淺談設計單位信息系統的建設

高麗華

摘? 要：本文主要介紹設計單位技術信息資源管理系統前期的準備問題，系統功能和系統的推廣問題。

關鍵詞：設計單位；信息化管理；技術資源

中圖分類號：TU2文獻標識碼：A

一、前言

信息資源管理是70年代末80年代初在美國首先發展起來然后漸次在全球傳播開來的一種應用理論，是現代信息技術特別是以計算機和現代通信技術為核心的信息技術的應用所催生的一種新型信息管理理論。

企業信息資源是企業在信息活動中積累起來的以信息為核心的各類信息活動要素(信息技術、設備、信息生產者等)的集合。設計院的信息資源主要有四大塊：技術資源管理、技術信息發布、圖書規范管理、圖檔管理。因此針對設計院信息資源管理系統的功能就必須圍繞這四方面的信息資源的共享和信息的互動來定位。有效地搜集、獲取和處理企業內外信息，最大限度地提高企業信息資源的質量、可用性和價值，并使企業各部分能夠共享這些信息資源。

二、設計院前期準備工作

目前信息化工作不是大部分設計企業關注的熱點，但信息化建設與設計院提高管理水平增強市場競爭力有著密切關系，因此，需要迅速完善和提高自身的素質，為日后信息管理系統的順利升級作好準備。針對目前的實際情況，設計院應采取“總體規劃，分步實施”的方法，即應用自頂向下方法制定總體規劃，自底向上的方法逐步實施。這樣既保證實施的切實可行，減少風險，又和設計院的長期發展規劃相結合，達到可持續發展的目標。

具體可分為三步走：

1、統一企業數據標準

目前，國內許多企業在管理信息系統的開發建設過程中，對信息資源標準化認識不足，造成信息分類編碼混亂，互不兼容。而國外發達國家在信息系統建立時，非常重視信息資源標準化、系統分析和整體規劃。我們應吸取國外發達國家先進、成功的經驗，在信息化建設中做到標準先行。

(1)信息流分類編碼標準

建筑設計企業信息分類編碼主要有人流分類編碼、信息流分類編碼。人流分類編碼是對企業員工的編碼，它是實現企業人力資源協同管理的基礎。通過對企業每位員工使用專一編碼，即一人一碼，便于應用管理信息系統對企業人力資源的優化使用、管理、數據統計、測算，為企業決策提供幫助。

(2)CAD繪圖標準

CAD繪圖標準是實現協同設計的基礎，如果設計繪圖的表達方式不一致，設計協同無從談起。CAD繪圖標準應在企業工程協同設計系統建設之前制定，由于專業CAD軟件不一定是同一軟件公司的產品，該標準的制定就尤為重要。在專業軟件購置時利用該標準進行企業CAD繪圖標準的定制和統一，有了統一的CAD繪圖標準，在統一的圖例、設備標識、圖層、線形、字體、數據結構之下，才有可能實現設計的協同，使任何專業軟件繪制的工程設計圖紙均可互相引用。

2、逐步升級企業信息門戶

企業信息門戶是企業信息管理系統的統一界面，由單一界面整合來自不同出處的信息、文檔及不同時期發展的應用系統，除了可徹底解決企業信息共享、整合、搜尋與管理不易外，更讓使用者在門戶上，即可操作不同的系統應用軟件，大幅降低軟件的使用學習時間，在應用層面建立統一檢索入口，為企業員工獲得所需的信息提供一個通用的界面。

3、根據實際情況采購設備

堅持實用、經濟的建設標準企業信息化是一個持續不斷的工作，需要長期的人力、物力和資金投入。在基礎設施建設上，企業應根據當前業務和可預見的發展對信息采集、處理、存儲和流通的要求，選購和構筑由信息設備、通信網絡、數據庫和支持軟件等組成的環境。這是企業有效運作和參與市場競爭的最重要的企業基礎環境。小型設計院由于受人數、辦公場地、資金等條件的局限，只能因地制宜結合自已的實際情況，組建局域網。在進行結構化布線時，不但要考慮今后工作站臺數的增加，還應考慮到主干線系統也必須滿足較長遠的應用要求，整個網絡應采用智能化可升級配置。切忌同一功能的應用系統頻繁更換。根據自身的實際情況和能力，綜合運用信息技術，選擇成熟的技術，認真搞好業務數據的結構化組織，扎扎實實進行信息資源的開發工作，有步驟，分階段地向深發展，才能事半功倍，節省投資，有效地推動企業的信息化建設，實現提高生產效率，創造更大經濟效益的終極目標。

三、信息管理系統功能

企業的信息化管理，關鍵在于根據企業自身的管理模式與管理流程，建立可行的、合適的系統功能需求。我們把本系統的目標定位為實用性、開放性、先進性和可推廣性。開發的技術路線是把控制的關口前移，側重需求分析，加強過程控制，引進軟件監理，重視后期推廣。

1、系統功能定位

技術信息資源管理系統致力于搭建設計院信息資源管理中心，建立完善的信息資源數據庫和信息采集、管理、維護、發布、檢索共享為一體的數據管理體系，為公司全體設計人員及相關合作企業提供高效服務。資源管理系統包括以下內容：

?利用先進的計算機技術和軟件技術搭建設計院整體的信息資源平臺；

?建立完善的信息資源庫，提供靈活的數據管理工具，實現內部高效的資源共享，有效的挖掘企業的信息資源；

?完善信息管理體系，建成集數據采集、數據管理、數據維護、數據發布、數據共享為一體的數據管理體系；

?建立信息庫為全院職工提供網絡服務，傳輸本院、集團總公司和行業的信息、文獻、圖庫，建立數字化管理機制，使有關領導和每個職工及時掌握所需要的信息，以提高設計水平、設計效率、設計質量和管理水平，增加集團和設計院的企業競爭力，最終把設計院建成適應市場經濟發展的優秀數字化企業。

?信息庫實現全文檢索，建立詳細的編碼系統；

?實現圖書規范管理，解決規范有效版本控制，圖書規范借閱管理；

?建立完善的權限機制—實現系統的安全性目標

2、系統總體功能簡介

根據確定的功能需求，我們將系統劃分為五個子系統，分別是：

?技術信息庫子系統：實現各類信息的維護、共享。

?圖書規范庫子系統：維護圖書、規范信息和借閱記錄。

?公告信息子系統：實時發布規定、通知以及政策法規等公告類信息。

?日志管理子系統：提供詳細準確的系統日志，便于查詢統計。

?系統管理子系統：提供詳細安全的權限控制系統，保證系統安全正確。

各子系統將集成在同一界面中，可以無縫跳轉。各子系統之間數據相對獨立。權限管理系統控制用戶可以訪問、操作的數據庫，用戶的每一部操作都記錄在日志庫中。

3、技術信息庫

技術信息庫主要包括：院發文件庫、文獻庫、圖書庫、定型圖標準圖庫、設計前期文件庫、科研成果庫、軟件庫、管理文件庫、設計檔案庫、院技術成果庫、圖片多媒體資料庫。

各類信息下面可以分多層子項，實現多條件的查詢統計，實現全文檢索和模糊查詢，可以添加、修改、刪除信息。通過權限控制用戶對信息的訪問和維護。實現上傳、下載、預覽功能。實現詳細、靈活的編碼系統。

4、公告信息

實時更新規定通知：發布院級、部門級的規定或通知。接收對象可以是全院，也可以只針對部門或個人。政策法規：向全院職工提供相關的政策法規。普通用戶可以瀏覽、查詢，管理用戶可以添加、修改、刪除。

5、圖書、規范庫功能設計

圖書庫模塊除了圖書信息維護的功能之外，還要求有圖書借閱記錄的功能。規范庫的功能與圖書庫完全相同。模塊功能包括：添加圖書、修改圖書、刪除圖書、查詢圖書；添加借閱記錄、修改借閱記錄、刪除借閱記錄、查詢借閱記錄等。

6、合同管理

合同管理包括各種合同模板，如集團項目合同、技術服務合同、技術開發合同、技術轉讓合同、技術咨詢合同及合同情況統計。經費管理實現了對經費使用額度、到撥款記錄、經費使用記錄的統計。成果申報內容包括：科技進步獎推薦表、科學技術成果鑒定證書、科研項目登記表及成果摘要。

7、權限管理功能設計

系統專門設計了權限管理模塊，包括組織結構管理、系統權限管理、技術信息庫權限管理。用戶所具有的權限跟用戶身份是相對應的，系統通過用戶登錄時的密碼驗證用戶身份，也可固定IP地址，鎖定權限。用戶權限以記錄的形式存放于數據庫中。對信息庫的控制精確到文件夾，用戶的每一步操作都由權限控制，同時提供系統日志模塊，記錄所有系統操作。專門研究制定針對不同人員的不同權限層次，以保證核心技術資源的保密。

四、系統的推廣應用

系統軟件開發完成，只是完成了課題工作的一半，技術信息資源管理系統的成功與否，還有很大一部分取決于它是否可以得到推廣應用。而軟件尤其是管理軟件的推廣應用更是一個難點。為此將來還需集中時間，專門對軟件進行了數據初始化，對核心應用人員進行系統的培訓和輔導，發現問題及時與軟件公司溝通。在系統推廣期間，需要特別制定有力的推廣措施，使其成為全員應用的工具。具體的推廣措施包括：

1. 建立信息員制度

根據設計院技術管理現狀和專業設置情況，組建了一個由系統總管理員和各部室信息員共同組成的系統管理員小組，各部室的信息員均為工程技術人員，他們都被系統賦予了相應的權限，可以隨時隨地做到對系統的實時更新維護。

2．合理權限設置

為保證技術資源的安全性和保密性，系統管理員對不同層次人員逐個賦予系統訪問和操作的不同級別權限。

3．全方位點對點培訓

直接針對個人，解決實際的應用問題。

4．信息中心消息發布；

利用信息中心的功能，系統管理員和信息員及時將各類通知、規定發布，既實現了無紙化辦公又加大了信息的時效性。

5．技術信息庫、圖書規范管理的應用實施；

技術信息庫是系統的核心內容之一，是本系統提供技術資源共享的功能模塊，但必須有海量的數據做支撐，為此，需要專門集中進行大量的數據錄入。該模塊中包括：由工程圖片構成的圖片庫和反映設計院現有專利情況的專利庫；由各專業論文文獻資料組成的文獻庫；由設計院組編的論文集、論壇文集等為主搜集來的技術成果庫，此外還有以發文和發布信息為主的院發文件庫?？梢哉f，這些內容是工程技術人員的非常有價值的參考資料。設計院可授權職工可以在任何網絡終端瀏覽。僅此一項就能產生了強烈反響，發揮了技術信息庫的強大作用。通過采取上述強有力的推廣應用措施，使得信息資源庫的應用達到全員使用率的80%以上。

企業信息化的任務是任重而道遠的，信息技術的迅速發展既為我們帶來了機遇，也給我們帶來了沖擊。企業信息化應堅持以企業為主導，防止盲目地、片面地甚至趕時髦地去引進與實施，而是要根據自身的實際情況和能力，綜合運用信息技術，選擇成熟的技術，認真搞好業務數據的結構化組織，扎扎實實進行信息資源的開發工作，有步驟，分階段地向深發展，才能事半功倍，節省投資，有效地推動企業的信息化建設，實現提高生產效率，創造更大經濟效益的終極目標。

參考文獻

[1]鐘佳桂. 信息資源管理. 北京:中國人民大學出版社,2008.

[2]秦鐵輝. 企業信息資源管理. 北京大學出版社,2006.