大批量書籍倒架的科學籌劃

童慶平

近年來，圖書更新速度很快，每學期都有較多的紙質圖書入庫，圖書館藏書數量明顯增大，書籍替換頻率加快，隨之產生的書籍倒架工作量也相應增加。圖書倒架是圖書館的一項基礎工作，關系到紙質圖書的查找效率，直接影響圖書借閱室的秩序和讀者的使用體驗。在倒架過程中，如果前期倒架計劃安排不合理，可能會出現一些窩工、返工現象，本來一次能完成的事情，需要兩三次完成，浪費了人力，推遲了倒架時間。初步估算出需要上架和預留空位可容納書籍的數量，科學籌劃好書籍倒架，能夠避免一些復雜的計算過程，使圖書倒架過程輕松有序。

合理確定倒架開始時機。通過查看文件、參加會議和詢問同事等途徑，收集每學期的購書情況，了解最近書籍入庫、剔舊等較大批量書籍進出庫工作的時間和各種書籍進出庫的大致數量。確認在近期沒有新書入庫和剔舊任務的前提下，如果有圖書因預留空位不夠多而不能上架，或書籍在架位置比較擁擠，就可以參照近期出入庫書籍數量進行倒架。

統計待上架書籍數量。待上架書籍，可分為未入庫和已入庫兩種情況。未入庫書籍，可依據書單列表或現場點數，按照索書號的順序，分別統計各號段書籍的數量，精確到千；已入庫書籍，因位置擁擠不能夠及時上架的，可以用同樣規格的書車進行裝載，整齊擺放在對應書架附近的位置，如小型書車滿載量為70冊，可以作為裝載書籍數量的計量單位，也可以先將黃皮紙鋪在地上，把書籍按照索書號順序整齊擺放于需上架位置附近，精確到千。依次記錄各號段待上架圖書的數量A1，A2，……，AX。近期的圖書采購計劃、書籍入館，是待上架圖書數量和倒架頻率的重要依據，如果單批次集中采購某一學科的圖書，則首先考慮通過專門書架用來作為臨時周轉，并尋找合適的倒架方向。

根據實際情況進行合理排架。如果沒有確定的入庫書籍數量信息，排架初步按照兩頭密中間疏的原則，對整個書庫書籍進行排架，即全部書籍最靠前的約1/4部分和最靠后的約1/4部分，每個書格預留1/5～1/4的空位，占全部書籍數量一半的中間位置書架，每個書格預留1/4～1/3的空位，這樣保證了中間部分的空位相對較多，利于以后接收來自兩端的書籍。

如果有確定的入庫書籍數量信息，那么就根據來書數量留出相應的空位。然后，在架位比較充足的情況下，考慮到各書架和各學科的獨立性，盡量將同一學科的書籍擺放在同一個書架上，如果不能夠完全擺下，盡量擺放于書架的同一面，同時一排書架與相鄰的下一排書架之間，書籍的分斷也要盡量按照比較大的分類分開，這時就不需要考慮到底每個書格上預留多少空位；在架位比較緊張的情況下，就只能按照順序排架。

統計空余位置可放置書籍數量。準備紙筆記錄或記憶的方式，按照書籍擺放順序，采取目測方式，從前往后依次統計出每個可填補幾千冊書籍的點位，可以填補書籍的數量，統計單位為千，整個書庫粗略按照3～5個點位進行統計。其中最開始和最末尾的點位需要每個架位預留1/5～1/4，中間的點位需要每個架位預留1/4～1/3。例如每個空書格滿架可容納50冊書籍，如果需要預留1/3的空位，則空書架的格子數乘以33.3就是此點位可容納圖書數量，即33.3×64（架位數）=2133；部分只有半數空位和大半空位的書格，可以將2133為基數，估算出可容納書籍數量。實際空位數可根據書籍厚度相應增減，如H類書較薄，相應可容納書籍較多；I、K類書籍較厚，相應可容納書籍較少。依次記錄下各個空位B1，B2，B3等數值，四舍五入精確到千即可。

將待上架書籍和空余位置進行合并。如圖3所示，首先進行頭部空位A1和尾部空位A3與相對應書籍的合并，并區分不同情況。

B1在前，A1在后，如圖1所示，統計B1和B2之間所有待上架書籍數量總和，即A1+A2+……+Ax的數值，如果A1+A2+……+Ax>B1，則計劃從第一本書開始正倒，直至剩下待上架書籍數量為A1+A2+……+Ax-B1，形成第一個區域Ⅰ；剩余的書籍和第二個空位B2進行合并并反倒，形成第二個區域Ⅱ；最后面的空位B3根據位置關系進行相應的合并，形成第三個區域Ⅲ；中間剩下的書籍看哪邊有空位再進行倒架。

B1在前，A1在后，如圖1所示，如果A1+A2+……+Ax

圖1

A1在前，B1在后，如圖2所示，如果A1+A2+……+Ax

A1在前，B1在后，如圖2所示，如果A1+A2+……+Ax>B1，則計劃抽走部分書籍至周轉架，使剩下的書籍數量之和小于B1，參照情況三進行反向倒架；或者往后找到空位B2，將B1、B2合并，從B2最后一本書的位置開始，進行反向倒架。最后的空位B3根據位置關系進行相應的合并；中間剩下的書籍看哪邊有空位再進行倒架。

圖2

按照安排進行倒架。按照之前劃分的區域，相對獨立地進行倒架。如果空余位置在前，待上架書籍在后，則采取正倒方式對書籍倒架，即區域內的第一本開始擺放，后面依次跟進，按照書籍排架方式擺放書籍；如果空余位置在后，待上架書籍在前，則采取反倒方式對書籍倒架，即區域內最后一本書開始，緊跟著倒數第二本、第三本，以此類推，按照書籍排架的反方向擺放書籍。倒架工作大部分由勤工學生或志愿者完成，利用課余時間靈活組隊，少的1～2人一組，多的3～5人一組，配置在不同距離的作業面上。取書時可以將同樣厚度、大小的書籍一起拿，厚重的書籍一次拿1～2冊，輕薄的書籍一次拿4～6冊。傳書過程中，人少時可使用書車運輸，人多時可直接穿過書架遞書或幾米距離內多人傳書。

圖3

容量在20萬冊書籍的單個書庫，由于可以采取2～3個組同時展開的方式進行，十幾萬書籍的倒架通?？梢栽?0～40個工作日完成，可以避開進書時間，不至于嚴重影響書籍入庫。同時，大范圍倒架只有裝書的時候有一點點聲音，其他過程聲音很小，不影響書庫正常開放，可在每個學期開學后根據需要進行。正確的倒架組織，能較大程度減少窩工率，縮短倒架工作時間，提高工作效率，降低倒架頻率；同時，由于前期統計工作和倒架的具體安排，對圖書管理人員提出了一定要求，需要圖書管理人員有一定的數學計算能力和立體空間概念，所有參與者需具備一定的吃苦耐勞精神。

倒架完成后，需要將原來各書架上面的書籍類別標識移動到新的位置，以便于讀者通過檢索軟件確定書籍索書號，并找到對應的借閱室，自行找到對應的書架和架位，降低讀者直接找到圖書管理員的次數，為圖書管理員節省時間。

特殊情況的處置。圖書倒架不是一個按部就班的工作，突出特點是不可控因素多。例如讀者方面，學生畢業前集中還回大量圖書、每個星期開學后一周內、全校的借書活動結束等時機，都會有大量的書籍需要上架；圖書采購方面，龐大的書目體量導致無法精準選書、館藏書目查重后刪減部分圖書、驗收過程中剔除不合格圖書、圖書供貨商送書是否準時等因素，都會直接導致書籍進庫出現時間、種類和數量難以準確預測的特點。圖書管理人員要結合部門工作特點，愛崗敬業，主動擔當，拒絕推諉。在平時的工作中要遵守工作紀律，上班期間合理分配精力，不做與工作無關的事情，保持工作狀態，掌握工作節奏，以不變應萬變，集中有限的精力完成重點時段的工作，使書籍流通工作緊張有序地進行。

（作者單位：武漢商學院圖書館）