ERP系統環境的企業內部控制探索

申洪愷

摘要：信息技術的廣泛應用，為企業管理帶來了革命性的變革。以數據的集成與共享為特征的企業管理模式，成為現代企業最顯著的標志。ERP系統正是在這一背景下誕生的以業務流程的內部控制為主要功能的信息交流平臺。本文從ERP系統給企業管理帶來的前所未有的積極作用、廣闊的應用前景、及對企業風險控制的影響等方面進行了論述，并對完善系統內部控制策略，提出一些改進建議。

關鍵詞：ERP系統環境；內部控制；管理策略

ERP系統是企業資源計劃（Enterprise Resource Planning）的簡稱。是把企業的管理理念與思想同現代計算機信息技術有機融合，強化內部各節點的控制，以財務管理為核心，圍繞人、財、物和產、供、銷、計劃與預算等，減少多余的無效勞動和成本，以計劃和預算為源頭，以各層級為預算對象，層層設立控制指標，從而從總體上完成控制成本，促進銷售和利潤的實現，為企業實現價值最大化的最終目標提供強有力的支撐。同時為中高層管理人員和一般員工提供事前決策、事中監督、事后完善指標和查漏補缺的依據，成為為及時克服內部控制中存在的障礙提供管理依據的信息交流平臺。為提高內部控制的效率和質量展示了無與倫比的競爭優勢。

一、企業ERP系統建設的積極作用

（一）ERP系統是以流程為主線，加強內部控制為目的

系統集成了從采購、生產制造、成本、銷售、質量過程、售后服務、預算、計劃、財務、人事管理等，提供全過程、全員參與的內部控制平臺。其通過不同層級的授權，實現精細控制和管理，特別是對提高那些部門較多、跨地區、跨行業較多的大型、超大型企業的內部控制效率，有著超強的生命力。

（二）ERP系統把繁雜的對人對事的管理，提升到了對各崗位的以相對固定的標準化、流程化、層次化的內部控制管理

各層級通過計算信息系統的不同授權，實時掌握本責任范圍內的任務完成及進度指標。使上至高層管理人員，下至基層普通員工對分解的各量化指標進行實時監控分析，做到心中有數，對權利、責任、義務的認知更全面、完整。更有利于減少不必要的中間環節管理成本，有利于實現扁平化的效率優化管理。

（三）有利于加強對各重要節點的風險監控，提前進行風險預警，化解各類潛在風險

ERP系統以財務管理為中心，以計劃與預算為內部控制指標，對其上限、下限、期限等進行有效控制的系統，如部門成本費用上限，銷售收入下限；客戶管理與資金往來、賒銷、回籠、清算期限；投資項目預算、最佳庫存量等提供風險預警。使潛在的各類風險更加直觀和易于判斷，避免內部控制的失效。

（四）有利于信息共享

ERP系統可以將企業各部門信息整合在一起，實現了信息共享，減少信息的重復采集，提高工作效率，同時改善各部門之間的協同關系，避免信息孤島，減少信息溝通障礙和信息壁壘。使管理更加透明，目標更加明確，形成合力，減少人為干預，減少貪腐現象滋生，從而把權力關進制度的籠子，減少腐敗成本。實現人對制度及流程的敬畏和尊重。

（五）為降低企業成本提供了廣闊的平臺

由于對業務流程的統一優化，可以有效掌握各類資源的使用情況，以及資源的自動分配和實時監控狀態變化，從而使得人力資源和物資在空間、時間上的調配更加科學，大大減少了多余勞動和資產閑置浪費。資產周轉及人力資源利用效率得到大幅提升，使人盡其才，物盡其用。減少了平均單位成本，進而實現了對成本的總體把控。

（六）有利于發揮動態數據價值優勢，迅速發現問題、分析問題、解決問題，為企業管理層提供準確數據，做出正確選擇，減少決策失誤

ERP系統注重于模塊化、統一化、標準化、精細化。因而隨時可以抽取各控制點不同部門、不同項目類別的不同側面，進行年度、季度、月度、甚至每天的數據進行橫向、縱向對比分析，以及與本行業同類企業的數據比較等，發現對比后的不足之處與漏洞，幫助管理層做出更加明智的決策，尋找并拆除可能出現的風險爆點。

（七）有利于結束二級單位各自為戰，口徑不一致的弊病

一些二級單位由于業務較為龐雜，產品及服務類別多樣，特別是非主流業務的后勤保障、輔助生產等部門，包括倉儲、運輸、水電、設備維保、信息傳輸、餐飲、培訓服務、綠化衛生、體育文化傳播等二級單位，往往財務口徑不統一，報表項目繁多。上報時，同一項目歸屬于不同類別的情況比比皆是，破壞了數據的真實完整。ERP系統的實施，規范了各項目的歸屬，數據更加真實和具有參考性。

（八）ERP系統可以幫助企業收集和整理客戶信息和數據，深度了解客戶需求，制定更為有效的客戶關系管理策略，采取措施提高客戶滿意度與忠誠度

在生產、庫存、采購、銷售等業務流程過程中，通過訂單和交易數據可以分析出那些產品及服務最受客戶歡迎，那些產品客戶不滿意及投訴，其背后購買偏好和投訴原因，進而改進產品設計，優化銷售策略，提高質量，跟蹤客戶服務請求，減少客戶流失，從而間接增加收入和利潤。

二、企業ERP系統與內部控制的關系

（一）ERP系統是內部控制精細化管理的載體

系統以財務管理為核心，是實現內部控制效率最大化的有力抓手。通過不同模塊和模塊的子系統的實時監控，完成各自的流程閉環，最終實現以財務為中心的管理目標。ERP系統的模塊如采購、銷售、庫存、成本核算、設備資產、人事管理、財務等。模塊的子系統，如庫存模塊的子系統包括發票核對、驗收、入庫、出庫、核算、報表等子系統；財務模塊子系統包括總賬、各分類賬、報表等子系統。最終匯集為企業收入、成本、利潤等財務指標。同時也包含質量控制、安全、設備管理、職工培訓等附屬管理指標的完成情況。

（二）ERP系統是企業經營中，進行過程監督的有力工具

構建合理的計劃與預算框架對日常內部控制的作用是決定性的。對各個模塊及其子系統的控制，是通過預算或合同金額實現的，超過預算的成本費用、沒有明確支出的項目將無法輸入，只能重新履行預算審批，從而更好地從源頭進行控制。對不同部門、不同層級的預算框架進行合理設計，貼近實際，做到使指標即不能無法完成，也能保證通過努力發掘潛力，無限接近或達到目標要求。從而使ERP系統成為過程監督及效率監督的有力工具。

（三）ERP系統統領企業的數據集成和資源整合

系統根據經營過程中各模塊與子系統數據的不斷累積，形成不同產品類別、不同部門、不同收入中心和成本中心、不同時間節點的多層次和多維度的數據鏈和數據集成。為采購供應、業務流程、售后服務的整合提供了先決條件。首先，在各業務流程方面，包括采購、銷售、生產、庫存、財務等。其次，在供應鏈的管理方面，包括供應商、物流、倉儲等。第三，在售后管理方面，包括客戶信息、銷售記錄、售后服務等。在統一的數據平臺下，為資源整合，創造了有利條件。數據的集成為人、財、物在時間和空間的調配提供了依據，為資源的合理利用與整合提供了決策保障。

（四）ERP系統是資產信息安全的有力保障

系統全面體現了資產集中管理，信息透明的優勢，避免了信息分散、重復錄入等可能帶來的風險。首先，數據的實時更新，包括資產的位置、狀態、價值等。其次，自動化數據的收集，系統可以真實反映資產從施工構建、購買到折舊報廢的全過程信息，以及資產的增加及減少的所有財務信息。避免信息被篡改和遺漏。第三、ERP系統作為固定資產、流動資產、無形資產等的資產信息的平臺集中統一管理，有利于資產的安全性和完整性。第四、有利于資產的倒查和追蹤管理。通過對資產的使用情況、維護情況、報廢情況的跟蹤及記錄，對資產流失，資產惡意轉移起到阻斷及扼制作用。第五、有利于幫助企業進行資產狀態的風險識別，提升管理水平，包括資產丟失、損壞、盜竊等。其發揮的對其資產信息全流程的精細管理的作用，是對資產和資金的強有力的安全保證。

（五）ERP系統能夠提高企業的合規性，進而提高企業的抗風險能力

企業的各類交易及市場行為應符合相關法律法規、政策和規范要求。ERP系統提供的平臺經財務、法律等專業人員的精心設計維護及專業部門的審查，有效規避了不合規因素，使使用者的行為符合不斷推陳出新的法律法規要求，避免陷入各類糾紛及陷阱，進而幫助企業提高內部風險管控水平，為企業長期穩定發展，創造了良好條件。

三、企業ERP系統應用對內部控制的影響

系統是以經營活動為基礎，以流程為主線，以信息溝通為紐帶，搭建的內部控制平臺。按職責權限進行分層、分級授權，縱向實行層層上報審批，橫向實施崗位職責的相互制約。使各崗位職責分明，工作內容清晰明確，為部門及員工的業績優劣，提供考核依據。

（一）實現了不相容崗位職責的分離

如會計與出納職責分離；保管與領料人；收款和記賬、銷售和結算、開單與承運、執行與審批監督等。不相容崗位職責的分離，崗位之間各司其職，互相制約，是橫向內部控制的重要一環。

（二）實現了分層、分級授權，構建了金字塔式的縱向內部控制制度

不同崗位、職級設定不同的權限范圍，是內部控制不可或缺的另一重要一環。通過責任與權力的層級劃分與授權，層層上報和審批，實現對經營活動全過程的控制。層級越高，獲得的信息量越大，授權范圍越大，責任越大。從而保護了企業核心信息的安全，避免無關人員對關鍵數據的泄露。

（三）對業績的影響

由于在系統中信息共享，上一層級部門均可了解下一層級部門業務指標的完成情況，有助于督促和協調工作。系統平臺業績指標相對透明，并與完成進度進行量化考核掛鉤，可以激勵部門及員工改善工作效率，完成既定業績目標。

（四）過分依賴和迷信ERP系統，使得人在系統中的地位變得次要和被動，缺乏創造力，甚至惰于思考

ERP系統目的是輔助人更好地完成內部控制任務，而不是成為系統的奴隸。這就要求高層管理者站得更高，從總體上把握企業的組織架構，充分發揮第三方審計的建設性作用，科學地構建內部控制的評價體系，充分發揮人的主觀能動性和創造力，使得系統更加符合企業實際，符合企業追求價值最大化的目標。

四、ERP環境下企業完善內部控制的策略

（一）加強第三方審計作用，構建合理的框架結構，突出重要節點

框架代表了內部控制的根本和方向。構建符合企業目標價值的框架結構是優化內部控制的基礎。但由于其主觀性因素，可能會導致各組織框架和控制點的選擇不合理，或者不充分。解決的方法是加強第三方獨立審計部門的作用，借助審計部門的專業技術對框架的合理性，風險性進行重點審計，評估框架存在的缺陷，找出影響內部控制的不利因素，加以完善，使內部控制框架與實現企業價值的目標一致。任何阻礙企業實現價值最大化的不合理部分，都應進行重新評估。其次重要的控制點是實現企業價值最大化的主力軍，也是完成內部控制任務的最大貢獻者。對重要的控制節點的設計指標要符合企業實際，符合企業的戰略目標。質量和創新是企業的生命。對影響企業產品質量和創新的投入開發要在預算中加大比例，嚴格流程，尋求重點突破，而不是在所有的控制節點上撒芝麻。使得內控框架結構更加突出質量和創新，有利于推動企業厚積薄發，實現長久發展戰略。

（二）解決設計者與使用者的沖突的策略

ERP系統的設計者與使用者在邏輯的合理性與控制的需求方面容易產生分歧。設計者與使用者在系統實現的總體目標是一致的，但采取的思維習慣和側重點有所不同，設計者是IT專家，注重邏輯推理。而使用者是高層管理人員、財務專家等，他們的需求是復雜的、多層次、多維度的，往往造成二者在系統設計合理性方面無法達成一致。這就要求設計者與使用方在總體與細節、邏輯與需求方面加大溝通力度，相互學習，充分融合雙方不同理念優勢。使得系統既符合邏輯，又方便實用。從而達到邏輯與需求的平衡。

（三）對系統輸入質量把控的應對策略

ERP系統數據的輸入，最終是由人來完成的。所以錄入的準確性和質量，對系統數據的可信度，對決策部門決策的準確性有著不可忽視的影響。為減少內控風險，可由以下幾方面控制。首先，實施ERP系統過程中，應注重系統的內控制度及操作規范的制定，使系統的實施和運營有章可循，并符合內部控制管理的要求。其次，有的錯誤可由預算上限和授權上限控制，超過上限或沒有預算的，則不能輸入或輸入無效。再次，通過數據流前后的自動生成和交叉驗證，確認數據的準確性（如總賬及分類明細賬、報表數據的相互驗證等）。第四，通過嚴格考核獎懲制度，迫使錄入者提高數據錄入的準確性。第五，通過不間斷地強化培訓，加強員工內部控制的意識和能力，使使用者能夠精準熟練掌握操作要領。

（四）ERP系統的適應性及應對策略

實施ERP系統也存在一些可能對內部控制產生負面影響的因素。首先，系統的運營需要投入大量的人力、物力、財力，如果管理不當，會造成成本過高、效果不佳等問題。該系統適用于規模較大、部門及人員眾多、跨地區、跨行業的大型、超大型企業的內部管理。而對于小、快、靈為主導的小型企業，因需要快速把握商機，果斷決策，則不適合使用層層上報審批、維護成本較高的ERP系統。其次，系統的順利實施和運營需要各部門充分協作與配合，如果各部門溝通不暢、相互掣肘，協調不利，則會大大降低系統實施和運營的效果。

五、結束語

ERP系統首先在提高內部的管理效率、降低管理成本、提高時效性方面，具有很大優勢。其次在經營活動流程中形成縱向層級管理、橫向的相互制約的網格化管理，實現了流程的自動閉環，有利于量化考核和實現總體財務目標。再次使各自為戰的各模塊和子系統，集成為以實現財務目標為核心的相互聯系的有機整體等方面，值得肯定與借鑒。ERP系統的缺點是大一統的標準下，抑制了不同產品個性化發展，掩蓋了充分發揮自身優勢的鮮明特點，個別具備超常規發展潛力的產品，湮沒在眾多數據中，不能及時發現和脫穎而出。另一方面ERP系統在一定程度上限制了人的想象力和創造力，使人囿于既定的流程和思維習慣不能自拔，限制了人們從更高的視角審視和尋求創新突破的能力。

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