城市軌道交通工程中電子文件元數據歸檔的難點及對策分析

陳雯　袁月　王俊淘　劉鈺　劉琦　王希

關鍵詞：城市軌道交通；電子文件；元數據；電子檔案；歸檔；知識管理；數據實體；數據描述

1 背景

元數據是描述文件背景、內容、結構及其整個管理過程的數據，文件元數據是能夠在領域內和跨領域間促進文件生成、管理和長期利用的結構化或半結構化信息。①早在2009年，《中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發〈電子文件管理暫行辦法〉的通知》中，就強調“電子文件及其元數據應當同時歸檔”。之后，更是接連多條元數據管理相關的標準問世，包括住建部于2012年發布的《建設電子檔案元數據標準》（CJJ/T 187—2012）、2009年發布實施的國家行業標準《文書類電子文件元數據方案》（DA/T 46—2009）等。

近年來，檔案信息化的進程在各行各業縱深發展，電子檔案管理的重要性與日俱增，科學合理的電子文件管理流程已經成為社會生產和經濟發展的關鍵內驅力。

在城市軌道交通行業迅猛發展的背景下，工程項目中產生了大量的電子文件。為了確保電子檔案管理和檔案信息化建設的順利進行，維護電子文件的真實性和憑證性，需要制定科學合理的元數據管理方案，推動電子文件的長期保存和科學管理，促進電子檔案的開發利用。

2 元數據科學歸檔的必要性

2.1 規范電子檔案管理流程。元數據是電子檔案的重要組成部分，直接體現了電子檔案系統的依賴性。從電子文件的產生到歸檔，元數據始終伴隨著其中。相比傳統檔案管理模式，元數據便于管理者更準確地把握檔案的內容、結構、背景信息。電子文件形成、運轉、處置、歸檔到后續電子檔案修改、傳輸、存儲過程中的各種痕跡和特征都由元數據反映出來。因此，元數據直接保障電子檔案的憑證性，構成了電子檔案標準化管理的重要基礎。[1]充分捕獲與收集的元數據，才能規范電子檔案的管理流程。

2.2 保障電子檔案質量達標。元數據是在數字環境中伴生電子檔案的數據信息，通過其記錄的自身屬性、技術環境等信息，確保電子檔案四性檢測的順利開展。[2]2012年發布的《建設電子檔案元數據標準》（CJJ/T 187—2012），目的就是“加強建設電子檔案的全過程管理，建立真實、完整、有效的建設電子檔案，保障建設電子檔案的安全保管與有效開發利用”。②由此可見，做好元數據收集歸檔工作能有效確保電子文件歸檔的完整性和真實性，保障電子檔案的質量達標。

2.3 輔助電子檔案知識管理。檔案數據管理時代，任何類型的檔案數據采集都離不開對元數據的關注。[3]元數據在電子檔案查詢與檢索中起到重要的輔助作用，多級著錄可以實現對檢索內容的精準定位，提高查詢的準確性和效率。此外，還可以對電子檔案的屬性和內容進行結構化分析，有助于電子檔案的高效統計與編研工作。[4]元數據還構成了電子文件內容的關聯性，可以為不同背景和形態的電子文件與電子檔案提供描述方法和工具。從檔案資源開發角度，元數據能有效輔助電子檔案的知識管理，提高建設單位從檔案數據挖掘價值的能力。

3 城市軌道交通工程元數據歸檔現存問題與難點分析

通過對元數據相關法規標準的檢索和匯總，對元數據相關研究文獻進行總結，以及對城市軌道交通工程單位檔案管理活動進行調研與分析，總結目前城市軌道交通工程項目中元數據歸檔存在的主要問題和難點為以下三點。

3.1 歸檔范圍不明確。元數據分為文件、業務、責任者和關系四類元數據實體，各個行業元數據的區別主要體現在業務層面，地鐵項目產生的元數據也會根據業務活動的不同呈現出其特殊性，比如城市軌道交通建設分為不同的標段和線路，這樣的信息就要體現在元數據之中；又比如電子文件的技術背景，在城軌工程中可能表現得更加復雜而多元。對于城市軌道交通工程電子檔案的元數據來說，還沒有一套專門的標準規范其管理流程，反映其業務特征。規范的缺失帶來的直接影響就是歸檔范圍的不明確，檔案人員難以厘清哪些元數據是真正需要收集的。許多地方出臺的元數據方案往往會出于全面收集不錯漏的目的，設置較大的元數據采集數量。[5]這種做法不僅加重了工作負擔，也導致實際工作中元數據歸檔范圍愈發模糊而難以統一。目前，大部分單位只能按照舊有的工程檔案元數據標準進行元數據的捕獲，有的單位遵照文書檔案元數據的管理規范，工作流程沒有考慮到城市軌道交通工程自身的特點，比如不同車輛段和軌道標段的標引，不同參建單位的元數據體現不明顯。綜上，目前元數據歸檔的難點之一即如何確定哪些類別元數據需要歸檔，以及如何劃分明確的、科學的元數據歸檔范圍。

3.2 歸檔技術不成熟。根據調研情況，目前信息技術在檔案管理領域應用和發展的不足，會直接影響元數據歸檔的完整度。以電子文件形成過程為例，由于目前大部分系統功能的限制，導致原生性電子文件缺失，就會讓元數據的捕獲變得極為困難。如果歸檔的電子文件只有掃描后的PDF文件，那其附帶的元數據也只有針對PDF文件的元數據，電子文件原生的數據環境就無法通過元數據進行體現。也正是因為目前原生性電子文件還無法成為檔案數字資源的主體，所以元數據的收集也需要將檔案數字化的工作流程納入其中進行考慮。對于城市軌道交通工程來說，復雜的信息系統帶來格式多樣的電子文件。比如BIM系統產生的大量描述工程模型的數據資料，這些數據具有很強的動態性，容易進行操作和修改，卻因為接口建設的不足無法作為元數據歸檔。此外，有學者也提到結構化數據歸檔解決方案尚不成熟等問題，結構更為復雜的數據集無法轉為非結構化數據進行歸檔，[6]這些問題都對元數據歸檔工作帶來了艱巨的挑戰。

3.3 歸檔環境有風險。整合元數據相關的標準規范，可以發現國家出臺的大部分元數據標準，發行時間距今已經超過十年，不能完全適應當前工程電子文件元數據的管理要求。隨著電子檔案管理理念的不斷發展和“單套制”管理模式的試點推行，盡管許多單位已經開始進行相應的嘗試，但雙套歸檔與單套歸檔并存的局面仍將維持一段時間。相對于傳統的紙質文件歸檔，電子文件歸檔的“雙套制”和“單套制”形式更為復雜且不斷變化，導致建設單位的業務部門和檔案管理部門難以及時、準確地理解并統一執行“單套制”管理。[7]檔案部門難以插手前端業務，或者缺乏相關意識，徒留元數據在系統中逐漸失去價值。同時，目前大部分的標準還忽視了檔案數字化相關工作流程等。[8]在電子文件存放位置不斷調整的城市軌道交通工程項目中，元數據存儲方式和位置的不確定性同樣帶來了風險。由于熟練度不足、系統對接困難等現實因素，一些業務系統難以進行物理歸檔，系統中元數據邏輯歸檔的位置和電子文件又難以實現統一。這都是元數據歸檔環境中風險的具體表現。

4 城市軌道交通工程元數據的歸檔優化路徑

4.1 以標準為遵循，制定相關制度規范。新修訂的《中華人民共和國檔案法》中新增的“監督檢查”專章規定電子文件管理要以“來源可靠、程序規范、要素合規”為根本遵循，這也提醒我們：元數據的歸檔優化離不開以標準為遵循的制度規范。

基于城市軌道交通工程的特點，應當建立規范，規定各個單位建設全過程電子檔案元數據設計、捕獲、著錄的一般要求。元數據的標準制定應當重點圍繞收集和歸檔范圍的劃分來進行，規劃出科學合理并具有行業特色的元數據收集清單。在此過程中，不能逃避那些模糊而晦澀的問題，比如三維模型與二維電子文件的元數據是否一致、紙質檔案數字化的各項屬性是否需要作為元數據保存等。專業人員還可以設計城市軌道交通工程中元數據的描述示例，用于展示清單內元數據實體元素的描述方式。幫助大多數不了解元數據的檔案管理人員認知元數據具體的描述方式和管理活動。最后，標準的制定需要積極面向建設單位的需求，為提高檔案標準建設的質量，避免條目沖突、重復立項等問題，可參考國家制定建設項目備案標準的過程中提供的基本邏輯框架。[9]

4.2 以技術為抓手，提高收集方案水平。電子文件管理的水平會直接影響元數據的收集和歸檔工作，而電子文件管理的技術方案目前還有很大的進步空間。在很早之前，就有學者基于ISO23081提出了聚焦于實體、實體級次及其相互關系確定的ERMS元數據方案設計，其中也強調了OA系統和檔案管理系統相集成的一體化管理系統的重要性。[10]城市軌道交通工程集團要針對接口建設不足、系統一體化程度不夠等問題，積極開展信息化建設，解決元數據收集不完整、傳輸有障礙等問題，并逐步利用文本分析、圖像識別、語音識別等人工智能技術，實現對電子文件中各項信息的自動化或半自動化的元數據捕獲，提高元數據收集的效率和準確性。以OFD標準的打包方案為例，通過容器式封裝組織形式實現電子檔案的“自包含”，保留大量原始記錄及伴生的元數據，構建檔案和元數據的強聯系，解決了電子檔案文件與元數據描述文件分離的問題。[11 ]此外，還可以建立并完善元數據管理系統，對電子文件元數據進行存儲、檢索、更新、維護，保證元數據收集的完整性，實現對電子文件元數據的全程管理，保證元數據收集的質量和可持續性。

4.3 以業務為核心，推動各方主體交流?？茖W的元數據歸檔方案離不開城市軌道交通工程各方主體的積極交流，更不能脫離業務活動空談理論。再怎么精細設計的元數據清單和描述方法，最終還是要落回到實際的工作中。各方參建單位應當協同并進，保證在工程勘察、設計、施工以及維護等一系列活動中，規范、全面收集電子文件元數據，各方負責人在確保程序合格的同時提高流轉效率，實現電子檔案元數據的全程管理。同時，各項標準規范所規定的元數據方案也需要不斷進行內在的拓展和實時的更新。檔案人員在和業務部門對接的過程中，也要根據不同的工作節點、不同的使用目的，對元數據內在的實體層級和實體元素進行拓展，不斷提高相關標準規范的適配程度，符合工程建設和檔案管理的需要。

5 元數據捕獲清單與歸檔方案構建示例

綜合上文論述，可以看出元數據歸檔面臨的首要挑戰即如何確定需要收集的元數據的內容，劃定其范圍?；诖?，本文提供部分示例，展現構建元數據歸檔方案的過程，為城市軌道交通工程企業提供參考。

5.1 方案設計原則與參照。元數據捕獲清單與歸檔方案的設計應遵循兩個基本原則。第一，元數據管理也是檔案管理的一部分，應當遵循基本的檔案管理原則，尊重檔案的原始記錄性，保持元數據和電子檔案的內容之間的有機聯系。第二，電子文件元數據應充分考慮當前的數據格式和編碼規則，確保元數據管理的成果得以實現數據流通和信息共享，符合信息技術的基本邏輯，提高元數據管理的效率。

元數據方案的設計應當積極參照現有法規標準和前沿理論，同時重視方案在實踐中的反饋和評估。重點需要參考的法規標準包括《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894）、《建設電子檔案元數據標準》（CJJ/T187—2012）等標準，同時在專業類檔案的元數據管理上，還要參照與之對應的標準。而城軌交通工程形成電子文件的元數據，不僅包含文書、科技、工程、照片、錄音等多種類型的，還與公路建設、橋梁建設等橫向工程形成的元數據有共同之處，需要分析并把握共通點，學習元數據方案設計的內容。

此外，許多地方部門已經制定出適用于本地區的元數據管理規范，并在試點實施過程中取得了一定的實踐經驗，這些規范和經驗為電子檔案管理的標準化和規范化提供了有力支持，有助于提高元數據的質量和準確性，為電子檔案的管理和利用提供了更好的基礎。比如《天津市文書類電子文件元數據規范》（DB12/T 692—2016），《蘇州市建設電子檔案元數據規范》（DB3205/T 1071—2023）。廣東省、江蘇省、浙江省、山東省、上海市和北京市等地的地方標準在不同程度上涉及電子文件元數據管理。其中，《天津市文書類電子文件元數據規范》詳細規定了電子文件全過程管理的元數據設計、捕獲和著錄，并涉及規范應用的范圍、所引用的規范性文件、規范所要求的術語和定義以及電子文件元數據索引表。這些標準的制定和實施有助于提高電子文件管理的標準化和規范化水平，確保電子文件的真實性和長期保存。[12]

廣東省標準規范在元數據的定義方式上解釋了信息固化，描述了電子文件的歸檔工作中收集齊全的狀態。江蘇省最新的標準規范也強調了元數據采集與保存工作對于電子文件管理的重要性。對于地方標準的先進經驗，地鐵集團也應當積極學習。

最后，在制定元數據管理方案時，應謹慎選擇參照方案，避免死板地模仿其他標準，而是根據自身情況進行適當的分析和創新。例如，《建設電子檔案元數據標準》在標準中未包含檔號、全宗號、數字簽章等檔案信息化不可或缺的元數據元素。此外，目前的大部分標準忽視了檔案數字化相關工作流程，無法對非原生性電子檔案進行詳細描述，因此在方案中需要補充和完善這些內容。

5.2 元數據實體及實體層級。元數據方案的頂層設計應當圍繞四類元數據實體進行，即元數據實體的四種類別以及各個類型的元數據實體理論上應當包含的內容?？蓮牟煌S度將元數據實體劃分為文件實體、業務實體、責任者實體和關系實體。這樣的分類有助于更好地理解和組織元數據，提高電子檔案管理的效率和準確性，如表1所示。

5.3 各項元數據實體的構成。元數據實體構成，即各項實體類型具體包含的元數據，以文件元數據實體為例，展示一部分元數據清單，如表2所示。需要強調的是，清單需要著重體現城市軌道交通工程業務的特點，各建設項目根據實際可自行擴展需要的元數據。

5.4 元數據描述方式。元數據的描述方式，即運用標準化與結構化的方法，對元數據各項進行描述，如表3所示。對于大部分檔案管理人員來說，元數據的概念較為生疏，為使檔案管理人員能夠更加清晰工程建設各節點及文件管理全過程中元數據歸檔工作內容，元數據描述需要將模糊的元數據內容清晰化。以表4為例，展示“分部工程”這一業務元數據實體元素的可能的描述方式。

5.5 元數據方案評估與維護。在提出的方案不斷推進的過程中，信息化的發展可能會使得工程電子檔案在內容和形式上產生變化。建筑業與信息化不斷融合，就是建立在BIM技術應用的基礎上，系統中的建設檔案數字資源膨脹式增長，各方對這些“元數據”的接受程度就很可能不一致。因此，各方主體需要積極圍繞業務活動展開交流，對各項元數據實體包含的元數據元素進行充分評估，不斷豐富元數據歸檔的方案細節，保障元數據標準規范的彈性和生命力，也確保元數據收集和歸檔的步調在建設項目中保持一致。

6 總結

元數據的歸檔完成度，深刻影響了檔案人員能否在管理活動中保障電子文件和電子檔案真實性、完整性、一致性、關聯性和長期有效性。要順利完成元數據的歸檔活動，既要求檔案人員厘清元數據采集范圍和內容，也要求制定科學的元數據采集框架，排除元數據歸檔環境中存在的風險。元數據可以幫助電子文件進行有效的集成管理和后續的服務利用，更是構建數字檔案館信息資源庫必不可少的工具。元數據歸檔方案的設計與制定可以幫助建設電子檔案元數據科學化、規范化和標準化，本文基于元數據歸檔的難點，提出了三條歸檔優化路徑，試圖幫助檔案人員提高管理效能，挖掘元數據潛在的價值，推動城市軌道交通行業電子檔案管理水平的提高。

（作者單位：1.南通軌道交通集團有限公司 陳雯，碩士館員，主管；袁月，助理館員；2.徐州地鐵集團有限公司 王俊淘，學士，助理館員；劉鈺，學士，館員；劉琦，學士，高級規劃師；3.常州地鐵集團有限公司 王希，學士，助理館員 來稿日期：2023-10-20）