檔案安全保障管理機制的構建

王維娜

摘 要：隨著信息化時代的到來，企事業單位的檔案管理工作正面臨著前所未有的挑戰和機遇。當前，檔案安全已經成為確保信息安全、維護國家安全和社會穩定的重要組成部分。構建科學的檔案安全保障管理機制，對于提升檔案工作質量和效率、防范檔案安全風險具有重大意義。文章分析了當前企事業單位檔案安全管理中存在的問題，并在此基礎上提出構建檔案安全保障管理機制的策略。通過制度建設、技術支撐、人員培訓和物理保護等手段，促進檔案的真實性、完整性和安全性，從而推動社會經濟的健康發展?；诖?，文章闡述了當前企事業單位檔案安全保障管理的現狀，分析了構建檔案安全管理保障機制的意義以及檔案安全保障管理機制的原則，并提出了檔案安全保障管理機制的構建策略。

關鍵詞：企事業單位；檔案安全；安全保障；管理機制

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在信息技術飛速發展的今天，隨著企事業單位檔案工作從傳統的紙質檔案管理逐漸轉型至電子檔案管理模式，檔案安全問題也日益突出。檔案是記錄企事業單位活動的真實證據，也是國家和社會寶貴的信息資源。因此，加強企事業單位檔案的安全保障，防止丟失、破壞和泄露檔案信息，已成為當前檔案工作的一項緊迫任務。構建檔案安全保障管理機制，不僅需要企事業單位完善相關的法規制度，加強檔案管理人員的專業培訓，還需借助現代化信息技術手段，提高檔案安全管理的智能化、科學化水平。

一、當前企事業單位檔案安全保障管理的現狀

首先，隨著企事業單位信息化建設的不斷深入，電子檔案的數量日益增加，但同時，電子檔案安全保障體系還不夠完善。許多企事業單位在電子檔案管理上，缺乏專業的人才和技術支持，電子檔案的備份、恢復和防篡改等措施不到位，安全防護措施未能全面覆蓋，很容易導致檔案受到外界的非法存取、破壞或丟失；其次，雖然多數企事業單位已經建立起一套較為規范的管理體系，但在實際操作過程中，檔案室的安全管理仍然存在漏洞。例如，企事業單位對于檔案室的物理安全管理，未能全面實施防潮、防火和防盜等安全保障措施，有的企事業單位檔案室可能缺乏有效的溫濕度控制系統。此外，部分企事業單位在日常管理中，忽視監控檔案的使用過程，沒有嚴格規范檔案的借閱、復制和轉移等環節，在很大程度上增加了檔案的安全風險；再次，企事業單位在完善檔案安全保障時，往往重視物理安全和技術安全，忽視了管理安全和法律安全的重要性。具體表現為檔案工作人員的安全意識不強，缺乏相應的安全保障知識和技能，在一定程度上降低了安全管理措施的實效性；最后，隨著全球化經濟的發展，企事業單位檔案的國際交流與合作日益頻繁，要求相關企事業單位在檔案安全保障管理上，不僅要遵循國內的法規政策，還要考慮國際法規及標準，這對于許多還在使用傳統管理方式的企事業單位來說是不小的挑戰?？傊?，加強企事業單位檔案安全保障管理是一個需要多方面共同努力、不斷優化和完善的動態過程。在風險與挑戰并存的環境下，企事業單位需要建立起更加全面、系統的檔案安全保障管理體系，以適應不斷變化的內外部環境，保障企事業單位檔案資產的安全。

二、構建檔案安全管理保障機制的意義

第一，構建檔案安全管理保障機制有助于保障信息資源的安全。檔案作為企事業單位歷史發展、經營活動的重要信息載體，其安全直接關聯到企事業單位的知識產權、商業秘密和運營數據安全。構建有效的安全管理保障機制，能夠確保這些信息資源不受損害，防止因檔案被泄露、丟失或損壞給企事業單位帶來直接的經濟損失或損害單位信譽；第二，構建檔案安全管理保障機制能夠滿足合規性要求。隨著法律法規要求的不斷提升，企事業單位的檔案管理不僅需要符合內部控制的要求，還需要遵守國家相關法律法規的規定；第三，構建檔案安全管理保障機制有助于促進企事業單位信息化建設。隨著企事業單位信息化程度加深，檔案安全管理也從傳統的紙質檔案保護轉向了電子檔案的信息安全防護?？梢?，構建安全保障機制能夠促進企事業單位集成與管理各類信息系統，提高單位整體的信息化水平；第四，構建檔案安全管理保障機制有助于增強企事業單位的危機應對能力。在面臨自然災害、網絡攻擊等突發事件時，成熟的檔案安全管理保障機制能夠幫助企事業單位迅速恢復檔案信息系統的運行，減少事故對企事業單位運營的影響，提高企事業單位的抗風險能力；第五，構建檔案安全管理保障機制有助于提升檔案工作的專業性和系統性。通過構建檔案安全管理保障機制，將檔案管理工作規范化、制度化，提升檔案工作人員的安全意識和專業技能，從而保障檔案管理工作在實際操作中的有效性。

三、檔案安全保障管理機制的原則

一是堅持合規性原則。即所有檔案安全保障措施都應當符合國家的法律法規，遵守行業的標準規范。其中，涉及信息安全、隱私保護以及業務操作的合法性等多個層面；二是堅持完整性原則。保證檔案從創建到歸檔整個周期的完整，避免丟失、破壞或非法篡改信息；三是保證可用性原則。既要做好檔案的安全防護工作，也要保障授權使用者能夠便捷地獲取所需檔案，以確保高效利用檔案資源；四是堅持風險管理原則。評估和控制可能遭遇的風險，減少安全威脅對檔案的影響，確保檔案的安全和穩定性；五是堅持層級保護原則。根據檔案的重要程度來確定保護級別，對于關鍵的檔案實行嚴格的安全措施；六是堅持責任原則，從高層到基層的每一個員工都應清楚自己在檔案安全中承擔的責任，確保檔案安全責任到人，管理有序；七是堅持持續改進原則。隨著技術進步和環境變化，審視和優化檔案安全管理體系，不斷提高其有效性和適應性。

四、檔案安全保障管理機制的構建策略

1.建立全面的檔案管理政策

建立全面的檔案管理政策是企事業單位構建檔案安全保障管理機制的基礎。首先，要求企事業單位要深入分析現有檔案管理狀況，識別出管理中的漏洞和不足，如發現非授權訪問的嘗試次數、訪問高峰時段和檔案被查詢的頻次等數據，從而有針對性地制定管理政策。在制定檔案管理政策的具體內容上，應明確檔案管理的目標和預期成果，包括確保檔案的完整性、可靠性和可用性。同時，目標還應包含提高檔案服務的效率，保護檔案免受內外部威脅。企事業單位可通過設定具體、可量化的目標，在減少檔案安全事故發生的同時，提升檔案檢索的響應速度等；其次，檔案管理政策需細化到職責分配。從高層管理者到普通員工，每個人在檔案管理中必須明確職責。例如，高層管理者負責制定檔案安全戰略，IT部門負責實施技術保護措施，而檔案管理人員負責日常的檔案維護和審計工作；再次，制定操作規程是確保檔案管理政策得以貫徹執行的關鍵。操作規程應涵蓋檔案的創建、存儲、使用、維護和銷毀等每個環節，企事業單位應確保每個步驟都有標準化的操作指南；最后，建立監督機制是確保檔案管理政策有效性的保障。企事業單位應設置定期的內部審計和監控系統，如通過檔案管理系統的日志審計功能，監控檔案的訪問和使用情況。構建監督機制不僅可以及時發現并糾正管理中所存在的問題，還能利用數據分析發現檔案管理的趨勢和潛在風險，為進一步優化政策提供依據?？傊?，全面的檔案管理政策構建需要基于數據基礎，企事業單位要盡可能做到明確目標、細化職責、規范操作和嚴格監督，形成一個閉環的管理系統，對于確保檔案的安全性和有效性至關重要。

2.實行分級管理和控制

實行分級管理和控制是檔案安全保障管理機制中的一項關鍵策略。首先，企事業單位要根據檔案的重要性將檔案分類，針對不同等級的檔案實施相應的管理和保護措施。具體來說，企事業單位應以具體數據分析為基礎，對檔案詳細分類。例如，通過分析過去一段時間內的安全事件報告，可以發現某類檔案頻繁遭受安全威脅，某類檔案對業務連續性的影響最大等。這樣的數據分析有助于確定檔案的分類標準，從而制定分級管理的框架。在實際操作中，企事業單位要制定檔案的分類標準，包括檔案的使用頻率、業務重要性和法律法規的要求等。例如，客戶個人信息、公司財務報表等應被劃分為最高級別，因為泄露這些重要檔案信息會導致較大的法律責任和經濟損失；其次，企事業單位需針對每個級別的檔案定制具體的安全措施。對于最高級別的檔案，需要使用加密、訪問控制和多因素認證等高強度的安全技術。而對于較低級別的檔案，則可以采用相對較輕的安全措施，如訪問控制、定期更換密碼等；最后，企事業單位還需定期分析數據，評估安全控制措施的有效性。綜上所述，實行分級管理和控制的策略不僅要深入分析現有檔案的安全狀況，還需要企事業單位能夠靈活調整和更新安全控制措施，以應對不斷變化的市場環境和業務需求。

3.定期開展風險評估和審計

定期開展風險評估和審計是確保企事業單位檔案安全保障管理機制長效運行的重要策略。這一策略的核心是通過持續的監控和評估，識別和預防潛在的風險和威脅，以確保管理措施的實施效果。在實際操作中，企事業單位要以收集、分析數據為起點來評估風險。具體來說，企事業單位可從內部、外部資源中收集數據，如歷史安全事件記錄、操作日志、訪問控制日志、系統漏洞報告以及員工的反饋等。通過分析這些數據，可以直觀了解企事業單位檔案管理系統的薄弱環節，并需將這些數據轉化為可操作的信息。利用風險評估工具，如風險矩陣，分類各種風險，有助于企事業單位迅速采取有效措施防范高風險，也有助于企事業單位識別、長期跟蹤和管理低風險。另外，企事業單位應重視審計過程，定期驗證安全控制措施的有效性。通過對比審計結果與風險評估的數據，企事業單位可以評估當前的安全措施是否存在需要調整或改進的地方。當審計發現實際的安全事件發生頻率高于風險評估的預期，可能表明企事業單位需要加強員工安全培訓或采取技術升級防護等措施。企事業單位還應確保審計過程的客觀性，需要第三方安全服務提供商的參與，可以專業的視角和經驗幫助企事業單位發現問題所在，并為企事業單位提出建設性的改進建議。

4.加強檔案安全技術保護

加強檔案安全技術保護是當前眾多企事業單位在構建檔案安全保障管理機制時重點關注的策略。此策略的實施通常依賴于更新技術手段、優化防護措施。首先，企事業單位需要全面梳理和評估現有檔案安全技術保護措施。通過收集數據，如網絡入侵檢測系統的警報頻次、安全軟件攔截惡意軟件的次數和數據泄露事件的發生率等，獲得關于現行安全技術效能的初步認知。在此基礎上，企事業單位應當監測各類安全技術措施的實施效果。利用先進的安全信息和事件管理（SIEM）系統，實時收集和分析安全事件的數據，從而開展更為細致的數據分析。例如，企事業單位通過分析SIEM系統中記錄的異常訪問數據，可以發現在啟用新的入侵防御系統后，未經授權的訪問減少了30%，這表明技術升級對于提升系統整體安全性至關重要。此外，加強檔案安全技術保護還需要持續的投入和更新。企事業單位需定期評估新出現的威脅，并據此更新技術防護措施。有數據顯示，某企事業單位在安全技術上的投資增加了10%，相關的安全事件和數據被泄露事件減少了60%，這表明增加投資對于提高安全防護水平是有必要的?？梢?，通過收集、分析和對比具體數據，企事業單位能夠更精確地評估檔案安全技術的實施效果，并據此調整投資策略，確保檔案安全技術保護措施的最優化。

5.強化人員的安全意識和操作規范教育

在構建檔案安全保障管理機制的過程中，強化人員的安全意識和操作規范教育是一項不容忽視的策略。實踐表明，技術防護措施雖然重要，但人為因素往往是導致安全事件的關鍵因素。因此，通過教育和培訓提升員工的安全意識，對于防范檔案安全事故有著不可替代的作用。首先，企事業單位要開展定期的安全意識教育和操作規范培訓（如圖1），有利于減少因操作不當而導致的安全事件，企事業單位可以通過分析數據，評估教育培訓的效果。例如，企事業單位在開展了一系列的安全教育培訓后，通過考試和測驗來評估員工的安全知識掌握情況。培訓前的測試顯示，只有40%的員工能夠正確回答關于安全操作的問題，而培訓后，這一比例提高到了80%，這說明教育培訓能有效提高員工的安全知識掌握水平；其次，企事業單位還可以通過分析安全事件的發生頻率，評估教育培訓的效果。有案例顯示，某企事業單位在實施系統性的安全意識教育前，每月平均有10起由員工操作失誤引起的安全事件，而教育實施一年后，這一數字下降到每月平均3起，安全事件減少了70%，表明教育培訓在減少人為錯誤方面起到了積極的作用。此外，強化安全教育和操作規范不僅能減少安全事故的發生，還能促進員工遵守企事業單位的安全政策。綜上所述，通過持續的安全意識教育和操作規范培訓，結合定量的數據分析，企事業單位不僅可以直觀地評估教育培訓的效果，還能進一步完善教育培訓內容，持續提升員工的安全操作意識，從而為企事業單位檔案的安全保障提供有力支撐。

五、結束語

在信息化時代背景下，加強檔案安全已經成為企事業單位管理工作中的一項核心內容。然而，檔案安全保障管理是一個動態發展的過程，要求企事業單位持續關注外部環境變化，不斷審視內部管理策略，以確保及時更新技術手段，保持策略的先進性。通過一系列具體策略，如加強技術保護、培養管理人員的安全意識以及操作規范等，企事業單位不僅能有效預防和減少安全事故的發生，還能提升整體的安全管理水平，為企事業單位的可持續發展提供堅實的保障。

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（作者單位：濟寧市公路工程總公司）