高校檔案管理信息化建設策略研究

朱淑麗

[摘 要]高校檔案管理信息化建設是高校管理的重要內容，也是高?！皵底只@”建設的重要組成部分。本文首先對高校檔案信息化建設的現狀進行了分析，接著提出了高校檔案信息化建設的幾個策略，以期對提升高校檔案信息化建設水平提供自己的一點思考。

[關鍵詞]檔案管理；信息化；現狀；策略

21世紀是一個信息的世紀，隨著互聯網快速發展，各行各業的信息化程度不斷提升，信息化必將成為21世紀的主導現象，影響到行業的各個方面，這對于高校檔案管理來說也不例外，信息化的建設成為當前高校檔案管理建設中重要內容，對高校檔案的管理產生重大影響。對于我國高校來說，應該適應時代的發展，不斷提升自身的信息化水平，要跟上時代的步伐，加快檔案管理建設的腳步。促進高校檔案管理水平的不斷提升。

一、高校檔案管理信息化建設的現狀

我國高校對檔案信息化認識不足，設施建設起步較晚，信息化建設的現狀不容樂觀。

（一）檔案意識淡薄

當前部分高校領導缺乏檔案管理的意識，檔案工作重視程度不夠，沒把檔案信息從資源的角度加以認識，使得高校檔案管理長期停留在建檔、管檔、查檔的水平上，許多有利用價值很高的檔案材料常年廢棄在角落里，忽視了檔案信息資源的開發利用，不能形成把檔案作為一種資源去使用，給高校檔案管理帶來很多負面影響。

（二）人員素質較低

目前許多高校檔案人員整體水平還較低，在人才結構、知識結構等方面和先進國家的檔案管理人員相比差距較大，還不能適應信息時代檔案事業的發展需要。既精通檔案業務、又懂計算機技術和相關知識的人才非常匱乏，制約了高校檔案管理信息化的發展。一些高校的檔案管理人員專業不對口，大部分屬于兼職的性質，較低的綜合素質難以勝任高校檔案信息化建設的重任，嚴重地阻礙了高校檔案管理信息化建設的進程，造成一些高校檔案管理信息化建設的滯后。

（三）資金投入不足

制約我國高校檔案管理信息化建設的另一障礙是由于認識不夠造成的資金投入不足，相關的設備和人員配備受到了制約，阻礙了高校檔案信息化建設的發展。在檔案管理信息化建設過程中，需要投入大量的資金，保證人員技術、硬件、設備、軟件系統等方面的配套，同時為了維持這些硬件和軟件的正常運轉，還需投入一定的資金進行日常維護和集中管理。高校檔案管理部門屬于高校行政管理的范疇，學校的經費主要投入到教學、科研等領域，對檔案管理的投入力度有限，造成高校檔案管理經費投入不足，給高校檔案管理信息化建設帶來不利影響。

（四）網絡安全問題

檔案信息管理需要正確處理與知識產權保護的關系，做到合理開放和嚴格保密相結合，這是由于檔案本身的特殊性決定的。高校檔案信息化建設，提升了檔案的利用效率，加強了檔案部門與外部間的聯系，降低了檔案保管與獲取的成本，但也相應帶來了很多信息技術方面的問題，如電腦黑客破壞、電腦病毒、非法訪問等，給檔案的安全造成了較大的威脅。

二、高校檔案管理信息化建設的策略

（一）提高對檔案管理信息化建設重要性的認識

高校檔案管理要樹立“電子檔案”的觀念，必須轉變檔案管理以往只是簡單的收集、借閱、整理模式，在觀念上與信息社會接軌，要摒棄手工操作管理的觀念，樹立通過檔案管理的信息化來實現檔案的自動化管理，認識到檔案信息的價值不僅在于儲藏，其更大的價值在于傳播，通過信息化手段，使檔案的傳播更為便捷，使檔案的價值得到更好的實現，另外，要樹立電子檔案觀念，在當前網絡技術的迅猛發展的背景下，電子檔案由于其成本低、便于儲存和查詢速度快等方面的特點，必將取代紙質檔案，作為高校檔案管理人員，要從行動上跟上文件存儲電子化的腳步，通過信息技術實現高校檔案管理的動態化和便捷性。

（二）培養高質量高素質檔案管理人才

在提高現有檔案管理人員基礎素質的基礎上，高校檔案管理部門要重點提升檔案管理人員的信息技術方面的技能，加強相關網絡技術人員配置，適時進行相關人員的信息化業務方面的培訓，提升檔案管理人員利用信息化設備的技能，根據檔案管理信息化建設需求，通過強大的人才隊伍建設，加速高校檔案管理信息化進程。

（三）加強軟硬件系統和基礎設施的建設

數字化設備和網絡系統是檔案信息傳輸、資源共享的基礎條件，是高校檔案信息化的基礎設施。其核心是計算機網絡，還包括交換機、服務器、存儲器、路由器、數據庫管理系統等。因此，為真正實現高校檔案信息資源共享，必須建立一個全國高校檔案信息化網絡，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制，同時利用網絡技術實現檔案的查找、接收和歸還，實現檔案信息資源最大限度地社會共享，充分發揮檔案信息化的整體效益。

（四）建立檔案管理信息安全保障體系

要順利實施高校檔案管理信息化，必須重視高校檔案信息化建設過程中安全保障問題，通過投入人員和資金完善各類信息資源安全保障體系，不斷提升高校檔案管理系統信息安全防范和處理的能力。在制度上，要建立嚴格的安全制度，對相關管理人員加強安全教育，要通過防范機制杜絕非法操作；在管理上，定期升級、經常維護。在技術上，通過部署硬件防火墻等措施，對檔案信息的安全進行周密的保護。

三、結論

隨著移動互聯網的興起，信息化建設已成為時代發展的主題，檔案作為重要的信息資料也不例外。當前我們既要高度重視高校檔案信息化建設的重要性，也要充分認識其復雜性和系統性。高?？赏ㄟ^提高檔案管理信息化建設重要性的認識、培養高質量高素質檔案管理人才、加強軟硬件系統和基礎設施的建設、建立檔案管理信息安全保障體系等方法和策略，積極創造條件，采取有力措施推進檔案信息化管理的發展，以適應時代發展的要求，同時提高檔案的利用效率。

參考文獻：

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