高職院校會計檔案信息化管理思路探析

董靜

摘 要：隨著科學技術的快速發展，我國各行各業都不斷走信息化道路。在高職院校中，檔案信息化發展的越來越快，內容也由以往的單調變得豐富，順理成章，校園檔案管理工作變得尤為重要。高職院校檔案管理部門應追隨這一浪潮，充分利用各類資源，將人才信息資源的價值發揮到最大程度。此外，高職院校對檔案信息化建設仍在不斷完善，促進檔案信息化的進程，使得高職院校的會計檔案在社會發展的整個進程中發揮其應有的作用。

關鍵詞：信息化管理 會計檔案 思路

引言：隨著信息化的快速發展，近年來高職院校會計檔案的管理工作也迅速發展。它是一種新型的載體，檔案管理的相關人員對這種形式并沒有充分認識及理解，甚至是一片空白，因而人們的重視程度并不高。同樣的，我們現實中面臨的各種檔案狀況是：文件形成過程不完善、文件的管理工作不到位、管理形式繁多、沒有完整的法律、法規配套，由此可鑒，檔案管理工作仍存在很多問題。高職院校會計檔案信息化是現代化檔案管理的一種便捷方式，因而，學校管理層十分注重檔案信息化管理，并對高職會計檔案管理的方法進行深入探究。但是，目前世界上高職院校會計檔案管理工作仍處于發展階段，沒有成熟的技術手段。我們可以充分利用現有的科學技術和管理制度，對高職院校會計檔案管理工作進行改善，將相應的檔案進行完善保存，保存歷史。

一、實現高職院校會計檔案信息化管理的重要性

簡而言之，高職院校會計方案信息化管理是高職院校會計檔案自身發展的一種信息化建設，它主要通過對高職院校會計在工作過程中產生的各種信息進行儲存、加工，進而檢索對電子計算機進行高效利用，其主要服務內容是為高職會計檔案提供一切所需。會計檔案信息化管理與以往檔案管理工作的區別是：高效率、誤差小、采用先進的技術手段進行管理，提高準確率。在進行社會記錄時，多媒體等先進儀器已代替以往進度緩慢的手寫紙質方式，這使得傳統的高職會計檔案工作受到一定的沖擊。在科學技術高速發展的今天，需要一種新的高職會計檔案管理制度相對應，傳統的高職會計檔案管理模式已與現實社會脫節，更甚之，一些高職會計檔案出現丟失、失控等現象。而實行高職院校會計檔案信息化管理可以很好地避免這種現象，將現實工作理論與科學技術進行有機結合，實現真正的資源共享、管理有序、內容豐富等要求。

二、高職院校會計檔案信息化管理思路

1.完善信息化建設的規章制度，對相關法律予以確立

建立檔案管理部門規章制度不僅能夠確保檔案信息化的進程，也有助于發揮檔案信息化的重要作用。為了保證檔案信息化的順利進行，高職院校會計檔案管理部門需要制定合理的檔案信息化運行方式、明確檔案信息化建設的重要性、目的性地指導高職院校會計檔案管理工作的維護，使會計檔案信息化管理呈現出標準化與合格化。一般而言，檔案信息化建設制度主要包括五大制度：保密制度、安全使用制度、調查運用制度、合理操作制度和工作人員崗位責任制度。通過對不同的規章制度進行完善，樹立檔案的權威性。

2.加強對高職院校會計檔案信息化的安全管理

會計信息系統安全是會計信息安全的關鍵點。因而，高職院校應對學生加強會計信息系統的安全防范意識，提高學生的警惕性，讓學生擁有一個安全的會計信息環境。主要安全保護方式有：①提高電腦配置、使網絡操作系統及財務軟件系統正版化、硬件專門化，對相關數據進行安全保護，防止出現數據丟失等問題，對系統及時升級，降低系統出現死機概率；②機房管理人員要進行專人化，全面安裝攝像頭等先進監控儀器，完善機房安全設施，防止發生事故發生。③對效力器做到專人定期修護，對出現的問題及時處理，并予以記載。④對系統設備做到實時監控、安裝安全有效的殺毒軟件、建立獨立的防火墻，形成從外部網到校園網的兩道防線，對一些不必要的端口進行隱藏、關閉，防止黑客盜取數據信息；⑤適當地運用通訊加密技術，對一些重要數據進行多層加密，防止被不法人員攔截；⑥對一些重要信息利用先進技術進行多重備份處理。

3.遵循高職院校會計檔案信息化管理制度

會計信息化，顧名思義，它是將會計行業與計算機網絡系統進行有機結合，利用先進的技術改善傳統的會計業務處理方式。為了創建良好的會計業務環境，需從以下幾方面進行改善：①建立、健全會計崗位。主要設置有以下崗位：會計主管、系統技術員、數據錄取員、出納、復核、會計信息數據分析與處理、會計檔案處理。②會計檔案信息化工作人員必須嚴格按照“責任到人”的原則開展工作，合理分配系統權限。對于系統操作處理職務、數據處理、審核、維護職務、數據錄取職務等不相容的職務應分離工作。不同職務的管理人員間應存在相互制約，需要實施多重權限的交叉配備。如會計主管與系統處理員的相互制約，需要所有工作人員共同操作。對于這些重要事項都要進行合理分配。③堅持日志存檔留底與權限分配原則。不同崗位的操作人員在開展自身工作時，都會形成系統日志，這些日志中涵蓋了用戶的身份及工作類型、主要參數等信息。此外，相關人員還應對日志文件定期下載，以便進行審計。

4.加大對檔案管理的資金投入，提高檔案業務的軟硬設備的質量

電腦是高職院校會計檔案業務運行的主要工作用具。因而，檔案業務需要高質量的電腦等儀器設備，但是這是一項投入大、見效遲的工作，學校不能急于求成。此外，學校應注重對檔案業務的支持，提供一切業務服務，對實現檔案信息化管理給予最低保證。教育部門也不例外，需要大力高職院校會計檔案信息化管理工作，加大對會計檔案業務的資金投入，使高校在建設會計檔案信息化的進程中能夠有可靠資金保障。另外，高校要憑借自身能力進行資金籌集，提升檔案業務的軟硬設備檔次，加大會計檔案信息化的投入力度。檔案管理部門也應增加自身的合理收入，將其它部門的支持與自身的積累相互結合，發揮高職院校的數據資源信息管理能力。

5.注重人才資源的培養，加強人才素質能力

高職院校會計檔案管理部門始終以學生為主體，注重對檔案管理人員的素質能力培養，提高管理人員的計算機操作技術的熟練度，讓管理人員充分掌握檔案管理方面的相關知識，對以下計算機操作能力都要熟練：檔案數據信息的錄入及保存、數據庫的正確使用、校園網絡的安全連接、圖像處理等。此外，學校還會定期引進高素質人才，不僅具備操作檔案業務的能力，又有高效的計算機操作能力。同時，學校應對檔案管理人員進行檔案管理培訓，一方面，通過知識講解加強對檔案業務的理解，另一方面，通過實踐能力培養等方式加強管理人員操作能力，使檔案數據信息更加完整，拓展檔案業務的視野，提升檔案管理人員的業務水平。

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