農業科研單位會計檔案規范化管理芻議

郭 偉

（作者單位：河北省農林科學院）

中華人民共和國財政部、國家檔案局令第79 號《會計檔案管理辦法》第五條明確規定“單位應當加強會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全”[1]。從法制化角度要求單位加強會計檔案的管理工作。對于單位而言，通過會計檔案，可以了解以往每項經濟業務的來龍去脈，為單位提供詳細的經濟信息，為單位發展和領導決策提供參考。同時會計檔案也是檢查單位是否遵守財務紀律的重要依據，是單位對外提供審計等檢查的重要的窗口資料，其整齊、規范不僅為工作提供便利，也是一個單位的工作風貌展示。因此，加強會計檔案規范化管理是法制的要求也是單位開展各項工作的要求。

一、會計檔案規范化管理的瓶頸及現狀

2021 年，某院對其所屬14 個農業科研事業單位近年來檔案管理工作進行了聯查，檔案內容規范管理也逐年提高，例如有的單位完善了實物檔案，其他各門類檔案管理和檔案室建設也逐步提升。但其規范化管理還遠遠不夠。尤其在檔案的數字化建設方面，只有一個事業單位購置了軟件并運行。在會計檔案管理方面多數單位延續著以前規矩和慣例，沒有相關方面的培訓，對會計檔案整理、歸檔等規范化管理認識不夠。沒有與時俱進，對電子會計檔案內容認知不清，只做簡單備份，沒有存檔和提供利用。

現階段，農業作為國民經濟的首要產業，在“科技是第一生產力”的前提下，農業科研事業單位資金投入逐年增大。單位各項工作大踏步發展，資金的使用及管理趨向完善，財務管理工作更趨于高效和規范，而會計檔案作為財務管理工作中的最后一環，在經濟大發展的浪潮中，憑證、賬簿、報表增加了厚度，增加了內容，增加了數量，卻忽視了會計檔案的規范化管理。對于會計機構而言，政府會計制度改革，事業單位財務實行“雙基礎、雙核算、雙分錄”，加大了會計人員工作難度和強度。業務量大、人員少、老齡化是多數科研事業單位存在的普遍現象，工作重心往往放在日常核算、財務管理、各類報表的填制等事項上，忽視了會計檔案的基礎規范工作?？蒲惺聵I單位科研任務重，多數單位檔案管理部門機構不健全，無檔案管理工作規劃和年度計劃，單位檔案管理人員多為兼職，檔案工作成了“說起來重要、做起來不重要、忙起來甚至不要”，造成了檔案管理工作的弱化、邊緣化。加之軟硬件配套措施的不完善，阻礙了會計檔案規范化管理的發展。

二、影響會計檔案規范化管理的主要因素

（一）會計檔案內容要素不規范

會計憑證、賬簿、報表等不符合《會計基礎規范》要求。會計檔案內容序時性、相關性、嚴肅性以及檔案格式的規范性等特殊屬性決定了會計檔案基礎工作的重要性。主要表現在：一是要素填寫不完整，裝訂不符合規范。記賬人、審核人、財務主管、單位領導人等時有漏簽，有的采購合同、封面未加蓋財務章及單位公章等。憑證裝訂不整齊，有的原始憑證內還有未去除的金屬物。二是內容不完整，格式不統一。會計賬簿首頁啟用表、賬戶目錄、頁碼不齊全，有的沒有目錄，不打印頁碼，不能達到利用賬簿迅速、準確定位到要查找的經濟業務。會計報表格式不統一等，影響了會計檔案內容的特殊屬性，不能體現相關人員的權責，不利于檔案的保管和查找利用。

（二）會計檔案歸檔內容不準確

主要體現在對會計檔案界定和內容認知不清，一是少歸。有的單位會計憑證、賬簿歸檔，移交單位檔案室保管，而會計報表及其他資料卻一直在會計室保存，不認為是會計檔案，有的在工作中不注意留痕，各類報表收集不齊全，主要體現在會計日常工作中形成的具有一定價值分析、統計類報表，如季度、年度財務管理分析表，一些電子報送且不需要報送紙質報表，如季度、年度增值稅、所得稅報表等；還有的大多單位缺少銀行存款余額調節表等。二是多歸。把不屬于會計檔案的文件、項目合同書、績效目標責任書等列入會計檔案歸檔，造成與文書、科研檔案重復歸檔。

（三）會計檔案移交不及時

依據國家的《會計檔案管理辦法》第十一條：當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管一年，因工作需要須推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意，但最長不超過三年。但通過調研和檢查發現，有的單位并未及時移交，主要存在幾種情況：一是單位為了工作查找的便利，會計檔案常年在會計室保存；二是單位掛靠有學會戶、工會賬戶的，因其業務量小，形成的會計檔案較少，沒有按規定時間移交；三是單位有所屬控股的企業的，其會計檔案因企業不具備檔案管理條件，也沒有明確需移交給所屬單位檔案部門，自成立以來一直由企業會計室保管；四是有的單位因為單位檔案室不具備存放條件等。這些嚴重影響了會計檔案安全性和整體性，易造成會計檔案的丟失和損壞。

（四）電子會計檔案缺失

會計電算化已運行多年，多數單位財務核算軟件更新迭代，農業科研事業單位目前使用財政一體化平臺核算，已平穩實施，但大多單位只是作為一個會計核算的平臺，年末對其簡單備份，對電子會計檔案的歸檔內容、歸檔條件等不了解，目前只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存。且由于單位會計核算軟件的多樣性和網絡要求的特殊性，多數單位檔案室也不具有保管和提供利用電子會計檔案的軟、硬件條件，制約了會計檔案的高效利用，不利于電子會計檔案信息化的發展。

（五）會計檔案管理配套不完善

一是軟、硬件配備欠缺。有的單位檔案庫房沒有按照國家庫房建設標準進行選址；有的單位庫房狹小、面積不達標、裝具不足，沒有及時購置鐵皮柜、檔案盒，會計檔案裝在一個大紙箱中，隨意堆放地上，很容易造成泄密或丟失。在軟件使用方面，檢查中14 個科研單位只有一個使用了專門的檔案管理軟件，多數單位沒有配備，有的雖然購置了檔案管理軟件，但沒有使用，使軟件成了擺設。二是檔案管理人員能力欠缺。各單位檔案管理人員多為兼職，缺乏檔案管理專業背景，對檔案管理理解不到位。這些都影響了會計檔案信息資源的保管和作用的發揮[2]。

三、做好會計檔案規范化管理的基礎條件

（一）正確理解會計檔案的特性及內容

會計檔案具有突出的專業屬性，檔案內容具有序時性、相關性、嚴肅性。檔案內容僅指會計活動中形成的會計核算資料，會計管理活動中形成的文件資料，如會計政策法規、制度辦法、預算、財務計劃、總結等不屬于會計檔案的范疇，而是屬于文書檔案的范疇。

會計檔案歸檔的內容一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。會計憑證是記錄經濟業務、明確經濟責任的書面證明，包括原始憑證、記賬憑證。會計賬簿是由一定格式、相互聯結的賬頁組成，以會計憑證為依據，全面、系統地記錄各項業務簿籍，包括總賬、明細賬、日記賬以及輔助登記備查賬等。會計報表是反映單位會計財務狀況和經費成果總結性書面文件，包括月、季、年度各類報表等。其他會計核算資料是指與會計核算、會計監督緊密相關，由會計部門負責辦理的有關數據資料，包括銀行存款對賬單、銀行存款余額調整表、納稅申報表、財務數據統計資料、財務清查匯總資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊等。

（二）端正工作態度，嚴格按規定執行

在充分了解會計檔案內容的基礎上，重視檔案歸檔工作，按照《會計基礎規范》《會計檔案管理辦法》要求做好會計檔案的規范管理。會計憑證的整理，年末按月梳理憑證的內容、憑證的編號無短缺、憑證內無金屬物、內容和簽章齊全，裝訂厚度建議2 厘米左右，整潔美觀，并在封面的騎縫處加蓋裝訂者印章或財務章。各類賬簿要有首頁啟用表、賬戶目錄、頁碼，內容填寫完整、規范，簽章齊全，分類打印、裝訂。賬簿封面上寫明單位名稱和賬簿名稱等。財務報表封面注明單位名稱，單位地址，財務報告所屬年度、季度、月度，報表日期，并由單位領導人、會計機構負責人、會計主管、制表人簽名或者蓋章，單位領導人對財務報告的合法性、真實性負法律責任。其他會計資料按要求收集齊全、完整。按規定時間移交單位檔案室歸檔保存[3]。

四、提升會計檔案規范化管理的措施

會計檔案的規范化管理是需要單位會計機構和單位檔案管理部門共同協調、合作的，會計檔案的規范化管理是體現單位各項管理水平的標志之一，其內容完整、真實、科學保管和有效利用是單位經濟活動有效運行的保障。

（一）重視會計檔案基礎規范，加強會計人才隊伍建設

會計檔案是財務工作的重要組成部分。其內容的規范更能體現財務工作的細致和嚴謹，也直接反映會計機構工作的質量。單位會計機構要將《會計工作基礎工作規范》《會計檔案管理辦法》有關內容納入會計人員每年的繼續教育培訓，從思想上重視，從細節上入手，從會計檔案源頭抓起，形成要素齊全、內容規范的會計檔案資料。同時加強會計人才隊伍的建設，解決單位會計人員新老交替及人員力量薄弱的情況，提高會計人員的專業素養和認知水平，端正工作態度。培養一批復合型會計人員，是做好會計檔案歸檔規范化的前提和基礎。

（二）明確崗位職責范圍，制訂相關規章制度

單位會計機構要建立會計電算化崗位責任制，明確各個工作崗位的職責范圍，明確其相應的權利和責任。切實做到事事有人管，人人有專責，指定專人負責會計檔案整理、歸檔以及電子會計檔案輸出、備份等工作。單位應依據相關法律法規，結合本單位實際情況，制定本單位的《會計檔案管理辦法》。對掛靠單位的各種學會團體、控股企業會計檔案移交、管理要有明確的要求。實行崗位職責獎懲機制，以制度為準繩，以機制為約束，獎罰分明，切實做好會計檔案規范化管理工作。

（三）定期督導檢查交流，及時查漏整改

農業科研單位主管部門要把會計檔案規范管理作為財務管理督查的一項內容列入年度工作計劃，重視會計檔案規范管理工作，將會計檔案規范管理作為財務績效管理的一項考核內容，其考核結果應用于單位的績效考評中。各事業單位間也要加強會計檔案工作自查與交流學習，取長補短，及時整改。年末，按照《會計工作基礎規范》要求，做好會計檔案的規范整理、應歸盡歸。對于已到移交期限的會計檔案，按規定時間移交單位檔案室管理。

（四）提高電子會計檔案認知，推進電子會計檔案信息化建設

財政部《會計工作基礎規范》要求：“實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理?！眹摇稌嫏n案管理辦法》規定：“特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全?！眴挝活I導應將電子會計檔案信息化建設列入年度工作計劃，制訂《電子會計檔案管理辦法》，加大人、財、物的資金投入，通過軟硬件設施的改善，逐步推進電子會計檔案有序開展，提高會計檔案利用效率[4]。

（五）提升軟、硬件設施，加強檔案管理水平

單位領導要重視檔案管理工作，按要求配備檔案庫房，對房屋作承重、加固處理。按照防盜、防火、防高溫、防潮濕、防霉菌、防塵、防光、防蟲的“八防”要求配備相應設備。購置鐵皮柜、檔案密集架，便于對檔案分類存放及管理。加強檔案信息化、數字化建設，購置檔案管理軟件，實現從傳統手工到電子查閱的快捷服務。單位要盡可能配備專業性、復合型的專、兼職檔案管理人員。如為兼職，檔案管理工作應為主業。單位檔案管理人員不只是單純保管和提供利用，還要對會計等各類檔案移交時督促、審核、整理、保管。同時，還要打造良好的檔案保管環境，為會計檔案等各類檔案的保管和利用提供必要的條件[5]。

五、結語

會計檔案整理、歸檔是財務管理工作中盲點，會計檔案保管和利用是單位管理中“冰山一角”的存在。單位應從觀念上改變，財力上支持，重視會計檔案規范化管理，加快會計檔案信息化進程，為單位和社會的經濟發展保駕護航。