淄博市：城建檔案數字化為服務提質增效

文｜武媛媛 孟慧

隨著時代的不斷進步，社會信息化水平的不斷提高，傳統的城建檔案管理模式已經無法滿足現代社會對城建檔案保管、利用等工作方面的需求。因此，改變傳統管理模式，采取現代化管理手段，優化城建檔案管理各個環節，走數字化建設道路，是城建檔案發展的必由之路，如此方能充分發揮城建檔案信息資源優勢，更好的促進社會穩定、和諧發展。淄博市一直探索城建檔案數字化建設，以期打開城建檔案管理工作新局面。

一、城建檔案數字化建設的意義

城建檔案傳統管理模式存在諸多弊端，檔案存儲體量大、手工查閱費時費力，安全保管等問題，成為城建檔案工作發展道路上的絆腳石。城建檔案數字化建設既不用考慮龐大的存儲空間，也無需考慮紙質檔案存儲安全，還可以提高信息處理效率，整合城建檔案數字資源，從而更好的發揮城建檔案資源價值。隨著大數據時代的到來，物聯網、云計算、人工智能等新技術的推廣應用使得城建檔案數字化進入新時代。它利用數字化、信息化技術對城建檔案信息進行收集、整理、歸檔并進行再分析，通過方便快捷的查詢方式和大數據信息提取，為利用者提供更專業、優質、高效的服務，滿足社會需求，發揮它的作用及功能。因此，對城建檔案進行數字化建設成為發展的必然趨勢。

開展數字化建設前期庫藏檔案摸底梳理

二、城建檔案數字化建設面臨的問題

（一）庫藏檔案數字化任務繁重

庫藏檔案數字化是城建檔案數字化建設的第一步，也是最基礎性的工作，各地的城建檔案館發展至今，庫藏檔案體量龐大，從幾萬卷到幾十萬卷不等，淄博市城建檔案館經過三十多年的發展，庫藏檔案就達到了10 萬余卷。淄博市開展數字化工作至今，庫藏檔案數字化數量僅50000 余卷，占庫藏檔案存量的二分之一。庫藏檔案數字化工作耗費大量的時間和精力，還需要充足的資金支撐，需要配置檔案管理系統等軟件，計算機、掃描儀、高拍儀、磁盤陣列等硬件，檔案數字化加工需要支付人工費用，數字化后成果的保管、信息系統及網絡平臺的安全也需要資金保障，每年新增入庫檔案的數字化工作更是需要長期的資金支持。近年來，城建檔案工作的社會地位得到提升，但相比建設、生產等重要崗位來說，仍處于從屬地位，資金的投入十分有限，成為城建檔案數字化工作快速發展的主要制約因素。

（二）數字化建設相關法律法規、標準規范不完善

檔案數字化工作協調會議

城建檔案數字化建設是一項系統化、規?；墓ぷ?，且具有一定的依賴性。這項工作要想取得長足發展，必須具備完善的法制保障，統一建設管理標準、規范，建立標準化的發展體系。就目前來看，城建檔案數字化建設相關法律、法規建設還不夠健全，各項管理標準化體系尚未有效建立，檔案信息數字化規范不夠統一，這就造成不同地區城建檔案數字化建設成果質量參差不齊，城建檔案數字化管理難以有效統一，更是無法實現城建檔案數字化資源共享，這些因素造成了城建檔案數字化建設整體水平不高的現狀，更是難以推動城建檔案信息化建設工作的進一步發展。

（三）城建檔案數字化人才不足

城建檔案管理人員不僅是檔案數字化建設的參與者，更是推動檔案數字化建設的核心因素。要實現城建檔案數字化，檔案管理人員要具備較高的知識層次和綜合素質，掌握現代化的先進技術。目前來看，城建檔案管理人才結構設置不合理成為普遍現象，高層次、高技能、復合型人才缺乏，既懂檔案業務又懂計算機技術的人才更是稀缺，人才不足的問題已成為制約和影響城建檔案數字化建設的重要因素。隨著城建檔案數字化建設工作的不斷發展，現代化、智慧化管理水平越來越高，對檔案從業者的綜合素質和業務能力提出了更高要求，對城建檔案人才隊伍建設和長足發展更是提出了新挑戰。

三、城建檔案數字化建設的探索

（一）建設城建檔案信息服務平臺

大數據背景下的城建檔案數字化建設與計算機等硬件、軟件開發息息相關，除了必備的硬件設施，還需要利用計算機信息技術建設一個科學化、智慧化的城建檔案接收、管理與利用一體化服務平臺，在實現城建檔案計算機管理的基礎上，積極推進城建檔案信息化工作，實現檔案存儲數字化、檢索自動化、利用網絡化。因此，淄博市在城建檔案數字化建設工作中，設計建設了一個流程合理、功能齊全、技術先進、可操作性強的城建檔案一體化服務平臺，平臺充分結合淄博市城建檔案管理部門的三定職能、組織架構和管理模式，以工程建設全過程檔案歸集為主線，具備流程管理、檔案歸集、自動組卷、統計查詢、信息采集、數據分析等功能，結合云計算、BIM、大數據、移動互聯技術手段，實現檔案資源可視化管理及服務，還充分考慮了在網絡、操作系統、數據庫、應用方面的安全性，為城建檔案信息化監管與利用提供一體化協同服務，推動城建檔案工作向數字化、智慧化方向發展。

（二）建設工程電子檔案在線接收

庫藏檔案數字化是城建檔案數字化建設的基礎，建設工程電子檔案在線接收則是加快城建檔案數字化建設的必要途徑。淄博市在城建檔案信息服務平臺中設計了電子檔案在線接收平臺，城建檔案管理部門通過電子檔案在線接收平臺，以建設工程項目城建檔案資料的在線收集、關聯管理、審核移交為目的，實現對建設工程從立項、審批、施工全過程到竣工驗收備案一系列活動中形成的文字、圖表、聲像多種形式的電子檔案資料實時采集，實時接收。電子檔案在線接收采用“互聯網+”形式，改變了傳統的建設工程檔案接收方式，提高了建設工程檔案接收時效性、準確度和工作效率，實現了建設工程檔案全過程信息化接收與監管。目前，建設工程電子檔案在線接收在全國多個省市開始推行，有的地市像淄博一樣推行電子檔案和紙質檔案同步移交的“雙套制”，有的地市比如青島市，創新性地實行電子檔案“單套制”，這都是城建檔案數字化轉型的有益嘗試，必將為城建檔案數字化建設事業發展史留下濃墨重彩的一筆。

（三）建設城建檔案動態核心數據庫

城建檔案數字化建設的重點是建立一個城建檔案數據中心。淄博市城建檔案數字化建設工作設計建立一個城建檔案動態核心數據庫，通過城建檔案信息系統對城建檔案相關數據資源進行采集、整理，圍繞檔案資源的收集、管理和利用所涉及的建筑信息，結合建設工程檔案數據結構特點，采用大數據技術手段，構建城建檔案數據組成規則，建立項目、單體、電子資料、紙質資料之間的關聯關系，明確數據存儲、數據管理和數據服務內容，建設一個包含企業信息數據、建設項目數據、單項工程數據、電子檔案數據、附件檔案數據、BIM 模型數據在內的城建檔案動態核心數據庫，建成“看得見、看得清、看得懂”的建筑物信息資源中心，能夠為項目決策、概算評估、施工管理、建筑運維提供數據支撐，為城市規劃、建設、管理和運維提供可視化的檔案資源調閱服務，進而實現城建檔案數據資源效益的最大化。

總而言之，城建檔案數字化建設是一個長期的工程，同時也是一項非常復雜的工程，相信在社會科技不斷發展進步的背景下，在城建檔案工作者的共同努力下，城建檔案工作會在信息化、智慧化、智能化道路上越走越遠，最終實現推動城市全面發展的目標。

城建檔案數字化工作現場