淺談檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

甘甘

摘要：當今社會是一個信息高度發達的時代,因此各行業工作中,檔案工作的重要性日益凸顯了出來。隨著計算機信息技術的不斷發展，檔案管理基礎工作是現代檔案管理的重要環節，檔案的統計、編號、歸檔等基礎工作對檔案管理水平有著重要影響。本文著重探討了其在現代化檔案管理中的重要性，并就檔案管理基礎工作現狀分析,提出了其相關應對措施。

關鍵詞：檔案管理；基礎工作；作用

中圖分類號：G271文獻標識碼： A

前言

近些年來,隨著國民經濟和人們生活水平的飛速發展,人際之間的交流和交往也變得越來越密切。與此同時,檔案的重要性也逐漸現象了出來,成為企業工作的種種之中。檔案管理工作的優劣直接關系著企業工作的進度,同時也關系到每一個群體的基本信息和參考數據。就目前企業發展而言,檔案工作直接決定著一個員工的工作業績、獎金和職位的提升等。但是由于交往的密切性,使得目前檔案管理工作數據信息量龐大、工作系數難度高和管理人員現代化管理理念的完善?；诖?在目前檔案管理管理工作越來越受到人們的重視,其基礎管理也得到了人們的關注。

一、檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

現代檔案管理中做好檔案管理基礎工作是提高檔案管理效率和管理水平的前提，檔案管理基礎工作直接影響現代檔案管理的標準化和規范化，因此需要進一步完善檔案管理基礎工作，提高現代檔案管理工作水平。

（1）、提高檔案管理的規范化和標準化

現代檔案管理的規范化和標準化是衡量檔案管理水平的重要指標，檔案管理基礎工作需要將檔案進行分卷整理，歸檔，將檔案進行分類管理。一些部門由于對檔案管理工作重視不足，一定程度上存在一些無用的檔案，通過檔案管理工作可以將這些檔案剔除，將現有的檔案進行重新組合，提高檔案管理的工作效率。檔案管理的規范化和標準化很大程度上取決于檔案查找的效率以及檔案的完整性，檔案基礎管理工作將檔案進行標題分類管理，對檔案的頁碼和信息進行了歸類和管理，提高了現代檔案管理的規范化水平。

（2）、確保檔案檢索的準確性

檔案管理基礎工作其中重要的一項內容就是進行檔案信息的輸人和檔案的歸類，便于今后檔案的查找和管理。做好檔案管理基礎工作可以方便檔案的檢索，隨著信息技術的應用，檔案管理也逐漸采用信息技術，將檔案信息輸人信息庫，方便檔案的檢索和使用。要想及時準確地找到檔案信息這需要在檔案管理中正確將檔案分類，準確輸人信息，如果其中一個環節出現問題，都難以找到準確找到檔案。

（3）、提高檔案的利用率

檔案管理基礎工作水平的提高有助于提高檔案的利用效率，在檔案管理基礎工作中會對檔案按照輕重緩急進行分類，對于一些比較重要的檔案信息優先加工，一些不重要的檔案信息可以稍后加工，這樣可以挑選出一些比較有價值的檔案，提高檔案的使用率。另外在檔案信息輸人信息庫中可以對檔案的檢索進行完善，比如可以檢索關鍵詞或者主題詞，這樣可以提高檢索效率，更快更準地找到所需檔案信息。

二、檔案管理基礎工作現狀分析

（1）、缺少高素質的檔案管理人員

當前大多數單位的檔案信息管理人員年齡偏大，這種不合理的人員結構一定程度上影響了檔案信息管理水平。一方面年齡比較大的檔案管理人員對于新的檔案管理知識以及檔案管理系統并不熟悉，并且這些工作人員的學習這些新的知識存在一定的困難，影響檔案管理水平。另一方面缺少掌握先進管理知識和管理理念的檔案管理人員，在信息時代，檔案管理也逐漸采用信息化管理，檔案的存檔和檔案的檢索都可以借助信息系統，由于缺少掌握信息系統的工作人員，一定程度上影響了檔案管理信息化水平的提高。

（2）、檔案管理工作不規范

檔案的檔號是進行檔案基礎工作的重要途徑，而在我國目前的檔案管理工作中，由于管理員的重視程度不夠、專業基礎不扎實等原因，往往導致檔案管理不規范，例如：缺少目錄號、出現一卷多冊等情況、檔號的命名不規范，導致出現重名等現象，從而影響了檔案的唯一性，以及相關檔案的及時查找；檔案標題不能準確全面地反映檔案基本內容，不利于檔案的定位和價值鑒定；還有一些檔案沒有卷內目錄和索引，僅靠標題查找，給檔案管理和檢索帶來極大難度；檔案管理不夠仔細，很多案卷出現缺頁、少頁、斷面等情況，尤其是一些存放時間較長的文檔，此類問題更加嚴重。

（3）、檔案管理現代化程度不高

目前，我國企業檔案還沒有完全具備實現計算機管理的充分條件，傳統的以人工整理和歸檔的現象普遍存在，檔案管理的現代化程度還不高。計算機信息技術在檔案管理，尤其是信息檢索方面的應用還不夠普及，尤其是一些小型的檔案存放館，普及度更低，這一定程度上影響了檔案管理基礎工作的效率，也不利于檔案和資料的及時、準確、全面查找。

（4）、檔案案宗不科學

在檔案管理工作中,案宗是最為關鍵的一部分,但是由于在目前檔案管理體系中,我們對于檔案案宗的認識不夠,造成了檔案管理工作中還存在著諸多的問題與缺陷,在應用的過程中對于整個館藏內容和龐大的案卷數量而言存在著十分復雜的問題和隱患,這些問題的存在是一個極為欠缺的工作模式,也是目前工作中對于整個檔案管理質量較為欠缺的一環。

三、檔案管理基礎工作完善措施

（1）、提高檔案管理工作人員素質

工作人員素質的提高是息息相關的，檔案管理基礎工作水平的提高與由于當前檔案管理基礎工作人員的年齡結構不合理，一定程度上影響了檔案管理的水平。今后需要進一步提高檔案管理基礎工作人員的素質。一方面需要改善檔案管理工作人員隊伍的年齡結構，增加一些年輕的檔案管理工作人員，增加檔案管理人員隊伍的活力。單位可以引進一些掌握新的檔案管理知識的工作人員，這樣有助于引進一些現代化的管理方法，提高檔案管理基礎工作水平。另一方面加強現有工作人員的培訓，向他們傳授一些新的檔案管理知識，不斷提高人員素質。同時鼓勵工作人員加強自身學習，通過學習檔案管理知識和信息技術，實現檔案的信息化管理，提高工作效率和工作準確率。

（2）、加強檔案管理工作

首先，從組織上加強檔案管理工作建設，明確專門的檔案工作分管領導，并定期進行監督和抽查；建立專業的檔案工作機構，配備具備良好專業知識的檔案人員。其次，健全和完善檔案管理工作體系，結合現代檔案管理的需求，制定嚴格的歸檔、保管、鑒定、借閱等工作流程，加強檔案校核力度，實行歸檔審查和借閱等級審批制度，通過流程來把控檔案管理工作的質量，明確檔案工作職責，建立健全工作規章、管理制度和業務規范，并建立相關的獎懲和考核制度。

（3）、加快檔案基礎工作的現代化步伐

計算機信息技術在檔案基礎管理工作中，具有重要的作用。尤其是在檔案檢索中，極大地提升了檔案基礎工作的效率，可以通過與檔案號編制、檔案關鍵詞提取、檔案目錄編制等基礎工作的配合，通過目錄、索引、關鍵詞檢索等方式，進一步提升檔案管理工作水平。加快檔案基礎工作的現代化步伐，首先應該逐步實現檔案管理的數字化和網絡化，降低人工出錯的概率，提升勞動效率和準確度，其次，應該積極推行和使用各類新型計算機信息技術，重新組合案卷、統一分類號、規范檔案的題名，建立以計算機檢索為核心技術的檔案信息化管理系統。

（4）、重新組合案卷，實現案卷規范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

四、結語

現代檔案管理方法是滿足現有社會需要的一個重要進步,為保證現代檔案管理工作的效率,提高檔案管理的利用效率,檔案管理工作人員需要從基礎做起,全面有效的提高檔案管理工作的基礎質量,以現代化科學技術為標準進行深入系統的分析,從而實現檔案管理的綜合性控制要求，以期更好地為現代檔案管理服務，推動社會的進步和發展。

參考文獻

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