城市軌道交通工程竣工檔案接收的探索與創新

林穎

摘 要：城市軌道交通工程竣工檔案是城建檔案館重要館藏類目之一，但軌道交通工程竣工檔案的接收在實際工作中存在諸多困難。杭州市城市建設檔案館從進館范圍、人才培養和工作標準等方面，對城市軌道交通工程竣工檔案的接收實施了大膽的探索，在確保檔案質量的同時，提高了工作效率，形成了具有杭州特色的軌道交通工程竣工檔案接收模式。

關鍵詞：城市軌道交通；竣工檔案；電子檔案；城建檔案館

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A

軌道交通檔案反映了軌道交通工程建設的全過程，是軌道交通系統安全運維的重要依據，是開展行業科普及參與構建智慧城市的基礎資源，也為質量與安全責任追溯提供了重要的依據。

自2012年11月杭州地鐵一號線正式建成通車起，截至目前，杭州已經建成12條地鐵線路、總長度516千米的城市軌道交通骨干網絡，實現十城區全覆蓋。目前，杭州市城市建設檔案館已接收杭州地區軌道交通1號線、2號線、4號線、5號線和16號線共計200多千米的竣工檔案，總案卷數超過1.6萬卷。面對數量巨大的城市軌道交通工程竣工檔案，杭州市城市建設檔案館（以下簡稱“杭州館”）改變傳統工作思路，做好近、遠期規劃，主動服務，協調多部門，優化辦事流程，借助互聯網優勢實現了城市軌道交通竣工檔案接收“最多跑一次”，在保障地鐵檔案及時、完整、準確接收方面取得了明顯成效。

一、杭州市城市軌道交通工程竣工檔案接收遇到的難題

1.進館范圍不明確

城市軌道交通工程建設涉及的專業眾多，除土建工程外，還包括通信系統、信號系統以及供電系統等各類設備設施安裝工程。雖然2013年開始實施的《城市軌道交通檔案整理標準》（CJJ/T 180-2012）中對城建檔案館的歸檔內容提出了建議，但由于各地城建檔案館工作方式不同，信息化程度存在差異，照搬該標準開展城市軌道交通工程竣工檔案的接收在實際工作中存在一定的困難。此外，隨著城市軌道交通線路的使用和改造，部分設備安裝工程竣工檔案的使用價值會隨著時間推移而不斷降低。例如，杭州地鐵1號線的自動售票系統在運營過程中已歷經多次改造，原始竣工檔案中的記錄與現場實際已大相徑庭。缺少以檔案價值為基礎而制定的竣工檔案進館范圍，不僅會增加城建檔案館的無效工作量，占用城建檔案館寶貴的人力資源，還為日后檔案利用時提供信息的準確性埋下了隱患。

2.復合型人才不足

隨著軌道交通網絡的擴張，工程檔案增速明顯，對檔案管理工作也提出了更高的要求。城市軌道交通工程檔案管理工作所需的人才，是同時具有“軌道交通工程專業知識”和“檔案專業知識”的復合型人才。

目前，杭州市城市軌道交通工程檔案人才隊伍主要由建設單位檔案員和城建檔案館職工組成。建設單位處于城市軌道交通工程竣工檔案的形成端，其檔案人員的主要職責是收集和保管施工過程中形成的資料，在整理、立卷后，向城建檔案館移交。但城市軌道交通工程的工作重心往往聚焦于施工進度和工程質量，對位于建設程序末端的檔案工作的重視程度不足，加之工程項目人員流動性較大，導致建設方檔案專業人才不足。城建檔案館處于城市軌道交通工程竣工檔案的接收端，其主要職責是對進館檔案的質量開展檢查，確保館藏檔案的完整性和可用性。但城建檔案館因受到人員編制和自身專業的限制，普遍缺少城市軌道交通工程領域的專業人才。在首尾兩端都受到自身條件所限的現狀下，城市軌道交通檔案管理復合型人才顯得尤為重要而稀缺。

3.檔案完整性與屬地管理之間的矛盾

杭州城市軌道交通工程連接著杭州地區的10個轄區，其中，除4個主城區外，其余6個區都設有城建檔案管理機構。若根據城建檔案工作一直遵循的“屬地管理”原則，杭州地區的城市軌道交通工程竣工檔案將會根據項目所在區域，分別由不同的城建檔案管理機構實施接收和保管，這不僅會破壞檔案的完整性，還會給日后檔案利用和數據分析造成很大的不便。如何化解城建檔案的屬地管理原則和檔案完整性之間的矛盾，成為檔案接收工作的一個焦點。

4.缺少檔案接收單元的劃分標準

國標GB/T 50299-2018《地下鐵道工程施工質量驗收標準》將地鐵工程驗收劃分為項目工程、單位及子單位工程、分部及子分部工程、分項工程及檢驗批。按照該標準對項目工程、單位工程的釋義，地鐵的整條線路為一個項目，獨立的車站、區間、車輛段、停車場或車輛基地分別為單獨的單位工程。

但在實際工作中發現，該標準適用于軌道交通工程項目的質量驗收，卻并不適用于軌道交通工程檔案的接收。首先，城建檔案館一般以項目為基本單位開展竣工檔案接收工作，但若以整條線路作為一個項目開展檔案接收，會因為項目過于龐大、單位工程過多，而嚴重影響檔案接收的進度。此外，過于龐大的項目在竣工檔案整理、分卷時也極為不便；其次，由于同一條線路中各標段間施工進度的不同，各個站點和區間的竣工時間存在較大的時間差，若較早完工的站點或區間的竣工檔案不及時接收進館，隨著項目的完工和人員的撤場，散落在檔案館外的竣工檔案存在著很大的安全保管隱患。

二、杭州市城市軌道交通工程竣工檔案接收新舉措

1.制定接收標準，明確進館范圍

2011年，在杭州市地鐵一期工程不斷推進的同時，杭州館派人前往天津、上海等城市，學習其他檔案館在城市軌道交通工程竣工檔案接收工作中的先進經驗，又根據《建設工程質量管理條例》《建設工程文件歸檔整理規范》等文件，結合杭州市軌道交通建設實際情況，起草了《杭州市城市軌道交通工程檔案進館范圍》。該進館范圍在征求各職能部門、專業設計人員和地鐵參建等單位的意見后，上報杭州市檔案局審查，于2011年8月發布。同年12月，杭州館又牽頭制定了《杭州市城市軌道交通工程檔案歸檔范圍》，統一了杭州市城市軌道交通各參建單位應歸檔的資料。

2017年，為配合《城市軌道交通工程檔案整理標準》和第四版《杭州地鐵單位工程、分部工程和分項工程劃分標準》的實施，杭州館在總結了地鐵1號線檔案工作的經驗后，制定了《杭州市城市軌道交通工程檔案移交書》。該移交書根據施工工藝將杭州市軌道交通工程竣工檔案分為20個類別，通過更精細化的管理極大提高了檔案的接收和利用效率。同年，杭州館又制定了《杭州市城市軌道交通工程聲像檔案歸檔整理規定》，統一了杭州市城市軌道交通工程聲像檔案工作標準。

2022年，杭州館受浙江省住房和城鄉建設廳的委托，制定了《浙江省城市軌道交通工程檔案進館范圍》，并于2022年9月正式發布，成為全省城建檔案館軌道交通工程竣工檔案接收的最新標準。

2.提高綜合素質，打造專業隊伍

（1）成立工作小組，完善工作機制

為了更有針對性地開展城市軌道交通竣工檔案接收工作，杭州館組建了軌道交通工程竣工檔案工作小組，由分管領導任組長，科室負責人任副組長，全面負責杭州市城市軌道交通工程竣工檔案接收。工作小組共有組員8人，全部具有檔案中、高級職稱，其中，館員4人、副研究館員3人以及研究館員1人，3名副研究館員中有2人具有工程師職稱。工作小組與杭州市地鐵集團建立了長期合作工作機制，根據軌道交通工程建設工期的安排，制定了城市軌道交通工程竣工檔案接收長期規劃、短期計劃和年度目標，并與館內簽訂目標責任書。年度目標明確后，工作小組將年度目標分解到月、落實到人，與月度、年度目標和考核掛鉤；組員通過在線預審、上門指導等方式不斷跟進檔案整理和歸檔的進度，按月更新數據，確保檔案接收工作有序開展。

（2）內外挖掘潛力，提升業務水平

為打造高素質、專業化的隊伍，杭州館從內、外兩方面著手，并強化檔案收集始末兩端人員的業務水平，全面提升城市軌道交通工程竣工檔案工作人員的綜合素質。

對內，工作小組制訂詳細的交流和學習計劃：每周派人前往地鐵集團開展業務交流，學習地鐵工程專業知識；每月開展內部學習，針對實踐中遇到的問題開展討論和反思；每半年對照工作計劃開展總結、分析，確保接收進度；年終根據小組全年的交流、學習狀況，構思來年提升計劃。通過常態化的學習、實踐和反思，杭州館不斷從內部挖掘潛力，打造了一支能力強、業務尖的城市軌道交通工程竣工檔案接收隊伍。

對外，杭州館每季度舉辦檔案業務技術交底培訓班，免費為各參建單位檔案員提供檔案法律法規、檔案收集以及檔案整理等專業知識培訓，平時為上門咨詢的檔案員提供一對一的現場指導，有效提升了杭州地區城市軌道交通工程檔案員的業務水平。

通過內、外結合的全方位培訓，杭州館培養了一大批“軌道交通工程專業知識+檔案專業知識”的復合型人才，在大力提高檔案進館速度的同時，有效保障了檔案質量。

3.改革傳統模式，嚴控檔案質量

（1）突破“屬地管理”，實行整體接收

為解決檔案“屬地管理”原則和檔案完整性之間的矛盾，避免因分區接收而割裂城市軌道交通工程竣工檔案的內在聯系，杭州館提高站位，提出在城市軌道交通工程竣工檔案接收工作中將“屬地管理”模式調整為“一館接收”模式，由杭州館統一接收整個杭州地區的城市軌道交通工程竣工檔案，以確保檔案的完整性。在“一館接收”的模式下，當遇到地鐵與非地鐵合建項目時，以優先保障城市軌道交通工程竣工檔案完整性為原則，將共建項目的共用資料在軌道交通工程項目中歸檔，由杭州館實施接收；非共用檔案仍遵循“屬地管理”的原則，由項目所在地的城建檔案管理機構實施接收。

（2）結合實踐經驗，調整接收單元

由于《地下鐵道工程施工質量驗收標準》中對項目和單位工程的劃分方法并不適用于城市軌道交通竣工檔案的接收，而現行有效的標準中又缺少可用于檔案接收的項目和單位工程的劃分方法，杭州館根據城市軌道交通工程的特點，結合實踐工作經驗，按照“點、線結合劃分項目，規劃、驗收結合劃分單位工程”的原則，制定了城市軌道交通工程竣工檔案接收單元的劃分方法。

點、線結合劃分項目是指：以《建設工程規劃許可證》為依據，將城市軌道交通工程的車站、區間等可單獨施工且檔案相對獨立的構筑物劃分為一個項目，以“點”狀實施檔案接收，以專業為依據，將城市軌道交通工程中的通信系統、供電系統等整條線路連續施工，且檔案不便分割的多個小項目劃分為一個整體的大項目，以“線”的方式實施檔案接收。

規劃、驗收結合劃分單位工程是指：當同一地鐵站點中出現同期規劃、分期驗收的情況時，以《建設工程規劃許可證》為基礎、工程驗收會議紀要為依據，將該站點內已通過驗收與暫緩驗收的施工內容分別登記為獨立的單位工程，分階段實施檔案接收。

新制定的接收單元在項目和單位工程的劃分上更加精準、細致，有效縮短了工程竣工和檔案接收之間的時間差，更符合城市軌道交通工程竣工檔案接收的工作實際需求。

（3）積極主動服務，確保檔案質量

面對軌道交通建設時間短、工程量集中的特點，杭州館主動出擊，根據項目竣工計劃制訂檔案接收計劃，集中工作小組全部人力，采用提前預審的服務方式全力推進檔案接收工作進度。由于城市軌道交通工程經常出現標段內、項目間資料共用的情況，為了避免因不熟悉項目實際情況而產生不必要的整改意見，工作小組內采用了分標段包干預審的方式，即小組內每兩人組成一個合作單元，對同一施工標段的竣工檔案實施互審，形成集監督與合作為一體的工作機制，對同一標段內的項目按“成熟一個、接收一個”的原則實施接收。為提高預審服務質量、統一工作標準，杭州館制定了《杭州市軌道交通檔案審核要點》，明確了城市軌道交通工程所涉及的多個不同類型的工程竣工檔案的審核要求，并在預審工作中嚴格執行。嚴謹的工作態度和積極主動服務的工作方式，讓杭州館在實現嚴控竣工檔案質量的同時，大幅度提高檔案驗收和檔案接收的工作效率。

4.數字化轉型，提高辦事效率

2017年10月，杭州館開始推行電子文件在線驗收和接收?？⒐n案驗收一改傳統的線下驗收模式，變為采用“在線申請、線上辦理、在線反饋驗收意見”的模式，竣工檔案接收也由最初的“先接收紙質檔案再整理并數字化加工”，調整為“先接收電子檔案再接收紙質檔案”模式。建設單位通過“浙江政務服務網”對建設工程竣工檔案提出驗收申請，城建檔案管理機構對符合驗收要求的項目出具電子版《浙江省建設工程檔案驗收意見書》并提供下載，實現了不見面辦理驗收。驗收通過后，納入進館范圍內的電子竣工檔案通過“杭州市建設工程電子文件在線接收系統”實施在線移交。電子檔案完成移交后，建設單位可預約紙質檔案的移交時間，真正實現竣工檔案移交“只跑一次”。

為確保城市軌道交通工程電子檔案的數據質量，杭州館制定了《杭州市建設工程竣工檔案編制技術規范》，對應歸檔的電子文件格式、數字化轉換要求、電子檔案著錄要求、文件的大小以及電子印章的使用等內容作出了詳細的規定，從源頭上保障了電子檔案數據的準確性和有效性。

三、結語

城市軌道交通工程竣工檔案是城建檔案館重要的館藏類目，也是城市建設不斷向地下空間探索和發掘的重要基礎資料。杭州館在數字檔案館建設的時代背景下，大膽突破傳統、不斷挖掘潛力，多措并舉，在實踐探索中不斷創新，為建設智慧檔案館奠定了堅實基礎。

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（作者單位：杭州市城市建設檔案館）