檔案數據全面質量控制理論研究現狀與優化策略

顧偉　鄭文靜　史夢　馬東方　朱曉露

關鍵詞：質量控制；檔案數據；數據治理；電子檔案；PDCA循環；過程控制

1 引言

檔案數據是檔案信息資源建設的內容來源，是檔案信息化建設的基礎和核心?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業發展規劃》中明確提出要加快檔案資源數字轉型，大力推進“增量電子化”，繼續做好“存量檔案數字化”。截至2021年底，全國館藏檔案數字化副本已達24 179.4TB，[1]至“十四五”末，全國各級綜合檔案館檔案數字化率要求達到80%以上。因此，檔案數據的質量高低對我國數字檔案信息資源形成、開發和利用有著重要作用，對我國檔案信息化建設和檔案事業高質量發展有重要影響。

檔案數據不僅包含各類數字化檔案資源和電子檔案，還包括具有保存價值但還未納入檔案部門保管范圍的數據，如在檔案管理業務中產生的管理數據、利用數據和用戶數據等。[2]根據數據載體形態可以將檔案數據質量控制劃分為紙質檔案數字化工作質量控制和檔案數據管理質量控制兩方面內容。紙質檔案數字化工作是傳統紙質館藏檔案資源納入檔案數據管理的基礎工作。但是在紙質檔案數字化實踐中，紙質檔案數字化一直存在統籌規劃不夠合理、安全管控措施不夠到位、成果驗收不夠嚴格等管理和質量問題。為此，相關學者分別提出了數字化工作的制度化和規范化[3]、制度流程質量控制[4]、基于第三方監理的控制和評價方法[5]等。同時，為加強與相關標準之間的相互協調、適應數字化技術手段的更新、強化管理過程規范化和精細化并增強檔案安全意識，國家檔案局修訂了《紙質檔案數字化規范》（DA/T31—2017），從制度、組織、管理、技術等方面提出了更加具體的要求，強化崗位、人員、場地、設備、數據、實體等方面的管理制度，增加了檔案數字化過程中元數據采集、檔案掃描技術參數等內容，細化了數字化成果驗收指標。[6]針對檔案數據質量存在數據污染、數據異構、數據冗余、數據安全、數據依賴、數據孤島、數據整合困難等問題，相關學者分別提出了技術保障和質量評估機制[7]、提升安全認知水平和建立檔案數據安全防護手段[8]、搭建檔案數據質量管理循環系統和優化主體能力與用戶反饋[9]等檔案數據質量控制的優化策略。但是，相關研究尚缺乏提升檔案數據質量的系統方法，本文從紙質檔案數字化工作質量控制和檔案數據管理質量控制兩方面探究檔案數據全面質量控制的優化策略和質量控制方法，并通過實踐應用驗證了該方法的可行性和有效性。

2 質量控制方法

質量控制（Quality Control，QC）是為使產品或服務達到質量要求而采取的技術和管理措施的活動。該方法基本思想是將整個質量管控過程分為計劃、執行、檢查、處理四個階段的循環（Plan—Do—Check—Act，PDCA循環），在每一次循環中，首先，通過目標選擇、現狀調查、設定目標、找出問題、原因分析、制定對策等環節進行“計劃”；其次，按“計劃”實施，進入“執行”階段；再次，對“執行”階段的效果進行檢查，查看是否達到“計劃”階段預設的各項目標；最后，對此次循環的實施結果進行“處理”：成功的經驗通過制度、規范等方式進行固化保留，存在的問題轉入下一次循環去解決。這與《質量管理體系要求》（GB/T 19001—2016）中所采用的過程管理方法思想相一致。

《質量管理體系要求》認為PDCA循環是全面質量管理應遵循的科學程序，適用于所有項目的質量管理。約瑟夫·M·朱蘭在質量三元論[10]中將質量管理過程分為質量計劃、質量控制和質量改進三個步驟。其中，質量計劃部分包括確定顧客、明確顧客要求、開發滿足顧客需要的產品、建立產品目標和開發流程、證明流程能力等內容；質量控制包括選擇控制點、選擇測量單位、建立性能標準、測量實際性能、分析標準與實際性能的區別、采取糾正措施等內容；質量改進包括確定改進項目、組織項目團隊、發現原因、找出解決方案、證明措施的有效性、處理文化沖突、對取得的成果采取控制程序等內容。

質量控制方法的PDCA循環與朱蘭質量三元論有相通之處，將兩者結合應用于檔案數據全面質量控制過程中，如圖1所示。

首先，確定以提高檔案數據質量為研究目標，通過對檔案數據質量情況的調研，找出檔案數據質量控制過程中存在的問題并分析原因，以此制定提高檔案數據質量的對策。其次，按照對策開展紙質檔案數字化工作和檔案數據管理工作，同時檢查和評估執行效果，保留并固化合理的措施，摒棄不合理的措施，對項目實施過程中發現或仍存在的問題進行下一輪循環迭代以期得到解決。

3 檔案數據全面質量控制存在的主要問題

當前檔案部門開展紙質檔案數字化工作和檔案數據管理的業務能力已普遍提高，能夠重視檔案數據的質量，并加大外包單位的監管力度，但還存在規劃、協作、檢測等方面的問題。

3.1 建設規劃不夠合理。在檔案數字化建設趨勢下，檔案部門均開展了紙質檔案數字化工作和基于檔案數據的管理工作，但部分基層檔案部門仍存在建設目標不清晰、沒有“摸清家底”就盲目追求檔案數字化率的情況，沒有深刻認識高質量的檔案數據對數字檔案信息資源建設和檔案信息化建設的重要意義和基礎性作用，并將紙質檔案數字化工作與數字檔案信息資源開發利用相結合，科學合理地分步開展紙質檔案數字化工作并高質量地達到紙質檔案數字化質量要求。[11 ]具體表現為：一是統籌規劃能力較弱，不能完全按照紙質檔案珍貴程度、保管現狀、亟待搶救程度、資金投入等因素開展紙質檔案數字化工作，不能分清“輕重緩急”，將重要、珍貴的檔案優先數字化。二是未遵循價值原則，檔案數據的治理工作“重末輕本”，簡單地將檔案數據治理看作是檔案數據的整理和保存，輕視檔案數據等環節，不能充分發揮檔案數據的價值。三是檔案數據利用率較低。多數情況下已經完成數字化的檔案數據僅僅被當作是紙質檔案數字化副本保存，未將開放檔案接入檔案網絡中，參與檔案信息的共享利用。

3.2 溝通協作不夠充分。無論是紙質檔案數字化工作還是檔案數據治理，都由多個環節組成并分步執行，各個環節的執行結果環環相扣，環節之間的溝通反饋是聯系整個工作流程的紐帶。[12]

紙質檔案數字化工作中從檔案出庫到檔案數字化加工各環節，再到檔案入庫；檔案數據治理中數字資源的數據提取、識別、度量、監控、檢測、分析、回溯、預警、解決、反饋、評估等都需要各相關方建立良好的溝通機制，才能切實提高每個環節完成的質量。

當前檔案數據治理情況參差不齊，存在滯后性和失衡性，受地方經濟、技術等因素影響，存在區域性差異明顯的情況。不同區域的檔案機構之間關于檔案數據的交流合作較少，檔案數據受限于各個檔案機構的業務范圍，難以建立全國范圍內的檔案數據網絡，讓開放性檔案數據充分“跑起來”。

在紙質檔案數字化過程中通常存在發包方與承包方之間的協調溝通、承包企業內部溝通、工作人員與管理人員之間的溝通不夠順暢的情況，使得執行過程中遇到的問題不能有效地進行反饋而造成項目質量不高。檔案機構內部和承包方內部多數時候上對下的溝通機制比較順暢，即命令的傳達執行效率較高，而下對上的反饋機制被忽略，工作人員實踐中出現的問題，較難反饋給管理人員或發包方，不能及時根據實際情況給出解決方案，幫助解決問題。

3.3 質量檢測不夠嚴格。在實踐中，檔案數據的質量檢測包括數字化質檢和質量檢測兩方面。

在紙質檔案數字化質檢方面。目前，該工作多數是在紙質檔案數字化驗收時或驗收前才開展的工作，目的是為了順利完成項目驗收工作，不是一種過程化質檢，而是對最終成果的一次性檢查，因此，若發現問題需要返工處理，則代價可能較大，耗時也較長。同時，質檢過程中較多關注技術部分的質檢，忽略了項目實施情況和檔案實體的檢查，容易造成項目管理失序、檔案實體缺損的情況，不利于項目質量的提高和項目的順利完成。

在館內現有數字檔案資源的質量檢測方面。主要問題是沒有充分做好數據化前檢查，如數字化檔案存儲載體是否合格、文件格式是否符合規范要求、檔案數據接口是否通用、數字檔案資源是否可讀、數據掛接是否準確等，都需要制定詳細的質檢細則，并注意質檢過程中的信息記錄，做到問題描述翔實、質檢責任到人、返修跟蹤關注，建立嚴格的數字檔案資源質量檢測體系，為高質量的檔案數據建設奠基。

3.4 成文信息未受重視。在《質量管理體系要求》中提出了“成文信息”的概念。所謂“成文信息”，在檔案數據全面質量控制場景下，是記錄檔案部門在檔案管理業務過程中產生的檔案管理數據、檔案利用數據、檔案用戶數據等累積性數據和紙質檔案數字化工作各個環節狀況、進度和變化的信息，是與檔案數據質量控制工作相關的經驗總結材料，通過對成功經驗加以肯定并標準化，以便于后期推廣，對不足之處總結教訓，避免二次犯錯。

在實際工作中，大多數檔案部門重點關注檔案數據本身，而忽略對成文信息的記錄、保留，沒有專人負責成文信息的記錄。成文信息在紙質檔案數字化工作中往往是作為數字化工作結束后，驗收環節的一部分而補充，在檔案數據的治理工作中僅僅是作為記錄性的流程化信息，并不能納入檔案數據中充分利用。這意味著，檔案數據管理過程中有實際價值的信息可能丟失、成文信息不能完整反映紙質檔案數字化流程，作為質量保證的可信程度降低，影響日后復檢工作的開展，也妨礙檔案用戶數據、管理數據等的積累，影響檔案數據質量。

4 檔案數據全面質量控制存在問題的原因分析

檔案數據全面質量管理是一項復雜工作，造成其質量問題的原因是多方面的，圖2從人員、管理、業務、風險、制度、經費、技術七個維度進行原因分析。

在人員方面，一方面存在由于檔案部門人員數量較少使得對項目精細化管理程度不足的情況，另一方面也存在工作人員因對項目實施復雜度和質量管理難度的認識不足而導致對項目重視程度不夠的情況。

在管理方面，存在發包方履行監管職責的力度不夠、雙向交流反饋的管理機制和常態化過程管理未有效建立的情況，使得項目質量管控能力較弱。

在業務方面，由于缺乏對館藏整體情況的掌握及人財物配套情況的了解，使得科學合理統籌規劃項目能力較弱。

在風險管控方面，較多地強調物防和技防手段，忽略了人防的重要性，加之部分人員的風險意識不強和責任感不強，存在實體檔案的破損和檔案信息的泄露的風險。[13]在制度方面，對已有的相關標準的理解不夠全面準確、各項檔案數據管理制度的建立和落實不夠徹底容易導致項目實施無據可依。

在經費方面，由于資金投入少，項目利潤率低，紙質檔案數字化環節若采用外包形式，容易造成承包方為節約成本而減少項目施工人員和降低項目實施質量的情況；檔案數據環境質量也受限于資金存在技術可靠性、成本效益性等問題。

在技術方面，由于采用計算機技術的自動化檢測手段只能對檔案數據的部分技術參數進行全檢，多數的質檢工作還需依靠人工方式進行抽檢，因此，質檢手段有限、抽檢范圍不全面。

5 提升檔案數據質量地優化策略

5.1 以效益為目的，科學合理地做好項目統籌規劃。

《質量管理體系要求》中提出“以顧客為關注焦點”“從增值的角度考慮過程”的思想與朱蘭所提出的質量管理的要求，即各類組織用以設計、持續改進并確保所有產品、服務和過程滿足顧客和利益相關者需要[10]的要求相符合。因此，應結合檔案數據質量控制工作現狀，以檔案利用為目標，加強頂層設計，制定合理的方案，堅持“預防重于解決”的原則，統籌規劃，開展檔案數據全面質量控制工作。

5.2 加強溝通協作，提高管理水平和業務能力。檔案數據質量不僅包括檔案數據本身的質量，還包括檔案數據傳輸、存儲、運行和利用的質量。[7]檔案機構內部檔案數據管理工作的高質量開展離不開上下級人員、各環節人員的密切合作、溝通協作，在數字檔案資源質量檢測和檔案數據化轉化的工作中建立上下貫通的交流渠道，如定期開展工作情況匯報會、管理人員深入工作現場了解情況等。

檔案機構之間的區域合作是使檔案數據“跑起來”的重要渠道。針對區域發展不平衡的現狀，可以點對點幫扶，如機構對機構、區域對區域幫扶中西部地區的檔案數據建設工作，舉辦論壇交流先進經驗，或外派技術人員指導建設工作等。一定經濟、地理區域的檔案機構內部積極構建檔案數據溝通網絡，如長三角檔案共展、珠三角檔案利用網絡等，從小區域到大區域，從大區域到全國，檔案數據從基層檔案館層層掛接，實現全國范圍內的異地查檔、異地調用，提高檔案數據的管理水平和業務能力。

5.3 建立全方位的質量檢測體系，切實提高質量檢測能力。檔案數據全方位質量檢測包括：紙質檔案數字化成果質量檢測、檔案元數據內容檢測、檔案著錄是否正確檢測、電子文件存儲路徑能否正確打開對應的文件數據的檢測、捕獲的電子文件內容與檔案數據電子屬性的一致性檢測等。但是當前各項檢測人工抽檢比例較大，項目質檢的水平不高、質檢效果不夠理想，驗收通過的項目仍可能存在較大質量問題。因此，為提高項目質檢水平，可以從制度、技術、職責等方面開展。

一是實行過程化質檢和最終成果質檢相結合的雙重質檢體系。在項目實施的重要環節，開展過程化的質檢，檢驗該環節的成果是否符合規定并達到預期目標，若存在的問題及時返工。過程質檢為最終質檢提供保障，二者相輔相成，構成完整的質檢體系。

二是對能夠使用計算機自動檢測技術進行檢測的驗收內容必須進行全檢，對不能利用計算機技術手段進行檢測的驗收內容應加大人工抽檢比率，確保抽檢范圍具有合理性和代表性。

三是加大人工智能技術的應用，建立智能化質檢平臺。針對不同的檔案數據質檢場景采用不同的參數和技術，普遍性兼顧特殊性全面質檢。

四是責任到人，檔案數據質量管理責任明確、數據治理問責機制明確，確保檔案數據質檢各個環節落實到位。

5.4 注重項目成文信息的保存。成文信息應記錄項目實施取得成果、經驗與不足以及對存在的問題的改進情況和未能完全改進的原因，合理之處要形成規章制度進行固化，不足之處要總結改進并在下一次循環中再次提出以便解決。它不僅是有效總結、提升檔案數據質量的記錄性材料，而且是確保項目質量的可信性材料，更是PDCA循環中“處理”階段和質量三元論中質量改進工作開展的重要材料，對檔案數據質量持續改進有著重要作用。

成文信息一經形成，要保證其真實性和完整性，不得隨意改動，不能為滿足驗收需求而修改，同時注意把檔案數據治理過程中產生的積累性成文信息及時納入檔案數據中，用于用戶刻畫、檔案利用統計等工作，反哺于項目方案的統籌設計。

6 紙質檔案數字化項目檢查與評估

為驗證上述檔案數據全面質量控制方法的可行性和有效性，對某機關單位連續三年開展的各項檔案數據項目進行跟蹤檢驗，認為該方法切實可行且能有效提高紙質檔案數字化項目的質量。

6.1 方法可行性評價。該方法的核心在于結合采用PDCA循環和質量三元論建立過程化的質量迭代控制方法來提高檔案數據質量。按照檔案行業相關規范的要求，將檔案數據質量控制工作的各環節進行分解，通過梳理各環節存在的問題，并進行原因分析得出解決問題的應對之策。之后，在實施過程進行檢查，驗證發現的問題是否得到解決。最后，對項目進行總結，并在下一次項目開展中通過吸取的前次項目的經驗和教訓以迭代提高項目質量。因此，該方法能夠與紙質檔案數字化項目應用場景相結合，具有可操作性。

6.2 方法有效性評價。本文采用PDCA循環和質量三元論相結合的質量管理方法能夠有效地提升檔案數據質量，主要體現在制定方案、多主體合作、操作方法等方面。

根據項目實際制定科學合理的檔案數據質量控制工作方案，可以為項目的順利實施提供保障。檔案數據全面質量控制工作涉及多主體合作，如紙質檔案數字化工作多數采用外包方式開展，其質量高低與承包方工作態度、業務能力關系密切；檔案數據過程質量控制涉及檔案數據運行透明度、服務及時性、數據可訪問性、存儲安全性、高效共享性[14]，其質量高低與檔案機構內部工作人員能力、業務水平和機構技術支持、資金數目相關。在項目實施過程中，該方法通過建立并執行相關制度、強化人員風險意識、履行監管職責、建立多層次的溝通交流機制、開展過程化質檢，可以有效提高項目管理能力。同時，通過采用計算機自動化檢測技術、開展人機結合的檢測方式以及加大抽檢范圍等措施，可以為項目質量提升提供技術保障。

全面質量控制方法是一個基于過程的迭代方法，在項目實施過程中會分析存在的問題，并提出解決問題的策略，當項目完成后，將對這些解決策略的有效性進行檢查，并保留合理的建議和做法，以成文信息的形式保存。之后，在下一次開展同類項目時會對本次項目實施過程中未解決的問題和可能存在的其他問題再次進行分析，提出更加有針對性的解決方法，通過這樣一次次的迭代將問題由大到小逐步解決以達到不斷提升項目質量的目的。因此，該方法有助于提高項目的質量。

7 結語

本文所提出檔案數據全面質量控制方法通過將過程化管理思想和風險思維融入檔案數據管理各業務環節，在項目實施過程中實行質量計劃、質量控制、質量改進的基本思路，貫穿迭代“計劃—執行—檢查—處理”循環達到提升項目質量的目的。但項目質量的提升除要有科學合理的管理方法外，還依賴“人”和“技術”的支持。[15]因此，在項目實施過程中要充分發揮人的主觀能動性并加大人工智能技術的應用，才能持續提升紙質檔案數字化的質量。

（作者單位：1.安徽大學檔案館、安徽大學管理學院顧偉，副研究館員，碩士生導師；2.安徽大學管理學院鄭文靜，通訊作者，本科生；馬東方，本科生；史夢，本科生；3.國家電網宿州市供電公司 朱曉露，高級工程師來稿日期：2023-09-28）