醫院采購管理工作的現狀分析及完善對策研究

尹曉川 廣東醫科大學附屬醫院

引言

近年來，醫院采購管理日益受到社會各界的重視。作為保障醫療機構正常運轉的重要環節，醫院采購不僅影響到醫療服務的質量和效率，更與醫療資金的使用效益密切相關。然而，隨著醫療體系的日益復雜化，采購管理面臨著眾多挑戰。因此，深入了解醫院采購管理的現狀并研究其完善對策，不僅有助于提高醫療機構的運行效率，更對優化醫療資源配置、提高醫療服務質量具有重要的意義。

一、醫院采購管理工作的現狀分析

隨著醫療行業的迅速發展，醫院采購管理工作在醫療機構的日常運營中占有越來越重要的地位。然而，隨之而來的是各種管理問題的不斷暴露，這不僅影響了醫療機構的經濟效益，也可能對醫療質量和患者安全產生潛在風險。下面對醫院采購管理工作的現狀進行詳細分析。

(一)采購部門組織結構存在問題

在許多醫療機構中，采購部門的組織結構并不清晰，存在多個相似的部門或崗位，其職責功能重疊，導致資源的浪費和決策的遲滯。另外，部分醫院將采購工作分散在各個科室，缺乏統一的協調和管理，導致采購決策的不統一和采購效率的降低。

(二)采購專業培訓不足與管理系統應用的不足

由于醫療產品的特殊性，醫院采購工作需要具備較高的專業性。但現實中，許多采購人員缺乏相應的專業背景和經驗，很難做出正確的采購決策。同時，醫療機構通常缺乏針對采購人員的系統培訓，導致他們在面對復雜的醫療市場時感到手足無措。此外，醫院在采購管理系統的建設與應用上也存在不足，這進一步加大了采購人員的工作壓力，影響了采購決策的準確性[1]。

(三)采購流程中的崗位分工不明確

盡管醫療機構大都有明確的采購流程，但在實際操作中，由于崗位分工不明確，使得許多流程出現不必要的延誤和重復。例如，審批流程中可能會出現多個部門重復審核的情況，增加了采購的時間成本。

(四)采購需求及驗收環節存在疏漏

在醫院采購工作中，精準地識別采購需求至關重要，這是整個采購流程的基石。但是由于部分機構在需求收集和分析時，未能深入到每一個使用科室，導致了采購內容與實際需求出現偏差。此外，驗收環節同樣關鍵。如果缺乏明確、統一的驗收標準和專業的驗收團隊，可能會導致不合格的或者不適應的產品和設備流入醫療系統。這不僅浪費了醫療資源，更嚴重的是可能會給患者的治療效果和安全帶來隱患。

(五)采購合同管理不規范

合同是保障醫療機構權益的法律依據，但在當前的醫療機構中，合同管理存在許多問題。例如，合同內容不明確，缺乏有效的違約責任規定；合同簽訂和執行過程中，缺乏監督和管理，導致合同的履行出現問題。

(六)缺乏有效的采購監控與反饋機制

有效的監控與反饋是保證采購工作正常運行的關鍵。盡管目前公立醫院都有相應的監督制度，但實際工作中監察、財務、采購部門等并沒有形成有效的監督體系，致使采購違規問題時有發生[2]。同時，由于缺乏有效的反饋渠道，采購人員很難收到采購工作的反饋和建議，導致同樣的問題反復出現。

因此，醫院采購管理工作面臨著許多問題和挑戰。為了提高醫療機構的經濟效益和醫療質量，必須對這些問題進行深入分析，找出其根本原因，并采取有效的對策。

二、醫院采購管理工作的完善對策

(一)優化采購部門組織，明確管理職責

為實現醫院采購工作的高效與規范，關鍵在于建立和完善采購部門的組織結構，同時明確每個崗位的管理職責。建議對現行組織結構進行深入的審查與評估，剖析現有的不足和缺陷。首先，需要明確采購部門的核心職責，并根據醫院的規模和業務量對部門進行適當的拓展或精簡。其次，基于采購工作流程的特點，明確各崗位的具體職責和權限，避免職責重復或交叉。此外，還需加強各崗位間的溝通協作，確保工作順暢進行[3]。

(二)加強采購專業培訓并推進管理信息化

醫療采購不僅要求專業知識，還涉及到法律法規、合同條款等多方面的內容。因此，定期為采購人員進行培訓與知識更新是至關重要的。建議醫院與專業的培訓機構合作，為采購人員提供系統的培訓課程，涵蓋采購流程、價格談判技巧、供應鏈管理、法律法規等多個領域。同時，還需注意新的醫療技術和設備的發展，及時更新培訓內容，確保采購人員始終處于行業前沿。為進一步提升工作效率，醫院還應推進采購管理信息化，如建設和完善采購管理系統，使數據實時更新與監控，從而輔助采購人員做出更為明智的決策。除了定期的系統培訓外，還可建立一個持續學習的機制，鼓勵采購人員自主學習，不斷提高自身的專業能力并加強對新技術的掌握。

(三)明確采購流程及崗位職責，確保流程透明

流程的透明性是保證醫院采購工作公正、高效和規范的關鍵。首先，需要對現有的采購流程進行深入的審查與優化。所有的流程環節，無論是需求分析、供應商選擇、價格談判還是驗收與付款，都應有明確的操作指南和標準。對于每個流程環節，都需明確具體的崗位職責和操作規范，避免出現不必要的延誤和失誤。此外，為提高流程的透明性，建議醫院公開采購流程，并為相關人員提供必要的培訓，確保每位參與者都清楚自己的職責和權利。為加強監督，還可考慮建立一個內部的采購監督團隊，對采購流程進行定期的審查和優化，確保流程始終保持透明和高效[4]。

(四)完善采購需求識別與驗收流程

采購需求識別與驗收流程是醫院采購管理工作中的關鍵環節，對于確保采購效益和患者安全起到至關重要的作用。以下對這一環節的完善對策進行深入探討。首先，完善采購需求識別流程。醫療機構的采購需求多種多樣，從醫藥耗材到高端醫療設備，每一項都對應著患者的治療與康復。因此，確切地識別采購需求對于保障醫療質量和減少采購成本至關重要。建議引入專業的需求識別工具和模型，結合醫療機構的實際業務和發展戰略，對采購需求進行科學、系統的分析。此外，需建立與各科室的溝通機制，確保采購需求識別的準確性和實時性。其次，確保驗收流程的規范和嚴格性。驗收流程是醫療機構采購管理的最后一道關，對于防止不合格產品進入醫療機構，保障患者安全有著至關重要的意義。為此，醫療機構需要制定嚴格的驗收標準和操作規范。所有的采購產品，無論大小，都應經過嚴格的驗收程序。建議引入第三方的驗收機構或者專家，確保驗收的公正性和權威性。同時，需要加強對驗收人員的培訓和管理，確保其具備足夠的專業知識和技能，能夠對采購產品進行有效的評估和篩選。另外，對于發現的不合格產品，醫療機構需要建立明確的處理機制和流程。所有的不合格產品都應被及時隔離，并根據其性質和影響進行合理的處理。同時，對于供應商提供的不合格產品，醫療機構應當嚴肅處理，根據合同條款，追究其相應的法律責任。因此，完善采購需求識別與驗收流程是提高醫療機構采購管理效益的關鍵，同時也是保障醫療質量和患者安全的必要手段。只有建立科學、規范的需求識別與驗收流程，醫療機構的采購管理工作才能真正發揮其應有的效益，為醫療服務提供有力的支持。

(五)制定嚴格的采購合同管理規定與流程

醫療機構的采購合同不僅涉及巨額的財務交易，更關乎醫療服務的質量和患者的生命安全。因此，采購合同管理是醫院采購管理的核心環節。確保合同的規范化、透明化和符合法律至關重要。以下提出了關于制定嚴格的采購合同管理規定與流程的建議和策略。首先，強化合同起草過程中的規范性。醫療機構在起草采購合同時，必須確保合同條款明確、權益均衡且無法律漏洞。建議醫療機構成立專門的合同起草小組，該小組應包括法務、采購和相關醫療專家，共同確保合同的內容充分、權威且合法。其次，加強合同的審查和批準。合同的審查不應僅限于法律條文，更要確保供應的醫療設備或材料與醫療機構的實際需求相匹配。對于關鍵條款，如價格、交貨日期、售后服務等，應有明確的審查機制和標準，確保合同的公平性和執行的可行性。再次，確保合同的執行與監控。合同簽訂后，應有專門的部門或人員負責其執行與監控。任何與合同內容不符的行為，無論是供應商還是醫療機構，都應受到追責。對于供應商違約的行為，醫療機構應根據合同約定，采取相應的法律措施，確保醫療機構的權益得到維護。最后，建議醫療機構與供應商建立長期合作關系。長期的合作關系可以促進雙方之間的信任和了解，減少合同糾紛的發生。當然，這也意味著醫療機構需要定期對供應商進行評估，確保其產品質量和服務滿足醫療機構的長期需求。因此，醫療機構采購合同管理的重要性不容忽視。合同不僅是法律文件，更是醫療機構與供應商之間信任與合作的體現。只有制定嚴格的采購合同管理規定與流程，醫療機構的采購工作才能真正做到規范化、高效化，從而提高醫療服務質量并保障患者安全。

(六)建立完善的采購監控及反饋系統

為了提升醫院采購管理的效益和規范性，建立一套健全的采購監控及反饋系統是至關重要的。這樣的系統不僅可以保證資源的合理分配和使用，還能對醫院采購活動中可能出現的問題提供早期預警，從而達到及時干預和改正的目的。首先，監控系統需要對整個采購流程進行全程跟蹤[5]。從需求提出、預算編制、供應商選擇，到訂單下達、商品驗收、最終付款，每一個環節都應置于監控之下。這要求醫院應引進或開發高效的信息管理系統，使得采購數據能夠實時更新，確保管理決策基于最新、最準確的信息。其次，醫療機構應建立采購指標體系，對采購活動的效率、效果、成本等進行量化評估。如此，管理者可以輕松識別出低效、超支或其它與預期不符的情況，進而對相關環節進行優化。再者，針對采購活動中可能出現的問題和風險，醫療機構應設定預警機制。當某一環節或指標出現異常時，系統應能自動觸發預警，提示管理者及時介入調查和處理。這不僅減少了采購失誤的風險，還為潛在問題提供了及時解決的機會。最后，反饋是改進的關鍵。醫療機構需要為采購人員、供應商甚至終端用戶設立明確、便捷的反饋渠道。所有的反饋都應記錄并分析，以識別改進的方向和優化的空間。同時，對于提供有價值反饋的個體或部門，應予以適當的獎勵，激發其持續參與改進的積極性。

三、醫院采購管理的趨勢與展望

隨著科技的不斷進步和醫療行業的發展，醫院采購管理也將迎來一系列變革和新的發展趨勢。在數字化時代，技術對醫院采購管理產生了深遠的影響。人工智能、大數據、區塊鏈等先進技術的融合使得醫院采購更加智能化、自動化。數據分析技術允許醫院更精準地預測需求，提前布局采購計劃，而區塊鏈技術則有望進一步提高采購流程的透明度和安全性。

環境保護和可持續發展已成為全球的共識。未來，綠色采購和環保采購將成為醫院采購管理的新方向。醫院會更加關注采購產品的整體生命周期、對環境的影響以及供應商的社會責任。這些新的考量確保了采購活動在對環境和社會的影響上表現出積極的態度。全球化趨勢同樣給醫院采購管理帶來了新的思考。隨著全球化的加深，醫院采購的視野已經擴展至國際，不再僅限于本地或國內范圍。全球化采購不僅可以降低成本，還提供了更多的選擇和資源。與此同時，醫院也更加重視與供應商之間的合作關系，嘗試通過整合供應鏈資源，形成高效且穩定的供應體系。

面對未來的各種挑戰，醫院采購管理需要提前布局，制定相應的對策與策略。首先，強化風險管理是不可或缺的，尤其是在全球化背景下，諸如供應中斷、價格波動等風險都需被充分考慮。其次，醫院應更注重采購團隊的培養，特別是在高技術和數據應用能力上。最后，與國內外醫療機構和供應商的合作與交流同樣不可忽視，它為醫院提供了一個共享資源和經驗的平臺，也是探索采購管理最佳實踐的有效途徑。

四、結語

醫院采購管理作為醫療機構的核心部分，不僅關乎到醫療服務的質量與效率，還涉及到整體的運營成本與效益。從國內醫療機構的現狀看，采購管理仍存在許多亟待改進的環節。然而，隨著管理理念的不斷更新與技術手段的日益進步，為醫院采購管理提供了更多優化與提升的可能。醫院采購管理不僅是醫療機構的一部分，更是其核心競爭力的體現。期望通過此文，能夠為醫療機構提供一些有益的思考與建議，推動國內醫療機構在采購管理上達到新的高度。