新形勢下商業銀行辦公室綜合協調工作探析

文/江蘇銀行總行辦公室 鄧敏

當前世界恰逢百年未有之大變局，國際經濟金融環境發生了深刻變化，金融風險誘因和形態更加復雜。同時，我國發展進入戰略機遇和風險挑戰并存時期，這都給商業銀行的經營管理及內部治理提出了新的挑戰。為全面踐行金融工作的政治性、人民性，積極有效地應對內外部各種風險挑戰，作為商業銀行運轉的樞紐，辦公室要進一步提高站位，增強大局意識和全局觀念，切實提升綜合協調能力，強化綜合協調的針對性和主動性，在高水平服務實體經濟、防范金融風險中強化責任擔當，助力商業銀行高質量發展。

一、商業銀行辦公室綜合協調工作概述

（一）綜合協調的內涵。綜合協調是辦公室一項最基礎、最重要的綜合職能，根據各單位辦公室職能的不同，總的來說，綜合協調貫穿于辦公室辦文、辦會、辦事以及品牌宣傳等方面，具有很強的思想性、政策性、實踐性和藝術性[1]。形象地說，綜合協調既不是做“傳聲筒”，也不是當“留聲機”，更不是傳達一個層層遞減“失真”的“機械”聲音，而是一整套公共關系和領導藝術相結合的綜合性管理科學流程。

（二）綜合協調的作用。及時、有力、有序的協調，使各項工作由無序狀態向有序狀態轉變，從而達到目標一致、方向一致及結果一致，這是保證各單位辦公高效有序運轉、提高工作質效、服務高質量發展的基礎。從辦公室的形象看，高質量、高水平的綜合協調有利于提高辦公室的權威，更好地彰顯辦公室的“窗口”形象；從辦公室的職責看，高質量、高水平的綜合協調，可以把干部員工的思想和行動統一到黨委的中心工作上來，從而保證黨委領導政令暢通，各項決策部署得以高效貫徹落實；從組織辦公效率看，高質量、高水平的綜合協調可以理順機制、減少內耗，更好地提升辦公管理效能，促進問題的迅速解決，提高工作效率。

（三）綜合協調的基礎。1.要不斷健全完善綜合協調相關制度。實現辦文、辦會、辦事規范化、流程化及標準化，同時還要全面了解綜合協調事項的背景，掌握綜合協調的主動權。2.要注重原則性和靈活性相結合。原則性就是要守好底線，堅持政策規范、監管要求，增強大局意識，貫徹領導意圖，這是協調的依據；靈活性就是在合規的前提下，充分考慮實際工作情況，對協調的方式方法、時間進度等予以靈活處理。堅持原則并不排斥工作中的靈活性，這需要辦公室人員認識到協調工作的本質，堅持問題導向和結果導向的有機統一。3.持續提升綜合協調的專業水平。辦公室的工作職能正向著大范圍、多層次、多功能方向擴展，這需要辦公室人員加強理論學習、注重形勢研判、掌握制度要求，不斷提升自身綜合素質。

二、商業銀行辦公室綜合協調的工作內容

辦公室綜合協調具有秘書工作的性質，是接受領導的授權和委托，推進工作的開展，解決問題。傳統辦公室的“三大作用”或“三大職能”是參謀助手、綜合協調、督查督辦。其中，綜合協調是辦公室的重要工作之一。有的專家學者把綜合協調分為工作協調和關系協調[2]，有的專家學者把工作分為辦文、辦會、辦事協調等。在此基礎上，本文認為辦公室工作協調可以分為常規工作協調和重點工作協調。

（一）常規工作協調要標準化。辦公室工作千頭萬緒，主要是指辦公室工作包含大量的收發文、文電流轉、用印、檔案管理、督辦、會議、接待、信訪以及日常領導交辦工作等，這些都是辦公室協調的基礎工作，但是任何錯誤與紕漏都會直接影響整個單位的辦公和形象。企業管理現代化的基礎，就是各項基礎工作的標準化和規范化。做好這些常規工作協調的關鍵就是標準化，通過不斷完善和優化常規工作流程及規范要求，將相關要求落實到各單位的日常辦公管理過程中，持續提高協調效率，形成高效的辦公秩序，實現流程標準化、系統建設標準化、管理要求的標準化，以及全員、全過程、全面的標準化。

（二）重點工作協調要項目化。辦公室的重點工作主要是指除了日常保運轉的常規事務性工作外，更能彰顯辦公室統籌協調能力、綜合價值貢獻等重大項目工作。比如，籌備重大會議活動、迎接重要檢查考核、組織重要品牌發布及組織重要文稿起草等。這些工作不是某一個部門、一個條線的工作，而是涉及各條線、各機構，這類重點工作的協調必須實行項目化管理。項目化就是要對所有相關工作進行項目化科學管理，成立綜合協調領導小組，緊扣項目化的工作目標，整合全行的資源和力量，建立推進落實機制，定期進行跟蹤問效，促進高效高質量完成的整套工作流程。

三、商業銀行辦公室綜合協調的工作要求

（一）符合規定。依法合規經營是商業銀行高質量發展的內在要求，也是切實有效防范各類金融風險的基本前提。一方面，要建立健全制度體系。規范管理要基于嚴格的制度體系和嚴謹的操作流程，避免辦公管理的隨意性和無序性；另一方面，要創造性地執行制度要求。商業銀行辦公室工作政策性和專業性非常強，因此對于常規工作要熟練掌握制度；對于非常規工作要加強研究并請示匯報，確保流程合規、決策科學。

（二）把握重點。辦公室綜合協調工作涉及內容多、范圍廣，事務繁雜，因此需要分清主次、把握輕重，理清綜合協調工作的思路，突出價值貢獻，做到有條不紊、忙而不亂[3]。著名物理學家史蒂芬·柯維曾提出時間管理理論，即把工作按照重要程度和緊急程度劃分為四個“象限”，以分類優先處理。從辦公室工作實際來看，第一象限是重要且緊急的事項，比如：年度工作計劃、工作要點、考核辦法，以及緊急的講話材料、匯報材料等；第二象限是重要但不緊急的事項，比如：辦公室年度重點工作、重大活動、保密委員會、黨委研究意識形態工作等“規定動作”；第三象限是緊急但不重要的事項，比如，臨時需要給部門報送一段材料、一批數據等；第四象限是不重要也不緊急的事項。這類工作可以按照最低優先級去處理，做到不遺漏即可。

（三）注重細節。辦公室是各級機構形象的窗口，在待人接物、會議活動策劃及執行、信息溝通及關系協調等各方面的細節處理直接反映了服務質量和工作水平，同時也體現了辦公室人員的綜合素質和專業能力。辦公管理制度多、要求細，辦公服務對接人員廣、評價細，能否做好細節工作，決定了辦公室工作的成敗。細微之處見真章，在日常協調工作中要善于考慮細節、分解細節、抓住細節，只有把日常小事做實、把平凡工作做細，才能更好地彰顯辦公室工作專業能力和工作價值。

（四）突出創新。辦公室面對復雜的新形勢、新任務，做好綜合協調工作，就是要緊扣各級行黨委要求，準確識變、科學應變、主動求變，既要堅持原則、立足實際，又要靈活變通、勇于創新，還要防住風險、守好底線，在解決痛點難點問題中探索實踐、創新突破。要加強對互聯網先進技術、前沿技術的運用，不斷提升綜合協調的質效。比如，企業OA、門戶、企業微信、內部及時通信工具、移動辦公系統、無紙化會議系統等，都極大地提高了商業銀行內部機構間、部門間的綜合協調效率。要在堅持辦公管理數智化的基礎上，進一步強化管理協同，打通辦公系統與業務系統數據接口，完善系統功能、優化操作體驗，全面提升工作效率。在大力探索前沿科技運用的同時，還要有效防范化解數字化條件下的各類風險，守好底線，促進傳統綜合協調工作的創新轉型升級。

（五）團結協作。團結協作是一切事業成功的基礎，個體只有依靠團體力量，才能超越個人力量的局限，完成自身以及團隊的目標任務。團體也只有通過把個體凝聚在一起，才能形成無往不勝的力量。辦公室綜合協調工作的團結協作主要包括兩個方面：一方面，要明確分工、責任到人，這是綜合協調工作的基礎；另一方面，要善于補臺，特別是在大型會議、活動組織過程中，環節多、流程長、要求高，還有各種不確定性和難預料性，盡管事前都有詳細的工作方案，難免出現考慮不周或應急突發情況，這就需要一個團隊、一個部門以及全部人員牢固樹立相互補臺的意識，主動擔當、向前一步，營造干事創業的團結氛圍，切實增強團隊凝聚力和戰斗力。

四、新形勢下進一步提升辦公室綜合協調工作需具備的能力

（一）提升政治能力。辦公室工作人員不但要有堅定的政治信仰、高度的政治覺悟，還必須鍛造過硬的政治能力。干好辦公室綜合協調工作，政治能力是首要的決定性因素。一是要深入學習黨的二十大精神，爭做新時代金融人。黨的二十大對金融工作提出了明確要求，指出要“深化金融體制改革，建設現代中央銀行制度，加強和完善現代金融監管，強化金融穩定保障體系，依法將各類金融活動全部納入監管，守住不發生系統性風險底線”等，要全面梳理、準確理解與把握黨的二十大對金融工作提出的新理念、新任務和新目標，緊密聯系自身工作實際，創造性地落實各項重點任務；二是推動主題教育走深、走實。開展主題教育是當前和今后一個時期的一項重大政治任務，辦公室工作人員更要先學一步、深學一層，帶著囑托學、帶著感情學、帶著責任學，推動黨的創新理論真正入腦、入心、入行，不斷增強政治判斷力、政治領悟力和政治執行力。

（二）提升專業能力。辦公室工作人員身處關鍵崗位、關鍵環節，專業能力直接關系綜合協調工作的質量，要持續加強理論學習和實踐鍛煉，努力成為崗位工作的“專家”，熟悉各方面情況，掌握各方面知識，做到論思路能論出新意，談舉措能談到要點，講政策能講出門道，努力成為多面手[4]。隨著全面推進國有企業治理現代化進程的加快，對商業銀行的公司治理及內部管理現代化提出了更高要求，掌握辦公室綜合辦公、文檔機要、督促檢查、信息調研、會務接待、品牌宣傳等專業能力，是做好綜合協調工作的基礎。要堅持把學習研究作為打造辦公室工作“專家”的有力舉措，把研究和解決重大現實問題作為學習的根本出發點，加強辦公室各項工作專題研究，以優秀的經驗做法帶領整個條線、延伸至各個崗位專業協調水平全面提升。要切實提升培訓管理的針對性和實效性。結合重點工作和基層實際情況，做好新上崗員工的培訓和考試，以辦公管理專業能力增強促進綜合協調水平的提升。

（三）提升溝通能力?？此坪唵?、隨意的一個溝通交流，實際上蘊含著大量、深層次的素養、知識、能力、態度等內在因素，以及形象氣質等外在因素，特別是在溝通交流的互動過程中，充分展現了個人的表達能力、傾聽能力、臨場應變能力、邏輯思維能力、情緒控制能力等綜合素質。辦公室綜合協調工作需要大量的溝通，包括與外部單位溝通、部門內部溝通、相關部門間溝通及與基層溝通等。作為辦公室綜合協調人員，無論是上級決策部署、同級傳導溝通、基層推動執行，都必須準確識別、精準傳達和有效落實。從實際情況看，提升溝通能力要把握好三個方面：一是要準確領會領導意圖，這是溝通的前提和基礎；二是要精準表述溝通內容，做好溝通準備、梳理溝通邏輯，很多無效溝通，并不是聽的人不理解、不認可，而是說的人沒講明白、沒說清楚，甚至造成誤會，引發矛盾；三是要提升溝通技巧，少站在自己立場講道理、提要求，多站在對方立場想辦法、謀思路?？傊?，任務要完成，目標要實現，同事之間要和諧。

（四）閉環思維能力。從辦公管理的角度看，閉環思維就是事事有回應、件件有著落、凡事有交代?！伴]環思維”不僅僅強調的是“責任心”，更強調的是“團隊的配合”，這也是激發團隊效能的重要推力。團隊整體效率很大程度上是由個體效率決定的。所有工作的“閉環”都是工作匯報，當領導主動詢問工作進展時，或是再次催問時，那么相關個體的工作協調就是“低效”或“無效”的。提升閉環思維能力要把握好兩個方面，一是常規工作、例行事項、操作權限事項，定期報告進展情況、存在的問題及改進建議，關鍵是讓領導做到心中有數；二是重點工作要加強工作計劃方案、存在的問題和困難以及取得的成效匯報，緊扣領導的最新要求，適時調整目標及策略，便于領導進一步理順工作關系，掌握決策信息依據，更好地謀劃和推動全局工作。

五、結語

協調是一項天天在做、誰都離不開但又非常難以講清楚、說明白的工作內容?！豆芾韺W》中對管理的定義是計劃、組織、領導、協調、控制。所以，協調是管理的一部分，協調水平高不高，最直接的反映就是管理能力強不強。本文從商業銀行綜合協調工作出發，從辦公室綜合協調是什么、干什么、注意什么以及做好綜合協調需要提升什么等方面進行系統性探索，以期為現實工作提供可借鑒的指導。