當前時期下事業單位檔案信息化管理模式的若干思考

丁峰

[摘 要]當前，事業單位檔案管理工作正逐漸朝著信息化管理方向邁進，信息化的檔案管理模式已經成為了必然。筆者根據自身工作經驗，首先概述了事業單位檔案信息化管理的重要性，其次提出了加強事業單位檔案信息化管理的策略。

[關鍵詞]事業單位；檔案管理；信息化；策略

隨著信息化技術的快速發展，事業單位的檔案工作由傳統模式逐漸的向信息化模式方向轉變，在國家頒布實施了《全國檔案信息化建設實施綱要》、《檔案事業發展“十一五”規劃》后，檔案信息化建設工作正式開展。檔案是對所有真實事物的詳細記錄，直接反映了單位的成長與發展歷程，屬于一項豐富且重要的信息資源。所以事業單位應加強檔案管理工作，保證單位效益、績效，促進單位健康持續發展。

1.事業單位檔案信息化管理的重要性

檔案信息化指的是事業單位的檔案管理模式由之前的注重檔案實體發展成為在數字化信息基礎上關注檔案實體，良好的服務于社會。事業單位要想真正的做到檔案信息化管理目標，就必須從以下幾方面著手進行：

首先，解放自身思想，轉變觀念，摒棄以往使用的較為被動的服務方式，積極樹立現代化的檔案管理意識。其次，不斷強化自身學習，培養檔案工作人員的技能并投入到現代化的檔案工作中。在科學技術的迅猛發展下，使得事業單位檔案管理方式有了一定的變化，這些變化對檔案工作人員的技能有了新的要求。要實現多樣化的檔案收集渠道，保證檔案收集具有較高的歸檔率與準確率，完善檔案信息資源。并且將檔案信息資源的使用延伸至單位的信息化過程中，提高檔案利用的有效性，充分體現檔案工作的重要性。適當的簡化繁瑣復雜的工作，始終圍繞信息化目標把會計檔案、實物檔案、基建檔案、設備檔案、文書檔案等各類檔案全部歸列到管理領域中，加強檔案的質量監控。此外，構建專門的庫藏檔案目錄數據庫，從而實現檔案信息共享目標。檔案信息化管理能及時有效的進行信息處理、減少存儲空間的大量使用、調閱檔案便捷、對檔案原件進行了良好的保護，正是因為其這些優勢之處的存在，現代事業單位檔案管理正致力于全面信息化目標，也就是今后中會朝著自動化、管理方式網絡化、決策智能化以及檔案信息電子化方向邁進。

2.加強事業單位檔案信息化管理的策略

2.1增強檔案信息化管理意識

要想保證檔案管理意識的真正形成，就必須從領導層抓起，要求單位領導層對檔案信息化管理及時充分的掌握了解，強化檔案信息化管理建設力度，樹立檔案的信息化管理理念，增強自身的檔案信息化管理意識。光有領導層注重檔案信息化管理工作還是不夠的，單位全員工作中也必須遵循信息化管理理念，不斷推動信息化有效建設，將過去已經過時的檔案管理模式摒棄，將先進高效的信息化管理手段落實到單位檔案管理全程中，保證單位良好效益。

2.2構建行之有效的檔案數字化管理制度

國家檔案局應對檔案數字化管理進行統一安排，制定并落實由上到下的電子檔案管理辦法及電子檔案管理制度，要求單位檔案管理工作人員作業過程中必須嚴格根據規章制度辦事，禁止有違紀違法的行為。此外，一套信息化從業資格制度也是必不可少的，應加強崗前培訓和上崗考試，學習掌握檔案信息化方面的知識及相關技能，從而保證所有檔案工作人員都具備較高的信息化水平。

2.3提高檔案管理人員素質

從事檔案管理工作的人員素質的高低將直接反映了其作業質量與作業效率，所以為了落實檔案信息化管理，應注重提高檔案管理人員的素質。首先，要求檔案管理人員充分的認識到進行信息化的檔案管理具有的重要性與必要性，以調動他們學習檔案信息化管理手段的積極主動性，真正做到在思想上對該工作的重視，唯有如此，才能促進檔案信息化管理的良好運行。其次，檔案信息化管理需相應的技術手段作為支撐，需加強培訓和學習；因此單位應加強檔案管理人員的培訓，以使其具有豐富的檔案管理知識。同時，做好思想政治教育工作，因為和一般的企業不同，事業單位不僅要注重業務能力的培訓，還必須不斷增強人員的思想政治水平，培養其良好的道德科學素質?？傊?，事業單位中從事檔案管理工作的人員應擴大自身的知識領域，緊跟信息化時代步伐，落實科學規范的檔案信息化管理。

2.4加強電子文件管理

在事業單位檔案信息化建設中最注重的一項要素就是保證安全完整的檔案信息，所以單位應設置詳細完善的電子文件管理規定，并要求全員嚴格按該規定做好自己的工作，提高檔案信息的安全性，對于具有保存價值的電子文件，還應將相應的紙質文件予以保存以作為備份，歸檔過程中，電子文件及其相應的紙質文件應一并歸檔。

3.結論

綜上所述可知，要想促進檔案信息化管理的有效運行，就必須結合檔案信息化管理特點，加強檔案收集、檔案管理、檔案保存、檔案利用等各方面的工作任務。加快檔案信息自動化系統建設，將先進的計算機技術貫穿于檔案工作各環節中，這不僅是實現檔案工作現代化的有力支撐，還是保證檔案系統整體功能的核心手段。所以檔案信息化管理已經成為了現代事業單位檔案工作中不容忽視的重要部分。

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