民辦高校教學秘書崗位服務探索及研究

文/南京傳媒學院 李功梅 潘一瑜 戴娜

教學工作是民辦高校最重要的工作之一，教學管理的水平直接影響著教學質量的好壞。民辦高校二級學院設有教學秘書崗位，是協助學院領導處理學院各類教學管理事務的工作人員，是學院所有工作的核心，是參與學院教學管理的重要力量，是聯系教務部門、行政部門、院領導、教師和學生的紐帶，起著上傳下達、反饋信息和服務師生的作用。作為教學管理工作最直接的參與者，教學秘書的服務質量和管理水平直接影響到教學管理的正常運行。文章從民辦高校教學秘書崗位定位和基本崗位職責入手，對民辦高校教學秘書崗位服務與管理模式存在的問題進行分析，探索研究民辦高校教學秘書崗位服務與管理模式的改進措施。

一、民辦高校教學秘書崗位定位

民辦高校教學秘書主要從事日常教學運行、人才培養、質量監控、實踐教學、考試管理、成績學籍、教學檔案管理等工作，還要擔任行政、科研、培訓交流等工作，工作內容復雜、瑣碎、繁多。需要做好計劃、組織、協調、監督等工作，同時還要完成學校各部門下達的任務，所以應具備良好的知識結構和較強的工作能力，在工作中提高分析問題和解決問題的能力，不斷提升服務質量。

教學秘書主要是為師生服務、為教學服務，他們面對的是不同性格、不同背景、不同生活環境的教師和學生，要將教師和學生的需求放在首位，全心全意為他們服務。教學秘書既要做好日常教學管理工作，還要處理一些突發情況，時刻避免教學事故的發生，責任重大。教學秘書是院領導管理全院教學工作的協助者、執行者，在解決一些突發性、偶發性事件時，可以協調各種關系，緩和矛盾，根據情況靈活處理。教學管理不僅需要管理制度、管理思想和管理手段，還需要有一支穩定專業的教學管理隊伍，教學秘書在高校教職工隊伍中有著至關重要的作用，需要時刻工作在一線。

二、民辦高校教學秘書基本崗位職責

（一）教學管理工作。教學秘書需要協助修訂各專業培養方案、教學計劃，根據教學計劃和學院工作安排進行課程安排。課程安排需要統籌管理，要考慮專業、班級、時間、場地、教師特殊需求、課程特殊情況等因素。教學過程中因突發狀況需要調停課時，教學秘書要第一時間協助辦理手續，并保證通知到每個學生。教學秘書負責辦理外聘教師審批手續，及時統計、上報、發放外聘教師課時費。根據教務處的通知要求，及時安排各年級各專業學生寒假實習、暑假實習及畢業實習，提前做好計劃，實習結束后收齊學生實習報告并歸檔，做好成績統計和實習總結，督促專業教師將成績按要求錄入教務系統。不僅如此，教學秘書負責畢業班畢業設計（論文）工作，每個年級的時間長度接近1年，包括動員、選題、開題、期中檢查、終期答辯等，在學?？傮w安排基礎上制定學院的具體實施方案，統籌管理指導教師和畢業生，最后上報成績并歸檔所有材料。配合抓好畢業設計（論文）質量，按照學校和學院要求規范開題、中期檢查、終期答辯等主要環節程序，幫助提高學生畢業設計（論文）的質量和水平，積極配合指導教師申報省級優秀畢業設計（論文）。

（二）教務管理工作。進一步加強學生學業管理，不斷提升學生學習能力和水平。教學秘書需要對畢業班學生做好畢業資格審查和學位資格審查，畢業資格審查需要審核每個學生的必修課學分、選修課學分、畢業設計（論文）成績、是否有處分等；學位資格審查需要審核每個學生是否畢業、計算機等級考試成績、大學外語四六級成績等，采用人工審核和教務系統審核相結合的方式，防止影響學生學業。在平時的工作中要及時發現問題，督促學生順利完成學業，對于問題嚴重的學生要一對一進行督促、幫扶。根據學籍管理規定做好學生休學、復學、轉專業等學籍異動工作，配合學工辦做好休學學生及家長的溝通工作，按規定保存相關材料。對于復學、轉專業學生，除了做好家長的溝通工作外，還要幫助學生在教務系統中做好專業、班級的設定，配好最新課表。協助教務處做好大學英語四六級考試、全國計算機等級考試、江蘇省計算機等級考試的報名和組織工作，第一時間將考試報名通知發放到學生手中，考試前提醒學生打印好準考證，并按考試要求帶好相關證件和文具。負責學院教學檔案收集管理工作，每學期開學初收齊教師教案、教學進度表、教學大綱等，學期末收齊所有考卷并歸檔。分別在學期初、新生開學、學期中、學期末開展教學檢查，做好每次教學檢查計劃，檢查教師上課到位情況、備課情況，學生到課情況和聽課情況；期中教學檢查還需分別召開教師和學生座談會，收集師生的意見和建議，及時解決師生的困惑，每次教學檢查后形成詳細的教學檢查報告并上交教務處。

（三）科研教研工作。教學秘書需要根據學?？蒲刑幒徒虅仗幍耐ㄖ?，組織全院教師參與各級各類項目的申報、中期檢查及結項工作。將各級各類科研項目申報和教學改革研究項目申報通知發至各位老師，并按照規定時間收齊申報表、申報成果及相關證明材料、匯總表等電子版和紙質版并上交，中期檢查和結項時要督促項目負責人按要求提交項目成果。年終考核時，需要組織全院教師參與科研、教研考核，包括成果電子版和紙質版的收集，成果的統計與審核。還要負責科研教研文件存檔、科研教研成果統計、學術講座手續辦理等工作。

（四）學生項目申報和競賽工作。每年春季，教學秘書要做好學院師生參與大學生創新創業訓練計劃項目的申報工作，及時收齊項目申報表并配合院領導完成審核。根據學校、學院下發的各級各類學科競賽通知，做好協調工作，配合完成審核，保證順利完成報名工作，比如全國大學生數學建模競賽、藍橋杯軟件設計大賽、“中國軟件杯”大學生軟件設計大賽、中國大學生軟件設計大賽等，尤其是學校作為競賽地點的比賽，要積極聯系教務處和信息中心，配合落實軟硬件的配置，保證競賽的順利進行。

（五）行政工作。教學秘書是學院綜合辦公室的第一責任人，負責全院辦公用品的需求統計和發放工作，負責學院報紙雜志的訂閱、發放和管理工作，及時傳達各類通知。平時需要做好學院教學、辦公等固定資產的保管工作，參與學院黨政聯席會、院長辦公會、學院例會等各種會議，認真做好會議記錄并存檔。做好本院教職工的每月考勤、年終考核以及職稱評審申報、教師崗前培訓報名工作，負責學院各項經費的報銷工作。

三、民辦高校教學秘書崗位服務與管理模式存在的問題

（一）工作任務繁重，學校對秘書工作重視不夠。民辦高校教學秘書是教學管理團隊不可或缺的一部分，但一些高校只重視師資和科研團隊建設，對于教學管理工作重視程度不高，從而導致教學秘書無論在評獎評優、職稱、職務、培訓等方面都比教師機會少。教學秘書掌握教學運行的整個過程，能夠處理一些突發情況，在整個教學過程中起著重要作用。但學校在教職工優秀成果評比、科研教研項目申報、外出培訓等活動中一般先優考慮教師，給予教學秘書的機會少之又少。另外，學校領導對教學秘書工作缺乏認知，學校在制定相關規章制度、政策時會沒有考慮到教學秘書的切身利益，降低了教學秘書工作的積極性。

（二）學歷學位和職稱偏低。教學秘書平時工作任務繁多復雜，要熟練掌握教學管理各方面的工作，所以要有足夠的耐心和責任心。而民辦高校招聘教學秘書時對學歷和職稱的要求相較于教師偏低，有些教學秘書專業不對口，工作經驗不足，入職后未能及時提升學歷學位，科研教研項目申報名額較少，因此在職稱申報時缺乏對應的成果，職稱提升進度緩慢?？傊?，學歷學位和職稱等因素，制約了教學秘書的教學管理工作。

（三）缺乏完整的教學秘書考核制度。由于教學秘書的工作性質特殊，因此在年終考核中難以量化考核。教學秘書工作質量僅以工作中是否出現事故作為考核標準，考核制度不完善。年終考核中，教學秘書跟行政人員一起參加管理人員的考核，缺乏單獨的考核制度和指標，導致無法量化工作。有些教學秘書即便考核結果優秀，但得不到激勵，或者激勵機制不如教師崗和輔導員崗，打擊了他們的工作積極性。教學秘書的薪資待遇跟學歷學位、職稱關系不大，久而久之，他們的工作積極性降低，影響工作效率。

（四）培訓機會少，教學管理方法陳舊。教學秘書需要了解整個教學運行過程，不能長時間離開工作崗位，因此較少有機會參加培訓。即便有假期培訓，一般也優先考慮專業教師。教學管理主要是研究教學及其管理規律、改進教學管理工作、提高教學管理水平、建立穩定的教學秩序、保證教學工作的正常運行，教學秘書如果長期不學習，專業知識不更新，教學管理方法就會越來越陳舊，教學管理理念不能適應新時代要求。

四、民辦高校教學秘書崗位服務與管理模式的改進措施

（一）重視教學秘書工作。教學秘書作為基層管理人員，高校應認識到其工作的重要性，要給予肯定和支持，提升教學秘書的地位，加深教學秘書在學校其他教職工心中的印象。要為教學秘書提供良好的工作環境，調動其工作熱情和積極性。同時統籌優化其薪資待遇，激勵教學秘書全身心投入工作。

（二）加強教學秘書隊伍建設。教學秘書作為教學管理工作的一線人員，高校各部門領導要對教學秘書進行指導，提供各種學習機會，提升他們的學歷學位和職稱。人事處、教務處要不定期組織教學秘書參與專題學習，比如江蘇本科高?；鶎咏虒W管理人員綜合能力提升研學活動、教育部辦公廳開展的教師研修活動等，加強教學秘書的學習參與感。要定期組織教學秘書參加思想教育活動，提升教學秘書團隊的專業能力和服務意識，及時傳達最新的教育理念，保證高校教學管理工作的順利開展，從而提高教學質量。

（三）完善考核制度。要明確教學秘書的工作職責，將日常工作中的服務管理作為考核的主要內容，把崗位任職情況、評獎評優、主管領導意見、教師民主測評等作為考核依據。高校要提升教學秘書的薪資水平，完善薪酬制度，鼓勵他們熱愛工作，提高工作效率，要將考核結果與教學秘書崗位晉升掛鉤，對成績優異的教學秘書進行精神和物質獎勵。

（四）增加教學秘書培訓機會。民辦高校要為教學秘書增加培訓機會，由老帶新，讓教學管理經驗豐富的教學秘書帶新入職的教學秘書，通過學習來積累經驗。另外，要形成培訓制度，定期組織教學秘書參加專家講座，培養教學秘書的責任心，提升他們的溝通能力，更好地做好協調工作，從而提升教學管理水平。另外，教學秘書可以相互溝通交流，分享自己的工作經驗，加強學院和學院間的協作，促進高校教學管理工作的穩定提升。教學秘書的培訓要有計劃地定期舉行，培訓內容要涵蓋高等教育管理的相關課程，如最新的教育理念、教育心理學、教育管理學等，把培訓獲得的知識有效地融入教學管理工作中去。

五、結語

民辦高校教學秘書從事學校教學管理工作，作為教學管理一線工作人員，要認真履行崗位職責，增強服務意識，樹立為教學服務的思想，保障教學工作順利進行。同時要不斷學習，提升自己，當好參謀，提高自身的服務素養。高校要加強教學秘書隊伍建設，針對存在的問題提出有效的解決對策，促進高校的健康發展。