油品銷售企業加能站零點自動日結管理機制的應用

馮 維

〔中國石化海南石油分公司 海南?？?570311〕

當前油品銷售企業面臨成品油市場飽和、競爭激烈、新能源電動車快速發展態勢,銷售企業需要把大部分力量投到零售工作中,堅持以客戶為中心,堅持問題導向,創新基層管理機制,提升客戶服務,提升市場占有率。但目前加能站仍然有相當部分賬務管理工作需要利用數字化賦能實現企業高質量轉型發展。實施零點自動日結,可以免去加能站員工繁瑣的記賬工作,解放加能站員工勞動力,集中精力投入到市場營銷、對客服務上,做到專業化管理,提質增效,為打造“油氣氫電服”綜合能源服務奠定堅實基礎,為集團公司實現全面可持續發展、邁上高質量發展提供保障。

1 實施背景及目的

近年來,銷售企業數字化建設提速,先后完成了新加油卡系統試點、一鍵加油試點應用、站級一體化推廣、加油機內置員工卡創新、一鍵到車和掃碼購等系統,滿足了在移動互聯網時代的客戶消費體驗,使加能站員工日常服務客戶更加便捷高效,統計核算更加精準,同時大大減輕了勞動強度,促進企業向綜合能源服務商轉型[1]。

與此同時,當前加能站仍然存在賬務管理繁重、員工技能水平參差不齊、營業款管理風險、資金安全風險等痛點問題。部分未日結成功的站點或員工介入日結操作的站點存在人為調賬的風險,沒有從根本上杜絕加油站的資金管理漏洞。有些加能站記賬人員精通系統結賬流程,利用其中的管控薄弱環節進行日結調整,截留貨款,而管理人員由于不熟悉站級系統業務,或責任心不強,未能及時發現存在的問題。

為了解決這個問題,銷售企業可通過實施加能站油品零點自動日結項目,創新基層站點管理模式,在有效規避管理風險的同時,大幅提升基層員工工作效率,打造高效服務現場。

2 零點日結系統的應用

隨著銷售企業數字化轉型快速推進,核心系統不斷上線,特別是新加油卡系統改變了傳統加油卡數據共享瓶頸問題,打通數據壁壘,消除了信息孤島,為管理創新提供了良好的數字化支持基礎。在新加油卡系統框架基礎上,衍生出加油卡明折明扣、加油機油卡圈存、授權碼加油、一鍵到車、電子加油卡、零點自動日結等應用系統,為公司經營提供了精準營銷手段,為公司管理提供了嚴謹有效的管控措施,全方位提升了銷售企業的競爭力。

2.1 實施加能站油品零點自動日結項目,促成管理模式創新

“加能站油品零點自動日結”的目標是要圍繞“安全高效、流程可控、操作便捷”的基本原則。通過充分測試,實現簡化加能站班日結流程、強化資金風險管控、提高資金清賬效率、提升加能站管理水平應用目標,形成完善、規范、可復制全國推廣的應用。

零點自動日結在加能站信息化建設中具有重要意義,可徹底改變加能站的運行機制和用工導向,解放加能站的勞動力,降低資金風險,提高資金清賬效率,增強企業內控能力,是加能站基礎信息系統的重大升級,同時能夠提高基礎交易數據質量,為銷售企業數字轉型奠定基礎。

2.2 創新零點自動日結工作機制,促進基礎管理提升

零點自動日結的成功實施,使加能站記賬工作量大幅減少,正常情況下大部分加能站無需人為干涉數據都能自動完成班結和日結。只有在出現異常的情況下才需要人工介入,手動做賬,而且大部分手動操作也較為簡單。在此基礎上,企業可提升管理模式,重新制定加能站和分公司工作職責,讓加能站一線員工將不再處理加能站賬務,不再做班結日結操作,無需處理數據差異,全心投入現場經營和客戶服務工作當中,所有這些工作上移給分公司稽查崗。

要實現此目標,應分三步實施,第一步實現零點自動日結穩定,要求成功率達到98%以上,即除了加油機泵碼跳變、網絡故障等特殊原因,均要保障自動日結成功;第二步要提高系統健壯性,簡化異常數據處理方法,開發一鍵處理功能,減少維護量,同時加強對分公司稽查崗培訓,培養分公司業務骨干;第三步是收回加能站手工日結權限,完全取消加能站做賬職責,杜絕數據篡改風險。

為達到目標,銷售企業可在管控系統和零管系統共享數據的基礎上進行以下輔助功能擴展。

(1)開發未自動日結站報表。此報表統計每天未日結成功的站點、簡要原因、錯誤日志、異常損溢站點、油罐等信息,為掌握每日自動日結情況、排查故障提供了較好的手段。

(2)泵碼跳變監控。此功能可多站點多任務同時執行泵碼跳變檢查,能快速查找各個站點泵碼跳變情況以便及時處理。

(3)錯誤流水檢查。此功能可檢查網絡故障、錯卡流水、加油機錯誤日期流水、多日未日結流水及其他異常情況,以便運維人員掌握情況及時處理。

(4)日結情況匯總統計。包含自動日結成功率統計、自動日結失敗次數統計、完全成功站點統計、失敗原因匯總統計等多種統計報表,支持導出功能,為周報提供了依據。

(5)班次收銀匯總報表?？蓪⒓幽苷締T工整個月加油記錄分時段分收款方式匯總統計,便于加能站對賬繳款。

(6)檢測及自動處理任務設定。置定時任務定時檢測泵碼跳變、錯卡等異常情況,并利用釘釘消息機器人將結果推送到釘釘工作群,零點后發起支付類型回叫,自動更正錯誤支付類型,自動清除前臺掛單等。

2.3 項目實施期間應建立雙向反饋機制,及時修復程序問題,改善系統功能

(1)不斷迭代優化,完善程序功能。及時梳理總結實施過程中存在的問題,逐一分析原因,研討解決方案,落實整改措施和責任人,及時解決問題,促進此項工作快速穩健開展。研發團隊不斷進行程序迭代開發,修復和完善功能。通過使用-反饋-改進-再反饋多次循環,解決了取交易庫存錯誤導致油罐交接大損大溢、POSSERVER斷網后無法自動重連、加能站支付回寫錯誤等問題,自動日結功能日趨完善和穩定。

(2)明確崗位職責,完善考核方案。召開項目組專題會和全省項目對接會,制定自動日結實施方案和專項考核方案;組建由信息、財務、零售、非油四個線條以及開發單位、本地運維商的綜合運維團隊,明確職責分工。

(3)建立積極有效的運維保障機制。一是節假日安排人員現場值班,第一時間處理日結中發現的問題。二是及時響應基層網點操作問題。建立省、分公司、站點三級即時通訊運維群,及時響應基層網點操作問題,并予以跟蹤解決。

(4)組織線上、線下結合培訓。通過實操培訓,不斷提高分公司稽核崗位操作技能。每周通報零點自動日結應用進度。信息管理部人員下站現場幫扶、遠程協助、電話督辦等,使系統自動日結成功率不斷提升。

2.4 多措并舉,提高自動日結成功率

試點初期,由于程序不完善、硬件故障、員工操作不規范等原因,自動日結成功率較低,為提高成功率,通過采取以下多種措施改進。

(1)落實責任人與崗位職責。由信息部牽頭,公司領導主持召開零點自動日結協調會,明確了信息、零售、安全數質量和各個地市公司在此項工作上的職責,由各分公司指定專人負責每天統計和處理未日結站點。信息部每天通過視頻會議對分公司進行遠程指導,培養分公司自主解決問題的能力。

(2)加強部門協作,及時處理設備故障。項目實施初期頻繁出現液位儀浮子卡死、電壓不穩讀取不到液位儀數據、加油機泵碼跳變、上送交易時間錯亂等情況,導致自動日結失敗、損溢異常等問題。信息部應及時將問題反饋安數部、零售部等業務部門,及時處理故障或更換設備,為系統穩定運行打好基礎。

(3)加強考核管理,規范加能站操作。加能站員工未按規定操作也是導致自動日結失敗的主要原因之一,如小額配送臨時調價未做班結、未及時清理掛單數據、零點后手動日結等。通過反復要求,電話指導,情況有較大改善,信息部將自動日結成功率列入對各分公司的比學趕幫超季度考核。

(4)建立周報機制。定期發布周報,通報自動日結情況,針對失敗情況進行分析,提出下一步工作要求。

通過落實多項管理措施,自動日結成功率可顯著提高。正常情況下,加能站成功率可穩定在96%左右。

3 零點日結工作應用成效

一是簡化加能站班日結流程,為基層減負。每日零點,系統將自動進行管控聯動零管的班日結操作,兩三分鐘內就可同時完成全省日結,將班日結時間縮短至原來的十分之一,大幅提高工作效率,減輕了員工負擔,且整個流程減少了人為干預,避免了人為原因造成的數據錯誤,有效提升了加能站庫存交接風險防控能力。

二是強化資金風險管控,提高資金清賬效率。通過零點自動日結同步加油卡系統、ERP系統、資金監管系統及銀行繳款對賬時間,提高了資金清賬效率,減少資金不匹配情況。通過零點自動日結系統的上線,解決了困擾油品銷售企業多年的站級違規問題,有效杜絕加能站賬務處理弄虛作假。站級員工的精力主要是面向客戶服務和商品營銷,不再把精力放在日常賬務處理上。同時,由于沒有了數據調整權限,加油站不會再發生由于日結過程的人為參與導致的錯賬和假賬,員工在這方面也沒有能力進行賬務調整,一定程度上也保護了員工。

三是提升加能站管理水平應用。系統程序的不斷完善和分公司稽查人員業務能力的不斷提升,自動日結成功率也大幅提高,節省加油站日常賬務處理1工時/日/人/站,讓加油站一線員工有更多精力投入現場經營和客戶服務中去。

通過加能站零點自動日結促成管理模式創新,分公司能夠第一時間獲得加油站重要系統出現的問題,如異常加油流水和接卸油損益,加油機和液位儀故障,及時解決影響加油站經營的重難點問題,強化了加油站日常規范性操作,進一步夯實加油站基礎管理,從而帶動企業管理提升取得了良好效果。其次,降低了加能站員工勞動工作強度和技能要求,降低了加能站賬務和資金方面的風險,提高了資金清賬效率,減少資金不匹配情況,而且還培養了業務骨干力量,提升了各分公司業務管理水平,堵塞經營漏洞,真正做到為基層減負和基礎管理提升。

4 零點日結存在的問題和解決措施

零點自動日結尚存零點后不能手動班結、同一油槍同一個班次不能存在不同油價、跨零點加油卸油影響報表損益等難題?？赏ㄟ^優化業務流程,規范管理流程和改進軟件程序來逐步消除或減小問題帶來的影響。

5 結束語

隨著加能站信息化的不斷推進,數字化設備不斷推陳出新,配備了智能加油機、高清攝像頭、油罐液位儀等設備,相應的信息化應用系統也不斷推出,逐步改變了加能站傳統的管理模式。服務檢查評比由現場檢查轉為視頻監控線上檢查,進貨驗收由計量員手動測量計算改為液位儀系統自動計算出單,卸油過程停止發油改為邊卸邊發等。零點自動日結更是進一步推進了加能站向智慧化、單一化發展,徹底改變加能站的記賬方式,免去加能站員工繁瑣的記賬工作,解放加能站員工勞動力,使加能站能夠集中精力投入到市場營銷、對客服務上,也為下一步建設智慧加能站奠定了基礎。