論電子政務建設與檔案工作發展

陳少毅

【摘要】：電子政務建設不僅有利于推動政府部門新時期的科學發展，也有利于檔案部門進一步創新自身發展。本文根據我國電子政務建設的發展趨勢，提出應以電子政務建設為契機，從檔案資源建設、信息化建設、檔案服務、人才培養、檔案意識宣傳教育等五個方面的檔案工作進行了一定的探討，力求不斷促進檔案事業在現代化社會中的可持續發展。

【關鍵詞】：電子政務檔案工作發展

電子政務，是指政府部門運用先進的電子信息技術和網絡技術，以服務型和企業型政府為核心，并借助先進的企業管理思想和公共管理，行政管理理念，以實現政務信息化、公開化、高效化和服務網絡化等目標的過程。當前，隨著電子政務應用的逐步廣泛和深入，作為公益事業的檔案館應該適應電子政務的發展趨勢，以建立“兩個體系”即建立覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系，建立方便廣大人民群眾的檔案利用體系為目標，將檔案建設納入電子政務工作，積極拓展電子政務時代的檔案社會服務功能，滿足社會各方面的需要。筆者認為，檔案工作者應以電子政務建設為發展契機，采取以下措施推動檔案工作發展。

一利用電子政務建設的成果。加快建設檔案資源體系基礎工作

我國的《國家信息化發展戰略(2006～2020年)》已經把電子政務建設列為我國信息化發展的戰略重點之一，決定優先推行電子政務行動計劃，可以預見，在未來一段時間內，我國的電子政務建設將會得到充足的物力和人力支持，進入黃金的發展時期。

我國黨政機關及其相關部門經歷了20世紀八、九十年代的辦公自動化普及過程，為多年的電子政務建設建立起了較為完善的硬件設施和管理制度，這些都為檔案工作的信息化建設提供了良好的社會基礎。對于檔案館來說，應充分利用電子政務建設的成果，將檔案信息化建設放在電子政務建設的大平臺中考慮，充分利用本地的電子政務基礎設施，加快建設覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系基礎工作，以網絡基礎設施、安全基礎設施、管理制度等作為檔案信息開發利用服務的技術支撐。運用遠程通訊、數據庫、聯機檢索、網絡技術等現代技術手段，通過網上傳輸實現檔案收集、編目的數據采集等環節接軌，使檔案數據一次輸入多次使用，減少重復工作量和數據轉換誤差，節約資源成本，有效提高檔案收集、整理“三率”，即歸檔率、完整率、合格率的質量，改變手工條件下低效率封閉式的檔案管理和利用服務環境。豐富的館藏資源是建設檔案資源體系的重要基礎，利用電子政務的成果，可以打破時空限制，加快完成檔案信息采集，為檔案工作帶來高效優質的管理效果。

二利用電子政務建設為契機，推動檔案信息化的標準規范建設

電子政務直接涉及到各級政府部門的政務核心。所以各級政府單位實施電子政務工程的過程中必然要求針對各自的行業特點和業務功能制定統一的標準和規范，使得各種系統能夠基于通用的信息平臺，所采用的數據結構、存儲格式和傳輸格式都符合國家標準，能夠順利地實現信息和數據的共享。

我國現在采取的是分階段實施，分類別發布的建設方式?；跁r間的維度整體規劃的考慮，需要在當前的建設階段為下個階段做好準備，不但包括硬件系統的預留接口，而且要重視數據和經驗的積累。如果采用了標準化的數據格式和傳輸格式，信息系統就具備了強大的擴展性，可以在利用原有數據和信息的基礎上，通過不斷增加新的功能模塊來適應不斷發展的各種需求。因此，制定統一的信息化標準和規范對我國的信息系統建設和發展將具有深遠的影響。就檔案部門來說，電子政務時代的檔案信息系統標準化建設，直接關系到國家電子政務實施與建設活動的績教。電子政務系統中檔案信息形成、收集、存儲、檢索、開發、利用的正常運作已成為檔案信息化建設的重點工程。為此，應充分利用電子政務建設帶來的契機，推動檔案信息化的標準、規范建設。電子文件歸檔和電子檔案管理要采用統一的法規標準規范工作，從文件的形成、流轉、收集和歸檔以及檔案的整理、編目等各環節納入科學化、法制化的軌道。按照國家有關文件管理和檔案管理的精神和要求，制訂和完善電子文件歸檔管理和檔案管理的辦法、實施細則、技術標準、包括電子檔案保真、保密和保存等關鍵問題。使檔案工作這個“人類記憶工程”在現代科技時代同樣得到科學管理和有效利用，在電子政務的新環境的推進下不斷創新發展。

三利用電子政務環境，提升檔案館服務社會的核心競爭力

在電子政務時代，檔案管理工作應當依托政府對電子政務建設的人力和物力支持，不僅可以實施網上移交、實時傳遞、聯機編目，還可以利用電子政務的信息平臺，實現館藏資源優化整合與深層次開發利用。檔案事業是一項公益性事業，檔案資源的利用服務是檔案事業的永恒主題，檔案工作的目的是便于社會各方面對檔案資源的利用，滿足社會需求，使檔案用戶足不出門就可在自己的電腦終端上查找利用權限范圍內的檔案信息，實現檔案信息資源共享。因此檔案館的根本特征是向社會提供服務，使館藏檔案資源為全體公民所共享。

檔案館應根據檔案信息資源具有原始性、真實性的信息資源獨特優勢和社會發展的需要，結合館藏信息特點，為經濟建設提供社會化、專業化的服務，選準若干個信息整合方向，對檔案資源進行深層次開發，從文獻單元深化到知識單元，開發不同層次的知識信息產品。例如組織特色信息資源上網，開展有主題特色、用戶特色的信息服務。通過開展信息交流、決策咨詢、技術服務等業務，對政府與社會之間的知識流動和技術轉移發揮關鍵性的促進作用，加快科技成果轉化。還可以采用現行文件服務、舉辦主題展覽、建立教育基地等形式，通過多種途徑開拓檔案館的文化、休閑、教育等社會功能，把檔案館與社會和公眾緊密聯系起來，使檔案館的信息服務從封閉走向開放，從傳統管理走向現代化管理，提升檔案館在社會化服務中的核心競爭力。

四利用電子政務信息化教育平臺，加速檔案信息化人才培養

提高政府工作人員的電子政務教育水平，加強信息技術人員隊伍的建設，是電子政務建設極其重要的問題。政府機構中所有使用電子政務信息系統的工作人員和維護人員及政府服務對象的相關人員都需要參加與電子政務工作相關的業務學習和培訓。在這種提高全民信息化水平的教育活動推動下，無疑大大促進了檔案信息化人才的培養。檔案部門要特別注意把檔案業務工作結合電子政務建設的發展需要，在檔案人員繼續教育工作中加強對電子文件和電子檔案管理知識的培訓。

對于檔案信息化人才，應注重以下方面的培養：一是檔案信息化管理人才，即具有制定有關電子文件和電子檔案管理辦法和標準、規劃，指導各地區、各部門電子文件和電子檔案管理能力的信息化建設的管理型人才。二是檔案信息化實用操作型人才，即能夠勝任運用文檔信息管理系統進行信息收集，采集、存儲，編輯，檢索，利用等工作的實用操作人才。三是檔案信息化技術應用型人才，主要的技能工作是網絡技術、檔案信息安全技術、數據庫等有關IT技術層面的管理、開發、維護和培訓。建設復合型檔案信息化人才隊伍是一個系統工程，需要有效的組織、培養和協調管理，并目有一個可行的目標，良好的運行機制。檔案部門的管理者應當抓住機遇，依托電子政務信息化教育平臺，加速檔案信息化人才培養，以便承當起檔案信息化建設的歷史重任。

五利用電子政務的宣傳氛圍，重視檔案意識宣傳教育

提高全民的信息化意識，實現政府和民眾之間的信息共享，是推廣普及電子政務的重要宣傳工作之一。在電子政務環境下，電子文檔在實現信息共享的同時，也涉及到信息的歸檔、管理、保密、安全、利用等問題。因此，檔案管理部門在倡導電子文檔信息利用社會化的同時，還必須向公眾宣傳教育規范利用行為。國家有關部門應當結合電子政務的網絡宣傳，重視并制定電子文件和電子檔案利用的相關法律法規，采取多種措施規范利用行為，倡導信息利用的社會公德。例如，遵守信息公布相關法律法規，利用者行使利用權限但不得越權或篡改，不得利用檔案信息進行違法活動，不得攻擊檔案信息數據庫等。要通過報刊、廣播、電視、廣告等宣傳媒體，教育公民認識電子文件和電子檔案的重要性，嚴肅性，增強公眾對電子文檔關注、重視和管理的社會意識。

當前，電子政務作為一種強大的推動力，不僅積極推動著檔案部門更好地開展檔案信息化建設，更加有效地參與電子政務建設的踐行活動，也有利于檔案部門進一步創新自身建設，拓展檔案信息服務的社會功能，促進檔案事業在現代化社會中的可持續發展。