等問題。由于系統設計不佳以及數據庫和電子表格中的數據質量和數量不足，可能會損失大量不必要的資金，例如最近導致股東損失 1 億美元的電子表格錯誤（Tan G.，2014）。這些問題需要開發新技術和框架來解決，并填補可持續資源管理和流程質量方面的空白。下面我們將分析在后臺為采購訂單開具發票的典型后臺程序的案例，來說明如何填補這一空白。

以人為主導的手動流程、RPA 部署以及 RPA 認知技術的增強都是它們如何工作的示例。要通過手動方法驗證采購訂單，用戶必須定期登錄系統以查看訂單。之后，客戶的合同規定了訂單的定價或折扣。除此之外，采購訂單將按照流程中的說明進行發送和計費。此過程容易出現人為錯誤，并且可能因主觀判斷水平的不同而變得復雜?；谲浖鉀Q方案的 RPA 機器人可用于自動執行此操作。該程序最初檢索來自客戶端系統的數據并檢查新訂單。采購訂單在下載時被轉發到舊系統。根據客戶的合同，人工監督員驗證訂單的合法性和正確性。此時，自動化機器人將采購訂單上傳到 企業資源規劃（ERP）系統，例如 SAP 或 Oracle。根據客戶協議，此處會自動應用折扣。訂單從客戶系統下載，然后由程序放入舊系統。RPA會從客戶合同中提取和匹配重要信息，并且將折扣自動應用于簽過客戶協議的客戶。

由于自動化培訓和學習流程對人類來說難度要大得多，這些工作思路已被簡化為只需要人工監督的自動化形式。有趣的是，審計師更喜歡人工處理而不是決策輔助或基于知識的技術（黃勇，等，2020）。但是概念驗證（POC）可以支持此類系統的業務優勢，并專注于在特定情況下通過自動化進行可行的改進。比如，一種基于物聯網解決方案的 POC可用于跟蹤急救人員的健康和位置，可以在非常短的時間內完成安裝調試，并投入使用，當然具體時間取決于項目的復雜性和規模（ADI公司，2016）。

（二）RPA系統與現有系統的沖突

如何解決RPA系統與現有系統的沖突，或者新舊系統的集成是在財務領域實施 RPA 最困難的方面之一?，F有系統指的是仍在企業中使用的舊技術和軟件系統，這些系統通常與 RPA 等新技術不兼容。這可能會導致數據的兼容性、傳輸和完整性問題。

另一個相關的問題是如何處理在現有系統中的遺留數據。遺留數據是指存儲在之前提到的現有系統中的歷史數據。這些數據可能格式不同、不完整或使用不同的方式輸入的，因此很難有效地把它們輸入到新系統中。

（三）RPA系統的監督與維護

適當的監督和維護對于 RPA 系統的成功實施和長期有效性至關重要。如果沒有管理框架，RPA 系統可能會變得難以管理，無法滿足企業和組織的需求，甚至會導致錯誤。RPA 系統的管理框架應包含許多基本要素：

政策和程序：這些應概述 RPA 系統相關人員的角色和責任，以及維護和保養程序。

監控和報告：這應包括 RPA 系統的例行監控以確保其按預期運行，以及報告任何已識別的問題或錯誤。

風險管理：應包括識別和管理與 RPA 系統相關的所有潛在風險，例如數據安全性和合規性。

變更管理：這應包括管理和批準 RPA 系統修改的方法，例如新流程和更新。

為 RPA 系統實施管理框架將需要企業內部各個組織部門和利益相關者之間的協作。除了將使用 RPA 系統的部門外，IT 部門也應積極參與實施過程。必須讓最終用戶參與流程，以確保 RPA 系統滿足他們的要求并得到有效利用。

三、RPA在會計和審計中的具體應用

在會計中，RPA可以自動化一系列重復性任務，例如賬單處理、賬戶分類、賬戶對賬等。此外，它還可以幫助會計師自動化分類和整理數據，并自動更新賬戶余額和利潤損失表。RPA還可以在發現異常時自動發送警報并進行處理。這些過程的自動化可以減少人工錯誤和快速處理大量數據，從而提高精度和效率。

在審計中，RPA可以幫助審計師快速訪問和分析大量數據，并自動檢測異常。審計師可以使用RPA來識別可能的風險，例如重復支付、不合規的交易等，從而更快地發現潛在問題。此外，RPA可以自動化審計過程中的一些繁瑣任務，例如數據提取和報告生成。這可以節省時間和資源，并減少人為錯誤的風險。

RPA可以用于整個會計審計流程中，從數據提取和分類，到賬戶對賬和審計報告的生成。使用RPA可以大幅度減少繁瑣的手動操作，縮短審計周期，并提高審計精度和效率。此外，RPA可以幫助審計師自動監控數據變化，并及時發送警報以進行處理。這種自動化能力可以幫助審計師更好地控制風險和管理整個審計過程。

四、RPA在會計和審計中應用的建議

在研究領域中可能發現的問題和風險因素有很多，而且重要性各不相同。

（一）在安裝RPA系統之前，企業管理層應當首先了解相關風險。當授權管理層不完全理解這個概念時，對現有系統和新系統的例程檢查具有很大的風險。為了重新設計現有系統，負責創建或提供新系統的程序員或 IT 專家必須全面了解現有系統的接口和內部工作原理。如果您是高層管理者，您可能以前從未處理過這些概念，這意味著您需要接受大量有關該主題的學習。而且，如果專業水平低下，相關利益者存在相當大的濫用風險。

因此，我認為擁有正確的動機至關重要。RPA 實施是一個商業項目，重點應放在經濟回報上。如果 IT 優先級過高，系統的最終目標可能會在混亂中丟失。這可能是決定如何將 RPA 納入當前傳統職業在多大程度上被 RPA 取代的一個因素。

（二）關于和現有系統的兼容問題，中介軟件為企業提供了克服這些障礙的方法。中介軟件是充當現有系統和 RPA 系統之間橋梁的軟件。它支持在系統之間無縫傳輸數據，并將舊有遺留數據轉換為 RPA 兼容格式。

此外，中介軟件可以提供一個集成層，幫助彌合不同系統之間的差距，并確保數據準確可靠。這有利于更順暢的實施過程，并確保 RPA 系統能夠有效地訪問和利用數據。一般來說，借用這些軟件可以成為解決將RPA與現有系統和數據集成相關難題的有效解決方案。它通過彌合不同系統之間的差距，確保數據準確、可靠且可供 RPA 系統訪問。

（三）關于RPA系統的維護，需要安排定期維護和更新，以確保RPA系統以最佳狀態運行并解決任何已發現的問題或錯誤。這可能包括測試、備份和安全更新。

總之，RPA系統的適當治理和維護對于確保其長期有效性和成功是必不可少的。實施由政策和程序、監控和報告、風險管理和變更管理組成的治理框架，并安排定期維護和更新。

五、結束語和未來展望

總的來說，RPA對于會計和審計領域的自動化轉型具有重要的作用。它可以提高效率、降低成本，減少錯誤和重復性工作，同時還可以加強審計的可追溯性和準確性。然而，采用RPA系統并不是一項輕松的任務，需要解決一些挑戰和困難，如系統兼容性、精度和可靠性等問題。未來，隨著技術的不斷發展和RPA生態系統的完善，RPA在會計和審計領域的應用將會更加廣泛和深入。

在未來企業級別的應用中，用RPA系統來進行調度工作并讓它“無監督地”執行工作也是未來的發展方向。業務服務流程的優化和改進在很大程度上決定了如何確保 RPA 發揮最大能力（程平，2018）。當然，創建 RPA 系統的主要目標是為了節省時間和金錢。與對用于審計系統的傳統 IT 平臺進行大規模修改的費用相比，RPA 系統的實施費用可以忽略不計。所以RPA系統的引入一定是未來大多數企業的發展方向。

許多人擔心 RPA 將難以處理一些復雜非規范流程。在做出重大財務承諾之前證明技術有用性的成功方法對于其采用和廣泛使用至關重要。

參考文獻：

[1]PWC（2017）Robotic process automation：A primer for internal audit professionals.Retrieved from https：//www.pwc.com/us/en/risk-assurance/publications/assets/pwc-robotics-process-automation-a-primer-for-internal-audit-professionals-october-2017.pdf

[2]Tan，Gillian（2014）：Spreadsheet Mistake Costs Tibco Shareholders $100M：The Wall Street Journal，2014.Retrieved from https：//blogs.wsj.com/moneybeat/2014/10/16/spreadsheet-mistake-costs-tibco-shareholders-100-million/，checked on 3/1/2022.

[3]ADI公司.ADI公司和Dell EMC聯手發布物聯網解決方案的概念驗證[J].微型機與應用，2016，35 （21）：84.

[4]程平，王文怡.基于RPA的財務共享服務中心費用報銷優化研究[J].會計之友，2018 （13）：146-151.

[5]黃勇，汪文琦，王景云.審計的困境與機遇：基于新技術的視角[J].財政監督，2020 （18）：86-91.

[6]戚蓓蓓.基于人工智能視角的財務機器人流程自動化應用探析[J].財務與會計，2018 （17）：58-59.

[7]田玉山.基于Web的企業資源計劃（ERP）系統設計與實現[J].煤炭技術，2013，32 （5）：254-256.

[8]蔡姍玲.基于機器人流程自動化的企業智能財務的實際運用[J].全國流通經濟，2022 （9）：51-53.

[9]吳則建，王鵬虎，于威，等.基于機器人流程自動化技術的持續審計研究[J].中國內部審計，2021 （11）：55-58.