檔案信息的數字化轉型研究

么 支，劉煥琴，郞 楠

（國家電網有限公司客戶服務中心北方分中心 天津 300000）

0 引言

隨著信息技術的發展，數字化檔案管理已經成為企業提高管理效率和保護數據隱私的重要手段。 在數字化檔案管理的背景下，如何建立完善的數字檔案管理體系，解決數字化檔案管理過程中出現的技術難題和管理問題，是當前企業亟待解決的問題［1］。 一些企業在數字化檔案管理方面仍存在不足，其中包括技術和人員培訓等難題。 因此，本文旨在深入研究檔案信息的數字化轉型，分析當前數字化檔案管理存在的問題，探討數字化檔案管理的相關理論和技術難點，并提出相應的解決方案和創新點，以期為企業和單位更好地實現數字化轉型提供有益的參考與借鑒。

1 檔案信息數字化轉型的現狀

1.1 數字化管理已逐漸被企業所采用

從表1 可以看出，越來越多的企業開始采用數字化檔案管理方式，數字化檔案管理技術已經逐漸成為企業數字化轉型的一部分，未來數字化檔案管理的應用前景廣闊。

表1 檔案信息數字化運用情況

1.2 數字化管理仍存在技術和人員培訓等難題

從表2 可以看出，數字化檔案管理仍存在技術和人員培訓等難題。 需要加強研發和改進數字化檔案管理技術，提高系統穩定性和數據安全性，并解決技術兼容性問題。同時，也需要加大對數字化檔案管理人才的培養和引進。

表2 檔案信息數字化轉型的難題

2 檔案信息數字化轉型的問題

2.1 數字化檔案的安全保障問題

數字化檔案的存儲和處理離不開網絡，因此網絡安全是數字化檔案管理中必須重視的問題。 網絡攻擊、黑客入侵、病毒感染等都可能導致企業數字檔案的泄露、丟失甚至被篡改［3］。

除了外部的網絡安全風險，內部員工也可能存在泄密、造假等行為，對數字檔案的安全造成威脅。 員工可能會利用自己的職務權限，擅自查看、修改或刪除檔案信息，給企業造成重大損失。

2.2 不同系統間數據共享的瓶頸問題

不同系統之間數據格式的不一致可能會導致數據共享瓶頸。 由于不同廠商或開發者設計的系統和數據庫結構不同，導致數據的格式和存儲方式也不同。 例如，在一個已經建立好的人力資源管理系統中，如果想將其與其他企業管理系統進行數據共享，需要對不同系統之間的數據格式進行轉換。

對于一些敏感的數據，例如個人隱私、薪資福利等，需要采取嚴格的安全措施，以保證數據的安全性［4］。 然而，在將數據共享到其他系統時，存在泄露、篡改以及未經授權的使用等風險。 因此，如何在不犧牲數據安全性的前提下實現數據共享也是數字化轉型面臨的挑戰之一。

2.3 落實數字化檔案管理的標準與規范問題

不同企業對數字化檔案管理的標準和規范程度不一，有些企業甚至沒有完備的標準和規范。 這就可能導致數字化檔案管理過程中存在混亂和不規范的現象，例如數據格式不統一、數據分類方法不明確等。

在制定標準和規范時，需要對企業的實際情況進行充分考慮。 由于每個企業的運營方式和管理需求都有所不同，因此標準的制定需要具有一定的靈活性。 此外，標準制定者需要了解科技的發展趨勢和數字化檔案管理技術的發展動態，以確保標準和規范的可行性［5］。

3 檔案信息數字化轉型的策略

3.1 加強數字化檔案管理的安全保障

網絡安全是數字化檔案管理的第一道防線，需要采取一系列的措施來保護檔案數據免受網絡攻擊和數據泄露的威脅。 企業可以采取建立防火墻，加密傳輸通道，設立網絡監控系統等措施，確保檔案數據在傳輸和存儲過程中的安全。 同時，企業還要定期對數字化檔案系統進行安全檢查和評估，及時發現并解決存在的安全問題。 企業隱私泄露、數據篡改等問題都可能會造成企業的損失。 為避免內部安全風險的出現，企業需要建立完善的數據權限管理體系，對企業員工進行合理分類，對不同類型員工授予不同級別的權限。 此外，還需要對企業信息進行加密和備份，避免因意外情況造成數據丟失等問題。

3.2 完善數字化檔案管理的基礎設施

檔案信息來源多樣，可能涉及不同文件格式。 這給數字化轉型帶來了挑戰［6］。 企業需要建立數字化檔案管理的標準體系，規定數字化檔案文件格式與內容的統一標準，實現數字化檔案的標準化、統一化管理。 還可以通過專業的掃描儀等設備將紙質文檔進行數字化處理，方便后續數據交換或使用。 企業需要采取一系列措施，例如對數字化檔案進行加密和備份，以確保數據的安全性和完整性。 還需要建立完善的數據權限管理機制，對數據的訪問進行嚴格控制，以確保數據的使用安全。 對于不再需要使用的有價值數據，企業需要進行及時歸檔或銷毀，避免造成數據泄露等問題。

3.3 落實數字化檔案管理的標準與規范

在數字化檔案管理中，不同部門可能會使用不同的數字化檔案系統。 標準化程度的不一致性可能會帶來數字化檔案數據格式混亂、后續數據交換和使用困難等問題。企業需要在數字化檔案管理過程中，根據一定的規范制定數字化檔案管理標準，并加強內部培訓，提升企業對標準化體系的認知度。 在實際操作中，由于技術、設備等原因，在落實標準與規范時常常會出現一定的困難［7］。 企業需要充分考慮到設備和技術的可行性，對標準與規范進行適當的調整，確保數字化檔案管理標準能夠真正落地實施。如果制定的標準過于理想化或者不符合實際情況，可能會導致標準無法得到有效執行，從而影響數字化檔案管理的效果。 因此，企業需要在制定標準與規范時，與相關技術人員和設備供應商進行充分溝通，了解實際情況和限制，確保標準的可行性和實用性。

4 檔案信息數字化轉型的意義和應用

4.1 檔案信息數字化轉型的意義

4.1.1 提高信息處理效率

傳統手工檔案管理方式存在諸多缺陷，如數據分散，難以管理，難以追溯等。 而數字化檔案管理則可以將所有檔案信息集中到一個系統中，設定相應權限，實現檔案數據的一鍵查詢和操作，大大提高了信息處理效率和管理效率。 數字化檔案管理還可以實現檔案信息的快速檢索和查看，使得檔案信息的查詢更加方便和快捷。 數字化檔案管理也可以減少因為人為錯誤帶來的問題，有效保證檔案信息的完整性和準確性［8］。 另外，數字化檔案管理還可以促進信息共享和協作。 實現不同部門之間的信息共享和交流，有利于整個企業的信息溝通和協作。

檔案信息數字化轉型對于企業提高信息處理效率和管理效率有著重要的意義。 數字化檔案管理可以幫助企業實現信息的集中管理、提高工作效率和信息共享，進而為企業的快速發展提供有力的支持。

4.1.2 提升檔案管理質量

首先，有效保護企業隱私和數據安全。 傳統手工檔案管理方式存在著機密泄露、數據損毀等風險，而數字化檔案管理則采用了一些安全措施，如權限設置、數據備份、加密措施等，可以保證企業檔案信息的安全性和保密性［9］。數字化檔案管理還可以對檔案信息進行備份和恢復，以應對數據意外丟失或損壞的情況，進一步提升企業檔案信息的安全保障。 其次，提高管理效率和減少管理成本。 數字化檔案系統可以實現檔案歸檔、移交、清理等管理操作，規范管理流程，避免傳統手工檔案管理需要耗費人力物力的問題。 數字化檔案管理還可以減少紙質文檔的使用量，降低企業對于印刷、存儲等方面的開支。

檔案信息數字化轉型對于提升企業檔案管理質量有著重要的意義。 數字化檔案管理可以通過規范管理流程、加強隱私保護以及提高管理效率等方面，提升企業檔案管理的質量和水平，為企業的發展提供有力的支持。

4.2 檔案信息數字化轉型的應用

4.2.1 數字化存儲與管理

數字化轉型使得檔案信息可以以電子形式存儲和管理，例如，許多組織采用電子檔案管理系統，將檔案數字化存儲在數據庫或云平臺中。 這樣，可以通過關鍵詞、分類標簽等方式快速檢索檔案，提高了信息檢索的效率［10］。同時，數字化存儲還解決了紙質檔案易損壞、占用空間大等問題。 一些企業采用了電子檔案管理系統，實現了檔案的數字化存儲與管理。 他們建立了一個統一的數據庫，將企業信息、合同、培訓記錄等相關資料都以電子形式存儲，方便隨時查閱和更新。

4.2.2 自助查詢與使用

數字化轉型使得企業可以自主查詢和使用檔案信息，提高了信息的可用性和員工滿意度。 通過搭建員工自助查詢平臺，員工可以通過登錄系統自行查詢和下載自己的檔案信息。 這種自助查詢功能減少了員工的等待時間，提升了服務效率。

5 結語

隨著數字化程度不斷提高，檔案信息數字化轉型具有重要的意義。 檔案信息數字化轉型可以提高信息處理效率，加快檔案檢索、傳遞和存儲等流程，節省時間和成本；可以提升企業檔案管理質量，保證檔案的真實性和完整性，減少數據丟失或損壞的風險。 然而，在檔案信息數字化轉型過程中仍存在多種問題，包括數字化檔案安全保障，不同系統間數據共享的瓶頸問題，以及落實數字化檔案管理的標準與規范問題。 這些都需要企業在數字化檔案管理過程中予以重視，并制定相應的解決策略。

因此，為解決檔案信息數字化轉型所面臨的問題，企業需要針對具體情況，制定相應的策略進行優化。 需要加強數字化檔案管理的安全保障，完善數字化檔案管理的基礎設施，落實數字化檔案管理的標準與規范等，以確保數字化檔案管理的順利推進。 未來，數字化轉型將持續發展，企業需要不斷地進行技術和管理上的創新，提高數字化檔案管理水平。