歸檔文件整理實踐之我見

安勝男

[摘 要]傳統的文件整理比較繁瑣，程序復雜，難度大。已經不適應時代發展的趨勢，因此，歸檔文件整理需要尋找全新的突破。2001年我國開始實施《歸檔文件整理規則》，給檔案文書整理工作帶來了巨大的飛躍。筆者根據多年的工作經驗，淺談檔案整理實踐中的個人體會，希望能夠為廣大同仁提供給借鑒。

[關鍵詞]歸檔文件；實踐；整理方法；整理方案

隨著時代的發展，歸檔文件整理也在不斷的自我完善和發展以適應時代發展趨勢。歸檔文件整理是一項實踐性很強的活動，人們對實踐的態度和方法直接影響著實踐的效率和結果。如果歸檔文件整理遵循客觀規律、發揮主動性、有明確目標則是真正意義上的歸檔文件整理實踐，相反，被動、盲目、沒有目標、機械教條則是沒有意義的歸檔文件實踐。

一、具體實踐與應用

傳統的文書立卷工作繁瑣、難度大，為解決這個問題，國家頒布了《歸檔文件整理規則》，以實現快速、便捷的工作程序和工作內容為宗旨?！兑巹t》的頒布從一定程度上解決了較多問題，例如，一些機關、企事業檔案部門被撤離，檔案管理人員也大幅度的減少，甚至還有許多單位將檔案管理崗位設置為臨時的。除此之外，檔案管理人員要身兼數職，除了歸檔管理文件還有肩負著其他重任，例如：擔任秘書、打字員、接待等工作，而傳統的檔案整理方法已經遠遠不能滿足以上需求。機關、單位為了適應時代變化的趨勢，也都采用新的檔案整理方法，在歸檔文件整理實踐中，采用了文件簡易分類、取消文件裝訂、文件張號尾數相加和立厚卷等簡潔明快的工作方法，這些方法節省了大量的整理實踐，原來需要2-3個月才可以完成，現在2-3周就可以完成，工作效率也大幅提高了，集中進行歸檔文件整理的目標也基本實現?！兑巹t》的頒布改變了傳統文書立卷的工作方式，在實踐中總結經驗。

二、實踐中的優點

簡約歸檔文件整理實踐，節省了大量的人力、物力和時間，是歸檔文件整理實踐的巨大突破。傳統的文書立卷工作防范需要定線、扎邊，不僅工作繁瑣還容易避免拆釘、扎邊給文件造成的撕裂、散亂、丟失或者不注意發生的文件合訂問題。而簡約分類方法，不僅解決了上述問題，而且能夠更加節省時間、人力、物力，極大地方便了歸檔文件整理。過去，編寫文件張號也是既費時費力又惱人的勞動，現在，采用了文件尾號相加的辦法，變成了省時省力的舉措。人們只要將文件正本和定稿的末頁總數相加，即是該份文件張數總和。收文是將文件末尾號加上辦文單即可。采用此種工作方法，可縮短編著文件賬號的時間，由過去兩周可以縮短至一至兩天。

三、完善歸檔文件整理方法

上文，我們細致的論述了傳統文書立卷和《規則》中要求的歸檔方法相比，《規則》凸顯出自身的優點。它是在傳統歸檔文件整理基礎上發展而來的，也會一次中重大的突破和變革。但是，我們也應該清楚的認識到新的工作方法屬于繼承和創新階段，因此，它的發展還不夠成熟，不夠系統?；诖?，筆者認為，我們不能完全拋棄就得工作方法，應該是取舍相兼，讓傳統工作方法中的有點取代《規則》中還不夠完善的部分，進而形成一種人性化、高效率的工作方式。

《規則》是的實行的確提高了檔案文件整理的效率，但是也暴漏出諸多問題，筆者發現存在文件大流水編號、歸檔文件目錄、定期三分法等問題，具體的來說就是根據文件分數，一年采用一個連貫的大流水編號，成千上百的文件按照編號被串聯在一起，這種大分量的文件串聯，容易出現漏號、重號的錯誤，導致遺漏的文件或后續需要添加的文件不能夠按照文件內容的順序進行編輯，只能夠在文件的最后進行補充，導致文件歸檔不能夠按照類別、保管單位進行編號，沒有建立內部的系統規則。因此，筆者認為，要想解決這些問題，可以按照保管單位編寫獨立的文件流水號比較便捷，實行“全引目錄”的方式，就是編制“卷內文件目錄”和“案卷目錄”，二者組合成為“全引目錄”，其中“案卷目錄”是指歸檔文件保管單位目錄。使用這種目錄的優點是：以醒目的分類標識和簡單概要的文件主題詞而便于歸檔文件的手工查找利用。

為了進一步保障歸檔文件整理的系統化，國家檔案局于2006年頒發了《機關文件材料的歸檔范圍和文書檔案保管期限的規定》，將歸檔文件保管期限分為永久性和定期性兩種分發，同時對定期文件的保存期限劃分為不同時間階段，分別為：10年、20年、30年三個期限，避免了部分定期文件由于具體期限劃分不明確給日后檔案鑒定帶來的麻煩，同時為“立厚卷”奠定了基礎。

《規則》的執行要根據具體實際情況，切不可完全的照抄照搬，應努力做到新舊方法相互融合補充優化，最終以實現高效歸檔為主要目標。

四、優化歸檔文件整理方案

人們在歸檔文件整理實踐中實現新與舊兩種方法的整合，是遵循客觀實際需要的實事求是精神，是為了更加突出新方法的合理性和實用性。而對于歸檔文件整理實踐具有更大意義之處，是在歸檔文件整理實踐中大膽嘗試改革，深化改革，才能使歸檔文件整理實踐具有自身特色，才能使得歸檔文件整理工作方案最終合乎于自身需要。

《規則》是對傳統文書立卷的重大變革，可是，它終究不會終結歸檔文件整理改革的步伐。從辯證唯物論觀點看問題，任何既有的事物都不會是十全十美的，如果使它更加完美，必須進一步改革。在實施《規則》過程中持續改革，可以使得本系統的工作方案日臻完善。職能簡易分類方法，就是綜合機構、問題和職能三種分類方法，取其長而避其短，優化組合，從適應中小企事業、機關歸檔文件分類需要出發，經過多年實踐探索出的一種新的分類方法。這種分類方法因其具有簡便快捷、簡單易行特點，已經在越來越多的中小企事業、機關得到普及推廣。

參考文獻：

[1]陸文.歸檔文件整理實踐感悟[J].北京檔案.2008（04）

[2]黃衢征.程序化歸檔文件探討[J].科技資訊.2011（03）