電子檔案管理的問題與對策探析

摘要:大量電子檔案形成,帶來了一系列的問題,如:計算機技術未能規模地應用于檔案管理,電子檔案的管理存在安全性和長期保存的問題等。為此,應該加快創建電子檔案管理理論,建立專門的人才隊伍,建立動態的跟蹤監控系統等。

關鍵詞:電子檔案;問題;方法

中圖分類號:G271文獻標識碼:B文章編號:1009-8631(2009)12-0153-01

一、電子檔案管理存在的主要問題

(一)人們對電子檔案管理的認識還有一定的局限性

人們對電子檔案的特殊性、發展趨勢及內在規律,還沒有做到真正的了解,認識還很不統一。所以,我們的檔案管理目前一般采取“雙軌制”,即電子檔案、紙質文件一起歸檔,形成內容相同的兩套檔案。

(二)對電子檔案原始憑證性的鑒定比較困難

檔案是歷史的原始記錄。原始性與真實性是檔案發揮憑證和參考作用的基礎。但是,電子檔案內容與載體的結合形式經常發生變化,如復制件會由于載體或讀寫技術的不穩定性造成文件內容的丟失或變異,也可能在傳輸或轉存過程中被改動而不留痕跡,所以電子檔案原始性和真實性的鑒定不易把握。

(三)電子檔案的安全性問題

電子檔案的安全性是當前存在的一個突出的問題,必須引起我們密切關注。電子檔案特有的非安全因素一般有如下幾個方面:數據易消失性、數據的易改動性、數據的易復制性以及網絡安全問題的嚴重性等。

(四)電子檔案的長期保存問題

電子檔案生成的數量驚人,而其與紙質文件的區別又大。目前在生成和使用電子檔案的部門,對其如何安全長久的保管考慮不充分。

(五)檔案的標準化工作進展緩慢

檔案的著錄與標引是整個計算機管理系統的前提與基礎。例如,國家檔案局關于機關檔案管理工作的標準的落實,許多單位僅僅從微觀上考慮本單位的現狀,對實施分類法有許多困難,沒有從全局利益考慮檔案工作的規范化對未來檔案電子化的影響,歸檔工作具有較大的隨意性,使檔案工作的標準化、規范化難以實現。

二、電子檔案管理的對策

(一)建立檔案信息化建設的組織保障機構,健全電子檔案的歸檔制度

檔案信息化建設需要建立一個在“一把手”直接領導下,具體負責檔案信息化建設的規劃、組織、指導及監督其實施的強有力的組織機構,并由既了解信息化專業知識,又熟悉檔案業務工作的人員組成。同時,各級文獻(檔案)管理部門應該根據國家有關電子文檔管理的專門標準,結合自身情況、技術環境,參照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等制訂本部門詳細的電子檔案歸檔的規章制度、標準和內容,使本部門進行歸檔工作時有章可循。

(二)組織專家認真研究,形成電子檔案管理理論

以紙質為主體的傳統檔案的管理理論,不完全適應于電子檔案。如傳統檔案強調原件才具有法律憑證作用,在電子檔案中,由于技術原因,強調原件毫無實際意義。電子檔案在什么樣條件下,才具有法律憑證作用?又如傳統檔案強調集中保管,而電子檔案是集中保存好,還是設立虛擬檔案館由電子檔案產生單位保存好?這還是個爭論問題,有待在實踐中找出正確答案。我們必須在堅持檔案基本指導思想的前提下,根據電子檔案的特性及其所涉及到有關技術設備和載體的理化性能,在認真研究的基礎上,形成電子檔案的管理理論。

(三)確保有效的技術保護措施,建立存檔光盤長時間可讀的保障機制

由于電子檔案載體極易受到環境中各種因素的影響,所以對于電子介質一定要建立嚴格的保護措施。首先,建立符合電子檔案存放的環境?？梢越ｉT的庫房,使用專門的文件柜等;其次,制定符合電子介質操作的規范。這種規范應當規定電子檔案管理者或使用者在管理或使用過程中應當遵循的操作標準程序;再次,建立日?；蚨ㄆ诘木S護檢測手段。采用科學的方法或儀器對電子檔案進行日常維護或定期檢測,可以保證電子檔案工作者及時發現錯誤,并加以改正。同時,為了保證光盤的長期可讀性,降低光盤存檔風險,應當對未進館光盤把好質量關,對已經進館光盤進行定期檢測,并形成定期檢測制度。

(四)提高電子檔案管理者的素質

首先,提高檔案管理者的素質必須增強他們的服務意識。檔案管理工作是一項服務性很強的工作,服務是目的,服務是前提,沒有良好的服務,就失去了檔案管理的價值和作用。應積極發揮檔案管理者的主觀能動性,積極開展職業道德教育,完善服務方法,提高服務質量,主動、熱情地為檔案使用者服務。

其次,要適應檔案工作現代化的需要,就必須培養出能夠把計算機科學和檔案學有機結合起來的復合型人才,進一步完善電子檔案管理人才隊伍,提高電子檔案管理人才隊伍的現代化管理技能,如:電子計算機技術,自然科學基礎學科,辦公自動化以及外語知識等。同時,由于檔案種類和載體的多樣化,對檔案管理人員在業務知識及管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求,因此,檔案管理人員提高自身的業務素質是非常必須的。此外,還可通過在職培訓或出去深造等形式進行再教育,幫助他們重新構建自己的知識體系,也可引進這些方面的人才,優化人員結構,建立復合型多層次的電子檔案管理專業隊伍。

(五)不斷更新電子檔案管理中涉及到的技術和設備

傳統檔案的管理,一般有庫房、裝具就行,而電子檔案的收集、整理、歸檔,必須在原有的技術和設備上進行。因此,電子檔案在形成、使用過程中,檔案部門必須具備涉及所需的技術和設備,而且還要不斷更新,否則,電子檔案便成了空中樓閣。

(六)建立動態的跟蹤監控系統

電子檔案的管理應當從每份電子檔案產生之初起,建立起一個與各部門緊密相連的系統,對每份文件的形成、接受、利用進行跟蹤控制,以防止垃圾文件進入檔案系統或文件的丟失。這個系統應當以檔案管理部門為核心,電子檔案管理者給予各種文件類型以代碼,任何部門不能未經檔案管理部門同意就擅自建立新的文件系統,從而使各類文件的產生均在檔案管理部門的監控之下,以保證每一個實體中檔案管理者具備文件的領導權力。

(七)利用網絡,開發電子檔案管理系統

隨著計算機技術和網絡技術的發展,各單位都有自己的網絡,它是本單位信息化建設的重要基礎設施,這為實現電子檔案管理網絡化、一體化在硬件上提供了可靠的保障,但光有良好的硬件基礎還遠遠不夠,還必須開發出與之配套的應用軟件系統。為此,應盡可能地組織技術力量開發或購買適用于本單位的電子檔案管理系統。

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作者簡介:馮偉橋(1972- ),男,保險職業學院檔案館員。研究方向:檔案管理方面的研究與教學。