醫療失效模式與效應分析在提高門診藥品管理效率中的應用效果Δ

楊文斌,顏伊琪,汪 飛,趙雯雯

(蘇州大學附屬第一醫院藥學部,江蘇 蘇州 215000)

藥品是醫療機構開展醫療服務工作,預防、治療、診斷疾病的一種特殊商品,是保障人們健康必不可少的物質保證和重要手段。門診藥房作為醫療機構藥學部門的重要組成部分,承擔著全院門診患者的藥品保障和藥學服務工作,因此,規范門診藥房的藥品管理,保障藥品質量工作顯得十分重要[1-4]。醫療失效模式與效應分析(health failure mode and effect analysis,HFMEA)是一種基于團隊的、系統的及前瞻性的醫療風險管理方法,通過系統性和前瞻性地檢查醫療服務中可能發生風險的流程,優化或重新設計該流程,從而降低醫療風險發生的可能性,或使醫療風險造成的損失降至最低。目前,國內外已將HFMEA廣泛應用于醫療風險管理、護理風險管理、醫療設備使用及管理等領域[5-10]。近年來,HFMEA在麻醉藥品和精神藥品轉運管理、冷鏈藥品管理、高危藥品風險管理等藥學領域方面也有應用[11-15]。我院門診藥房于2022年7—12月在藥品管理流程中運用HFMEA進行風險管理,效果較好,現報告如下。

1 資料與方法

1.1 資料來源

采用HFMEA對我院門診藥房的藥品管理流程進行研究,分析藥品在門診藥房內部流通過程中的失效模式,分析失效原因,制定相應的管理策略并監督實施,追蹤效果。收集我院門診藥房2021年7—12月(干預前)、2022年7—12月(干預后)的門診藥品周轉天數、領藥時間、盤點時間、效期核查不良事件數以及藥品驗收差錯數,進行對比分析。

1.2 方法

1.2.1 組織團隊:由門診藥房負責人(1名)、二級庫管理員(3名)、調配藥師(2名)、軟件工程師(1名)、信息科工程師(1名)共8名成員組成HFMEA團隊,所有成員均接受HFMEA相關知識的系統培訓,具有良好的專業知識、技能以及較強的安全風險防范意識。

1.2.2 繪制流程圖:HFMEA團隊參與門診藥品管理的全過程,對于藥品在門診藥房的內部流通全過程進行詳細描述,繪制出門診藥品管理流程圖,見圖1。

圖1 門診藥品管理流程圖

1.2.3 危害分析與決策樹分析:HFMEA團隊結合平時工作細節及文獻調研,通過腦力激蕩形式,并著眼于門診藥品管理的主流程,尋找每個子流程中可能存在的潛在失效模式,分析可能的潛在失效原因。HFMEA通過引進決策樹分析,采用二維法,計算風險優先數(RPN,即危害指數),RPN=嚴重度(S)×發生率(O),繼而應用決策樹(HFMEA decision tree)決定失效模式。經HFMEA團隊討論,設置時根據澳大利亞臨床醫療風險分級,將嚴重度和發生率分為4級,見表1;并根據上述結果制訂了HFMEA危害評分矩陣,見表2。HFMEA危害指數總分為1～16分,危害指數≥8分,或危害指數<8分但嚴重度為4分,說明該失效模式為高危模式,同時進行決策樹分析,確定需要采取行動的失效模式,見表3。

表1 門診藥品管理失效模式嚴重度和發生率評分標準

表2 HFMEA危害評分矩陣(分)

表3 干預前門診藥品管理危害分析結果

1.2.4 制定改善方案:通過決策樹分析,確定了24個失效模式,HFMEA成員群策群力,運用“頭腦風暴”針對失效原因擬定改善方案,明確職責,定期追蹤,并進行持續改進與評估。

(1)開發門診藥品智能化管理平臺。HFMEA團隊通過與蘇州某科技有限公司合作,設計開發了藥品智能化綜合管理平臺(以下簡稱“藥品管理平臺”),通過與HIS系統對接,構建了信息化藥品管理體系,優化了門診藥品管理流程,設計流程見圖2。

圖2 門診藥品智能化管理平臺

(2)構建信息化藥品請領模式。針對藥品請領流程中的失效模式,結合“新醫改”形勢下“零庫存”理念和我院門診特色,運用信息化手段實現差異化請領,構建了信息化藥品請領模式,優化了藥品請領流程,大大縮短了藥品請領時間,并減少了門診藥品周轉天數。通過參考人工選取的2個周期的藥品消耗量,再與實際庫存(實際庫存=HIS系統庫存-借藥量)進行比對,按照預設的藥品整件包裝數量,計算出需要請領的藥品品種和數量,自動生成藥品請領單發送至一級庫,消除了經驗設置上下限、不熟悉藥品、漏領等原因導致的失效模式發生。同時,對每種藥品的庫存設置報警值,當庫存低于報警值時,系統進行預警提示,由二級庫管理員根據實際情況,決定是否需要向一級庫臨時領用,大大控制了因季節性影響、用藥消耗波動等原因導致的失效模式的發生。請領模式中還增加了“控量藥品”模塊,可將控量藥品目錄增加至其中,消除了誤領操作,也可一鍵勾選對該類藥品進行一鍵申領。

(3)構建信息化藥品驗收模式。針對藥品驗收入庫流程中的失效模式,引入條形碼掃描接收技術,構建了信息化藥品驗收模式,優化了藥品驗收流程,減少了藥品驗收差錯。通過移動終端(PDA)掃描藥品外包裝條形碼進行掃碼驗收,消除了藥品信息相似、外包裝類似、收藥順序與出庫單不一致等原因導致的失效模式的發生。驗收藥品時,掃描藥品條形碼后,待驗收藥品信息在PDA屏幕上顯示,內容包括藥品名、規格、藥品批號、效期、請求數量、配送數量、收貨數量等,如果接收的藥品為近效期藥品(6個月內),或者出現藥品效期倒置現象,在收藥界面有提示標簽,二級庫管理員會重點關注。二級庫管理員對PDA顯示的內容進行逐項驗收,驗收合格后,點擊“一鍵收貨”,藥品庫存則自動更新至HIS系統庫存;如驗收藥品品種錯誤、數量不準、包裝破損或其他時,則可點擊“信息上報”,通過上傳照片將拒收信息實時反饋至一級庫,見圖3。一級庫接收到錯誤信息上報后將進行相關核查工作,確認無誤后進行藥品更換或補發,避免了因收藥數量錯誤、存在藥品破損情況、收藥品種錯誤等原因導致的失效模式的發生。驗收完成后,點擊上藥按鈕,藥品數量、批號及效期則自動更新至預先設置好的藥品二級庫貨位,以供調配系統調撥。

圖3 信息化藥品驗收模式

(4)構建自動化調配系統智能調撥模式。我院門診藥房的自動化調配系統主要包括快速發藥機、高速發藥機、異型包裝存儲機、智能調配機等,針對調撥出庫流程中的失效模式,構建了自動化調配系統智能調撥模式,優化了藥品調撥流程,減少了藥品補貨差錯,保障了藥品效期核查模式的建立。通過預先對各自動化調配系統的儲位進行最大庫存設定,比對現有庫存和最大庫存的差異值,由PDA一鍵生成藥品調撥出庫單,內容包括貨位號、藥品名稱、規格、數量、批號、有效期以及調配槽位等,見圖4。并根據不同的二級庫進行信息整合,藥師嚴格按PDA調撥出庫信息逐一進行藥品補貨,如高速發藥機、異型包裝存儲機和智能調配機補貨完成后點擊“一鍵上藥”,則調撥出庫的藥品信息自動同步至各槽位;快速發藥機通過掃描藥品條碼進行加藥,加藥完成后,藥品信息自動同步至其槽位,大大避免了因漏選、庫存不足、未按調撥單的位置取藥、缺乏貨位批號提醒等原因導致的失效模式的發生。

圖4 智能調撥模式

(5)構建信息化藥品盤點模式。藥品盤點是醫院藥房管理的一個重要環節,不但從側面反映了藥房藥品管理的質量,還可通過盤點發現日常工作中的調配差錯以及其他管理上的漏洞、隱患等,以便及時糾正,避免造成嚴重危害。針對藥品盤點流程中的失效模式,構建了信息化藥品盤點模式。通過開發PDA藥品盤點模塊,優化了藥品盤點流程,提高了盤點效率,分為普通藥品盤點(每月1次)和特殊藥品盤點(每日1次)兩大模塊。普通藥品盤點,按藥品二級庫貨位分配任務給相應的藥師,藥師登錄自己的工號,進入普通盤點模塊,即可按貨位號盤點藥品數量,輸入實際盤點數量,通過比對實際庫存與貨位庫存的差異值,后續進行持續改進。在藥品管理平臺的盤點分析模塊,系統自動匯總所有的二級庫實際盤點數據與自動化調配系統的自動盤點數據,再與HIS系統庫存進行比對,對于盤點數量不一致的品種,進行數據校正,校正完成后,完成盤點,生成藥品盤點單,見圖5。特殊藥品主要指毒麻藥品、高警示藥品和貴重藥品,通過PDA新建盤點任務,按藥品種類進行盤點,并根據不同的二級庫及智能設備進行信息整合,完成盤點后一鍵比對HIS系統庫存,實現了實時盤點。

圖5 信息化藥品盤點模式

(6)構建人機結合的藥品效期核查模式。針對藥品效期檢查流程中的失效模式,采用信息化和人工相結合,構建人機結合的藥品效期核查模式,優化了藥品效期核查流程,大大減少了效期核查的不良事件數。通過系統自動分配效期核查任務,將藥房藥品隨機平均分配給各藥師,藥師通過PDA登錄自己的工號即可開始效期核查任務,PDA上將顯示藥品在藥房的所有儲位信息,藥師根據其儲位信息逐一核查每個儲位的效期;對于快速發藥機,可點擊槽位信息,該槽位的藥品將自動出藥以供藥師核查效期,有效避免了儲位漏查現象,核查結束后提交系統。核查過程中,如果藥品為近效期,需再次核對藥品數量,并錄入提交系統。如有上個月核查的近效期藥品也會有相應的提示信息,以提醒核查藥師重點關注,消除了藥品儲位不熟悉、效期登記手誤等原因導致的失效模式的發生,見圖6。藥品管理平臺可在檢查詳情中通過檢索藥品或藥師,搜索相應的藥品效期核查結果,實現了核查信息可追溯化,同時可一鍵導出近效期藥品公示。

圖6 藥品效期核查模式

1.3 效果評價與統計學方法

2 結果

2.1 干預前后RPN比較

對干預后藥品管理流程中的失效模式的S、O進行評分,計算干預后的RPN,結果顯示,與干預前比較,干預后RPN整體呈明顯降低趨勢,由干預前的234降至96,降幅為59%,提示運用HFMEA后,門診藥品管理全流程中的風險事件發生率明顯降低,見表4。

表4 門診藥品管理失效模式干預前后RPN比較

2.2 干預前后門診藥品管理效果比較

干預后,門診藥品周轉天數、領藥時間、盤點時間均短于干預前,效期核查不良事件數、藥品驗收差錯數均低于干預前,差異均有統計學意義(P<0.05),見表5。

表5 干預前后藥品管理效果比較

3 討論

HFMEA是一種預應式防患于未然的管理工具,通過組建跨學科團隊,繪制出主流程及其所有子流程的流程圖,討論、識別失效模式及其發生的原因,通過計算危害指數和決策樹分析來識別系統漏洞并及時補救[16]。

本研究應用HFMEA對我院門診藥品管理的全流程進行風險分析,并通過決策樹分析確定24個RPN較高的失效模式,針對其失效原因制定改善方案,由此構建了門診藥品智慧化管理流程,RPN由干預前的234降至干預后的96,降幅達59%,優化了門診藥品管理全流程,明顯減少了藥品管理項目的不良事件,與干預前比較,差異有統計學意義(P<0.05)。通過信息化基本實現一鍵請領,不僅降低了門診藥品周轉率,有效減少了藥品積壓,還縮短了領藥時間,提高了工作效率;引入PDA掃碼驗收,大大減少了驗收差錯,同時實現了對驗收差錯的實時反饋并修正;通過增加PDA藥品盤點模塊,構建信息化盤點模式,使藥品盤點流程簡易化,提高了藥品盤點效率并實現了實時盤點;通過構建信息化請領、驗收、調撥模式,并結合信息化藥品盤點與效期核查模式,實現了門診藥房在庫藥品的閉環管理,促進了門診藥品管理的規范化、精細化,保障了臨床藥品供應,提升了醫院藥品智慧化管理水平,有助于確?；颊哂盟幇踩?、有效。

然而,HFMEA作為一個質量改善工具,在實際應用過程中發現,評估過程存在比較大的主觀性,評估分值存在一定的偏差[17]。因此,需要對改善方案進行不斷地追蹤與改進,才能真正實現藥品管理的持續優化,也可將HFMEA與其他管理工具聯合使用,如根本原因分析(RCA)[18],從而減少主觀性,使評估過程更加科學、規范。