關于事業單位檔案信息化管理的應用分析

摘 要：2021年6月，我國國家機關事務管理局發布了《機關事務工作“十四五”規劃》，明確提到“推動數字轉型、統籌信息化建設”，在這一背景下事業單位持續開展信息化建設工作，并在兩年時間內取得了顯著成果。但在目前情況下，事業單位檔案信息化管理的應用仍有一定優化空間?；诖?，文章圍繞事業單位檔案信息化管理概念和應用意義，從意識、能力、平臺、設施與安全五個角度提出了事業單位檔案信息化管理的應用策略。希望能夠豐富該領域研究成果，強化我國事業單位檔案管理質量，推動檔案管理信息化建設。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著信息化時代的來臨，信息技術在各行各業的應用已經變得不可或缺，檔案管理作為事業單位重要的工作內容之一，也需要借助信息化管理手段來提高工作效率和質量，事業單位檔案信息化管理應用成為學術界和實踐界關注的熱點話題。傳統的事業單位檔案管理主要采用紙質檔案方式，存在信息檢索不便、存儲空間占用大以及檔案保護和傳輸難等問題。信息化管理的引入為檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰。通過引入信息技術，可以實現電子檔案的建立、數據的統一管理和高效檢索，提高檔案管理的現代化水平。因此，對事業單位檔案信息化管理的應用展開深入研究和分析，對于提升檔案管理的效率、保障檔案信息的安全和完整性，具有重要的理論和實踐意義。

一、事業單位檔案信息化管理概念

事業單位檔案信息化管理是指利用現代信息技術手段對事業單位檔案實行綜合管理和數字化處理的過程，涉及檔案的數字化、存儲、檢索、傳遞、保護和利用等方面，旨在提高事業單位檔案管理的效率、安全性和可持續性。具體來說，事業單位檔案信息化管理包括六個方面。

其一，通過掃描、拍攝或其他方式將紙質檔案轉化為電子形式，實現數字化存儲和管理，減少紙質檔案的占用空間，提高檔案信息的保存和檢索效率。

其二，利用數據庫、云存儲等技術手段，將檔案電子化存儲，實現檔案信息的集中管理和備份，確保檔案安全可靠。

其三，建立完善的檔案信息檢索系統，通過關鍵詞、分類等方式方便、快速地檢索檔案信息，提高檔案的利用效率，節約人力資源。

其四，采用電子郵件、共享文件夾和加密傳輸等方式，實現檔案信息的安全傳遞，確保檔案信息在不同部門、不同地點之間的及時共享和流轉。

其五，采取數據備份、權限控制和防火墻等措施，確保檔案信息的安全性和完整性，防止信息被泄露、損壞或丟失，保護檔案不被非法獲取或篡改。

其六，通過信息化手段，為事業單位提供方便的檔案利用服務?？梢酝ㄟ^網絡平臺或應用程序的方式，實現檔案瀏覽、下載和打印等操作，提高檔案利用效果。

總之，事業單位檔案信息化管理的目標是將傳統的紙質檔案轉變為數字化的電子檔案，實現檔案信息的高效、安全和便捷性，以提高事業單位檔案管理的水平和效率。

二、事業單位檔案信息化管理的應用意義

應用信息化管理在事業單位檔案管理中具有重要意義。首先，信息化管理可以使檔案管理更加高效和便捷。電子化存儲和數字化管理的應用意味著檔案管理人員可以快速檢索和獲取檔案信息，節省了傳統紙質檔案煩瑣的手工查閱過程。同時，利用信息化管理系統可以實現自動化的檔案流轉、歸檔和備份，減少人力資源的浪費，提高工作效率。

其次，通過應用數據加密、權限控制等信息安全技術，能夠確保檔案信息的安全。傳統的紙質檔案容易遭受天災人禍的破壞，而電子檔案可以通過數據備份和災備方案來保障信息的安全性和完整性。

再次，信息化管理可以實現檔案信息的集中化存儲和共享，不同部門或地點的工作人員可以通過網絡平臺從任何地方訪問和利用檔案信息，能夠有效提高部門間的合作效率和共享資源程度。此外，信息化管理意味著檔案管理能夠為事業單位提供各種數據報表、分析工具和決策支持系統，幫助管理者更好地了解檔案的狀態和單位內業務運行情況，為決策提供準確、及時的數據支持，從而為事業單位提供更精確和科學的管理決策。

最后，在事業單位檔案管理當中應用信息化管理，可以實現檔案信息的持久保存和長期管理。各類數字化手段不僅能夠將年份久遠的紙質檔案轉化為電子檔案，為現有紙質檔案信息提供多樣化的保留路徑，還能使事業單位內部人員在線上直接查閱電子檔案，紙質檔案的應用頻率顯著下降，從而減少紙質文檔的自然磨損和老化，提高紙質檔案的保存時間。

綜上所述，應用信息化管理可以顯著提高事業單位檔案管理的效率、安全性和可持續性，為組織提供更好的檔案管理服務，促進工作更加高效和便捷。

三、事業單位檔案信息化管理的應用路徑

1.全面改善事業單位檔案信息化管理意識

意識決定行為，應用信息化檔案管理的前提是改善事業單位內部對于檔案信息化管理的看法，形成正確的信息化意識。首先，事業單位可開展檔案信息化管理的培訓和教育活動，向所有從事檔案管理的人員介紹信息化管理的概念、原則和方法，培訓內容可以包括信息安全意識、數據保護和電子檔案管理等方面的知識，提高全體工作人員對信息化管理的理解和認識；其次，事業單位可借助內部宣傳和推廣活動，向員工宣傳檔案信息化管理的重要性和好處，如在內部媒體、會議等渠道發布相關信息，分享成功案例和經驗，改變工作人員對于檔案信息化管理的看法，激發工作人員的積極性；再次，在組織層面，領導要發揮表率作用，親自參與和支持檔案信息化管理工作，通過身體力行、發表講話和支持項目投入等方式，向員工傳達信息化管理的重要性，樹立良好的范例；最后，制定和完善相關的檔案管理規章制度，明確信息化管理的責任和流程，幫助工作人員認識到自身在檔案信息化管理中的職責，共同推動檔案信息化管理的規范和落地。

2.持續加強檔案管理人員信息化管理能力

在信息化時代，檔案管理人員應當具備應用信息技術優化檔案管理工作流程、賦予檔案內部協作價值、強化檔案管理工作質量的能力。同時，在檔案管理信息化建設的過程中，人員信息化能力也是確保建設效果的關鍵一環。（1）事業單位應組織專門的培訓和教育活動，提供信息化管理知識和技能的培訓課程，可以邀請專業機構或專家開展培訓，也可以通過內部資源傳授信息技術、電子檔案管理系統的使用和操作等知識；（2）為檔案管理人員提供電子書籍、文獻資料和在線課程等學習資源，引導檔案管理人員自主學習、積累知識，提高信息化管理技能水平，并鼓勵檔案管理人員參與行業研討會、會議和學術交流活動，不斷提高專業知識儲備水平，引導檔案管理人員關注檔案領域的最新趨勢和技術，學習先進的信息化管理方法和經驗；（3）給予檔案管理人員實際操作的機會，參與檔案信息化系統建設、檔案數字化處理以及檔案檢索與利用服務等項目任務，利用持續實踐提高檔案管理人員的信息化操作水平與解決信息化檔案管理問題的能力；（4）建立激勵和獎勵機制，設立相關考核指標和個人榮譽評定制度，設置崗位晉升通道，鼓勵檔案管理人員積極參與信息化管理工作，提高檔案管理人員學習和應用信息技術的積極性。此外，信息技術的發展更新迅速，檔案管理人員也需形成自我提升意識，不斷跟進學習和提升自己的信息化能力，事業單位也需定期開展評估和改進活動，收集檔案管理人員的反饋和建議，不斷改進信息化管理策略和方法。

3. 構建多樣化功能的信息化檔案管理平臺

在行政事業單位推進辦公信息化建設的背景下，搭建信息化檔案管理平臺是大勢所趨，但平臺有哪些功能、能夠起到哪些作用，則需要著重思考。信息化檔案管理平臺的核心目的包括信息采集、檔案管理、業務管理、檔案庫管理以及檔案信息統計與查詢。同時，檔案管理平臺應當具備快速調用、高效協同的特征。因此，事業單位可在檔案管理平臺建立采集、檔案、業務、檔案庫、數據統計查詢以及系統管理六大模塊。其中，前五個功能模塊分別對應不同的事業單位檔案管理工作需求，第六個模塊用于檔案管理員對系統維護。系統應加入協作功能，由檔案管理人員作為系統管理人員，為事業單位中高層領導分配系統內最高權限，單位中高層管理者與檔案管理人員均可以在系統中直接上傳、修改檔案，年限較長、重要性較高的檔案可上鎖，需要多位檔案管理人員分別輸入密碼后方可修改和刪除。同時，為部門管理者提供基礎的查看、修改和添加資料權限，所在部門的資料均可修改，所有部門資料均可查看，但無權限刪除其他部門上傳的資料以及年份久遠、具有較高保密度的資料?；鶎訂T工提供基礎查看與個人信息修改權限，只允許修改和刪除自己上傳的資料，能夠查看自己所在部門的資料以及檔案庫內的公開資料。

此外，平臺內應當擁有與其他程序和平臺接駁的功能，能夠連接事業單位線上辦公系統以及上級單位檔案庫，實現跨部門、跨單位協作能力，并允許公眾號、官方網站調用經過管理員允許的檔案，提高信息化工作效率。

4.持續更新事業單位內部信息化基礎設備設施

良好的信息化基礎設備設施是開展檔案管理信息化建設的關鍵，由于事業單位檔案信息化管理的建設是持續性、漸進性的，需要跟隨時代發展不斷迭代更新，因此，事業單位信息化基礎設備設施也應持續更新，以滿足檔案管理信息化建設需求。

第一，定期對單位的信息化基礎設備設施展開評估，了解現有設備設施的狀況和存在的問題，根據評估結果，及時規劃和調整，確定下一階段的信息化建設目標和計劃；第二，在單位的年度預算中，合理安排檔案管理信息化建設的專項資金，確保信息化基礎設備設施的更新和維護得到必要的資金支持，保證系統穩定運行和功能的優化；第三，保持關注信息技術領域的最新動態和趨勢，定期開展技術跟蹤和研究，了解新興技術的應用情況和效果，并考慮是否適合引入檔案管理信息化建設中，以不斷提升系統的功能和性能；第四，積極參與相關標準的制定和行業交流活動，與其他單位和相關機構溝通和交流，了解行業最佳實踐和成功案例，借鑒其他單位的信息化建設經驗，優化自身的信息化建設方案；第五，定期開展調研，了解市場的先進技術和系統，評估其適用性和可行性，在確保技術兼容性和平臺穩定的前提下，有選擇性地引進新的技術和系統，以提高檔案管理信息化的水平和效能；第六，定期開展用戶需求調研，了解用戶對信息化建設的期望和反饋，建立定期的用戶滿意度調查和問題反饋機制，及時收集用戶的意見和建議，基于民眾的需求角度，有目的、有方向、有重點地開展信息化基礎設備設施的改進和更新；第七，面對技術快速發展的挑戰，事業單位需要保持靈活性，及時調整信息化基礎設備設施的建設方向，遵循技術發展的先進性和穩定性原則，根據實際情況調整建設計劃和技術方案。此外，建立信息化基礎設備設施的定期維護和升級機制，及時修復漏洞和故障，確保系統的穩定運行和信息的安全性，并定期評估現有系統的性能和功能，根據需求調整系統配置升級。

5.從人員、硬件與軟件角度加強信息安全

信息安全不僅與人員操作有關，還與硬件設備設施的運轉情況以及軟件更新情況有關，任何一個環節的疏漏都有可能導致信息安全風險。由于事業單位部分檔案具有較高的保密度，對于信息安全的要求極高，勢必要從人員、硬件與軟件三大角度強化信息安全水平。

首先，在人員角度，事業單位需組織檔案管理人員的信息安全培訓，加強檔案管理人員對信息安全重要性和操作規范重要性的認識，培養檔案管理人員密碼管理、權限控制以及敏感數據保護的意識，并根據檔案管理人員的職責，分配不同層次和范圍的權限，對檔案管理人員實行差異化審計，限制和監控非法操作、數據訪問和傳輸，確保檔案信息的安全。同時，建立內部控制機制，規范檔案管理人員的行為，定期開展信息安全審計，檢查和發現潛在的安全風險和問題，并及時采取措施予以解決。

其次，在硬件角度，事業單位應確保服務器、存儲設備和網絡設備等硬件設備設施的物理安全，安裝防火墻、網絡入侵監測系統、視頻監控等設備設施，并定期巡檢。建立定期的數據備份機制，并將備份數據存儲在安全的地方，考慮應急情況，制定災備方案，確保檔案信息的可用性和完整性。還應定期維護和更新硬件設備設施，更新物理防火墻識別碼，應用新型局域網硬件防火墻，更新機械硬盤，檢查Raid陣列壞點情況，及時修復硬件故障，確保設備設施的穩定運行和安全性。

最后，在軟件角度，事業單位需建立嚴格的身份認證和訪問控制機制，采用密碼、令牌和生物識別等多層次的身份驗證方式，確保只有授權人員才能訪問和管理檔案信息。還應對檔案信息加密處理，確保數據在傳輸和存儲過程中的安全性，采用安全協議和加密算法，保護敏感信息不被非法獲取和篡改。同時，建立完善的安全審計和日志記錄機制，對用戶的操作和系統行為實施監測和記錄，及時發現并應對異常行為，便于事后的追溯和分析，并保持軟件系統的及時更新，及時應用安全補丁，以修復已知的安全漏洞和問題，配合定期安全評估和漏洞掃描，及時發現潛在的安全風險。

四、結語

綜上所述，本論文旨在對事業單位檔案信息化管理展開深入分析和探討，探究信息技術在檔案管理中的作用和價值，并提出檔案信息化管理應用路徑，希望能夠為事業單位檔案管理的信息化發展提供有益的參考和指導，推動檔案管理工作在信息化時代實現更大的發展和進步。同時，期待未來有更多的學者和實踐者能夠致力于該領域的研究和實踐，共同推動事業單位檔案管理的信息化進程，為落實行政事業單位信息化改革做出更大的貢獻。

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（工作單位：鄄城縣機關事業單位績效測評中心）

作者簡介：蘇曦（1989—），男，漢族，山東鄄城人，碩士研究生，館員，研究方向：事業單位檔案管理。