“互聯網+”背景下醫院做好人事檔案管理工作的策略

文/董海巖 付釗

近年來，隨著數字技術的飛速發展，多個領域都出現了許多創新成果，也進一步推動各個領域向智能化的方向發展。在這樣的背景下，互聯網技術得到了廣泛應用，并對各行各業產生較大影響?；ヂ摼W時代對醫療服務也提出了更高的需求，需要醫院提升管理水平、服務質量。

做好檔案管理工作有利于醫院的發展。而醫院的人事檔案是檔案管理工作的一個關鍵環節?；ヂ摼W技術在為人們提供便捷服務的同時，也給檔案管理帶來新挑戰。如何有效地利用“互聯網+”技術進行檔案管理，進一步提升人事檔案的管理水平，提高醫院人力資源的使用效率，成了醫院思考的課題之一。

“互聯網+”背景下醫院人事檔案管理存在的不足

信息化水平相對較低。隨著信息技術的不斷發展，許多醫院紛紛選擇構建互聯網平臺，提供門診處方、預約掛號、繳費充值和住院開藥等服務，減少了人力資源的消耗。然而，人事檔案管理在與信息技術的整合上仍然顯得相對滯后，導致許多人力資源被人事檔案管理所占據。在傳統的人事檔案管理理念中，由于保密級別相對較高，一些管理人員往往片面地認為，采用“互聯網+”的管理模式可能會對檔案的保密性產生影響，導致部分醫院對人事檔案管理信息化工作不夠重視，使人事檔案管理工作未能充分發揮其應有作用。一些醫院的人事檔案管理軟件中的某些功能尚未得到充分開發和應用，一些檔案管理人員對數字化檔案管理的知識了解不足，不能熟練掌握操作系統軟件，這也影響了檔案管理信息化的進一步發展。

人力資源檔案的使用率相對較低。為了增強員工的綜合技能并提升工作效果，醫院的醫護人員經常需要與各部門互動，流動性也因此增加。隨著職位的變動，其個人檔案也會被轉移到相應的部門。因此，如何加強醫院檔案管理成為目前醫院管理工作者需要重點研究解決的問題之一。在傳統的檔案管理中，管理人員主要通過手工方式來整理檔案資料，且傳統的紙質檔案需要人工逐個查找，查找效率低，工作效率不高。而且隨著時間的推移，可能會積累大量的檔案資料，如果檔案中的資料并未得到及時整理和匯總，會降低查詢檢索檔案的效率。由于醫院的工作節奏較快，需要處理的事務也相對較多，一些醫院人事檔案的使用率相對較低。醫院對個人資料的保存時間也較為固定，造成了檔案信息與實際情況脫節，增加了管理的復雜性。一些醫院工作人員對個人資料信息的重視程度不夠，內部人員之間交流與溝通較少；檔案的所有者缺乏對個人檔案補充和完善的意識，導致了一些本應該添加到個人檔案中的資料出現了保管不當、丟失或損壞的情況。

此外，由于受到傳統的檔案管理觀念的影響，許多醫院的人事檔案內容主要集中在家庭背景和個人經歷等方面，卻忽視了個人的興趣愛好等因素，導致檔案內容缺乏獨特性。

“互聯網+”背景下醫院加強人事檔案管理的策略

在“互聯網+”背景下加強信息化建設對醫院人事管理具有至關重要的作用，有利于醫院的長治久安。在引入互聯網技術后，能夠在很大程度上促進醫院的快速發展，同時能夠保證服務質量的優質性，能使全體職工的業務水平明顯提升。所以，醫院需要在“互聯網+”背景下積極引入人事信息化管理技術，并打造醫院專業的、優質的人員隊伍。

構建人事檔案信息管理系統。傳統紙質檔案存在管理不便、易損壞等問題，而數字化檔案庫則能將檔案信息轉換成電子形式，便于管理。如電子病歷的建立與整合，通過數字化建設，用電子病歷記錄患者就診信息、醫療診斷、用藥方案等，可以減少紙質病歷的使用，提高數據整合和查詢的速度。醫院的檔案管理部門需要加強對信息技術和數字化管理平臺的研發和資金支持，加速人事檔案數字化建設的步伐。建立完善的檔案管理系統，加強與各業務部門間的溝通協作。利用先進的技術迅速對文本進行識別，并根據信息的重要性進行自動提取，同時確保信息的完整性。要建立檔案信息管理系統，完善相關管理制度。檔案管理人員在獲取與年齡、工齡、黨齡、工作和教育背景等相關信息時，可以利用電子識別系統掃描學歷學位證書和個人履歷表，提高數據獲取的效率，并發揮信息化管理的作用。此外，負責檔案管理的工作人員需要對信息技術有更深入地了解和掌握，在工作中，要注意做好檔案管理與利用的銜接和協調，實現信息資源共享。要加強對專業人才的培養，特別是對高水平、專業和尖端人才的培訓，推動檔案管理的信息化進程，為檔案管理專業人才創造更廣闊的職業發展機會。在日常的檔案管理工作中，應加強對檔案專業人員的信息化培訓，提高培訓的頻率，確保檔案管理人員能夠掌握最新的信息技術，從而提升檔案管理工作的效率和質量。

提高人事檔案的使用效率。人事檔案是醫院人力資源管理體系的基礎組成部分，也是人才開發的主要依據。醫院需要根據人員變動、員工的工作經驗和在職教育背景等因素，及時更新和完善其檔案資料。在“互聯網+”的背景下，信息平臺能夠通過自動添加提醒功能，確保在電子檔案錄入過程中對個人的聯系方式等信息進行備案登記，并根據更新的節點向檔案主體發送提交檔案材料的信息。所有這些任務都由檔案管理人員預先設定，并進行統一的管理，醫院需要建立與醫療活動相適應的檔案信息管理系統，以方便日常使用。例如，醫院每年都會對所有醫護人員崗位勝任能力和醫德進行全面考核和評估，檔案管理人員需要根據醫院的要求，通過檔案信息化管理平臺向所有參評人員發送統一的提示信息，當參評人員收到檔案管理人員發送的相關考核表時就可以準備相應的材料，這樣不僅節約人力成本，還能提高工作效率。為了更好地進行檔案管理，檔案管理人員可以利用微信群、QQ 群等線上交流平臺，建立更多的溝通渠道。還可以利用信息技術創建在線檔案目錄。通過互聯網進行檔案管理是一種全新的方式，通過醫院的人事檔案數字化平臺，可以查詢到個人的檔案列表，根據檔案的保密級別，詳細列出一些容易查閱的檔案清單。當員工有此需求時，可以通過搜索引擎直接前往檔案保管部門進行查詢，這不僅有助于降低管理的成本，還能提高檔案的使用效率。

加強團隊建設。人事檔案管理工作離不開一支優秀的人才隊伍。目前，部分醫院的檔案管理人員管理觀念有待更新，專業能力有待提升。因此，加強團隊建設，提高醫院人事檔案管理人員專業能力工作勢在必行。為了進一步提高醫院的人事檔案管理能力，應當持續強化人事檔案管理團隊的建設，并努力提升工作人員的職業素養?？梢哉衅敢恍I人才，同時加強醫院內部員工隊伍建設，建立一支穩定的人才隊伍。醫院的人事檔案管理需要與時俱進，要定期組織檔案管理人員進行培訓，可以通過“走出去+ 請進來”的方式加強培訓，增強檔案管理人員對相關政策的深入了解，并提升其專業技能和綜合能力，提高他們的工作能力。還要優化人員獎勵機制。在“互聯網+”時代，先進的技術有利于開展績效考核工作。醫院可以依據崗位的不同制定針對性的考核機制，通過不斷優化人員激勵機制可以更好地發揮激勵作用，增強檔案管理人員的歸屬感與責任感。

圖據網絡。

如今，互聯網技術被應用于醫院人事管理等多個領域?！盎ヂ摼W+”背景下，利用云計算、大數據分析和人工智能等新興技術，可以實現檔案的智能化管理和服務，提高檔案工作的效率和質量；通過建立數字檔案館，將檔案資料以電子形式存儲和展現，不僅節約了空間和資源，還能夠實現檔案信息的迅捷檢索和共享。此外，結合人工智能技術，可以自動識別和分類檔案資料，提高檔案整理和歸檔的效率。通過信息化手段，完善檔案管理信息系統，實現檔案信息的統一管理和共享，能夠更好地滿足各個部門和個人的檔案需求，提升醫院的人事檔案管理效能，促進多項服務工作的開展，為醫院信息化建設提供持續動力，對醫院社會效益及管理水平提升均具有重要的意義。檔案管理人員應當持續學習和應用前沿的管理方法和經驗，以尋找更高效的人事檔案管理策略，并構筑檔案管理的創新模式。