國有企業財務共享管理體系的構建思考

尚 玥 巴彥淖爾城市發展投資(集團)有限公司

引言

在市場經濟環境下，國企一般都有相當的規模，它擁有進行分享工作的基本條件，尤其是對某些大型國企而言，常常會出現在財務功能的構建上出現的反復投資、效率不高等問題，因此，需要尋找一種行之有效的運營方式，以減少運營成本，提升運營效率。通過建立一個財務共享管理系統，統一處理企業內部各部門所面臨的事務，創建一個共享服務的財務運營方式，可以取得明顯的規模效益，從而達到管理的目的。

一、財務共享管理體系對國有企業的意義

(一)為公司的戰略目的提供幫助

在市場化改革的大環境下，國企將全面地融入到市場中去，并將其作為一個長遠的發展方向。并建立一個財務共享管理體系，讓一個專業的共享中心的財務工作人員來完成這些基本工作，這樣就可以讓更多的財務管理人員從各種事務性工作中解脫出來，從而為企業的經營管理提供更多的財務決策支持，將更多的注意力集中到發展企業的核心業務上，為實現企業的戰略發展目標了奠定重要的基礎。

(二)減少企業管理開支

國有企業和下屬企業各自都有自己的財務部，各個財務部之間沒有任何聯系，因此，國企在做季度報表、年度報表的時候，受到了很大的阻礙。而且，在公司內部，不同的人力成本、業務執行成本，都會造成在公司核算經營結果時，會遇到很大的問題。集中處理企業資源和業務是財務共享管理體系最重要的一步，因此，此項措施的實施可以有效地減少企業和企業之間的管理費用。

(三)有利于預防與控制風險

公司的財務狀況存在著一些不確定因素，根據可控性的不同，可以將公司劃分成兩種類型，一種是可控的，另一種則是不可控的。盡管公司的財務風險無法全部規避，但公司可以利用構建的財務共享管理體制，對公司的財務風險進行更好的預防和控制。在共享模式下，財務核算體系更加規范化，財務管理工作的依據性更強更合理，因此可以更快速、更準確地對財務風險開展識別，并對其進行有效的防范和控制。與此同時，財務共享模式將會計管理融入了企業的內部管理之中。在財務信息化的背景下，會計處理體系與業務處理相一致，會計管理體系處理標準化，可以自動識別財務數據，提高了財務信息的準確性，確保財務工作可以規范化管理，從而避免各種操作不規范而導致的財務風險的問題。

二、國有企業財務共享管理體系的構建基礎

(一)穩定的公司業務

公司的主要業務必須要有一定的穩定性，以便能夠成功地實施財務分享的管理系統。公司主要業務維持平穩，金融服務中心也無需再對金融法規等業務進行調整；有些公司的主業并不是很穩定，在這樣的環境下實行財務共享管理體制，會增加公司的管理壓力，對公司的發展產生不利的影響。有些公司熱衷于并購重組，因此財務分享的方式對這種類型的公司來說也是一種很好的選擇。隨著公司的不斷擴張，公司要建立新業務、新分支，還必須要建立與之相對應的財務部門，而使用財務共享管理模式，只需配置一定數量的財務人員就可以了，將對核算等業務委托到財務共享服務中心來進行，這大大地降低了財務整合的難度。

(二)良好的管理基礎

如果企業的管理基礎不夠好，這就代表了企業的管理體系夠得健全，企業管理人的管理理念更先進，其所具有的管理能力也就更強。在這樣的條件下，企業更適合規范化和標準化會計政策。這對建立一個財務分享的管理系統，使其能夠使員工對改變有一個正確的認識；主動開展公司內部的業務訓練，使其盡快地熟悉公司的經營管理制度。企業的管理基礎是非常好的，也就是說，企業管理人員的管理理念是相對先進的，其所具有的管理能力也是相對強大的。在組織變革和業務體系梳理中，企業管理人員能夠充分地發揮自己的作用，更好地建立起財務共享管理體系。

(三)智能的信息管理

信息化基礎是非常重要的，它直接影響到了財務共享服務中心的建設成效，因此，公司一定要主動對信息系統進行整合和更新，并將與銀企互聯系統等分散使用的系統進行集成。要使原有的體系與新體系相結合，原有體系在某種程度上具有兼容性；因此，在此基礎上，各公司必須盡快配置合適的人員，使其能夠快速地適應和調試系統，從而達到系統的最佳效果。公司管理層認識到，目前在財務管理體制中存在的諸多問題，嚴重影響了公司的發展，所以要改變財務管理領域，需要建立一個基于財務共享平臺的信息系統。

三、國有企業財務共享管理體系的構建設計

(一)應付賬款體系

在公司內部，應付款項的主要工作是對下屬公司、員工的應付款項展開處理，在外部，它的工作內容是對供應商的款項及服務費等與合同相關的付款事項展開管理，它具有較高的規范化水平，應付款項的體系構建如下：

一是負責公司采購的合約和訂單的處理。在采購需求驅動下，有關部門與供貨商簽訂了采購合同，并將采購合同輸入到系統，從而產生了對應的訂單。在物資交付并完成入庫系統后，采購部門將采購合同、采購發票、物料入庫單交給服務中心應付賬款崗。

二是由應付款崗審查有關信息，在確定信息無誤后，進行轉賬，并將應付款清單發送到了財務共享平臺上。

三是采購業務領導按照實際支付進度在財務共享平臺上提交支付申請，參考應付款單，由高速掃描器對原始文件進行掃描并保存對應的圖像數據，然后對數據進行自動歸類。數據上傳完畢后，相應的電子版和原件將被存檔。

四是由采購主管、財務主管和總經理按照授權金額在財務共享平臺上審核，采購主管對支付款項的真偽承擔責任。在確認了付款的批準之后，在財務共享服務中心的資金管理所進行了現金的撥付和發放，并在同一時間將應付款結清。

(二)費用報銷體系

在費用報銷業務中推行共享模式，就是將費用報銷的申請文件，利用圖像掃描客戶端對其進行圖像化處理，再由財務共享服務中心對其進行實時傳輸和處理，這樣身處不同崗位的一線業務人員就可以自己在這個平臺上進行報銷，從而提高了報銷工作的效率，縮短了所需要的時間。

一是申請。費用報銷人或低值易耗品、小額非合同類采購負責人，在財務共享平臺上自主填寫有關的報銷申請。將申請劃分為兩種方式，分別是項目審批與預算審批，下面的企業可以自主地使用項目審批權，而服務中心則可以對預算審批權進行管理并批準。財務共享服務中心將審批工作設置成了分層授權審批的方式，根據費用所涉及的項目，將其信息傳送給了部門中對應的審批人員，從而對費用的真實性、合理性和合法性進行驗證，在審批過程中可以查看到預算的執行狀況，從而達到對其進行的事先控制的目的。

二是報銷。費用報銷申請經過審核后，報銷人可以根據一定的制度將根報銷單、發票等原始憑證進行掃描并上傳到財務共享平臺，產生的圖像數據會被分類并傳送到服務器，上傳完畢，全部數據會被歸檔。單據掃描系統可以有效地防止數據在傳輸過程中產生誤差，大幅縮短系統運行的時間。為了滿足快速儀圖像掃描的需要，還配備了一臺高拍儀，可以將很難單獨進行圖像處理的文件，通過高拍儀進行圖像處理，并將其上傳。

三是審核。財務審核員負責對已經上交的文件進行預審，其目的是審查公司的支出項目與公司相關政策的一致性，以及對自動化產生的文件的正確性。檢查人員檢查所檢查的文件。

四是支付。經審核后的費用報銷業務，會被傳輸到財務共享服務中心的資金結算部門，然后，對需要支付的文件進行大量的篩選，將需要支付的數據傳輸到財務公司的支付通平臺，從而實現資金的劃賬。公司將目前的文件狀況和目前的處理者的資料顯示在財務共享平臺的“批準跟蹤”模塊中，為企業的雇員和顧客提供系統的進展情況的查詢服務。

(三)應收賬款體系

應收賬款的體系包含了收入確認等內容，與應付賬款相比，它的實施過程要更為復雜一些。而應收賬款的體系在合同管理系統和客戶信息管理系統的支撐下，很容易就可以進行規范化，所以它也經常被列入財務共享體系中。應收賬款事務作為財務共享服務中心的基礎事務，需要建立相關的規范化系統，以確保工作的有效進行，從而確保工作的順利進行。以下是應收賬款體系：

一是對客戶的業務進行合約和訂單的處理。有關的業務處理部門，會在第一時間將企業的運營狀態與公司簽訂合同，然后在系統中輸入訂單，然后，系統會自動地產生出對應的訂單，并對其進行存儲，這就是企業對后續銷售賬單進行處理的信息記錄和重要的依據。

二是開出發票。當一個訂單被預先確定之后，有關的業務管理部門就可以向該系統提出發票的要求，然后，財務人員就可以在這個信息平臺上收到這個要求。最后，就可以把這個要求直接提交到顧客那里去，這樣就可以推動顧客的支付過程。

三是確定收到的款項。在對訂單進行確認后，并支付了款項之后，財務資金部門將會收到一條關于收款的消息。這個時候，需要資金部門對其進行確認，并將其反饋給共享信息平臺，以便與其進行對賬，經過驗證之后，在系統中對其進行了確認。這時系統就可以生成一條憑證，會計可以將其打印出來，然后將其保存起來，并且，有關的信息也會被保存在后臺。

(四)固定資產管理體系

因為固定資產的數目多、品種多、組成繁雜、數額巨大，所以在進行固定資產的標準化時必須格外重視。固定資產體系構建如下：

一是輸入資產信息。當有關部門采購資產時，由共享中心收到資產列表，輸入到系統，形成資產卡。

二是購買設備。首先，在系統里創建一張完整的設備卡，然后再在購買完畢后，將購買的資料輸入到系統里，然后，系統會自動產生一張訂單。其次，采購人員需要將合同、發票及資產驗收證明提交到共享中心，在確認無誤之后，就可以進行資產的入賬，同時將應付款單推送到財務共享平臺。

三是資產處置。在資產卡設置的早期，該系統就按照設置好的每一種類型確定了一個折舊計劃，并且能夠在每一次的財務報表中，對折舊進行了自動的核算和更新；除此之外，經理可以對系統進行周期性的調整，還可以對折舊進行手動輸入，以實現對固定資產的折舊工作。當固定資產有變動時，需要與有關責任人進行信息交流，并將其狀況通過該系統進行更新。在資產發生報廢、變賣等變化的時候，同樣也需要上級部門對其進行及時的信息共享工作，并讓負責人員在系統中對資產信息進行修改。主要負責的是各部門的資產清查工作，這時可以通過掃描序列號等高科技方法來進行處理，提高了管理和運營效率。要指定專人對清點過程中發生的異常情況進行核查，并上報到資產管理部門，在收到異常情況的匯報之后，要將有關資料上報到財務共享服務中心，最終由財務人員對其進行核查和辦理。

(五)總賬會計體系

國有企業構建共享式財務管理的主要環節有：賬款支出與收入、報銷、固定資產管理。同時，在各個體系的運作過程中，總賬管理發揮著關鍵的作用，它會貫穿于每個體系運作的整個過程，因此在進行模式設計的過程中，一定要給予足夠的重視。

一是開立賬目。會計賬賬期的啟動是每一次會計賬賬期啟動的第一步，也是每一次新賬賬期都必須要經歷的一個環節。

二是核對日記帳。及時地對日賬進行審計，保證了資料的真實可靠。

三是期末過賬。當企業在關閉材料過賬的時候，就可以進行期末過賬，并且在完成了過賬賬之后，就不能再對其進行修改了。同時，這種結算方式的特性也為后期的系統運營和管理提供了一個可靠的數據環境。

四是執行報表。該系統能夠基于目前已實現的已處理的數據，產生資產負債表、利潤表等有關的財務報告。

五是結賬。標志著會計處理階段性的工作已經結束。

以上每個體系都能夠根據需要，分別進行單獨的運作。在組織架構和工作模式方面，每一個部門都有著清晰的職責和分工，并且彼此之間也有著緊密的合作關系。這種運營機制對降低財務系統的維護成本有很大幫助，從而提高公司的整體運營效率。同時，在高新技術及算法的支撐下，可以降低錯誤率，減少財務風險，對公司整體實力的提高有著重要的意義。

四、結語

在大數據、智能化的背景下，構建一個財務共享管理體系是國有企業進行財務管理改革的一種必要的方式，它的普及對提升企業的財務管理水平起到了非常重要的作用，對提升企業管理方式的規范化和整合性起到了很好的促進作用。構建財務共享管理體系，是一個探索建立、逐步完善、穩步提升的進程，這就要求有大量的人力、物力和財政資源做保證。在建構公司的財務共享管理體系的過程中，要主動改變觀念，加強對公司人員的整體素質的培養，對公司的財務共享管理系統進行設計和優化，搭建一個健全的財務共享服務平臺，使公司的財務管理達到一個新的高度，最終達到公司的長遠、可持續發展的目的。